Life君的数码生活馆 篇五十四：拒绝加班，早点回家----我的在线效率工具集（一）

尽快迁移到云端

如今在办公领域，已经是算力过剩的时代。硬件性能和配置不再是造成效率瓶颈的根源，最大的问题在于人的旧观念和旧习惯。试举几例：

• 很多人还在依赖本地文件，没有在线文件的概念。曾经不少同事把在线文档下载后填写，然后再上传，生生把工作效率拉低几个数量级。

• 为了方便发通知，建立了无数个工作群，结果造成了群内噪声泛滥、信息过载，反有用的信息反而被淹没。殊不知，这些聊天软件的设计初衷就是为了尽可能多地占用你的宝贵时间和注意力，怎么可能为你提高效率呢？

• 很多人不会整理术和记笔记，无论是找一个数据，还是要找一份纸质文件，都需要翻来找去重复浪费大量的时间。

• 团队内部知识不能共享，也不擅长远程协同，离了见面或者开会，就无法推动项目。

这么多人无法享受科技进步带来的效率红利，造成了整个团队效率低下，经常加班，苦不堪言。真是有必要了解一下那些相见恨晚的在线效率工具啦。

以下介绍的在线效率工具，统统是经过作者Lifeisgood深度应用和长期体验，精挑细选推荐给团队成员使用的。这些工具既可以当作个人生产力工具，也可以供整个团队协同办公，真的是用了就回不去的效率工具。

石墨文档

先介绍石墨文档，原因是个人可以先上手使用，然后再慢慢推广到整个团队。我平时为张大妈写稿，全靠石墨的辅助。

云端Office一词说明了石墨文档的基本单位是在线文档，定位是：文档实时协同、知识沉淀管理、数据安全可控。用在线文档颠覆传统的本地文档，一举解决上述阻碍协同办公的痛点。

只需登录同一账号，就可以在各个平台上继续自己的工作。比如在办公室编写文档后，在开会或通勤路上，用移动端继续查看、编辑或与同事沟通讨论。这样可以充分利用碎片时间，提高协作效率。

从官网的介绍中，我们也能感受到石墨文档的特点：

• 实时协作：多人/多平台，毫秒级同步响应。

• 实时保存：文档/表格实时保存在云端，即写即存。

• 轻松分享：添加协作者，邀请小伙伴来一起协作。被邀请的协作者可以进行只读、编辑、评论等不同权限的操作。

• 划词评论：针对文档的某处细节即时讨论，告别Email+IM的低效时代。

• 还原历史：所有的编辑历史都将自动保存，随时追溯查看，还可一键还原到任一历史版本。再也不用担心文档被误删误改了。

男人的生产力工具 篇一百四十：云端协同 高效办公：团队效率神器-石墨文档你的团队是时候迁移到云端了想象一下，下列场景你是否经常遇到？场景1--最急需的文件总是离你最远：临近下班，你在办公电脑保存了文档，拷贝到U盘上，想带回去晚上修改润色。可回到家才发现，匆匆忙忙地把U盘落在办公桌上了。又或是领导同事着急向你索取一个文件，你却鞭长莫及，无法从电脑上得到它。场景2--历史版Lifeisgood| 赞12 评论27 收藏184查看详情

石墨文档的详细教程，请参看上面卡片。

印象笔记（Evernote）

印象笔记真的是人的第二个大脑，属于用了就离不了的好工具，个人和团队知识库的最佳选择。虽说在电脑和手机上需要安装App，但现在免费用户只能安装在两台设备上，所以可以免费在线使用，无设备数量限制。

印象笔记（Evernote）在全世界拥有数以亿计的用户群，在咨询、资产管理、制造、软件、IT、零售业等各行各业，被不同规模的大中小型企业所采用，团队和个人用户中涵盖了高管、白领、家庭主妇、学生等各类群体。其理念是智能工作、有序生活、记录一切。它是当之无愧的全球*级知识管理类智能生产力工具。

Evernote其实是国际版的名称，在中国发行的版本官方命名为印象笔记，服务器在国内。两者使用上区别不大，以下为叙述方便，不做严格区分。

个人要想用好印象笔记，我的建议是：

1. 一定要在移动设备上使用（智能手机、平板电脑）；移动终端是随身携带的，保证随时随地使用印象笔记，才能充分体会到效率的提升。

2. 要把它当成牙刷式的产品来使用：即像牙刷那样，人人都离不了，天天都要刷，每天至少刷两到三次。

印象笔记的组织层次是笔记本组-笔记本-笔记。对团队用户，可以创建团队共享的笔记本，其中的知识条目（笔记）可以供全体成员共享，大家都可以创建、编辑、搜索、查看。所以，印象笔记最适合用来创建、管理个人和团队知识库。

