PPT实战派的干货分享 篇四:用土法,说人话,带你玩转培训类PPT

2017-07-11 19:03:02 154点赞 1785收藏 85评论

本系列的前三期文章侧重于演示类的PPT,是对PPT三原则进行的讲解和延伸。活用三原则加上实战一百场,你一定会成为组织内的头号PPT大神。

除了演示类PPT,在江湖中还有一类神奇的PPT的存在:培训类PPT。本期会结合我近十年的做公司内部培训的经验来说一说培训类PPT怎么玩。

场景设定

由于培训的范围和场景太广,我们姑且限定一个本文讨论的场景:20人以下的公司内部职业培训,地点是公司会议室,也就是我们常说的“上小课”。许多原则上大课也可以用,不过在大课上比较难以和学员充分互动,希望各位看官能举一反三,结合自己的实际工作情况来应用本文所讲述的要点。

用土法,说人话,带你玩转培训类PPT

培训类PPT和演示类PPT最大的不同之处在哪里?

如果说演示类PPT是太阳系,PPT的重点或者说核心思想就是太阳,PPT内所有的其他要素就是九大行星,都围绕太阳公转,正如三原则中的重点原则所说:PPT的唯一目的在于传达重点。在PPT内的所有信息必须围绕重点展开,有强烈的目的性和指向性。

演讲完,观众只要能记住重点,目的就算达到了,其他的东西能记住多少问题不大。

用土法,说人话,带你玩转培训类PPT

而培训类PPT则类似于夜晚的星空,呈点状分布,每个知识点就是一颗星星,彼此有关联也可以没有关联。一般情况下,一个一小时的培训可能会涉及十几个甚至几十个知识点。

用土法,说人话,带你玩转培训类PPT

培训类的PPT的终极目的是让学员能记住和理解所有的知识点。从这个意义上来说,培训类PPT的难度比展示PPT更高。就算学员听完你的培训说“讲的太好了!”也不代表你成功了,因为学员心里可能还有后半句“但是我啥也没记住。”

把点状的知识点变成树状

知识点如众多星辰,很难记得。在我们的祖先面对浩繁的星空时,他们很聪明地把星星编组为各个星座,赋予有想象力的名字,这样就让无序的星空变得可以归纳和学习。这种方法非常成功,一个不争的事实就是:其中最著名的十二星座几乎达到了每个地球人都知道的程度。

用土法,说人话,带你玩转培训类PPT

在我们做培训PPT的时候,也可以学习星座归纳法,将散乱的知识点进行分类和归纳向学员展示,树状图就是一个很好的展示方法。

用Powerpoint自带的SmartArt中的组织结构图(Hierarchy)就可以轻松做出这种树状图表,让学员看了以后对你将要讲的内容做到心中有数,同时也是培训的总纲。这就好比跟团旅游,导游会先讲一下今天去哪里玩,有什么值得看的东西,而不是两眼一抹黑到处乱跑。

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我在做内容比较多的培训时一般会在第一页放一个树状图。建议这个图表不要拆分得过细,最多分到第三层就好了。

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注意:本方法对系列培训或者知识点非常多的大型培训非常合适。如果培训内容比较单一,或者知识点之间的逻辑关联不强的内容,则没有必要用这种方法。

树状图制作小贴士

很多人在做组织结构图/树状图的时候都会觉得有点吃力,那是因为一直在图形上进行修改,改着改着层级就乱了。最方便的方法是用左侧的文字输入栏来制图,结合Enter,TAB和backspace三个快捷键可以非常快速地修改层级。

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重复原则

介绍完总纲,我们就要进入培训的具体内容,前面我们已经明确:培训的目的是为了让学员记住和理解。记忆的本质是重复,而且由学员重复一次,顶得上培训者重复几次。

我们背英语单词的时候都听说过艾宾浩斯记忆曲线,近年来这个理论争议很大,但是有两点大概是不错的:

1.重复

2.间隔特定的时间再次重复

为了让学员能更好的记住所讲的知识点,我们也应该在PPT中安排一些重复的桥段。

培训最常见的内容有:概念产品流程,下面我们就从这三种内容说一下如何在培训PPT中运用重复原则。

概念培训

我们从上学时就开始记忆大量的概念:什么是极限,什么是作用力与反作用力,什么是过去时态等等。概念大部分是很枯燥的东西,同时又是重要的特定名词解释,如果学员无法明白这个词的含义,往往很难展开后面的内容。

一般在介绍概念的PPT大多是下图这样的,学员看上去就是茫茫的一片字,本能地产生一种畏惧感。

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我建议在讲述概念之前单独加一张大字报式的PPT,把概念最核心的内容进行展示。一般来说就是一句很短的话,一两秒就能读完,让学员有一个由易到难的过程。

