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时间都在这里--谈谈帮助提高时间利用率的小工具和方法

2014-08-01 10:52:23 3295点赞 6666收藏 438评论

0.前言

上次谈了谈书 

码农来说说计算机书籍的出版社以及购书途径分享banggou| 639 评论242 收藏1k查看详情

很多同学提出能看的完那么多么,其实里面很多书都不是LZ自己的啊,LZ自己的书基本上看了很大一部分的。不过我想确实应该有牛人能搞的定这么多。比如写下面这个书的仁兄,“1年完成麻省理工4年33门课程”。

 

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这本书里面讲的是学习方法,但是也提到了要提高时间利用率,高效利用时间,这点LZ还是感触颇深的,其实相对于理财,对于时间这种稀缺的不可再生的资源更需要我们去好好打理,好好规划。

于是LZ也下定决心,学习好的管理时间的方法,努力提高时间利用率。总结前人经验和自身实际,于是形成了本文,作为一个学习小结,也许也能大家给一些好的启示。最后希望都能摆脱生活的一团糟,整天瞎忙却不知道忙什么,到年终时候再感叹一把这一年就这样过去了。这样一种状态(话说,2014这么一眨眼也过了一半多了时间都在这里--谈谈帮助提高时间利用率的小工具和方法 )。


1. 工具准备

工具只是起到协助作用的,就我个人而言,只需要几种:一个是番茄钟(番茄工作法用的),一个就是记录的本子(规划时间用),最后就是各种色笔。

番茄钟,一般而言都是下面这样的,搜番茄钟有很多。

时间都在这里--谈谈帮助提高时间利用率的小工具和方法也可以选择下面这样的电子计时器 ,看起来质量也不错,而且倒计时时间也可以随意设置,背后有磁铁可以随意放置。 

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其次就是选择一个厚点的本子用于记录每月、每日的任务完成情况,厚点可以保证不用经常换本子,保证完整性,最好能用一年~。有一种专门的用于时间管理的本子,好处是本子里基本上各种规划的表格都帮你画好的,自己只需要往里面写东西即可,有按年度的还有按月的按天的,如下图所示。。很方便,这个在X宝上一搜就可以发现,但是问题是价格要相对较贵,如果嫌贵,可以直接买空白本子,自己在里面画也能达到目标(工具嘛只是一个形式,切勿舍本逐末)。

 

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他的也有一些工具,如各种各种颜色的色笔,荧光笔(zdm里也有很多晒单的),这些笔用来做记号,相对一种颜色更为清晰。

时间都在这里--谈谈帮助提高时间利用率的小工具和方法好了,工具都准备好了,万事俱备,那么就开搞吧~时间都在这里--谈谈帮助提高时间利用率的小工具和方法 


2.操作方法

规划未来若干时段

先说个小故事:

山田本一是日本著名的马拉松运动员。他曾在1984年和1987年的国际马拉松比赛中,两次夺得世界冠军。记者问他凭什么取得如此惊人的成绩,山田本一总是回答: “凭智慧战胜对手!”

大家都知道,马拉松比赛主要是运动员体力和耐力的较量,爆发力、速度和技巧都还在其次。因此对山田本一的回答,许多人觉得他是在故弄玄虚。

10年之后,这个谜底被揭开了。山田本一在自传中这样写到:“每次比赛之前,我都要乘车把比赛的路线仔细地看一遍,并把沿途比较醒目的标志画下来,比如第一标志是银行;第二标志是一个古怪的大树;第三标志是一座高楼……这样一直画到赛程的结束。比赛开始后,我就以百米的速度奋力地向第一个目标冲去,到达第一个目标后,我又以同样的速度向第二个目标冲去。40 多公里的赛程,被我分解成几个小目标,跑起来就轻松多了。开始我把我的目标定在终点线的旗帜上,结果当我跑到十几公里的时候就疲惫不堪了,因为我被前面那段遥远的路吓到了。”