男人的生产力工具 篇二十五：工作添智能、生活倍轻松：印象笔记最佳实践五则(16-20)本篇内容来自#全民分享季#第三季活动，本周选题#分享你的生活记录#，共同瓜分5000金币！拿紫米移动电源，抽取最新款iPad！快来参与吧~.>戳我了解Lifeisgood| 赞286 评论193 收藏3k查看详情

有关印象笔记的最佳实践，参见上面卡片。

Quip

这个工具完全颠覆你对办公和文件的认知，也确实有碾压旧观念旧产品的实力。一个有趣的经历：我跟一位朋友相互没有使用国内聊天软件，仅凭Quip就能保持着经常的联系。

Quip的官网点这里。

Quip 将一个易于使用的文档编辑器与类似于短信的消息传送功能融为一体。您可以与他人开启会话，创建文档，并进行协同编辑——每个参与者都能看到同样的文本，并对其进行实时编辑。您也可以创建私人文档，对其进行一段时间的处理，然后在完成后，将其与他人共享。

• 对国人来说，Quip有点颠覆我们的工作习惯，我们可以理解为：它将在线文档处理和即时消息集于一体，是一个比较超前的远程协作平台。

• Quip使用上很简单，除了私有、共享等权限设置，对会上网会打字的朋友几乎没啥要学的新概念。
  

我大约从2015年开始使用Quip，对于团队内部协作或者个人用作生产力平台都是很合适的。

Trello

在我的小团队中，Trello是主力的内部协作平台。

根据多年的经验和体会，Trello是非常适合用作团队生产力工具的。

• Trello以二维平面的形式来组织信息，所有团队的资料和文档井井有条，访问效率高。

• 采用了看板的信息表达方式，直观、简单、友好。

• 能很好地将团队、成员、项目、动态等各方面的重要信息进行关联，便于追踪和管理。

• 专门为团队协同、高效工作而设计，定位于为团队搭建高效生产力环境。

• 不会产生噪音，也不易造成信息过载，让你排除干扰，专注工作。

• 确保功能强大的同时，构成元素少而简单，学习成本低，容易入门，操作方便，让人乐于使用。

• 支持PC、iOS、Android等主流系统平台，不限制同时安装、登录的终端数量，能够方便地跨平台使用。

男人的生产力工具 篇四十三：早点装上它，TNT就不会黄了—团队生产力工具Trello教程（入门篇）小编注：想获得更多专属福利吗？金币加成、尊享众测、专属勋章、达人福利任务你想要吗？如果想要，赶紧来申请认证站内生活家！猛击此链接团队协同的痛点以下场景相信大家都经常遇到灵光乍现-你是一位设计师，苦思冥想，绞尽脑汁刚找到一点灵感正要画下来时，一位马大哈同事拿着一个u盘临时找你要一份文件，花时间来回翻找Lifeisgood| 赞166 评论228 收藏1k查看详情

男人的生产力工具 篇四十四：学会Trello，月薪三万不用愁—团队生产力工具Trello中级教程（一）小编注：想获得更多专属福利吗？金币加成、尊享众测、专属勋章、达人福利任务你想要吗？如果想要，赶紧来申请认证站内生活家！猛击此链接上期回顾在《早点装上它，TNT就不会黄了--团队生产力工具Trello教程（入门篇）》中，通过步步深入的探索和实践，你学会了创建第一个团队、第一个看板、第一个列表和第一张卡Lifeisgood| 赞107 评论174 收藏1k查看详情

我已在张大妈发布了Trello的系列原创教程，想快速入门、深入学习的朋友，请点击上面卡片。

群晖Drive

前面4个都是在公共云提供的服务，若想在私有云架设团队生产力环境，也许群晖的Drive更适合你。

在群晖的众多原生套件中，Synology Drive（群晖Drive）是一个低调而重要的生产力工具。在2018群晖发布会上，群晖推出了整合文档管理、同步备份、协同办公三大功能的套件Synology Drive，可以简单地理解为将Cloud Station Server和Synology Office等众多办公套件集成在了一起（Synology Office 实现文档、电子表格和幻灯片的在线编辑）。从此，Synology Drive就成了团队协同的统一入口。

从企业用户视角来看，Drive的应用场景有：

男人的生产力工具 篇十四：3-2-1法则：手把手教你建立安全的数据备份系统世界备份日刚刚过去的3月31日，是世界备份日，意在普及对备份的认识，倡导对数据安全的重视。及时备份数据，不要到明天成为愚人节傻瓜，成了推广备份日的口号。你的数据安全吗？每个家庭都有很多记录了父母孩子美好时光的重要照片、视频和文件，该怎样存储和保护？面对硬件故障或操作失误可能造成的数据丢失，小团队的工Lifeisgood| 赞466 评论479 收藏5k查看详情

