PPT实战派的干货分享 篇五:PPT客场作战指南

2017-07-14 13:45:32 194点赞 2074收藏 45评论

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前言 Anything that can go wrong will go wrong

在上期介绍培训类PPT的文章中,我用到了“墨菲定律”来举例子,为的就是给本期讲PPT客场作战做铺垫。墨菲定律简单到用一句比较渗人的话就可以说清楚:anything that can go wrong will go wrong.你没听错,到了客户那里,展会上,大型会议厅这些陌生的环境去讲PPT,真的是一步一小坑,三步一陷阱,随时可以go wrong.

PPT客场作战指南

没看过上一期内容,平时又会做一些内部培训的朋友,可以点击以下卡片进入。顺便说一句,对墨菲定律感兴趣的还可以看一下诺兰大导演的神剧《星际穿越》(Interstellar),里面的女主角就叫墨菲(murph)。

PPT实战派的干货分享 篇四:用土法,说人话,带你玩转培训类PPT本系列的前三期文章侧重于演示类的PPT,是对PPT三原则进行的讲解和延伸。活用三原则加上实战一百场,你一定会成为组织内的头号PPT大神。除了演示类PPT,在江湖中还有一类神奇的PPT的存在:培训类PPT。本期会结合我近十年的做公司内部培训的经验来说一说培训类PPT怎么玩。场景设定由于培训的范围和场景cxr83| 154 评论85 收藏1k查看详情

如果你曾经历过客场作战,是否遇到或者担心出现这些问题:

  1. 投影仪放不出图像;

  2. 放出来的图像怎么都是歪的

  3. 自己的笔记本电脑的接口和对方的投影仪不匹配;

  4. 讲着讲着笔记本没电了

  5. U盘里放的是错误的PPT版本;

  6. 遥控器没电或失灵;

  7. 讲到关键时刻忘词了;

  8. PPT文件损坏


其实我还可以一直说下去直到这变成一个鬼故事,以上问题出现任何一个,都很难当场解决,或者说很难很快地解决,这就意味着我们会在客户或者来宾面前出洋相,甚至因此丢掉潜在的商业机会。遇到这种情况,大多数人会抱怨:太倒霉了,今天运气不好,或者根据我们今天的主题来说就是“哎呀,墨菲定律又作怪了。”

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真的是这样吗?

先别忙着给结论,让我们本着:找出问题,分析问题,解决问题的思路来看看如何破解客场PPT的墨菲定律。

1 找出问题

根据上一章节列出的一些问题,我们大致可以把可能出现的情况分成三种:

  1. 硬件的问题:包括投影仪,连接线,电脑,U盘,遥控器麦克风等设备可能会出现的状况

  2. 软件的问题:软件版本不匹配,PPT文件本身可能会弄错或者损坏等

  3. 人(演示者)的问题:演示者无法正确地播放PPT或是因为紧张在演示中出错(忘词,讲解不连贯等)甚至迟到等。

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当然还有一些不可抗力因素,比如航班大规模晚点啦,地震啦造成无法完成PPT演讲的咱们就不扯远了,如果连这都能有解决方案,那PPT就变成一门玄学了。

2 分析和解决问题:硬件篇

2.1客户公司的会议室

前面我们大致罗列了可能会出现的硬件问题,有人可能会觉得这些都很容易解决,于是提出类似下面表格里这样的“解决方案”。

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我们稍微看一下就知道这是典型的头痛医头脚痛医脚的思维方式,看似有道理,却把本来就复杂的硬件环境弄的更加复杂了。

其实这个问题稍微分析一下就能得出结论,症结是出在投影仪上,其他的设备我们都可以自己带,唯有投影仪是客户的,属于不可控范围,如果投影仪不可控,不管我们做再多的努力,都有可能出现问题。

所以,想要把所有环节都变得可控,投影仪必须自己带,你没听错,投影仪必须自己带。先别跟我急,没人让你带那种传统的傻大笨粗的投影仪,我这里说的是便携式的商务投影仪,这种投影仪大部分都有PPT直读功能,插个U盘或者SD卡就可以播放,也就是说你只要带上投影仪和投影仪的遥控器就可以,把原本的四个环节(3个可控一个不可控)变成了两个完全可控的环节。

