PPT新手的标准作业流程

你是否需要阅读本文？

在上一期的投票环节中，几乎所有的值友都选了今天的题目。在阅读本文之前，请看一下下面的问题

你在拿到PPT项目的时候，是否有以下“症状”？

1. 愁眉苦脸，脑中一片空白，完全没有思路

2. 到网上找模版，找插件，找字体

3. 找公司前辈做的“传家宝”PPT，希望能改改就交差

4. 打开相关Word文档开始大段复制粘贴

5. 打开自己的N年前收藏的PPT公众号文章，希望能觅得一些灵感

6. 打开PowerPoint以后开始对着屏幕发呆

7. 想在纸上写下什么，过了很长时间却发现眼前还是一张白纸

如果你符合上述一项或多项描述，那么恭喜你！本文就是为你量身定制的PPT新手标准作业流程。

第一步 确定PPT重点

根据PPT三原则中的重点原则：PPT的唯一目的在于传达重点，所有其他要素必须围绕重点展开。就像我们之前讲过的，重点就是太阳系中的太阳，其他行星必须围绕太阳公转。

现在请拿出一张白纸，在白纸的中央画一个圆圈，写下本次PPT演示要传达的重点。比如我们要做一个第二季度销售工作汇报，那么就写下“重点：展示我第二季度出色的销售成绩。”

看到这里，可能有人会笑了，说这算什么重点啊？我要展示我高大上的KPI（Key Performance Indicator)，或者是戴尔卡耐基的KRA（Key Results Area）。那么请问，KPI也好KRA也好，那都是一些套路，最终目的是证明什么？还不是为了证明你的工作做的很出色？

为啥市场上有这么多讲PPT的书了，我还写这个系列文章呢，就是因为这种大实话书上一般是不讲的。

第二步 确认重点观众

有句俗话叫“见人说人话，见鬼说鬼话”，在确定观众的性质之前，任何的准备工作都是浪费时间。比如说你的观众是一群法国人，你却准备了一个阿拉伯语的PPT，那肯定是白费力气。

观众群体也要进一步细分为重点观众，次重点观众和吃瓜群众，他们关注的点是完全不同的。你的目的是把重点传达给重点观众而非吃瓜群众。

还是以销售工作汇报的题目为例子，出席的观众有：销售总监，财务总监和一些其他来自客服，行政，物流的同事。

我们这里大致划分一下

重点观众：销售总监，能决定你的销售考评和升职升薪，是你的直属领导。关注的点可能有：销售目标的达成，市场占有率，新客户的开发程度等等。

次重点观众：财务总监，可以决定你重大客户的信用额度，对业务有间接的帮助。关注的点可能有：坏账率，平均回款天数，挤压库存的流转等等。

吃瓜群众：给你提供服务和支持的同事。关注的点可能有：你是否会赞扬他们的努力工作和对你业务的支持，你是否能讲几个段子让PPT展示不是那么无聊等等。

好，现在我们在纸上写下重点观众和我们的现实目的，这次PPT演示的目标就清晰地展现在我们眼前了：向销售总监展示我第二季度出色的销售成绩，增加我升职的可能性。

注意，我这里说的只是可能性哦，相当于是在销售总监心里加印象分的意思，不是说你做一次好的PPT就能升职了，没那么神奇，但是反过来想，一个销售如果连一个展示自己成绩的PPT都做不好，怎么能指望他在客户面前展示公司的良好形象呢，想升职肯定是没指望了，对吧？

第三步 划分PPT章节

我们要向观众展现销售工作做的很出色，就要明确他们眼中什么才是“出色”，销售总监眼中的出色是超额达标，很多新客户；财务总监眼中的出色是按时回款，没有坏账。这时候要进一步做分析，根据观众的兴趣点来对PPT的结构进行规划。

我们可以在纸上画一个树状图来理清这些兴趣点，并用标注出重要性，比如用星标，三星表示很重要，二星表示次重要，一星表示普通。

此时如果直接按照兴趣点分章节，会显得章节过多，重点不突出。比较理想的是三到五个章节的结构，这里我们就可以把兴趣点按照重要程度进行合并，三星的兴趣点最好独立成章节，二星一星的可以合并甚至删除。

