时间都在这里--谈谈帮助提高时间利用率的小工具和方法

0.前言

上次谈了谈书

码农来说说计算机书籍的出版社以及购书途径分享banggou| 赞625 评论243 收藏1k查看详情

很多同学提出能看的完那么多么，其实里面很多书都不是LZ自己的啊，LZ自己的书基本上看了很大一部分的。不过我想确实应该有牛人能搞的定这么多。比如写下面这个书的仁兄，“1年完成麻省理工4年33门课程”。

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这本书里面讲的是学习方法，但是也提到了要提高时间利用率，高效利用时间，这点LZ还是感触颇深的，其实相对于理财，对于时间这种稀缺的不可再生的资源更需要我们去好好打理，好好规划。

于是LZ也下定决心，学习好的管理时间的方法，努力提高时间利用率。总结前人经验和自身实际，于是形成了本文，作为一个学习小结，也许也能大家给一些好的启示。最后希望都能摆脱生活的一团糟，整天瞎忙却不知道忙什么，到年终时候再感叹一把这一年就这样过去了。这样一种状态（话说，2014这么一眨眼也过了一半多了 ）。

1. 工具准备

工具只是起到协助作用的，就我个人而言，只需要几种：一个是番茄钟（番茄工作法用的），一个就是记录的本子（规划时间用），最后就是各种色笔。

番茄钟，一般而言都是下面这样的，搜番茄钟有很多。

也可以选择下面这样的电子计时器 ，看起来质量也不错，而且倒计时时间也可以随意设置，背后有磁铁可以随意放置。

其次就是选择一个厚点的本子用于记录每月、每日的任务完成情况，厚点可以保证不用经常换本子，保证完整性，最好能用一年~。有一种专门的用于时间管理的本子，好处是本子里基本上各种规划的表格都帮你画好的，自己只需要往里面写东西即可，有按年度的还有按月的按天的，如下图所示。。很方便，这个在X宝上一搜就可以发现，但是问题是价格要相对较贵，如果嫌贵，可以直接买空白本子，自己在里面画也能达到目标（工具嘛只是一个形式，切勿舍本逐末）。

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他的也有一些工具，如各种各种颜色的色笔，荧光笔（zdm里也有很多晒单的），这些笔用来做记号，相对一种颜色更为清晰。

好了，工具都准备好了，万事俱备，那么就开搞吧~

2.操作方法

规划未来若干时段

先说个小故事：

山田本一是日本著名的马拉松运动员。他曾在1984年和1987年的国际马拉松比赛中，两次夺得世界冠军。记者问他凭什么取得如此惊人的成绩，山田本一总是回答： “凭智慧战胜对手！”

大家都知道，马拉松比赛主要是运动员体力和耐力的较量，爆发力、速度和技巧都还在其次。因此对山田本一的回答，许多人觉得他是在故弄玄虚。

10年之后，这个谜底被揭开了。山田本一在自传中这样写到：“每次比赛之前，我都要乘车把比赛的路线仔细地看一遍，并把沿途比较醒目的标志画下来，比如第一标志是银行；第二标志是一个古怪的大树；第三标志是一座高楼……这样一直画到赛程的结束。比赛开始后，我就以百米的速度奋力地向第一个目标冲去，到达第一个目标后，我又以同样的速度向第二个目标冲去。40 多公里的赛程，被我分解成几个小目标，跑起来就轻松多了。开始我把我的目标定在终点线的旗帜上，结果当我跑到十几公里的时候就疲惫不堪了，因为我被前面那段遥远的路吓到了。”

故事真伪姑且不论，但是其中说明一个道理：目标是需要分解的。

在制定目标的时候，要有最终目标，比如年内考取职称，这个最终目标是宏大的，引领方向的目标。同时也要有明确的绩效目标，这个绩效目标就是一个具体的，有明确衡量标准的目标，比如在四个月内完成教材的复习和两个月内完成真题练习，这就是目标分解，绩效目标可以进一步分解，比如在第一个内完成预习和资料准备。当目标被清晰地分解了，目标的激励作用就显现了，当我们实现了一个目标的时候，我们就及时地得到了一个正面激励，这对于培养我们挑战目标的信心的作用是非常巨大的。不知跬步无以至千里，只有踏实完成每一步，看似遥不可及的最后都是唾手可得。

“请说出你的梦想”

先把自己这一年，甚至近几年想完成的事情，都列出来，但注意，目标事情要遵循SMART法则：

S：Specific 凡事都要具体化，千万不只写“要出国玩耍”。去哪里？什么时间？预算？都要明确

M：Measurable 可以量化的目标，出国玩耍，花多少钱？花多少时间搜集资料？也要细化

A：Action-oriented 一切以行为导向，既然明确了目标，出国玩耍，那么就需要时间回推，预计明年春季5月份出国，那么费用大概要4万，要花十个月存钱，每个月存4000，结论是今年8月就开始存钱。

R：Realistic 切实可行的，定的计划，一定要切实可行才行，比如出国旅游的旅游资金来自双色球或者世界杯足彩

T：Timely 规划时间。每个分解目标，需要设定里程碑，截止点。没有截止点的计算都不是计划，也完成不了，甚至你可以在计划边上加上倒计时，为了自己的目标 fighting一把~~

把想做的事写下来，

把写下来的事做完。

最后做出来的计划表如下图效果——时间甘特图，可以作为年度计划 年度计划甘特图下面的举的栗子是月度计划（示意图，如果本子上直接就有日期什么就更好了），字体啥的就请无视吧。关键是做到：1.月计划都在月初罗列出来，并月底进行核对看是否完成。2.每天大致完成什么任务，给出时间结点。3.可以多项任务同时进行。
月度计划表如果有需要还可以写周计划，不过个人认为把月计划写清楚了，其实每周做什么基本也就清楚了。这样有年计划、月计划以及可能有的周计划，就可以轻松完成长期、中期、短期的目标了

