有了这些经验、软件和网站，外行也能做好 PPT

这里的外行是指那些不是专业PPT 设计师，而时不时要制作PPT的人。这里讲的PPT是工作型PPT，并不是商业展示或者海报制作。

虽然我们都是外行，但工作千万条，PPT第一条。演示文稿制作是我们很多人，每年、每月，甚至每天都要做的事情。那我们该怎么看待制作 PPT 这件事，以及该如何做？

外行对于制作 PPT 的态度？

我们认为，作为一个制作 PPT 的外行，你应该集中精力做你“内行”的事。花精力打磨内容、梳理逻辑，提升表达。你制作 PPT，不是在创作艺术，也不是展示技巧，你只是借助 PPT 这个工具达成你的目标——传播你想传播的内容。

这也并不是说制作 PPT 不重要。实际上，在重要场合或者时刻，找专业的 PPT 设计师来帮你做 PPT 是很有必要的。而你要做的，就是专注于你内行的那部分。

作为一个外行，我们以如上的态度面对制作 PPT 这件事。其结果就是我们在制作 PPT 上（美化：字体、图片、图标、模板以及提高制作效率等）剩余的精力不多，也不可能每次跟老板汇报时都找专业人士帮忙。这是我们面临的问题。

外行如何做好 PPT？

我们重新把外行面临的问题描述如下：

1. 外行不会也不应该花费大量的时间在制作 PPT 上；

2. 外行可能不熟悉制作演示文稿的软件；

3. 外行的审美也许需要提高。

直接说解决办法。简单来说，就是要做到以下三点：使用合适的工具、不做负功、用正确的方法。

今年是 2019 年，我相信任然还有不少同学还在使用 Office 2003，要知道那是十六年前的软件了。下图是 2003 年卖的最好的手机——诺基亚1100，Office 2003 是同时代的软件。

目前 Office 的最新版本是 Office 365 和 Office 2019，强烈建议大家都安装最新版本。我们你这个系列的文章中介绍过PowerPoint的新功能。尤其是切换里面的“平滑”，绝对是让你惊艳的功能。

除了微软 Office 套件中的 PowerPoint 可以制作演示文稿外，用的比较多的还有苹果的 Keynote。但是除此之外，还有一些相对来说小众的软件，他们通常可以满足一些不常见的需求。比方说有一个叫做 Prezi 的软件，可以很方便做出以下效果：

总的来讲，在制作 PPT 的时候，第一步是选择好适合自己工具。

有人在网上问，我是零基础，能学吉他吗？有人回答：零基础已经很好了，还有负基础的呢。所谓的负基础的人就是学习不规范，养成了坏习惯的人。

制作 PPT 也一样，我们不要做负功。之前我们有一篇零分 PPT 制作指南详细探讨了这个问题。

使用正确的方法包含以下几点内容：

▶ 学习基本理论和软件

看过如何游泳的书和视频，会比直接下水自己摸索要好；学过乐理知识的人学习乐器将更加容易。你即使不当游泳运动员，不当音乐家，也应该采取上述学习方式。

制作 PPT 也是一样，外行也应该找一两本关于设计的书籍，通读一遍。花上几个小时，受用终身。

▶ 正确的顺序

建议按照以下顺序制作 PPT：先列大纲，再丰富内容，最后完善细节。

这个顺序采用了分层的结构，可以最大限度降低重复工作。要知道丰富内容和完善细节都是十分花时间和精力的，如果一上来就把一张幻灯片做得非常完美，一旦大纲变了，很可能这些工作就都白做了。更可怕的是，你很有可能舍不得放弃已经打磨精美的这张幻灯片。于是，保留一张精美但是不必要的幻灯片，但是带来了整体的结构混乱和逻辑不严密。

你可以这样来列大纲，在便签纸上写出大纲，并贴在墙上。你可以方便地修改，并且移动位置。

当这步做完之后，再丰富内容和完善细节。这么做还有一个好处，就是列出大纲之后，你可以很方便的把工作外包出去。你只抓住最重要的，设计师可以帮你美化和处理细节。

▶ 找捷径

找捷径，本质还是熟悉软件。使用灵活使用软件各种功能，例如快捷键、格式刷、母版等等。同理，也是花 2 - 3 个小时学习了解和熟悉，受用终身。比如下面一张关于快捷键的图片你可以打印出来，贴在桌面上，用过几次就都会了：

▶ 站在前人的肩膀上

事实上，人类文明之所以能够快速进步，就是因为前人的工作会被保存记录下来，人们不用重新发明轮子。下面是一些可以直接拿起来就能用的插件、模板网站、图片库、图标库以及字体。如果你是PPT制作的小白或者从来没有考虑PPT形式或者美观，运用下面哪怕是一项，都会让你感觉自己棒棒哒。

▼ 功能强大、运行稳定的插件-iSlide

▼ 免费好用的模板网站-51ppt模板

▼ 超好用的聚合型无版权图库-FreePhotos.cc

▼ 400万+图标-Iconfont

▼ 便捷的字体聚合软件-字由

总结（再啰嗦两句）

“外行”应该把主要精力放在“内行”的事上。为了更好地利用所剩不多的精力来制作 PPT，需要合适的工具、理论的支持、正确的方法以及前人的积累。

千万不要以为好看的演示文稿就是优秀的演示文稿，好看只是一个方面。更重要的应该是内容和逻辑。

反正你们的碎银子到月底是要过期的，来吧，折磨人的小妖精

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