把上面的结构重新排列合并以后变成下图的五个章节，并标星。在时间分配上，三星章节必须要占到70%的演示时间，其他章节30%，也就是说，一个10分钟的演示，重点章节的讲述时间一定不能少于7分钟。只有做了这样严格的规定，演示的时候才能紧紧抓住最重要的东西。

小技巧：在做章节排列的时候，适当把三星的章节错开，中间穿插一些二星章节，让整个PPT的节奏感更好，就好比唱歌的时候不能一直飙高音，要从主歌部分培养一些情绪，然后在副歌瞬间爆发才能起到震撼的效果。这块就是要通过反复的实践来掌握的高级技巧了。

第四步 筛选素材，完成拼图

在我们开始做PPT之前，手头一般会有一些素材，比如说数据，图表，图片，引用文字等等，这些素材就像盖房子的砖块一样，我们必须合理放置在PPT中才会有很好的效果，不然就会成为无意义地堆砌。

在这里我们要明确的是，不是所有的素材都必须做进PPT，取舍素材的标准在于他们是否和PPT的重点相关，也就是我们在第一步画的那个圈圈。对证明重点有积极作用且相关性高的素材我们才选用。

不过呢，在实际工作中，不可能所有的数字看起来都那么漂亮，总有一些地方是不尽如人意的，这时候我们要做的并不是把数据藏起来，报喜不报忧，而是用一种更积极的方式来呈现。

传说曾国藩一开始和太平军作战被打的大败，就在奏折中写到：屡战屡败。他的幕僚认为这样写很不妥，可能会被朝廷治罪，就把这四个字改为“屡败屡战”，顿时就显示出一种不屈向上的昂然之气。

我们在对待这些“反面”素材的时候，也要体现一种屡败屡战的精神，比如说第二季度流失了20个老客户，这是已经发生的事实，属于“沉没成本”，这时候观众会更加关注失去这些客户的原因以及你今后怎样把他们拿回来。所以我们在这里就要对素材进行“加工”，把丢失20个客户的事实，转化为一个拿回客户的解决方案，这就为你的工作加分了。

接下来做一个连线题，把筛选过的素材丢到我们划定的PPT结构里，我们就完成了PPT的规划工作

小技巧：在素材筛选时还需要注意保持素材的多样性，比如说数字，图表这些都属于理性素材，客户的评价，你拜访客户的照片等属于感性素材，全放数字图表会让人昏昏欲睡，全放照片说故事又会显得不靠谱，要把手上的材料有机的结合才会具有说服力。

====================================华丽的分割线=============================================

好了，到这一步才算做好准备工作，现在可以打开PowerPoint了，这时候的PPT制作已经从一个开放式问题变成了填空题，把你准备好的素材按顺序丢进去就好了，很快就能搞定。

第五步 挑选模版

挑选模版这件小事其实根本够不上单独成为一步，但是考虑到很多人对于模版的痴迷程度，我还是说一下吧。

大部分成建制的公司都会有公司模版，直接用就好，没有个话可以请设计师做一个风格简洁，和公司的LOGO主色比较搭调的模版。花里胡哨的模版一律枪毙。

没有公司模版的话也不用费心去网上下载各种看似炫酷的模版，模版仅仅是一个背景而已。现在有个流行词叫做“背景帝”，如果模版太花哨太炫酷，就相当于背景帝出来抢戏了，那是绝对不行的。

PowerPoint自带有几个模版我觉得就很好：

1. 墨绿色的ION，即使室内光照充足也能保证清晰的投影。

   一个红色的插片用来显示页码也是很实用且美观的。

此外还有蓝色，紫色和红色可以选。我觉得这几个颜色稍微有点鲜艳，不太好把控，还是默认的墨绿色比较养眼。

2.喜欢用白底PPT的话，我建议用Retrospect这个模版，非常简洁大方。白底的好处在于对于白底图片非常友好，不用特意把背景弄透明。其缺点在于在超大屏幕播放时会感觉有点刺眼，文字显示也不如暗色背景突出。现在的大型发布会基本都是用暗色背景做PPT。

