学习Excel数据有效性:小技巧大作为,提升数据汇总效率


还在为发下去的表回收后的汇总统计而烦恼吗?本文为你解忧,提升你的办公效率!!!

虽然有在线表格填写数据,但是涉及公司内部信息,防止落入他人之手,很多时候我们依旧需要同事填写Excel表格完成数据采集。咱接下来,来个简单任务场景:公司行政办公室最近下发了一张表格,要求每个员工填写后,发给行政办公室小张进行统计!

学习Excel数据有效性:小技巧大作为,提升数据汇总效率

小张打开几名员工发来的表,拷贝到一起后一脸懵,大伙填报的某些数据五花八门,规范填写势在必行。尤其是学历、学位、部门和籍贯(含性别)不需要让大家填写,可以设置成下拉式选择。

学习Excel数据有效性:小技巧大作为,提升数据汇总效率

1数据有效性设计

填写数据规范的目的是防止员工在常用统计数据中填写出五花八门的内容,所以表格制定的时候就要通过科学调研调查,规范好数据有效性,确保统计的准确和规范。例如下面的几项数据有效性:

性别:男,女

学历:博研,硕研,本科,专科,高中,初中,小学,无

学位:博士,硕士,学士,无学位

部门:行政部,财务部,研发部,销售部,售后部,仓储部

籍贯:按照国家行政区域规范来设计数据源(可以到网上查找,可检索:“行政区划名称”关键字)

2表格中数据项有效性设计

2.1设置性别数据有效性

性别输入一般不会出错,但是为了降低输入量,做成下拉选择比较妥当。下面通过GIF动态图展示WPS 表格 2016和Excel 2016中的操作步骤。

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▲WPS表格 2016运行环境,在输入性别男女两字之间,要使用英文的逗号“,”。

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▲Excel 2016运行环境,输入符号的时候同样注意要英文的逗号。

2.2设置学历数据有效性

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▲在上述操作中,输入不同学历之间,要使用英文的逗号“,”,Excel2016设置雷同。

2.3设置学位数据有效性

和设置性别与学历数据有效性相同,这里不再重复。

2.4设置部门数据有效性

上述性别、学历和学位的数据有效性内容一般是固定不变的,但是公司部门在企业发展中可能会有调整,所以尽可能考虑设置为方便修改的方式,那么就要在工作簿中借用其他工作,用其他工作表来存放数据有效性内容表来实现。

例如该企业的部门有行政部,财务部,研发部,销售部,售后部,仓储部。那么在工作博中新建一个Sheet工作表,在该Sheet工作表中,纵向输入部门的有效性数据即可,具体看下面的GIF动态图。

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▲建议对新建的有效性数据Sheet表命名,俺这里就从简了。

2.5设置籍贯数据有效性

和设置部门数据规范相同,在大量数据选择的时候,可以通过输入关键词达到快速显示。效果如下:

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2.6清除数据有效性

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▲WPS 2016运行环境

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▲Excel 2016运行环境

3规范填写

员工获取到规范电子表,就可以很轻松的填写数据!

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4回收、汇总整理数据

员工填好表后,行政部办公室小张需要汇总,人数少能通过复制粘贴,人数多该怎么办?

以下以4名员工数据为例,介绍如何利用Excel 2016进行工作博的数据整合。

敲黑板,划重点,以下步骤对于初次尝试略烧脑,但也好过用VBA编程的方法吧!(试过一遍的都说好学习Excel数据有效性:小技巧大作为,提升数据汇总效率 )

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▲将员工上交的表全部存储到子文件夹“基本信息”中,外层放置一张空表,里面没有数据。

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▲这里以上述图中4名员工为例。

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▲在Excel 2016的数据卡片中,点击“新建查询”,从“文件”中选择“从文件夹”

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▲接着,在文件夹路径对话框中,浏览存放员工电子表的文件夹,并点击“确定”按钮。

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▲在该对话框中,选择“编辑”按钮

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▲在上述对话框中,选择“添加列”,再点击“自定义列”,在“自定义列”对话框中,双击“Content”,最后点击“确定”按钮

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▲在上图中点击红色箭头所指示的图标“合并文件”

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▲在“合并文件”对话框,选择“员工信息表”,并点击“确定”

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▲点击“职工号”,在弹出的筛选器中,取消“NULL”前面的勾,点击“确定”按钮

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▲得到4名员工数据

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▲点击红色箭头部位按钮,进行数据复制

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▲复制整个表,也可以选择将第一行用作标题,再进行复制整个表

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▲关闭查询,并保留

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▲自动生成了一个Sheet1,得到合并后的数据。也可以到员工信息表中去粘贴。

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▲最后合并数据的完整操作动态图。

学会了,是不是很简单、很实用?以后遇到这样的数据统计汇总,是不是不再畏惧?

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