一些小技巧,让你的PPT更加清晰明快上档次

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一直计划写一些关于PPT制作的小技巧,将自己对PPT的认识做一个简单的介绍,同时希望能够帮助大家提升一丢丢制作PPT和欣赏PPT的技能。本文所有的讨论以及举例,都不涉及PPT具体内容,切勿对号入座。

本文由笔者前期学习的某高校后期特效制作剪辑教师讲述的PPT制作课程,结合笔者近10年制作PPT的经历而成,纯手工纯原创,纯属一家之言,不喜勿喷。特别是对于色彩的敏感度和偏好,每个人都会有差异,见仁见智。

PPT制作中常见的问题

文字过多

首先说一下文字过多,这是很多新手制作或者所谓“领导”审核PPT时,最为常见的一个问题,没有之一。如果你要长篇的堆砌文字,那么你完全可以直接用一个WORD文档来说明问题,或者直接把你的发言稿给每个人一份。文字过多的PPT随处可见,如下图:

文字过多的PPT文字过多的PPT

PPT(演示文稿)的就是一个演讲演示的提纲,只需要提纲挈领即可,不需要太多的文字。当然上图为了形象说明问题,稍显夸张。个人认为,一张(页)PPT,文字内容最好不超过100字。文字总体比例不要超过整个画面的1/3。

字体错乱

字体错乱其实是字体错以及字体乱的合称。首先说一下字体错用。现在人们对字体的审美早已提升,传统的宋体、仿宋、黑体等在PPT中已经很少见到。像隶书、华中彩云这种字体现在出现的几率也不高。因为过于传统的字体,会丧失PPT的生气。

字体显得单调空洞字体显得单调空洞

如图所示,传统字体现在已经很少运用到PPT当中,同时也真的显得很LOW。

字体乱用,则可能造成字体变形混乱。例如使用一些非常罕见的稀缺字体,也许你在制作的时候会显得很别致,但是把PPT运用到其他电脑时,不能保证你会记得将字体一并下载下来。如果字体不能识别,则很有可能出现字体错乱。

字体错乱字体错乱

如图所示,如果遇到读不出的字体,会发生错乱,导致文字重叠不清,严重影响阅读,甚至还不如使用传统字体。

排版凌乱

排版是一项日常工作,很多时候我们都涉及到排版。对于PPT而言,没有固定的排版模式,但至少你一组PPT里面同一级别的字体字号要相同,总体板式要统一。

排版混乱排版混乱

网上有很多的排版软件,不过大多数对于PPT是无用的。一个简单的办法,就是把同一级别的文字、图片等,先复制过去,再修改。

图片低质

PPT中大多数时候会插入图片,那么插入图片的质量一定程度上也影响了这个PPT的美观度。对于图片质量,大家应该都能够从图像大小看出来。插入图片后,如果原图尺寸过小,千万不要强行放大,会出现很多的马赛克。如果图片质量实在不够,可以考虑使用多张图片或者用一些图片组合边框等。

图片低质夸张显示图片低质夸张显示

如图,是一种图片质量太低的夸张显示。同时,我们在选择图片时,还应该避免选择太LOW的图。特别是PPT模板内置的一些剪贴画,能不用就不要用。

图片太LOW图片太LOW

颜色混乱

下面说到的是色彩问题,这个问题可能大家会有一些异议。首先说一下简单的色彩原理,我们选择色彩时,一张PPT的主色原则上不超过3个。当然,追求华丽、艺术的PPT除外。但追求华丽、艺术的PPT,虽然色彩可能会复杂一些,但也要是要在固定的色系之内进行搭配,不要过于花哨,过于俗气。

过于花哨的色彩过于花哨的色彩

当然,色彩也要根据PPT的受众决定,这里我们所指的受众大部分以商务或者正式场合使用为主,受众都是成年人 。如果针对未成年人或者其他特殊人群,不在本次讨论之列。

滥用特效

PPT也要用特效?答案是肯定的。现在的PPT,通常开场会是一张动图。个人比较偏好在AE中做好一张简单的特效,然后导出GIF图像,直接运用到PPT首页,这也是很多网站售卖的PPT第一页的惯用伎俩——第一页用复杂的特效制作,下载购买后发现后面全是普通页。当然,所谓的特效不止这一种,各种蒙版的使用、动图的堆砌、视频的插入都应该算入其中。

但是,第一页用特效基本也就达到了提升PPT档次的目的。过多的特效,一是制作比较麻烦,二是播放途中不好控制,三是造成PPT过大,容易出现卡顿等。

有时候,大家在制作PPT的时候为了显得华丽,会复制使用一些并不适合制作主题的特效,这里就不添加图片进行说明了。同时要申明一下,加入的视频也不要太多,一是影响播放,二是这种链接太多会造成观众的割裂感。

依赖模板

之前有人问过笔者,怎样才能在短时间内制作高质量的PPT?答案很简单三个字,套模板。现在还要完全靠自己手工制作PPT的人相信已经不多,大家都会在网上去找各种模板。不管付费还是免费,各种模板应有尽有。但是每个人要表现的内容不同,决定了你必须对模板进行修改。有些模板过于复杂,使用不便,而且全部都是动态效果的堆砌。

一组过于复杂的模板一组过于复杂的模板

如何选择适合自己的模板,个人建议是如果你要套模板,至少准备2到3套色系相近,内容趋同的模板,然后从中选择使用。

PPT制作建议

说完了问题,下面开始说建议。本文的建议,都是在有一定PPT制作基础之上的小建议,不能从根本上提升质量(完完全全的小白不适用),但能从细节上彰显品位。主要是从色彩、图形等方面的搭配入手。

