男人的生产力工具 篇四十四:学会Trello,月薪三万不用愁—团队生产力工具Trello中级教程(一)

2018-07-30 12:42:30 107点赞 1011收藏 174评论

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上期回顾

    在《早点装上它,TNT就不会黄了--团队生产力工具Trello教程(入门篇)》中,通过步步深入的探索和实践,你学会了创建第一个团队、第一个看板、第一个列表和第一张卡片,这么多年轻人的第一次,确实需要好好消化一下。

    有的朋友可能会急不可待地问,团队内部到底该怎样使用Trello?实际上,Trello有点像Minecraft(我的世界),几乎是完全开放的,自由度很大。怎样使用Trello,控制权完全在你的手中。

    下面,我们将进入上帝视角,来探索Trello的典型团队应用场景。


                    === 典型应用场景:上帝视角 ===


管理员头像,右下角有个军衔标志管理员头像,右下角有个军衔标志

    上帝:团队负责人,俗称Boss。  创建团队和看板的用户,默认身份就是管理员(Admin),见上图。

    作为Boss,你需要利用Trello打造完美适配整个团队的在线工作流,搭建一个高度定制化的团队生产力平台。

一、搭建高度定制化的团队生产力平台

    其实在《Trello入门篇》中,我们已经着手团队生产力平台的基础建设了,目前已完成的有:

  • 创建你的团队(Team:SMZDM

  • 创建团队的看板(Board:SMZDM备忘录

  • 创建看板中的列表(Lists:To do、Doing、Done

  • 创建列表中的卡片(Cards:卡片名略)

    万事俱备,只待开业大吉啦。且慢,这个生产力平台,是否还缺点什么?

    没错,环顾四周,在这个可视化的团队平台上,只有你一个光杆司令,高处不胜寒。从积极角度讲,作为个人用户,你已经完成了Trello的体验、探索和入门。

    然而,没有其他团队成员的加入和参与,虽然能提高个人生产力,但对整个团队贡献不大。作为一个完整的生产力平台,还有这样几步定制化工作需要完成:

  •     邀请成员加入团队

  •     设定看板权限

  •     为看板添加成员

    邀请成员加入团队

Trello首页末端,团队SMZDMTrello首页末端,团队SMZDM

    在Trello首页,SMZDM团队名称右侧,点击Members(成员)标签页,进入团队后台管理页面。

团队后台管理:成员标签页团队后台管理:成员标签页

    1、当前是成员管理标签页。

    2、左侧默认Team Members(团队成员):表示当前在邀请或管理团队成员。

    3、Guests(客人):非团队成员,可以是客户、承包商、朋友。只要团队看板分享给他们,或者他们被添加(Add)到团队看板,就会出现在这一页。2、3两页是点击这两个按钮来切换的,注意区分成员类别。本步骤默认是Team Members。

    4、输入成员的Email信箱以邀请加入。

智能推荐用户智能推荐用户

    若此邮箱已经注册过Trello,输入部分用户名,Trello会自动搜索、推荐已有成员,请根据名字或资料谨慎添加。

    5、点击邀请成员加入本团队。

    对方会收到邀请信,点击链接按提示常规操作即可。

    设定看板权限

    权限在Trello中有多个管理层级。

    优先级最者是在创建看板时设定权限的,即为看板分配所属团队。

设定看板所属团队设定看板所属团队

    上图即创建看板时,为看板分配所属团队,设定为Team,即表示该看板属于SMZDM团队,对团队成员可见;具体解释参见《Trello入门教程》。

看板权限:团队成员可见看板权限:团队成员可见

    这是一个快捷设定方式,等于批量为全体团队成员分配了访问该看板内容的权限(目前仅限,暂不能)。

    为看板添加成员

    刚才的设定,团队成员已能看到所分配的看板内容,但不能进行操作。即,不能添加、修改、删除卡片。若这样的设定已经满足团队工作需要,可认为定制化步骤已经完成【1】。

打开/关闭团队成员无需邀请加入打开/关闭团队成员无需邀请加入

    【注1】:若只想赋予团队成员只读权限,则需点击看板右上角Show menu(显示菜单),选More(更多)-Settings(设定),进入上图的看板设定页面。

    然后取消Allow Team Members to Join(允许团队成员无需邀请自行加入看板)的勾选(上图红圈2)。这样的话,团队成员虽然能看到看板的内容,但无法自己加入看板来获得权限。