大部分人可能对这类产品没什么概念,我这里展示一下我用了多年的Epson 1775W(目前国内型号为1780W,历年来变化不大),整机只有2KG左右,和一个14寸的笔记本电脑差不多重。照片是2012年拍的,白平衡有点问题,大家凑合看看吧。

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附送了一个便携包,装进去拎了就走,非常方便。

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这么一个小玩意却提供了3000流明的亮度,所以到客户那里可以敞开天窗说亮话,不用要求人家关了灯再说话。

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另外就是EPSON的自动调整功能真的超好用,按下Screen Fit按键就会出现一个黄色框,把黄色框对准幕布,再次按Screen Fit,三秒就搞定调教的事情。

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这台投影仪的缺点是不能直读PPTX格式,要通过EPSON的软件转格式;另外其遥控器的手感有点差,其它方面近乎完美。我真的蛮感叹Epson五六年前就能做出这种令人惊艳的产品,我带着这台小投影仪跑了美国三十多个州上百家公司,从世界五百强,到只有十几个人的小公司,各种大小会议室,从来都是一分钟之内搞定所有设置,没让客户烦心过一次。

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时间到了2017年,类似的投影仪市场上也有不少了,大家也可用以下标准去购买商务便携投影仪

  1. 流明数最好不低于2000,以便在光线充足的环境里也能清楚地展示。那些巴掌大几百流明的玩具投影仪千万不要考虑商用(这类产品会特地把流明参数隐藏在最不显眼的地方)。

  2. 可以插U盘/SD卡直读PPT(免PC演示),至少也要像Epson这样可以转换的。

  3. 重量小于2.5KG

  4. 真正方便的一键调教(很多投影仪的自动调教功能都很差,调了很没调一样)

注意:用便携投影仪去客户那里做演示需要提前和对方沟通一下:会做一个XX分钟的PPT演示,演示设备自带,请安排会议室。除此之外,就没有任何需要客户操心的地方了。

总结:在客户公司的会议室做PPT演示的原则就是能少一样硬件,绝不多一样,而且所有用到的硬件必须100%可控。

按照这个原则,请思考下面三个问题:

  1. 现在很多投影仪支持无线投影,可以通过手机和平板直接投影,Apple Watch可以当keynote遥控器,这些炫酷的功能要不要到客户那里用?

我的建议:不要用。因为本来是投影仪一个设备,现在变成移动设备+投影仪,显然出错的概率更高了。

2. 投影仪线不够长我是不是应该带一条延长线?

我的建议:直接买一条长的电源线,而不要带两条线,能少毋多。

3.带USB接收器的PPT演示器已经过时了,我买的是最新款的蓝牙演示器。

我的建议:尽管已经2017年了,蓝牙还是偶尔会出现连不上的情况,所以还是尽量用更稳妥的USB接收器方式连接。

总之一个字:稳!

2.2 会展

在会展上一般是一对一或者一对多的面对面交流,还经常是站着对话,气氛较正式会谈要随意很多,这时候千万不要一本正经地掏出一台老式thinkpad笔记本跟客户说:来,给你做个PPT。这样会立刻把人吓跑。

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我个人的习惯是用iPad Pro+Apple Pencil在会展上做演示,交谈同时可以在PPT上随意的写写画画,比较自在。IOS上的PowerPoint做的不错,直接读取云盘文件,双击放大,滑动翻页,做起演示来极为顺畅,iPad的一大优势是没有休眠和关机的状态,点开就能用,能比Windows快那么一丢丢。

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当然,作为微软自家的产品,Surface和PPT的匹配度更高,拷贝和编辑都会更加便利,而且自带支架,放在桌上展示可解放双手。其他的二合一笔记本本理论上也都可以胜任这一场景。

展会期间的PPT展示更多属于一种对话范畴,从设备到你的展示方式都要尽可能的亲切随意,不要弄的太正式搞的客户浑身不自在。

2.3大型会议

在大型会议做演示这件事说开了可以写一篇一万字的文章,且能有这种演讲机会的朋友可能也是少数,这里我只简单说几个要点。

  1. 能用自己的笔记本尽量用自己的,除非实在没办法。会务方很可能会提供一个老掉牙的笔记本加上老掉牙的PowerPoint版本。

  2. 买一个带原生VGA,HDMI接口的笔记本,并和会务方确定投影仪的接口,分辨率等参数。视频连接不要用转接头,不要用转接头!


