Mono的PPT 篇十五:有了这些经验、软件和网站,外行也能做好 PPT

2019-03-18 14:00:00 101点赞 1722收藏 19评论

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有了这些经验、软件和网站,外行也能做好 PPT

这里的外行是指那些不是专业PPT 设计师,而时不时要制作PPT的人。这里讲的PPT是工作型PPT,并不是商业展示或者海报制作。

虽然我们都是外行,但工作千万条,PPT第一条。演示文稿制作是我们很多人,每年、每月,甚至每天都要做的事情。那我们该怎么看待制作 PPT 这件事,以及该如何做?

01

外行对于制作 PPT 的态度?

我们认为,作为一个制作 PPT 的外行,你应该集中精力做你“内行”的事。花精力打磨内容、梳理逻辑,提升表达。你制作 PPT,不是在创作艺术,也不是展示技巧,你只是借助 PPT 这个工具达成你的目标——传播你想传播的内容

这也并不是说制作 PPT 不重要。实际上,在重要场合或者时刻,找专业的 PPT 设计师来帮你做 PPT 是很有必要的。而你要做的,就是专注于你内行的那部分。

作为一个外行,我们以如上的态度面对制作 PPT 这件事。其结果就是我们在制作 PPT 上(美化:字体、图片、图标、模板以及提高制作效率等)剩余的精力不多,也不可能每次跟老板汇报时都找专业人士帮忙。这是我们面临的问题。

02

外行如何做好 PPT? 

我们重新把外行面临的问题描述如下:

1. 外行不会也不应该花费大量的时间在制作 PPT 上;

2. 外行可能不熟悉制作演示文稿的软件;

3. 外行的审美也许需要提高。

直接说解决办法。简单来说,就是要做到以下三点:使用合适的工具不做负功用正确的方法

有了这些经验、软件和网站,外行也能做好 PPT

01.使用合适的工具

今年是 2019 年,我相信任然还有不少同学还在使用 Office 2003,要知道那是十六年前的软件了。下图是 2003 年卖的最好的手机——诺基亚1100,Office 2003 是同时代的软件。

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目前 Office 的最新版本是 Office 365 和 Office 2019,强烈建议大家都安装最新版本。我们你这个系列的文章中介绍过PowerPoint的新功能。尤其是切换里面的“平滑”,绝对是让你惊艳的功能。

除了微软 Office 套件中的 PowerPoint 可以制作演示文稿外,用的比较多的还有苹果的 Keynote。但是除此之外,还有一些相对来说小众的软件,他们通常可以满足一些不常见的需求。比方说有一个叫做 Prezi 的软件,可以很方便做出以下效果:

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总的来讲,在制作 PPT 的时候,第一步是选择好适合自己工具。

02.不做负功

有人在网上问,我是零基础,能学吉他吗?有人回答:零基础已经很好了,还有负基础的呢。所谓的负基础的人就是学习不规范,养成了坏习惯的人。

制作 PPT 也一样,我们不要做负功。之前我们有一篇零分 PPT 制作指南详细探讨了这个问题。

03.正确的方法

使用正确的方法包含以下几点内容:

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▶ 学习基本理论和软件

看过如何游泳的书和视频,会比直接下水自己摸索要好;学过乐理知识的人学习乐器将更加容易。你即使不当游泳运动员,不当音乐家,也应该采取上述学习方式。

制作 PPT 也是一样,外行也应该找一两本关于设计的书籍,通读一遍。花上几个小时,受用终身。

▶ 正确的顺序

建议按照以下顺序制作 PPT:先列大纲,再丰富内容,最后完善细节。

这个顺序采用了分层的结构,可以最大限度降低重复工作。要知道丰富内容和完善细节都是十分花时间和精力的,如果一上来就把一张幻灯片做得非常完美,一旦大纲变了,很可能这些工作就都白做了。更可怕的是,你很有可能舍不得放弃已经打磨精美的这张幻灯片。于是,保留一张精美但是不必要的幻灯片,但是带来了整体的结构混乱和逻辑不严密。

你可以这样来列大纲,便签纸上写出大纲,并贴在墙上。你可以方便地修改,并且移动位置。

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当这步做完之后,再丰富内容和完善细节。这么做还有一个好处,就是列出大纲之后,你可以很方便的把工作外包出去。你只抓住最重要的,设计师可以帮你美化和处理细节。

▶ 找捷径

找捷径,本质还是熟悉软件。使用灵活使用软件各种功能,例如快捷键、格式刷、母版等等。同理,也是花 2 - 3 个小时学习了解和熟悉,受用终身。比如下面一张关于快捷键的图片你可以打印出来,贴在桌面上,用过几次就都会了:

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▶ 站在前人的肩膀上

事实上,人类文明之所以能够快速进步,就是因为前人的工作会被保存记录下来,人们不用重新发明轮子。下面是一些可以直接拿起来就能用的插件、模板网站、图片库、图标库以及字体。如果你是PPT制作的小白或者从来没有考虑PPT形式或者美观,运用下面哪怕是一项,都会让你感觉自己棒棒哒。

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03

总结(再啰嗦两句)

“外行”应该把主要精力放在“内行”的事上。为了更好地利用所剩不多的精力来制作 PPT,需要合适的工具、理论的支持、正确的方法以及前人的积累。

千万不要以为好看的演示文稿就是优秀的演示文稿,好看只是一个方面。更重要的应该是内容和逻辑。

反正你们的碎银子到月底是要过期的,来吧,折磨人的小妖精有了这些经验、软件和网站,外行也能做好 PPT 

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