    若希望团队成员深度参与Trello互动,则需要将成员添加到看板。这是优先级为的权限管理操作。

向看板添加成员向看板添加成员

    1、点击Boss头像右侧的添加成员按钮,将团队成员添加到看板。

    2、通过输入Trello用户名、email地址来搜索用户,或者直接输入email地址来邀请未注册用户。

    3、分享邀请链接,让成员主动加入。

分享加入链接分享加入链接

    Boss日理万机,在这里一个一个添加成员显然忙不过来,所以可分享本看板的邀请链接(上图红圈1),让成员点击链接主动加入。完成加入后,为了安全,可以关闭邀请链接(上图红圈2)。

    添加后,每一成员均拥有了本看板的几乎所有权限(除了不能关闭看板,这等于踢馆子啦):能发布、修改、归档、删除卡片内容(包括Boss发布的卡片),也能对列表进行类似操作。

    所以必须在团队内部进行事先约定,比如不要直接修改、删除他人发布的内容,如何正确地参与Trello互动等。

二、用Trello管理团队日常运作

    在完成了定制化的团队生产力平台后,作为团队负责人,马上让Trello开始运转吧。下面先从Boss的日常做起。

    水平移动卡片代表什么?

水平拖放卡片水平拖放卡片

    水平移动卡片:是指将卡片在列表间移动。

    问题:作为项目负责人的你,在列表间拖动卡片,这个操作代表什么?

    答案:将一个卡片从To do拖放到Doing,说明该任务状态变成了正在进行;如果从Doing拖放到Done,则说明该任务已完成。

    讨论:拖放卡片是Trello中常用的微操作,其含义是由你的团队来赋予的。在本例中,意为任务状态的切换。

    思考:其他成员能否拖放卡片?

    垂直移动卡片代表什么?

垂直拖放卡片垂直拖放卡片

    垂直移动卡片:是指将卡片在同一列表中变换高低位置。

    问题:项目负责人垂直移动卡片,意味着什么?

    答案:在某一列表中,上下拖动以调整卡片的位置,实际上就是改变卡片所代表任务的优先级。位置越高,优先级越高,这个符合人们的心理认知习惯。

    思考:垂直拖放卡片是Trello中常用的微操作,其含义是由你的团队来赋予的。在本例中,意为任务优先级的升降。另一种含义:位置越高,表示任务发布日期越新;越低,说明日期越早。

    讨论:其他成员能否垂直拖放卡片?

三、轻松部署:全平台使用Trello

全平台支持全平台支持

    前面的操作,我们主要在Web网页模式下学习和探索了Trello。Trello运行在云端,支持iOS、Android等主流系统平台,方便用户在智能手机平板电脑等移动终端进行工作。

跨平台同步跨平台同步

    Trello将会在你的所有移动终端间同步,使你在任何地方与团队进行协同工作,无论是在路上,还是在海滩。

Google Play的app详情页Google Play的app详情页

本篇小结

    在移动端安装Trello,与各种群聊软件相比,无论是洞察项目进度、掌控全局、发布通知、分配任务,排除了垃圾信息和噪音干扰,一切都是那么轻松,一切又皆在掌握之中。

    Trello作为团队生产力平台,带来的效率提升是令人喜出望外的。身为团队负责人,赶紧行动起来,引领你的Team跨入Trello的大门吧。

    为了避免信息过载,降低学习门槛,本篇为团队负责人精选了最常用的Trello知识点。上帝视角之外,人类视角中的Trello是什么样的?项目文档和资料能否上传到Trello?敬请期待本系列的下一篇。

    若本文对你有参考价值,请以收藏、点赞和打赏来支持作者,谢谢!

 

    

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