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根据重复原则,我们讲完不能就算了,用30秒左右的时间让学员自己把概念和其中的要点说出来,我一般会安排下图这样的动画PPT:把答案先隐藏起来,向学员提问,让大家一起回答,最后显示答案。这样的练习能让学员感觉到是自己的回答和PPT产生了互动(挪动了这些长方形)并通过自己的重复把知识点真正地记住和吸收。

用土法,说人话,带你玩转培训类PPT

末了我会活跃一下气氛,告诉学员他们的优秀表现“解锁”了一张漫画作为奖励:一张在白宫上印着murphy's lawmakers的漫画。(这时最好是放一些和概念相关又有趣的东西,不要放一些网上的没品图哦。用土法,说人话,带你玩转培训类PPT

用土法,说人话,带你玩转培训类PPT

有些人可能会觉得这些都是骗小孩子的把戏,他们认为既然学员是一个职场人就应该有职业素养,再枯燥的东西也应该拼命记住。这种说法看似有道理,实则把学习的责任全都推给学员,而忽略了培训师在培训中可以起到的引导作用。

产品培训

产品(包含实体产品或者服务)培训大概是最常见的一种培训内容。我们经常会看到类似下面风格的产品培训PPT,然后培训者面无表情地把屏幕上的字念一遍。遇到这样的培训,学员能不睡着已经是万幸,还指望他们能记住什么呢?

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蛋糕式的产品培训

我们如果知道一口不能吃掉一大块蛋糕,那么就应该明白不能把一大段话直接丢给学员。

吃蛋糕要切成一块块吃,产品也可以用切蛋糕的办法切成一块块学。

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至于蛋糕怎么切都没关系,根据具体的产品具体定义。我下面给出一个例子:外观,用户定位,特性,型号/参数,把最容易理解的外观放在第一位介绍,把最枯燥的参数放在最后一位讲。“切蛋糕”的好处就是把一件看起来很难的事情拆分成若干比较容易完成的事情,然后逐个击破。

用土法,说人话,带你玩转培训类PPT

在产品培训开始前,就要把切蛋糕的方法告诉学员,让他们按照外观,用户定位,特性,参数等几方面(或者是你规定的几方面)来学习和记忆。

比较类似产品

另一个好用的方法是引导学员比较类似两种或多种产品(比如ipad pro,ipad mini和ipad air),让他们说出相同和不同的地方,这不仅能让学员同时加深几种产品的记忆,也可以防止他们在今后的工作中因为搞错产品给组织造成损失。

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关键产品清单

另外,还应根据具体的产品数量来决定学员需要学习的深度,我们并不需要学员在一开始就成为所有产品的专家,只要能大致了解产品的主要属性即可。对于一些拳头产品,则需要了解的更深入。我知道有一些贸易公司经营的产品达上千种,这时,你不可能要求学员在短期的培训后就全部掌握,培训者应该给学员列一张关键产品列表,让他们从这些产品开始逐步推进。

录制培训视频,节省时间

一些公司可能会不定期的进新人,重复的进行产品培训是一件非常累的事情。在电脑上对着PPT讲一遍把视频录下来以后就可以重复使用了,甚至是老员工也可以经常拿来温故而知新。

我这里推荐一下我用了十多年的Snagit,不管是截图还是录屏幕都非常方便。软件的价格并不便宜,要$50。

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如果公司没这个预算也没关系,很多人不知道Win10自带了一个非常牛的功能:xbox游戏录制。当然,我们也可以用它来录制我们的PPT讲解,只要按下win+G就可以调出录制界面(或者win+ALT+G直接开始录制),录制完成后视频会存在视频捕获目录中。

友情提醒:在录制前不要忘记测试你的麦克风哦。

用土法,说人话,带你玩转培训类PPT

有了这些视频,以后在做产品培训的时候只要和学员讲解一些基本的学习方法和重点产品列表,剩下的就让他们自己去看去听就好了,是不是非常方便啊?

注意:我只建议在产品培训的时候采用这种方法。产品方面主要是靠背,没有太多好讨巧的,看视频自己学习就可以了。对于其他侧重理解的内容,则最好用面对面的方式来培训。

流程培训

不要以为放一个高大上的流程图就是流程培训了。就算是抛出一个很简单的请假流程(网上随便找了一张)一眼看上去也是挺懵逼的,在大屏幕上展示的时候这种图简直就是一个个爬满了蚂蚁的方块。

用土法,说人话,带你玩转培训类PPT

我一般会简单把流程梳理一遍,然后花更多的时间带着学员一步步的过一遍,在过流程的时候一次只展示一个步骤。我坚信只有学员自己重复一遍流程他们才能够记住。

这时候培训师要配合一定的引导,大概是这样的:

培训师:好了,现在我们已经打开冰箱了,接下来我们应该把大象怎么样?