• 数据备份：是保证数据资产安全的基础手段。

男人的生产力工具 篇三：一步一步教你用群晖搭建安全高效省心的同步环境#2017剁手回忆录#群晖、博世和Wacom：男人的装备集#2017剁手回忆录#群晖、博世和Wacom：男人的装备集...小编注：文章来自#2017剁手回忆录#征稿活动，不会写装修？不会写选购攻略？不！存！在！只要你能写你就来，再放大招...Lifeisgood| 赞548 评论495 收藏5k查看详情

• 文件同步：无缝衔接工作流、实现任意地点任意设备移动办公。

男人的生产力工具 篇一百一十：云端协同 高效办公：群晖Drive助你早日当上CEO（一）群晖Drive打造云端生产力平台在《群晖NAS非官方入门手册》（2018珍藏版）中，我们回顾了群晖NAS的选购、开箱、初始化、家庭影音系统的搭建、用两步验证建立安全的私有云系统、数据的备份与同步、如何管理和使用群晖NAS中的文件资源等群晖NAS的方方面面。在2018年，除了应用于家庭影音娱乐、照片存Lifeisgood| 赞124 评论162 收藏1k查看详情

• 协同办公：文档从本地迁移到云端，才能真正实现整个团队在群晖私有云协同办公。

内部文档和业务数据，是企业最核心的信息资产。很多注重信息安全和隐私的企业是不会轻易放在公共云平台上的。所以这里特推荐采用群晖Drive来搭建内部协同环境。

男人的生产力工具 篇一百五十二：群晖Drive 2.0新版发布，一篇看尽所有亮点画风清奇的#非正常购物研究#征稿活动，讲出你淘二手/捡垃圾/海淘的经历，晒出你的捡漏成果，丰富现代鬼市指南！我们有大量奖品等你来>点击这里查看活动详情Lifeisgood| 赞275 评论395 收藏3k查看详情

男人的生产力工具 篇一百七十四：群晖Drive2.0按需同步权威指南画风清奇的#非正常购物研究#征稿活动，讲出你淘二手/捡垃圾/海淘的经历，晒出你的捡漏成果，丰富现代鬼市指南！我们有大量奖品等你来>点击这里查看活动详情下载中心，输入任意NAS型号。然后点击切换到桌面实用程序标签页。找到SynologyDriveClient（群晖Drive客户端），根据你的操作系统，Lifeisgood| 赞112 评论127 收藏1k查看详情

最新群晖Drive2.0的权威教程，参见上面卡片。

Slack

删掉那些垃圾工作群，专注团队协作。

还记得前述聊天软件拖慢整个团队沟通效率的痛点吗？Slack是专攻团队内部沟通的通信工具。它采用：聊天群组 + 大规模工具集成 + 文件整合 + 统一搜索四大功能，帮团队打造了一条流畅的消息总线，弥补了团队协作中的沟通断层。

Slack的特色有：

• 团队内可创建多个公开的频道：与聊天软件只能创建他人不可见的封闭群相比，这个优点，既能让信息分流，又能让团队成员可以及时关注自己感兴趣或者相关的频道，降低了团队内沟通的成本。

• 云端存储，搜索回溯：所有的聊天记录保存在云端，不会因为客户端变化而丢失信息。免费版用户可以搜索、追溯最近的10000条信息；而且每个新加入的成员，都可以回溯每个频道之前的历史信息，及时跟进项目进度。这个对办公场景非常重要，比如讨论进行了一半要拉人进来，就不需要把上下文再复述一遍了。

• 信息共享，任务指派：由于频道是对团队内成员公开，全体成员都能了解各种意见、进度和资料。Slack可以在消息中指明对象，用来指派任务，让各成员追踪与自己有关的信息和讨论。

• 强大的第三方工具集成：Slack是开放的平台，能够与前述的Trello、Dropbox等工具集成，方便用户定制个性化的生产力平台。

聊天软件只适合打发时间，团队协作、远程办公还是要交给Slack这样的专业工具。

coggle.it

这是我喜欢使用的在线思维导图工具。无需专业知识，简单几步，就能做出优雅的思维导图。

coggle.it的优点是，能让你专注在思维导图本身，而不是画法和表达技巧，这使得它从众多思维导图工具中脱颖而出。并且，也能分享给团队成员编辑或评论。

未完待续

好，今天先分享这几个在线效率工具，若觉得本文对您有参考价值，请以点赞、收藏、打赏、评论来支持作者，谢谢！