其他Retrospect的可选颜色：

像下面这个自带的Facet模版我觉得就不太好，看似很有设计感，但是一眼看上去有点乱，容易模糊观众的视觉焦点。而且模版本身占据了大约20%的屏幕空间，比较浪费地方。我一般不建议用这类模版。

关于公司Logo：对外的PPT模版可以在角落加入公司Logo，目的是在演示过程中加深客户对公司的印象；内部PPT不用加Logo，尽量保持页面干净，能少一样东西绝不多一样。

第六步 制作PPT

关于PPT制作中一些要素如何使用，我在本系列第三期已经讲的很详细，大家可以点下面卡片回看一下。本期就不重复讲了。只要能严格按照我们前面的规划来制作PPT，都不会出什么大问题。

PPT实战派的干货分享 篇三：PPT演讲者的自我修养在本期开篇，我还是要再次把我的PPT三原则重复一遍，这三原则会穿插在本系列所有的文章中。1.二八原则：PPT的制作只占20%的比重，80%在于练习2.重点原则：PPT的唯一目的在于传达重点3.一信息原则：一次只向观众展示一种信息建议没看过第一期的值友去看一下第一期再来看本期。PPT实战派的干货分享篇cxr83| 赞688 评论284 收藏5k查看详情

这里我简单分享几个简单易行的方法优化PPT的结构

1. 每一章节题目单独占一页，用大字报的形式吸引观众注意力，让他们能理解PPT的架构，从而能在演示过程中跟着你的思路，同时在解说词上也要带着观众一起走，比如“好，现在我们进入下一个环节，来看看第二季度新客户的开发情况。”

2.关键信息要大，要大，要大！在展示一些观众最关心的信息时，一定要大胆用最突出的表现形式，让他们看看清楚。NIKE的钩子都敢印半个屁股那么大，我们有啥好害羞的，怎么突出怎么来。

3.一定要用项目符号列表的话，那么就让他们依次出现（用出现动画）。讲一个出一个，不要一次性轰炸。

另外建议选择1.5倍行距+大字体让可读性更高

话说回来，项目符号列表（Bullet Point）这个东西，其实不太适合用在PPT展示里面，可读性比较差，观众坐的稍微远点就看不清了，不过考虑到实际工作中还是会大量用到这玩意，以上也算是折衷之法了。

在掌握了一些要素的玩法后，制作PPT的过程其实是花时间最少的，主要心思是放在结构，素材的筛选和排列上。

第七步 检查PPT

完成制作后先别忙着高兴，请按照下面的几条检查方法一张张过一次。

1. 检查每一张的视觉焦点，也就是一眼看过去眼睛会放到哪里。遇到下图这样眼花缭乱，眼睛不知道该看哪里的PPT，就应该根据一次一信息的原则进行调整了。

不清楚什么是“一次一信息”？请点击下面的卡片回看本系列的原则性文章。

PPT实战派的干货分享 篇一：弄明白这三原则，你做PPT的方式会大不同系列介绍我是一个PPT实战派，我欣赏摔跤吧爸爸里面那个父亲，相信实战出真知。在离开上一份工作的最后一天，在自己的文档搜索“*.pptx”，得到的数字是373个。这是我在过去五年做的PPT的总数，而且这些PPT99%都是由我本人制作和讲述。通过几百次在各种场合的中英文PPT演示，我不断地加深了自己对Pcxr83| 赞1k 评论485 收藏8k查看详情

2. 评估观众是否能在3秒内阅读和理解这一页PPT，如果不行，则需要再简化屏幕上的内容。对于演示经验不足的制作者，这可能是个难点，可以让同事或者朋友帮一下忙：把PPT打印出来，举起来给他们看3-4秒钟，然后拿掉并询问他们这页PPT讲了什么，测试他们能否复述。如果你的朋友完全不懂你的业务又能在三秒内理解你的PPT，那么恭喜你，你这张PPT已经隐然有了高手的风范。