计划每天的时间

其实每一天要处理的事情还是很多的，公司的事情繁杂多样，还有家中琐事。各种各样没有头绪，等忙绿了一天，才发现还有很多都么有做完，但是一天已经快过完了。。

一.我们在每天晚上的时候，从预计第二天要做的一堆事情中选择一定要完成的几件事（管理大师Ivy Lee推荐六件，我自己实际定的是三~四件事情，因为安排太多，很大可能是很多完成不了，久而久之，会影响心情和动力）。然后按照轻重缓急依次排序。如果今天实在是完成不了，就放到明天，和明天的事情重新排。

如果连着几天都没有完成，那么就要分析是不是计划的不恰当，是不是该任务需要进一步拆分，多分析下，便于下次避免。

这几件事情，已经按轻重缓急排序，穿插到一整天的连续时间块中完成，其他一些诸如喝水、聊天、整理收拾等琐事就把它们穿插在完整时间块之间，这样可以通过零碎时间来完成这些琐事，避免由于这些事情打扰正常事情处理。同时完成一件时间请做好记号。

二 、著名管理学家斯蒂芬.柯维（Stemhen R. Covev)有一个重要的时间管理理论，该理论把工作按照重要以及紧急两个维度进行划分，分为四个象限：紧急重要、紧急不重要、重要不紧急、不紧急不重要。平时的事情都可以放到这四个象限里。是时间管理的著名理论。

具体理论就不细说了，可以参考文章最后提的几本书，都有介绍（可见著名程度）。但是理论归理论，要能适应实际才最重要的。下面是实际一天24小时：

其中据统计，人一天精神最好的时间段有三个：早上10点~12点，下午2点~4点，晚上8点~10点。

而要专注做一件事，至少需要两个小时左右，所以在工作时间，分成如下四个部分，分别对应四个象限。

其中

8~10点，紧急又重要的，一上班当然要先完成紧急又重要的事情。

10~12点，这个时间段一般公司安排会议比较多，这个精力最旺盛的时间，一般安排紧急但不重要的

14点~16点，这个时间段，刚好午休结束，精神正佳，可以完成重要但是不紧急的事情

16点~下班 ，上了一天半基本人疲惫了，可以放置一些 不重要不紧急的事情。

这样，就把一天按照四象限法分为四部分（上班时间）

其实可以发现，和之前划分的四象限的顺序不是完全相同的，但没有实际影响。

最后我们把之前已经按重要程度排序的事情，分别按照重要以及紧急的程度，放置到四个象限中，写进一天的时间轴，这样看是不是一下清晰很多了呢？可以看到还有很多空闲时间，那可以临时做其他一些临时性事情即可。

Tips：

1. 琐碎小事（发快递啊。充话费啊），就不要写在上面了，用个便利贴做记录即可，完成撕掉。

2. 一些没有决定执行时间的事情，也用便利贴写上，做好记录，找到可以执行的时间完成

3. 不要把每天的日程安排紧张，人也是需要休息的

4. 标明每天浪费的时间，提醒自己。

5. 在空闲的地方还可以记录其他的一些生活信息。

三、那如何提高每个时间区间的时间利用率呢？这就需要用到番茄钟方法。

具体理论也不说了，可以参考后文提到的书籍。我现在只谈下方法。

用上文提到的倒计时工具，一般定为25分钟为一个番茄钟。执行下面步骤：

1. 首先预估一件工作的工作量大约需要几个番茄钟完成

2. 开启番茄钟后，在这个25分钟内，心无杂念完成安排的事情。到点后番茄钟响起，请立即停止（即使事情没有做完也没关系）

3. 休息大约3分钟

4. 开启第二个番茄钟。25分钟内 心无杂念完成一件事情

5. 第二次休息

6. 经过三个左右的番茄钟，为一个循环，多休息几分钟。然后开启下一轮，直到任务完成。

7. 进行总结，看之前预估的番茄钟和实际完成所需要的番茄钟个数是否相同，做好总结，这样之后会越估越准确。

当然这里说的是一个大概方法。还有一些处理细节，限于篇幅就不细说了。通过这个方法只是提高执行效率，你会发现，单位时间产出貌似跟多了些。

3.最后理论总结

话说工欲啥啥啥，必先要啥啥啥。最后给大家一个参考书籍，这些书都是理论参考，不过上面说的内容这些书里有有所提及，但要注意，由于方法很多，选择最对自己胃口的工具、方法就好。工具越少，成效越大~

小强升职记（升级版）：时间管理故事书31.2元京东去购买

首先推荐的是这本国内出版的书籍，说的很浅显易懂，符合国人理解特点，而且同其他国内工具书一样，基本包括了时间管理的流行方法：比如我使用的番茄工作法、还有四象限、猴子法啊。。。等等。大家可以自己选择合适的，这些方法都极容易上手的，懂了理论方法后就可以开始实践了。

番茄工作法图解：简单易行的时间管理方法20.6元京东去购买

强烈推介的第二本，也就是对番茄工作法做了详细的使用介绍，同样浅显易于操作。翻译的也不错。

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最后推介的一套，就是GTD（Getting Things Done的缩写, 是一种时间行为管理的方法）方法发明人的书，讲的是方法理论，操作上没有上面两本来的实用。

（全文完）