男人的生产力工具 篇二十:高效率办公人士的五个好习惯

时间都去哪儿了?

    有时候,在马路边旁观人们是如何节省时间的,你会感到非常困惑。每天都会看到这样的场面:不少人闯红灯、逆行、翻越护栏、斜穿马路、低头边看手机边在快车道中央行走,基本上能违反的交通规则都给你违反一遍。不惜冒着生命危险,顶着别人的鄙视,换来的就是区区少走两步路、省了几分钟。

    切换到办公室,日常看到的则是另一番情景:永远只会使用鼠标低效地完成90%以上的操作,左手被下巴拖累无所事事;辛辛苦苦输入了半天的文章,因为断电或误操作而丢失;桌面上密密麻麻摆满了各种图标,想打开一个文档或程序,几乎要花上三四分钟才能找到;输入账号密码后,手总要离开键盘,拿鼠标去点登录按钮,从来不知道直接按回车键;甚至还见过一个极端的例子,一位兄弟先打开x度,搜索Google的网址,然后再打开Google,去搜索资料。

不要做团队生产力的短板

    一个小团队中若存在一两位这样的低效能人士,整个团队的效率就会受到影响。很多时候工作或者项目进度出现拖延、加班和返工,恰恰是上述不在意的细节在作怪。为了不拖大家的后腿,有必要向高效率人士学习有助于提高生产力的好习惯,希望能够帮大家克服低效的操作方法,优化工作过程。

五个提高办公效率的好习惯

    想提高电脑办公的效率,我总结了一个简单的原则:对同一个功能,能用键盘上的组合键,就少用鼠标。以下按办公场景中,使用频率高低来进行介绍。

    建议:今天介绍的组合键都是用左手操作的,建议每学一个功能,就练习几遍,快速入门并掌握。

名词解释

    Win键:也称Windows键,在键盘最下面一排的左侧或两侧,画着Windows徽标的按键。下文中,Win指单独按下,Win+D指Win键与D键同时按下,以按键组合触发特定功能。

1、离开电脑即锁定屏幕:Win+L

高效率办公人士的五个好习惯    很多朋友的电脑设定了离开多少分钟自动锁屏,我的建议是离开即锁屏。这样可以避免很多意想不到的状况。曾经看过一个故事:

每个银行的交易室都有着极其严格的管理规定,其中一项是要求离开座位必须锁屏,哪怕是上个洗手间或者泡个咖啡的功夫也必须锁屏。违者处罚极其严格,有的是一次罚几百块,更严格的累积三次直接开除。同事之间互相监督,关系紧张。

    有趣的是,一外资银行没有明文处罚不锁屏行为的制度,但有一个不成文的规定:遇到离开电脑不锁屏的,任何其他同事就用他的电脑群发邮件,说“我忘锁电脑,我请大家吃大餐。”经过几次操作,忘锁屏者钱包出血长了记性,却避免了行政处罚减少了抵触心理,大家也嘻嘻哈哈地去监督不锁屏行为。一年之后,没有造成同事间的紧张关系,不锁屏现象就趋近于零。

    smzdm不是八卦网站或者故事会,企业里个别人会做出什么奇葩事情恕不在此具体描述啦。总之,先从这个好习惯做起吧。

    锁屏后,必须输入密码才能登录账号。记住,别把密码用即时贴粘在屏幕上。

2、即时保存工作文档: Ctrl+S

高效率办公人士的五个好习惯    多数办公软件,都有一个快捷键来执行自动保存功能。约定俗成都是Ctrl+S,S代表Save(保存)。

    正确的姿势是:左手小拇指按Ctrl键,无名指按S键。按下后,有的软件有快速提示,或者能观察到硬盘灯闪以下,表示保存了文档。之后你再关闭文档窗口,就不会看到”此文档未保存,是否保存“的提示。

    这个好习惯位居第二,是因为小白用户日常电脑办公的大多数问题都来源于此,中途丢失输入的内容、浪费宝贵时间,往往由忘记保存引起。学会这一招,基本上初入职场的一半难题就不再出现了。

3、快速切回桌面: Win+D

    你见过打开了十几个窗口,为了去桌面找一个图标,一个一个关闭或极小化所有窗口的操作者吗?作为强迫症患者的你,站在此人背后,会不会忍不住做出什么不可挽回的事情?

高效率办公人士的五个好习惯

    这是一个工作在切换方式的组合键。即,按一次,切回桌面,此时可以对桌面上的图标或文件夹、文档进行操作;再按一次,返回前一个状态,比如前一个软件窗口或文档窗口。多次按下,就来回切换。

4、在多个当前打开的程序窗口间快速切换: Alt+Tab

高效率办公人士的五个好习惯    如今多数操作系统在桌面环境下,都是支持多任务的。为了提高办公效率,我们也往往同时打开字处理软件编辑文档、浏览器查看网页、资源管理器处理文件夹中的资料。为了方便同时查看多窗口的信息,有些发烧友还会同时安装多台显示器,以免这些窗口之间互相遮挡。

高效率办公人士的五个好习惯    如何在当前众多打开的窗口中找到自己需要的程序呢?Alt+Tab组合键帮你解决这个问题,这是一个古老的组合键,如今所有的Windows版本都支持。

高效率办公人士的五个好习惯    多任务切换组合键采用轮换方式,当按下时,屏幕中央弹出一排代表当前打开窗口的大图标,上图中右侧带白色边框的代表将要切换到的程序。多次按下,白色方框从左到右轮换,直到你松开按键,即快速切换过去。

5、轻松搜索打开程序、文档、文件夹、网页灯: Win

高效率办公人士的五个好习惯    在体验了前四个组合键的功能后,相信你会因为效率的提升而欣喜。那么,单独按下Win键除了上述弹出开始菜单外,还能带给我们什么惊喜呢?下面做几个小试验来尝试一下。

高效率办公人士的五个好习惯    试验一,快速查找资料。按Win弹出开始菜单后,直接键盘输入smzdm,此时开始菜单变成上图的结果。即,搜索到本地有一个smzdm文件夹,和六张相关图片;图中最上方的几个搜索按钮都尝试一下,看看有什么变化。

高效率办公人士的五个好习惯    试验二,快速打开办公软件。这次输入内容换成word,会看到上图的结果,系统会给出word、写字板两个软件,以及wordbuild一个文档,这是系统推荐的最佳结果。

高效率办公人士的五个好习惯    试验三,快速查找作图软件。键盘输入photo,第一个最佳匹配是你平时最常用的程序。其他应用则是本机安装的或者应用商店中的建议。

    有了上面的快速搜索和打开功能,不用在桌面、文件夹、所有程序等处到处找应用程序和文档,是不是再一次提高了你的工作效率?实际上,快速打开功能在Windows系统中一直姗姗来迟的,造成了办公效率的瓶颈。很多朋友早就安装了Lauchy、Everything、Wox、Total Commander等快速启动或搜索工具软件。如同iOS升级时吸收借鉴以前越狱系统应用的特长,微软也毫不客气地吸收了第三方效率工具的创意和设计。

提高个人生产力是一个持续改进的过程

    本文介绍了五个小习惯,同时也是高效率办公的好习惯。在高手眼里,这些都是不起眼的基本常识。不过,提高个人生产力,最难的不是购买硬件和工具软件,而是转变人的意识。低效能人士长期以来,首先是缺乏提高效率的意识,其次是养成了很多不良的工作习惯。

    本着“从0到1,持续优化”的宗旨,为了降低学习门槛,第一篇就先从小习惯培养起吧。只要能把左手从下巴那里释放出来,放在键盘上,就是一个值得肯定的进步。

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