  3. 如果时间允许,提前一小时去会场检查设备,麦克风等,并做一次简短排练。

  4. 买一个可以显示电量并且可以计时的PPT演示器,比如罗技R800(我个人不太推荐买罗技新款的Spotlight,有一些功能要通过软件设置才能实现,不够直观)

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总结下来其实就是做到尽量多的因素可控。大型会议的规模,会务方的业务水平,会议厅的设施都有很大不同,这里只能是蜻蜓点水地说一下。

3 分析和解决问题:软件篇

一个组织对外演示的PPT通常会经过内部反复的推敲和修改,在这个过程中会经历邮件往来,把PPT拷到会议室的电脑上进行内部演示或上传到团队协同系统,拿U盘考回家做等等步骤。

在这个过程中会产生很多版本,最后存来存去,可能自己都搞晕了,最糟糕的情况就是带了一个非正式版本到客户那里演示。产生这种问题的本质是没有一个合理的命名习惯和系统。

我个人是用版本号来管理PPT的,文件格式为“PPT使用场合”+“日期”+“版本号”,如果有多人同时参与制作,还可以加入最后一次的修订人的姓名缩写。最终版本可标为“FINAL”,比如说我们要做一个以第二季度财报为题的PPT,就可以用下图的方式来命名各个版本。在最终版本完成后,记得把非正式版本的文件放到次级文件夹归档。


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当然,也不一定就要按我这个来,你完全可以订制自己的命名系统,只要能坚持用就可以。放版本号还有一个隐藏属性,就是暗示那些看人挑担不吃力,一张嘴就要改这改那的同事和领导:已经改了这么多版本了,可以适当闭嘴了哦PPT客场作战指南

另外一个痛点就是在做PPT修改的时候,经常会一大帮人七嘴八舌,这时候去翻长篇的邮件效率比较低,我这里建议用Office组件OneNote来记录各种修改建议,在邮件里看到什么,就随时丢进OneNote。(邮件客户端为Outlook)说到这里还扯到另一个很大的话题:通过Office各个组件之间的互动提高工作效率,这个以后我们有机会再开一个专题讲讲。

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比起其他笔记软件我比较喜欢OneNote的悬浮式的卡片样式。可以对每一条建议方便地放置和标记,就像便条贴一样,非常方便。

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另外,在客场做PPT必须带一个或两个U盘放上最终版本的PPT,确保万无一失,遇到客户索要PPT文件也可以大方地把U盘送给他。我一直以来的原则是:一个U盘只装一个PPT文件(防止误删,中毒等),并贴上标签。

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把以上工作做好了,PPT文件还能再出啥问题?

4.如何解决人的问题

软硬件的问题分析清楚了很容易解决,最难的是解决人(演示者)的问题。

一个人在自己办公室讲的好好的出去了讲的结结巴巴的症结在于:对于陌生环境和观众有畏惧心理,从而造成了一种紧张情绪,人一紧张,自然就容易“失灵”。如果你即将面对一次客场讲演PPT,试试下面三招。


4.1 第一招 把PPT演讲转化为多媒体谈话,看人下菜

做演讲很多人都会紧张,但是没听说聊个天就紧张的。到了客户办公室,不要刚握手坐下就开始做PPT,如果对方人不太多(一般来说不会超过五个人)一定要先聊几句再说正题。

可以先从一些个人问题下手:可以了解一下对方是哪里人,在这个公司工作多久了,之前工作的公司行业等等。然后进入一些工作上的问题,根据对方的反馈来决定之后的PPT如何讲。

为了能让各位更好的理解这一层意思,我虚拟了一个推广手机进入渠道的场景 (这里只是举一个大家都熟悉的产品,没必要太计较其真实性)

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谈话环节如下:

我:夏总,我常羡慕您有一个这么好听的名字,夏雨荷这三个字总是让我联想到西湖的曲院风荷。我不知道我爸妈和我有什么仇,非要叫我“金锁儿”这种名字。

夏总:谢谢夸奖。其实金锁儿也挺好听啊,郎朗上口。(让夏总对我的名字印象更深刻)

我:夏总听您一口京片子,是老北京吧,这些年一直在北京工作?

