PPT实战派的干货分享 篇二:为什么我做的PPT领导总是不满意?试着用用这三招

2017-06-29 18:00:13 233点赞 2346收藏 102评论

在上期发布了本系列第一篇文章后,意外地得到了值友们非常热烈的反响,最惊讶的是文章是在周五晚上发的,又是在张大妈这样一个以买买买为主的平台居然有近万名值友一起互动,我只想大声说一句:你们的HR知道吗?请到值友做员工真是超值了!

得到这么多励志于提升自己PPT能力的值友关注,绝对是给我打了鸡血,老婆大人看到文章这么受欢迎,也很高兴,特地给本期画了六张插图。

PPT实战派的干货分享 篇一:弄明白这三原则,你做PPT的方式会大不同系列介绍我是一个PPT实战派,我欣赏摔跤吧爸爸里面那个父亲,相信实战出真知。在离开上一份工作的最后一天,在自己的文档搜索“*.pptx”,得到的数字是373个。这是我在过去五年做的PPT的总数,而且这些PPT99%都是由我本人制作和讲述。通过几百次在各种场合的中英文PPT演示,我不断地加深了自己对Pcxr83| 1k 评论485 收藏8k查看详情

在上期的热门回复中,竟然100%是吐槽帮领导做PPT有多痛苦,看来这是大家共同的痛点,所以本期我们就来聊聊这些痛点。

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痛点一:一页PPT放千言万语

从上期的留言看,最让值友们困惑的一点就是领导喜欢一页PPT放几百上千字。

为什么我做的PPT领导总是不满意?试着用用这三招

我们在现实生活中确实会大量见到这种全屏都是字的PPT,我甚至见过一些硅谷的创业公司给VC的PPT也是类似的样式。所有人都知道这样的PPT在大屏幕上根本看不清里面除标题外的任何内容,所有人都知道把这种样式的PPT放上去大家就会昏昏欲睡,但是为什么还是这样做呢?

为什么我做的PPT领导总是不满意?试着用用这三招

这个问题不难理解,站在领导的角度:一边要讲话,一边要时刻记得抬头看看观众让大家觉得我不是在念稿子,一边还要想着翻页PPT,如果PPT页数太多,翻着翻着就乱了,还不如少做几页,每页多放点字。

为什么我做的PPT领导总是不满意?试着用用这三招

解决方案很简单:领导疲于翻页,你来帮领导翻页就好了!一般情况下如果你参与了PPT的制作那么演讲的时候你大概也会在场,你负责PPT翻页,领导只管念稿子就好。这时候把握整个PPT节奏的你,在领导眼中绝对是自带光环。正所谓“领导只管貌美如花,我来翻页啪啪啪。”

为什么我做的PPT领导总是不满意?试着用用这三招

如果是你来翻页,我们上篇说的一次只向观众展示一种信息的原则就可以灵活运用,即使是最无聊的项目列表也可以这样用。

我们传统的项目列表是这样展示的,一口气就把要点全都展示在屏幕上。

为什么我做的PPT领导总是不满意?试着用用这三招

简单的运用“出现”效果,就可以实现一次一信息,让观众更好的跟着演讲者的思路走。这时候你只要记得点遥控器就好。

为什么我做的PPT领导总是不满意?试着用用这三招

这样做的好处是:不在原文的基础上减少一个字,不仅可以满足领导的需求,同时又因为符合一次一条信息的原则能牢牢抓住观众的注意力。

痛点二:关键时刻忘词了

有PPT的时候还拿着厚厚的稿子念,怎么看都有点LOW,领导怎么能做这么没有**的事情呢?看看这位值友的留言:领导想多放点字无非是怕忘词。

为什么我做的PPT领导总是不满意?试着用用这三招

对于怕忘词这个痛点其实也是非常容易解决,Powerpoint的演示者视图就是为这种情况准备的。PPT主体只写重点,把讲稿可以整篇地写在备注里面。这时候你只要贴心地帮领导把演讲稿分好段放在对应章节的备注里面就好了。

为什么我做的PPT领导总是不满意?试着用用这三招

在幻灯放映勾选“使用演示者视图”即可。

为什么我做的PPT领导总是不满意?试着用用这三招

在放映的时候,领导就可以照着屏幕念了,而观众只能看到PPT的主体部分。

为什么我做的PPT领导总是不满意?试着用用这三招


如果还有疑问可以点下面的链接去微软官方帮助看一下。

启动演示文稿,并在演示者视图中查看备注 - PowerPoint微软官方帮助文件support.office.com去看看

WPS里面也是类似的设置,一般来说如果有多个显示器演示者视图会默认开启。

为什么我做的PPT领导总是不满意?试着用用这三招

当然我还有一点是要提醒的,就是下图这种场景:在没有演讲台遮蔽的情况下,演示者视图是无法发挥威力的。如不能熟练的脱稿演讲,建议规避此场景。

为什么我做的PPT领导总是不满意?试着用用这三招

对于念稿子的领导,一定要想办法给弄个演讲桌,好把稿子藏起来念或者可以把电脑放在桌上进入演示者视图,这点需要在演讲前就和行政的同事沟通好。根据我的观察,除非是特别大型的场合,现在大部分都是演讲者和观众围坐会议桌(由演讲者控制电脑)的形式来展示PPT,这样显得气氛更加轻松,有一种面对面谈话的感觉,在这种情景下,演示者视图就更加好用了,看着领导轻松的表情,没人会知道他是在照着备注念稿子。