3.评估文字信息的准确性，确认不会产生歧义。

4.评估PPT各章节的比重是否符合我们的规划。这时最好用幻灯片整理（Slide Sorter）视图把所有的幻灯片分类整理一下，按照我们的规划把他们分成五个章节，用这个视图可以一目了然地“俯瞰”整个幻灯片，了解每个章节的比重。如果发现两颗星的章节有10页而三颗星的章节只有5页，那肯定是出问题了。

打开幻灯片整理视图的方法如下：点击视图（View）卡片（1），点击幻灯片整理（Slide Sorter）按钮（2），在右键菜单选择“add section”就可以增加章节（3），用鼠标拖动幻灯片到相应章节即可。

题外话：这个视图也从侧面证实了软件开发者对于PPT结构的重视。在使用PowerPoint软件的时候我们可以通过玩味一些设计细节来了解软件设计者对于PPT制作的一些态度。比如说每一版本的第一个动画都是“出现”动画，这就是设计者暗示我们这是最好用的一个动画形式。

5.修改拼写，用词的一致性，错字，字体，对齐等问题。

第八步 写讲稿

我们在做PPT结构的时候就设置了每个章节的优先级和演讲时间，在PPT制作完成后，严格按照这个时间来写讲稿。拿下面的例子说，整个演讲10分钟的话，我们就在“销售目标达成”和“新客户开发”这两个章节就应该讲7分钟，也就是说，写7分钟的稿子。

把要讲的每个字都写在相应页的备注里面，方便练习和打印，如果讲的时候忘词了，这些备注也能救你一命。注意，是把要讲的每个字都写进去，每一个字都要写，甚至“大家好”，“谢谢”这样的话都写进去，每个字都应该是计划好的，没有Free Style！

在这里强调要把每个字都写进去并非是强迫症作祟，而是为了能保证整个演示的时间分配完全在我们的掌控中，经验不足的演讲者更加要注意这一点。

第九步 练习

好了，到这里好不容易把PPT也做好了，稿子也写好了，现在可以去Party了吧？ 如果你还记得我们之前讲的二八法则的话，就会知道，前面的八个步骤只占20%，练习才是大头。

练习这个事情，说起来容易，练起来枯燥，要做到80%的时间练习更加是难上加难。但是，PPT高手都是练出来的，没有任何其他捷径。即便是乔布斯这样的大师，一个PPT也要练几十遍，反复抠各种细节，作为平凡人的我们，就更加不能放松这个环节。

关于如何练习，我在第三篇已经讲的很详细了，可以点击下面卡片回看。

PPT实战派的干货分享 篇三：PPT演讲者的自我修养在本期开篇，我还是要再次把我的PPT三原则重复一遍，这三原则会穿插在本系列所有的文章中。1.二八原则：PPT的制作只占20%的比重，80%在于练习2.重点原则：PPT的唯一目的在于传达重点3.一信息原则：一次只向观众展示一种信息建议没看过第一期的值友去看一下第一期再来看本期。PPT实战派的干货分享篇cxr83| 赞688 评论284 收藏5k查看详情

如果你是帮别人制作PPT，可以参考本系列的第二篇中的帮领导练习PPT的章节。

PPT实战派的干货分享 篇二：为什么我做的PPT领导总是不满意？试着用用这三招在上期发布了本系列第一篇文章后，意外地得到了值友们非常热烈的反响，最惊讶的是文章是在周五晚上发的，又是在张大妈这样一个以买买买为主的平台居然有近万名值友一起互动，我只想大声说一句：你们的HR知道吗？请到值友做员工真是超值了！得到这么多励志于提升自己PPT能力的值友关注，绝对是给我打了鸡血，老婆大人看cxr83| 赞216 评论102 收藏2k查看详情