夏总:是的,我是土生土长的北京人,之前在宫里面做事,也是主要管供应链这块。

我:原来夏总是供应链的老前辈了,怪不得现在能掌管贵公司上万个SKU。容嬷嬷商城这两年风头正劲,您是幕后英雄啊。(每次夸供应链是公司成功的幕后英雄,他们都很高兴)

夏总:我只是做一些本职工作罢了,谈不上什么幕后英雄,(指着参加会议的买手紫薇)日常的手机采购都是由紫薇负责,她也很能干,之后的工作主要是她和你联系。

关键信息提炼:

  1. 夏总是决策人,紫薇是执行者,这是两个关键人物,要重点照顾。如果有其他人在场,很有可能只是吃瓜群众。

  2. 夏总是北京人,有宫中背景,供应链专精。这个信息之后可能会用得上。

此处省略若干寒暄,进入业务环节聊天。

我:根据贵公司的网站介绍,容嬷嬷商城消费者以年轻人居多,在手机这个板块也是这样吗?

紫薇:是的,我们这里的手机消费者70%以上是95后。

我:我看到手机评论里面最热的标签是“王者荣耀不卡”,也就是说贵公司的手机消费群以玩游戏为主,是这样吧?

紫薇:是的,游戏占到比较大的比重,另外消费者比较重视的就是自拍的美颜效果。

以上的聊天环节可以再拓展一些其他的业务问题,来帮助你决定你的PPT怎么讲,哪里多讲,哪里少讲甚至不讲,总共不会超过10分钟时间,却可以让你后续的演示变得非常有针对性。

根据上面的谈话内容,我们可以决定我们本来准备的四个要点的优先级排列如下

高优先级(70%时间):手机游戏性能好,供货充足

中优先级(20%时间):摄像头效果,其中又以自拍效果为优先

低优先级(10%时间):轻奢概念

把供货充足放在高优先级是因为夏总长期从事供应链管理,对供货能力肯定非常重视,在演讲的时候可以加入一些这样的对话引起夏总的关注

夏总,供应链方面您是专家,您肯定比我更了解产能对于一个手机厂商的重要性,我们的产能在行业内领先,从来没有出现断货,加价和饥饿营销的情况。

在讲到游戏性能时,又可以适当的和紫薇互动,比如

紫薇,刚才你提到游戏是用户的主要使用场景,我们这款手机就是主打游戏性能的。

在介绍完某个章节的时候,可以和观众互动一下,问一下他们有什么问题,或者提醒观众如果有任何问题可以随时打断你,总之,要让他们觉得时刻被你关注着。

应用以上方法可以把一个演讲转化成为一次谈话,让PPT这种多媒体展示变成多媒体谈话,这样可以创造一种比较亲近的环境,让双方都放松下来,畅所欲言。在酒桌上或者高尔夫球场谈生意也是同样的道理。

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当然,这种方法对演讲者有比较高的要求:能够快速地分析人物关系,利用客户给出的关键信息,善于提问等。我曾经见过某央企派了一个英语口语很好的人来我们公司做PPT,这位先生一坐下立刻就开始用字正腔圆的英音“背诵”PPT,而当场的听众除了我之外都是美国人,搞的大家一脸懵逼,不知道这个人想干什么。

较高的境界是做到同一个PPT,遇到100个人能讲出100种花样。这时候PPT之于你,只是一个小小的工具而已,就像孤独求败拿一把木剑也能驰骋江湖。

4.2 第二招 场面越大,演讲越容易

不少人当众演讲的时候都会出现紧张,走神,忘词等现象,其实相比上面说的看人下菜,在大型会议和晚宴演讲要容易的多。为什么这么说呢,看下图这个例子,在一个不算很大的教室里演讲者对于观众来说也只是很小的一个存在,连脸都看不清。在这种情况下,你还需要担心笑起来牙齿不够白,说话时候手发抖么?观众既不会打断你提出刁钻的问题,也不会向讲台丢鞋子,一切完全在你的掌控之中。

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对于一件100%可控的事情,你还紧张个啥?把反复练习的东西讲出来就好了。即使忘词了也可以在演讲者模式中看台词。