整体色彩搭配

首先从整体入手,谈一谈色彩搭配问题。之前说到过,整个PPT的主色彩不要超过三个,但至少要包含两个不同的色系。

色系说明色系说明

如图所示,这是由黑、白、红三种主色彩构成的PPT封面,显得很有品位。但是请注意,为了配合黑色的主色调,背景中的红色是经过处理的暗红色。如下图所示:

红色的使用红色的使用

我们在制作PPT时,要选择尽量柔和、雅致的色系,而不去选择过于鲜亮耀眼亮度过高的彩色底图。当然如果你要使用鲜亮的色系也是可以的,那么整个PPT的色系都要鲜亮,而且受众要足够年轻。

鲜亮的色彩搭配鲜亮的色彩搭配

底纹形状色块

PPT制作某种程度上和作图有相似之处,大片文字下一般要设置底纹或者底色,不然看起来会非常单调。

底色对比图底色对比图

如图所示,左侧设置了底色色块,右侧则是白底。忽略掉过多的文字,铺了底的PPT显得更用心。同时,如果我们一页PPT上如果有两组形状或者图文,尽量选择相同的结构,而不要自成一体。

同一页不同形状过多同一页不同形状过多

还要说一点,我们在运用底色色块或者说带底色的文本框时,一定要使用纯色,不要添油加醋的使用带有边框的底纹色块,会显得很怪异,也很LOW。这就相当于我们画画,一定要用黑色的笔在每一种色彩边上画上一个边框,这种事我们小时候可能都做过,但是现在都明白这是多余的。

尽量选择右边的无形状轮廓尽量选择右边的无形状轮廓

常用字体配置

接下来我们说一下字体问题。通常应该会比的字体之前说过,包括宋体、仿宋、楷体、隶书、行楷、幼圆等。PPT制作中,我们通常使用的字体包括微软雅黑、方正粗宋简体、方正粗黑简体、华文细黑、微软雅黑LIGHT等。毛笔字体还包括叶根友系列、毛体系列、汉简系列等。这个网上到处都可以下,这里就不赘述了。

传统死板字体传统死板字体

需要强调一下的,是系统自带的所谓艺术字字体,能不用还是就不要用了。

系统自带艺术字体系统自带艺术字体

这些所谓的艺术字其实还是传统字体,只是颜色不同,使用时给人感觉还是非常呆板的。偶尔使用毛笔字体或者繁体字,有时候会有意想不到的效果。但前提是这种毛笔字体在你使用的时候要在电脑上进行安装,要不然你最好直接做成图片(我经常会做成图片,避免带出去使用还要下载字体)。

毛笔字体毛笔字体

字体型号行距

然后说一下字体型号问题和行距。字体型号在很多商务PPT中都提倡要小一点,色彩对比度底一些。这里我并不反对,提出要根据使用情况而定。通常来说,我们要“亮行”,尽量行与行的距离大一些,字体小一些显得和谐。

字号较大且不亮行字号较大且不亮行

对于观众较多的场景,字体太小会导致看不清,笔者通常的选择是牺牲一些画面比例,把字号用得稍微大一点,但不要影响整体(行距也一样加大)。行距通常使用1.5倍。

1-1.5倍行距1-1.5倍行距

对于字体对比度,个人觉得还是要鲜明一些,能够更利于阅读,特别是在观众较多的时候。其实字体大小与对比度,是相辅相成的。对比度强了,字号可以稍微小一些。

字体对比度字体对比度

图表(标)使用规则

接下来说一说图表的使用。因为笔者对数字不太敏感,同时平常所做的PPT里面涉及到使用图表的部分也不多,所以对这个真没有太多的研究(自动生成的图表不好看,一般不用)。从原则上来说,首先图表的制作是一件很麻烦的事情,能少做就少做,因为会耗费你大量精力,还可能做不准确。其次,图表制作复杂,但阅读也同样不简单,需要仔细比对刻度。第三,虽然图表很直观,但是PPT里面的图表需要自己调整,有时候容易影响整体效果。

复杂的图表复杂的图表

如上图,这样一张百分比的图,如果手动制作,需要很长时间。如果整个PPT里面有多个图表,笔者表示很崩溃。相对于图表,笔者更喜欢使用简单的图标来表达。不涉及到百分比、构成成分等,不需要去改动太多,只需要文字表达。

简单图标简单图标

当然,如果一定要使用一些图表,那么建议注意一下整个图表与背景的色彩搭配,以及图表的准确性。

图片色彩搭配

接下来说一下照片。个人习惯首先是不要使用PPT里面内置的照片特效,感觉都和LOW,而且让照片显得很突兀,大多都是添加边框或者折叠,唯一使用的是照片模板效果,能够让照片不突兀地插入到PPT当中。

对于普通的照片插入,建议用PS加一些简单的修饰。如下图。即便只是简单加一个黑色遮幅,也能让整个照片看起来更有质感。

PPT中常见的影片照片效果PPT中常见的影片照片效果

当然,如果你手上有很好的图,那么首页来一张大图是不错的选择。

首页大图效果首页大图效果

如果有并排的图片,尽量调整到相同大小。

统一图片大小统一图片大小

根据内容选材

最后想说一下,每个人制作PPT的用处不同,受众不同,最终还是要根据内容来选材。风格可以沉稳,也可以轻快。整体可以活跃,也可以商务。但总体来说一定要统一。

还想多说一句,笔者有个习惯,要在PPT的角落加上自制的动态LOGO。因为静态LOGO基本已经过时,一个简单的动态LOGO完全可以通过PS导出GIF完成。一个小小的点缀,使用到空白较多的页面(不要每一页都使用),会有画龙点睛的效果。



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