为什么我做的PPT领导总是不满意?试着用用这三招

痛点三:我想要高大上,领导只要羊羊羊

“我想要高大上,领导只想要羊羊羊”,一句冷幽默,包含了多少辛酸泪。

为什么我做的PPT领导总是不满意?试着用用这三招

对于这点,我没有很直接的解决方式,一个人对PPT的认知需要很多的实战和思考才能提升,不妨经常在朋友圈里转发一些你觉得好的PPT展示或者是文章(比如说本系列为什么我做的PPT领导总是不满意?试着用用这三招 ),不仅会让领导觉得你爱学习,也可以潜移默化地改变他对PPT的固有认知,当然,最有效的方法还是言传身教,在下次你给大家做PPT的时候,惊艳一下领导吧。

我自己现实中遇到过不少这样的例子:比如有一次国内某上市公司的老总(传统行业)听了我讲的PPT后跟我说:没想到PPT可以是这样做的,非常震撼,回去就让他们团队重新制作PPT,由他本人带头练习。当时我以为这只是客套话,直到他们的员工来问我要PPT文件说是要做一个类似风格的让全集团学习,我才知道这个老总是认真的,并为这位老总亲力亲为的精神所感动。

在乔布斯的发布会受追捧之前,人们并不知道发布会的PPT展示可以做得如此有观赏性,而现在,类似的PPT展示方法已经成为很多公司的标配,努力提升PPT技能的你,可能遇到了一个绝佳的时代。

以上几招能在技术层面解决痛点,我们还可以从几个更深的层次来思考帮领导做PPT这件事。

第一层:帮领导做PPT不是技术问题,而是沟通问题

先讲一个小王的故事:

一个夕阳西下的黄昏,小王正准备下班,这时领导突然走到他的格子间,笑眯眯地看着正在刷淘宝的小王,亲切地说:“小王,到我办公室来一下。”

小王心里正在忐忑领导是不是要谈谈他用上班时间逛淘宝的事情,而领导却滔滔不绝地讲了一堆他要做的PPT的要点,然后温柔地说:“小王啊,今天回去加一下班,明天把初稿给我看一下”。

这时候,小王觉得很多地方领导都没有交待清楚,像往常一样,他不敢开口问,心里抱怨着,嘴上只是说了一句“好的,领导。”晚上花几个钟头来揣摩领导到底是啥意思,赶工到很晚,第二天的结果却显示,小王猜错了不少,领导很生气,后果很严重:PPT被要求返工。

为什么我做的PPT领导总是不满意?试着用用这三招

在上面的例子中,从小王选择不沟通的那一刻起就把领导放在了对立面,让领导成为了一个“猪队友”。而实际上,PPT的制作和演示是一项标准的团队工作,只有双方互相了解意图才能够合作愉快。

我一般会在领导分配任务的时候用“鱼骨头”图快速地记录下要点,根据我们第一期讲的“重点原则”,首先是掌握整个PPT的重点(鱼头),然后看领导需要哪些材料来证明重点(鱼骨),再根据材料和演示重点的相关性和重要性标记优先级(比如数字1,2,3),优先级为1的重点展示,2做次要展示,3一笔带过甚至不展示。最后要确定PPT演示的各种细节(时间地点场合观众等)。

下图就是我虚构的一个关于“Xphone是一部划时代的手机”为主题的PPT鱼骨头图,大家可以作为参考。

为什么我做的PPT领导总是不满意?试着用用这三招

制作鱼骨头图推荐用xmind这款免费的软件,而且自带中文,点击:网址链接

平时可以打印一些空白的鱼骨头图,在领导口若悬河的讲要点时飞快地在纸上记下。领导讲完后立刻就不明确的地方进行沟通,最后可以给领导展示一下鱼骨头图让他确认你们两个人的理解是一样的。如此,就可以大大的减少PPT返工情况的发生。