当然了,要能做一次精彩的讲演,还是要看演讲者的自我修养达到什么水平,这些在第三期内容里面介绍了很多,这里就不赘述了,可以点下面的卡片进入。

PPT实战派的干货分享 篇三:PPT演讲者的自我修养在本期开篇,我还是要再次把我的PPT三原则重复一遍,这三原则会穿插在本系列所有的文章中。1.二八原则:PPT的制作只占20%的比重,80%在于练习2.重点原则:PPT的唯一目的在于传达重点3.一信息原则:一次只向观众展示一种信息建议没看过第一期的值友去看一下第一期再来看本期。PPT实战派的干货分享篇cxr83| 709 评论283 收藏6k查看详情

4.3第三招:反复模拟陌生环境,做最充分的准备

在本系列的前面几篇,我都反复强调了二八原则:用20%的时间制作PPT,用80%的时间来准备演讲。(点击下面卡片回看)我想在这里再强调一次也不为过,这看似最简单的一条,很多人就是无法执行。

PPT实战派的干货分享 篇一:弄明白这三原则,你做PPT的方式会大不同系列介绍我是一个PPT实战派,我欣赏摔跤吧爸爸里面那个父亲,相信实战出真知。在离开上一份工作的最后一天,在自己的文档搜索“*.pptx”,得到的数字是373个。这是我在过去五年做的PPT的总数,而且这些PPT99%都是由我本人制作和讲述。通过几百次在各种场合的中英文PPT演示,我不断地加深了自己对Pcxr83| 1k 评论484 收藏8k查看详情

想象一下:如果你把要讲的PPT练得和你的经典K歌曲目一样熟练,是不会存在忘词的问题的。此外,前面两个章节介绍的软硬件可能存在的问题也要一一梳理,并在公司会议室里进行模拟,如果是到大型会议厅演讲,要想方设法提前一小时进场熟悉设备并进行练习。我们上学时在高考前搞十几次模拟考,郑重其事的分考场,贴排名,搞这些花活也是为了尽可能接近高考的场景,和PPT客场演讲是同理。

出发前,把可能遇到的所有问题列一张单子出来,确定都有应对之法了,就一定能在演讲的前一天睡个安稳觉。

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本篇总结

能被组织派出去做PPT演示,说明你已经是组织内的PPT大神了,接下来就是克服客场的种种不确定因素,把客场变成自己主场的过程,需要一些时间和经历才能达到处变不惊的水平。

本文介绍的东西没有什么神奇之处,都是普通的不能再普通的办法,但也正因为普通,才容易执行。有些人可能不以为然,觉得不就是做个PPT么,犯得着这么如临大敌么?需知道:我们在外面讲PPT并不仅仅是个人的“表演”,一言一行更是代表了组织的形象。商誉无价,组织形象无价,你是愿意呈现给客户随意和粗心还是高效和职业?答案不言自明。

因而,客场做PPT这件事上:哪怕有1%的可能出错,也必须付出100%的努力来避免。

新的互动方式:你行你来上(you can you up!)

本系列文章不到一个月的时间收藏数已经达到17000+,非常感谢众多值友的捧场和支持,我在想能不能用一个更加好玩的方式和大家互动,也为文章增加一些新的内容。

目前想到的办法是:把你做的PPT发邮件给我,如果里面做的好或者不足的地方很具有代表性,我就会放到下一篇和大家一起做一个实例分析。无论你是PPT大神想展示一下自己的神作或是刚起步的新手想得到一些帮助,都没有问题,把你的成果发过来大家一起共享,共勉共进步。

有兴趣的朋友可以发送自己做的PPT到cxr83ppt#126.com(#改成@),在标题加入#SMZDM#的标签,下面是示例。

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关于隐私:在PPT里面请不要包含任何商业机密,涉及任何公司/组织名称都请用ABC,XYZ之类的代号代替。PPT文件发送给我即为默认可以公开做样板分析。

嗯,就这样先试试看吧,摸着石头过河。

下期预告

下期的内容也交给大家决定吧,在留言回复A或B即可,高票选项就是下期内容

A PPT三原则的实战解析

虽然在第一期向大家介绍过PPT三原则,也一直在强调,但从留言看,有些值友还是对如何把三原则和实际相结合有疑问,我会设计一些场景来更具体地解析三原则的实战应用。

B PPT的SOP(标准作业流程)

你是否感到每次拿到一个PPT任务的时候都很懵逼,找模版找图片找公司前人做的“传家宝”,花了半天仍然无所适从。我会设计一个新手向的PPT标准流程供你参考,教你如何一步一步制作,完成,检查和展示。

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