故事真伪姑且不论,但是其中说明一个道理:目标是需要分解的。

在制定目标的时候,要有最终目标,比如年内考取职称,这个最终目标是宏大的,引领方向的目标。同时也要有明确的绩效目标,这个绩效目标就是一个具体的,有明确衡量标准的目标,比如在四个月内完成教材的复习和两个月内完成真题练习,这就是目标分解,绩效目标可以进一步分解,比如在第一个内完成预习和资料准备。当目标被清晰地分解了,目标的激励作用就显现了,当我们实现了一个目标的时候,我们就及时地得到了一个正面激励,这对于培养我们挑战目标的信心的作用是非常巨大的。不知跬步无以至千里,只有踏实完成每一步,看似遥不可及的最后都是唾手可得。


“请说出你的梦想”时间都在这里--谈谈帮助提高时间利用率的小工具和方法 

先把自己这一年,甚至近几年想完成的事情,都列出来,但注意,目标事情要遵循SMART法则

S:Specific 凡事都要具体化,千万不只写“要出国玩耍”。去哪里?什么时间?预算?都要明确

M:Measurable 可以量化的目标,出国玩耍,花多少钱?花多少时间搜集资料?也要细化

A:Action-oriented 一切以行为导向,既然明确了目标,出国玩耍,那么就需要时间回推,预计明年春季5月份出国,那么费用大概要4万,要花十个月存钱,每个月存4000,结论是今年8月就开始存钱。

R:Realistic 切实可行的,定的计划,一定要切实可行才行,比如出国旅游的旅游资金来自双色球或者世界杯足彩

T:Timely 规划时间。每个分解目标,需要设定里程碑,截止点。没有截止点的计算都不是计划,也完成不了,甚至你可以在计划边上加上倒计时,为了自己的目标 fighting一把~~时间都在这里--谈谈帮助提高时间利用率的小工具和方法 

把想做的事写下来,

把写下来的事做完。

最后做出来的计划表如下图效果——时间甘特图,可以作为年度计划 年度计划甘特图年度计划甘特图下面的举的栗子是月度计划(示意图,如果本子上直接就有日期什么就更好了),字体啥的就请无视吧。关键是做到:1.月计划都在月初罗列出来,并月底进行核对看是否完成。2.每天大致完成什么任务,给出时间结点。3.可以多项任务同时进行。
月度计划表月度计划表如果有需要还可以写周计划,不过个人认为把月计划写清楚了,其实每周做什么基本也就清楚了。这样有年计划、月计划以及可能有的周计划,就可以轻松完成长期、中期、短期的目标了
 

计划每天的时间

其实每一天要处理的事情还是很多的,公司的事情繁杂多样,还有家中琐事。各种各样没有头绪,等忙绿了一天,才发现还有很多都么有做完,但是一天已经快过完了。。

一.我们在每天晚上的时候,从预计第二天要做的一堆事情中选择一定要完成的几件事(管理大师Ivy Lee推荐六件,我自己实际定的是三~四件事情,因为安排太多,很大可能是很多完成不了,久而久之,会影响心情和动力)。然后按照轻重缓急依次排序。如果今天实在是完成不了,就放到明天,和明天的事情重新排。

如果连着几天都没有完成,那么就要分析是不是计划的不恰当,是不是该任务需要进一步拆分,多分析下,便于下次避免。

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这几件事情,已经按轻重缓急排序,穿插到一整天的连续时间块中完成,其他一些诸如喝水、聊天、整理收拾等琐事就把它们穿插在完整时间块之间,这样可以通过零碎时间来完成这些琐事,避免由于这些事情打扰正常事情处理。同时完成一件时间请做好记号。


二 、著名管理学家斯蒂芬.柯维(Stemhen R. Covev)有一个重要的时间管理理论,该理论把工作按照重要以及紧急两个维度进行划分,分为四个象限:紧急重要、紧急不重要、重要不紧急、不紧急不重要。平时的事情都可以放到这四个象限里。是时间管理的著名理论。

时间都在这里--谈谈帮助提高时间利用率的小工具和方法具体理论就不细说了,可以参考文章最后提的几本书,都有介绍(可见著名程度)。但是理论归理论,要能适应实际才最重要的。下面是实际一天24小时:

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其中据统计,人一天精神最好的时间段有三个:早上10点~12点,下午2点~4点,晚上8点~10点。

而要专注做一件事,至少需要两个小时左右,所以在工作时间,分成如下四个部分,分别对应四个象限。

其中

8~10点,紧急又重要的,一上班当然要先完成紧急又重要的事情。

10~12点,这个时间段一般公司安排会议比较多,这个精力最旺盛的时间,一般安排紧急但不重要的

14点~16点,这个时间段,刚好午休结束,精神正佳,可以完成重要但是不紧急的事情

16点~下班 ,上了一天半基本人疲惫了,可以放置一些 不重要不紧急的事情。

这样,就把一天按照四象限法分为四部分(上班时间)

时间都在这里--谈谈帮助提高时间利用率的小工具和方法其实可以发现,和之前划分的四象限的顺序不是完全相同的,但没有实际影响。

最后我们把之前已经按重要程度排序的事情,分别按照重要以及紧急的程度,放置到四个象限中,写进一天的时间轴,这样看是不是一下清晰很多了呢?可以看到还有很多空闲时间,那可以临时做其他一些临时性事情即可。

时间都在这里--谈谈帮助提高时间利用率的小工具和方法 Tips:

  1. 琐碎小事(发快递啊。充话费啊),就不要写在上面了,用个便利贴做记录即可,完成撕掉。

  2. 一些没有决定执行时间的事情,也用便利贴写上,做好记录,找到可以执行的时间完成

  3. 不要把每天的日程安排紧张,人也是需要休息的

  4. 标明每天浪费的时间,提醒自己。

  5. 在空闲的地方还可以记录其他的一些生活信息。


三、那如何提高每个时间区间的时间利用率呢?这就需要用到番茄钟方法。

具体理论也不说了,可以参考后文提到的书籍。我现在只谈下方法。

用上文提到的倒计时工具,一般定为25分钟为一个番茄钟。执行下面步骤:

  1. 首先预估一件工作的工作量大约需要几个番茄钟完成

  2. 开启番茄钟后,在这个25分钟内,心无杂念完成安排的事情。到点后番茄钟响起,请立即停止(即使事情没有做完也没关系)

  3. 休息大约3分钟

  4. 开启第二个番茄钟。25分钟内 心无杂念完成一件事情

  5. 第二次休息

  6. 经过三个左右的番茄钟,为一个循环,多休息几分钟。然后开启下一轮,直到任务完成。

  7. 进行总结,看之前预估的番茄钟和实际完成所需要的番茄钟个数是否相同,做好总结,这样之后会越估越准确。

当然这里说的是一个大概方法。还有一些处理细节,限于篇幅就不细说了。通过这个方法只是提高执行效率,你会发现,单位时间产出貌似跟多了些。时间都在这里--谈谈帮助提高时间利用率的小工具和方法 


3.最后理论总结

话说工欲啥啥啥,必先要啥啥啥。最后给大家一个参考书籍,这些书都是理论参考,不过上面说的内容这些书里有有所提及,但要注意,由于方法很多,选择最对自己胃口的工具、方法就好。工具越少,成效越大~

 

小强升职记(升级版):时间管理故事书31.2元京东去购买看百科

 

首先推荐的是这本国内出版的书籍,说的很浅显易懂,符合国人理解特点,而且同其他国内工具书一样,基本包括了时间管理的流行方法:比如我使用的番茄工作法、还有四象限、猴子法啊。。。等等。大家可以自己选择合适的,这些方法都极容易上手的,懂了理论方法后就可以开始实践了。

 

番茄工作法图解:简单易行的时间管理方法20.6元京东去购买看百科

 

强烈推介的第二本,也就是对番茄工作法做了详细的使用介绍,同样浅显易于操作。翻译的也不错。

 

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最后推介的一套,就是GTD(Getting Things Done的缩写, 是一种时间行为管理的方法)方法发明人的书,讲的是方法理论,操作上没有上面两本来的实用。

(全文完)

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