沟通,是个很大的话题,我这里只能抛砖引玉。好的沟通不仅可以大大提高PPT的制作效率,而且是我们职业生涯向上发展的核心能力之一。

层次二:领导把PPT交给你做是一种信任

不管是什么人,都会把在公开场合讲话当作一件非常重要的事情,很多每天公开讲N次话的国家领导人也会要把演讲稿亲自反复修改直到满意为止。PPT作为演讲的载体,对演讲的成功与否起到非常重要的作用,把自己演讲用的PPT交给另外一个人来做,这传达了两种信息:第一,你PPT做的比我好,第二,我信任你能够做好。

拿我个人来说,我是绝对不会让助理或者其他同事碰我的PPT的,因为我觉得自己做讲起来更舒服,顶多是一些重要场合的PPT让美工同事帮着润色一下。

为什么我做的PPT领导总是不满意?试着用用这三招

从上期的留言观察,大部分帮助领导做PPT的值友都已经有了相当的职场经验,这时候我们就可以想想:如果只是把领导的演讲稿复制粘贴在PPT上,一个实习生就能搞定,那么我是这么容易被替代的吗?那我的上升空间在哪儿?

说来说去,还是领导信任你,认为你能把PPT做好,帮助他演讲的更好。就好比人民的名义里面沙班长把炸药包给陈岩石并不是想害他,而是信任他才给他呢,用陈岩石老同志的话来说,这是一种“特权”。我见过一些公司老总会把重要的PPT交给经理级别甚至总监级别的员工来做,就是这个道理。

为什么我做的PPT领导总是不满意?试着用用这三招

换一种角度来说,如果你做一个演讲,你会愿意把PPT交给一个不信任的人来做吗?

所以,当接到PPT任务时,不要马上有抵触心理,而是从正面的角度思考:既然领导信任我,那么我也要把PPT做好帮助领导讲的更好。这就是一种团队协作。

层次三:用领导的思维来思考PPT的制作和展示

根据PPT三原则中的设计练习20/80法则,设计只占20%,排练的时间应该占到80%。我们不妨提出陪领导一起过一遍,一方面可以练习两个人的配合(你要帮领导翻页),一方面也可以进一步优化整个演讲。

在排练的时候尽量使用会议室和投影仪创造一个真实的环境,我建议在排练的过程中有以下几个动作

  1. 帮领导计时,记录下每个章节所用的时间,对于超时或者是把3级重点讲了过多的地方要提醒领导。条件允许的情况下可以考虑录像。

  2. 和领导一起在会议室的最后排看一下PPT,亲身感受一下后排观众的体验,这样他们就会意识到为什么不能一屏千字。

  3. 在领导练习的时候把自己带入,想象一下自己会怎么做:哪些地方可以做的更出彩,哪些地方需要向领导学习。如此,你就不是一个旁观者,而是一个参与者。如果领导询问你的意见,也可以适当地和他分享一些你的思考。

有一些这样的经历之后,不仅领导会觉得你是个好队友,对于自己的执行力,沟通能力和思考问题的高度等也会有很大的提升。

本期总结

不同的领导有不同的难伺候,但聪明如我们,只要能活用PPT三原则,就一定能找到解决方案。

本文说的三招只是抛砖引玉,各位值友可以根据自己组织的情况灵活发挥。这些招数说来说去也不过是“术”的层面,要改变我们的心态,把做PPT这件苦差事化为提升职场能力的好机会,才算是“道”的层面。

PPT本身并没有多大价值,其背后的思维和逻辑才是重要的,把眼界放宽些,何必只在意迎合某个领导的审美?在漫长的职涯中,我们会遇到各种各样的领导,也会领导各种各样的员工,做得一手好PPT的你一定会是“莫愁前路无知己,天下谁人不识君。”

上期拾遗:如何做好“阅读类PPT”?

在上期的留言中,很多网友提出一个概念,即“阅读类PPT”,意思是说一个PPT不是拿来演示的,而是专门用于阅读。

我个人认为,PPT是不适合拿来阅读的:

  1. 制作效率低:同样的内容大概要花word的2-3倍时间

  2. 阅读效率低:一页Word大概能抵得上5-6张PPT的内容

  3. 打印效率低:这个就不用我多解释了吧,一张纸打一页PPT太浪费,一张纸打多页看不清。


有一些特殊的PPT比如培训材料,课件等确实需要有很强的可读属性,但是最终这些PPT还是要拿来展示的(比如培训和上课),在本系列的后续文章中,我会列专题介绍培训类PPT的玩法,敬请期待。如果纯粹拿来阅读则不是一个理想的载体,当然,在PPT流行的今天,有不少公司要求把所有东西都做成PPT的样式,对此,我只能说:存在即合理。

总结:如何做好阅读类PPT呢?三个字:用word!

下期预告

你知道PPT演示器上那个神秘的黑屏按钮是干什么用的吗?怎样才是打开它的正确方式?PPT动画是应该用还是不该用?还有哪些有趣有范儿的展示方法?

敬请关注下期:一个PPT演讲者的自我修养

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本期完,感谢各位值友的支持和收看。

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