第十步 演示前准备

如果是在公司内部做演示，务必在演示前20分钟进入会议室，把PPT拷入会议室电脑，调节好投影仪，如果时间允许，可以把容易出错的地方最后演练一下。甚至会议室的桌椅乱了，白板没擦干净这些细节你都要注意到，因为你的重点观众很可能因为会议室的桌面太乱而在你演讲时心里一直抱怨保洁阿姨。我在现实中就真的就遇到过有洁癖的观众，在听PPT的时候一直很抓狂地盯着角落里的一片纸屑，我估计她什么都没听进去。

总之，我们要做到的就是人到齐以后可以立刻开始演示，没有任何调试的等待，也没有任何的分心，所有人的注意力都集中在你身上。

如果是到公司外的地方做PPT，则存在不少变数，请参考我上期的文章“PPT客场作战指南”

PPT实战派的干货分享 篇五：PPT客场作战指南前言Anythingthatcangowrongwillgowrong在上期介绍培训类PPT的文章中，我用到了“墨菲定律”来举例子，为的就是给本期讲PPT客场作战做铺垫。墨菲定律简单到用一句比较渗人的话就可以说清楚：anythingthatcangowrongwillgowrong.你没听错，到了客cxr83| 赞178 评论46 收藏1k查看详情

总结

读完以上十步，不能保证你变身为PPT高手，但是至少，接到一个题目以后心中大致有数应该怎么办了，其中的难点在于设置PPT的结构和素材的安排，需要对业务比较熟悉以及很强的逻辑思维能力，这些，都可以在实践中不断摸索，多做几次就会了。

最难的还是练习这件事，很多“聪明人”都不肯花这个“笨功夫”，也就自然和高手的境界无缘。我不禁想到金庸先生在鹿鼎记里面有一段非常精彩的描写,是海老公教韦小宝练弓箭步的桥段，也表达了类似的意思,在此我整段引用一下作为本篇的收尾吧。

海老公脸一沉，说道：“要学功夫，便得虚心，不会的就说不会。学武的人，最忌自作聪明，自以为是。前腿屈膝，其形如弓，称为'弓足'，后退斜挺，其形如箭，称为'箭足'，两者合称，就叫做'弓箭步'。”说着摆了个“弓箭步”的姿势。韦小宝依样照做，说道：“这有什么难哪？我一天摆他个百儿八十的。”

　　海老公道：“我不要你摆百儿八十的，就只要你摆一个。你这么摆着，我不叫站起来，你可不许动。”说着摸他双腿姿势，要他前腿更曲，后退更直。

　　韦小宝道：“那也挺容易呀。”可是这么摆着姿势不动，不到半注香时分，双腿已酸麻之极，叫道：“这可行了罢？”海老公道：“还差得远呢。”韦小宝道：“我练这怪模样，又管什么用？难倒还能将小玄子打倒么？”海老公道：“这”弓箭步“练得稳了，人家就推你不倒，用处大着呢。”韦小宝强辩：“就算人家推倒了我，我翻个身便站起来，又不吃亏。”海老公缓缓点头，不去理他。

　　韦小宝见他点头，便挺直身子，拍了拍酸麻的双腿。海老公喝到：“谁叫你站直了，快摆“弓箭步”！”韦小宝道：“我要拉屎！”海老公道：“不准！”韦小宝道：“我要拉屎！”海老公道：“不准！”韦小宝道：“这可当真要拉出来啦！”海老公叹了口气，只得任由他上茅房，松散双腿。

　　韦小宝虽然人聪明，但要他循规蹈矩，一板一眼的练功，却说什么也不干

附上流程图

下期题目你来定

下一期题目还是给大家投票决定，回复A或B即可

A，玩转PPT动画：PowerPoint包含了数十种动画效果，你知道他们正确的打开方式吗？如何用动画让你的PPT更生动有趣，这一篇为你讲述。

B，如何做英文PPT演示：在今天的全球化大环境下，给歪果仁做一次PPT演讲已经不是啥新鲜事，做英文的PPT演示有何不同，有啥需要注意的地方，就让我这个做过几百次英文PPT的“老戏骨”和你分享点经验吧。