介绍几个提高效率的软件和网站

说起工作,有人把他当做一种享受,有人却觉得是一种煎熬。不过从效率和成果的角度来看,有些看上去勤奋无比的员工是一只狼还是小白兔那还真不好说。介绍几个自己常用的工具,希望能对大家有所帮助,如果有更方便的替代品也欢迎推荐。

synctoy

之前各类网盘发展的如火如荼,尤其是同步这一功能,曾经让我一度以为从此以后可以告别移动硬盘或者U盘了。不过社稷为重,从Dropbox到金山再到百度,目前能用的带有同步功能的网盘越来越少,使用的风险也越来越大。但是在多台设备间保持文件同步这样的刚需还是存在的,我采用的是移动硬盘加上synctoy这个小软件。类似功能的软件也有几个,不过synctoy由微软出品,安全有保证,程序小巧,支持从xp到win10 。

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软件主界面如图,还算符合目前的UI审美,其中left folder和right folder就是源文件和备份文件了,备份的模式有三种:

  1. Synchronize:双向同步功能,左右两边文件夹任意一边有更改,另外一边都会同步做出变更。这就是基础的同步盘功能。

  2. Echo:单向同步,将左方的状态照搬到右方。左边更改后右边也会随之变更,但是右边变更左边不会做出改动。可以用在从U盘复制资料到电脑。

  3. Contribute:基本功能同Echo,但是不会执行左边的删除动作,档案只会增加不会减少。类似百度网盘的增量上传。

软件操作很简单,将两个文件夹配对并同步后还会有一个preview的确认界面让你检查。同时点击主界面中的Change Action可以根据不同的需求选择不同的同步方案,完全可以替代同步盘和备份网盘,保持电脑中文件始终是最新的。

临时邮件

现在很多网站需要通过手机或者邮箱注册会员后才能提供一些资源和服务,但是有时候我们并不想把信息留给这些安全没保障或者以后并不会常用的网站。此时这类无需注册、到手即用、用完自动注销的临时邮箱就很方便,比如说下面这款10minutemail,提供一个十分钟的临时邮件用以收发,足够完成网站的注册,不过最近好像服务不是很稳定,可以百度临时邮箱这类关键词找一些国内的替代品。除了注册外,当然也可以匿名写个情书,检举隔壁的贪官什么的。

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mindjet

发散性思维是一个被用烂了的词,在工作中往往变成了跑火车或者瞎扯淡,还有现在流行的知识付费平台,大量有用没用的信息和观点被创造并且塞进了我们的脑子。不过现在一定不是一个信息匮乏的时代,真正的提高是能选择正确和对自身有帮助的信息,并且能把所有信息组织成一个完善的系统,否则太多的信息就像天上的星星一样散乱没有联系,思维导图就是用来把星星聚成星座的。

思维导图更多是一种方法,他的载体可以是mindjet这样的软件也可以是白板和白纸上的涂鸦。使用的场景很多,比如读书时做个笔记,边读边记事后整理,比用笔记本更方便查询和修改。

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还有工作时列一个计划,根据情况随时调整并且管理各时段产出的文件。

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甚至可以成为一种生活习惯,比如规划出门时需要带的东西,防止遗漏。

问卷星

我干的是咨询,经常要出问卷做调研,考试测评,组织培训等,如果企业有完善的信息化系统,这些工作就开展就非常方便,但是有些企业的系统没有这类功能或者小企业根本没有,那就会多出很多繁琐和枯燥的工作来。不过现在很多现成的产品可以提供这类服务,比如说我常用的问卷星,主要功能如网站所列

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通过问卷调查、报名表单、在线投票这几个功能能节约大量录入和统计的时间。在线考试更可以直接通过线上系统评分,完成后直接给出结果。

在人力资源方面,可以用在线测评功能作为AC的一部分完成胜任力的评估,或者用360度评估中的一些功能来做ER或者绩效方面的工作。

这类网站还有很多,功能大同小异,很多功能也很人性化,比如提供问卷模板、录入时自动分析帮助排版、支持移动端而且操作也很简单、支持导出结果到excel或者spss等,而且费用并不高,推荐有需求的朋友使用。

Smallpdf

这个可能知道的人会比较多,一个很方便的在线文件转换工具,基本和pdf格式有关的都有涉及,未付费用户每小时有转换数量限制,如果需要转的文件多,那就找别人帮个忙呗。

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Powerbi

最后这个入门的门槛比较高,我自己也在摸索阶段,类似的还有Tableau和Finebi,至于为什么用这款,当然因为他是免费的啊,巨硬真是家好公司。

一般来说饼图、直线图、折线图三兄弟中的某几个就能打发大部分的数据,平时有特殊需要、太闲或者故意装逼才会做一些饼图雷达图叠加、南丁格尔玫瑰这一类的图形。不过最近几年大数据的概念越来越流行,数据的展示形式更是酷炫,以前一直觉得这是多大的一个工作量啊,直到知道了还有专门用于数据可视化的软件。

Powerbi的功能其实很多excel也能实现,但是用powerbi操作起来更简单,参照官网的截图,效果也更酷炫,唯一的缺点就是不能上手即用把,推荐有这类需求的同志学习。

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