学员:把大象放进冰箱

培训师:(在PPT上展示把大象放进冰箱的步骤)非常好,放进去以后呢?

学员:把冰箱门关山。

用土法,说人话,带你玩转培训类PPT

小贴士

用SmartArt制作的流程图会以一个整体存在,无法实现一步步的动画显示,这时候就需要我们把它转换为普通的形状来处理,右键点击SmartArt图形,选择convert to shapes(转换为形状),然后再ungroup(解除分组),这时SmartArt就会分解为若干个形状可以任意地指定出场次序了。

用土法,说人话,带你玩转培训类PPT

一般的流程图用SmartArt或者PowerPoint自带的一些形状都可以搞定,如果需要制作更复杂更专业的流程图,需要用到专业版office里面的Visio,Visio绘制的流程图也可以很方便地贴入其他Office产品。

结业

在课堂上和学员互动重复一些重要内容并不能完全保证学员过几天还能记得。这里给出一招用于学员结业的时候使用,能够让学员再次加深对培训内容的记忆和理解,具体步骤如下:

1.在一系列的培训结束以后,把最重要的部分拿出来重新组成一个PPT,然后把它分成若干部分,比如我有10个学员,就会分为10部分。把PPT提前几天下发给学员让他们准备。

2.在最后一节课让学员上台讲这个PPT给大家听

3.学员事前不知道会讲哪个部分,一切都等到当天抽签决定。

所以...学员不得不把整个PPT都准备一遍。

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另外可以在结业PPT讲演中加入一些仪式感,比如把他办成一次小型的结业典礼,请相关领导出席观看学员的学习成果等(看哪个敢不好好准备用土法,说人话,带你玩转培训类PPT )。

这样的结业方式比做卷子要有效的多,如果一个人能对着PPT侃侃而谈,那么,他已经可以去培训别人了。

嗯,我的确也是这样做的:派一些新鲜出炉的学员去做实习学生的师傅,现学现卖,让他们在教学的过程中把这些内容再温习一遍。如此几次折腾下来,想学不会,大概也是很难了。

培训师美德二则

  1. 给PPT打码:因为培训PPT经常要被打印出来,加入页码能方便查找和管理。


用土法,说人话,带你玩转培训类PPT

2.在培训前帮助学员打印PPT:一般的培训PPT都很长,少则数十页,多则上百页,从经济和环保的角度都要避免你的学员用“彩色”模式打印出一本书出来。

我推荐一张纸打三页PPT(附带笔记栏),用灰度(Grayscale)模式打印。把打印材料在培训前分发给学员,方便他们在听讲的时候做笔记(看谁再敢说没带笔记本没法做笔记用土法,说人话,带你玩转培训类PPT )。

用土法,说人话,带你玩转培训类PPT

打印出来以后,如果你不能看清楚纸上的每一个字,就说明你这张PPT放了太多文字了,需要做修改。

总结

培训类PPT是以学员的理解和记忆为终极目标的。

记忆本质是一种重复。在培训中,让学员自己重复一遍胜过培训师唠叨十遍。因此在制作PPT的过程中要想法设法加入和学员互动的桥段,并安排时间来做这些互动。

来看这篇文章的可能极少是专业做培训工作的,大部分都是作为一个组织的前辈,一个部门的经理这样的角色给其他同事进行培训。很多时候我们容易模糊焦点,把注意力集中在自己身上,比如:“我”要做一次很牛的培训,“我”要在学员中树立威望等等,而忽略了真正的重点不是在自己,而是在学员。

一旦站在讲台上,就应该用一个老师的标准要求自己:师者,传道授业解惑也。说来说去,做好培训类PPT不外乎五个字:

用土法,说人话,带你玩转培训类PPT

我一直坚信人的作用力是相互的,只有你心中有学员,所做的一切是为了他们尽快地学习业务知识,快速地融入岗位,他们心中才能有你。

我培训过很多员工,但并不是一个专职的培训师,只是本着用土法,说人话的精神来写本文。欢迎大家在本文留言分享你们的培训经验。

下期预告


用土法,说人话,带你玩转培训类PPT

在自己公司的会议室做PPT是一回事,到了展会上,客户办公室,大型会议厅这些陌生的环境做PPT则是另外一回事。如何避免“墨菲定律”,把不可控因素变得可控?下次我们来聊聊如何在客场用我们的PPT演讲征服观众。

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