长表格怎么打印在一页纸上?其实很简单!

2021-06-17 17:48:46 232点赞 3382收藏 41评论

小伙伴,大家好呀,我是秋小E~

日常办公中,我们经常需要将 Excel 里整理好的数据打印出来。

但是,看似一个简单的打印,在实际操作的时候,我们却总会遇到各种各样的问题~

比如:

如何将工作表中的同一类别数据打印在一张表上?

如何将横跨两面的工作表放在一页上进行打印?

如何按自己的需要分页打印?

如何每一页打印出来都有相同的标题?

.....

今天,我就带领大家,对 Excel 中常见的打印功能来个大盘点,帮助小伙伴们解决在日常工作遇到中的打印难题~

长表格怎么打印在一页纸上?其实很简单!

01

将数据打印在一页上

使用频率:★★★★★

操作难度:★

这里其实有两种方法处理~

▋第一种,鼠标移动,选择范围

选中【视图】选项卡中的【分页预览】;

长表格怎么打印在一页纸上?其实很简单!

这个时候将鼠标放到虚线上,变成双向箭头时,直接拖动到合适位置即可~

长表格怎么打印在一页纸上?其实很简单!

▋第二种,页面设置,调整页宽高

❶ 点击【页面布局】选项卡里【页面设置】右下方的小三角。

长表格怎么打印在一页纸上?其实很简单!

❷ 在弹出的【页面设置】窗口中点击【页面】,选择【缩放】栏中的【调整为】,宽高填写 1 即可~

长表格怎么打印在一页纸上?其实很简单!

02

添加打印区域

使用频率:★★★★★

操作难度:★★

在工作中,我们经常会遇到这种情况:

已经设置好了打印区域,但是临时需要增加数据表中的另一部分数据进行打印。

难道需要重新设置么?并不用。

在 Excel 有 1 项功能,可以在不删除已设置打印区域的情况下,增加打印区域。

操作步骤:

❶ 选中需要打印的区域,点击【页面布局】选项卡中的【打印区域】-【设置打印区域】;

长表格怎么打印在一页纸上?其实很简单!

❷ 点击【视图】选项卡中的【分页预览】,选中需要增加打印的区域,右击鼠标选择【添加到打印区域】即可。

长表格怎么打印在一页纸上?其实很简单!

动图走一波~

长表格怎么打印在一页纸上?其实很简单!

对了,如果表格中的数据太少的话,比如这样的:

长表格怎么打印在一页纸上?其实很简单!

你可以进入【页面设置】,点击【页边距】,居中方式中勾选【水平】和【垂直】。

长表格怎么打印在一页纸上?其实很简单!

这样打印出来的数据就在页面中心了,排版也就更美观啦~

长表格怎么打印在一页纸上?其实很简单!

03

数据分页打印

使用频率:★★★★★

操作难度:★★★

工作中,我们经常遇到这种情况:几张表格放在同一个工作表中,需要我们将每个表格单独打印到一张纸上。

比如:下图这四张表格,我们需要分别打印到四页纸上,这要怎么处理呢?

长表格怎么打印在一页纸上?其实很简单!

这时候我们就用到了「分页打印」的功能了~

「分页打印」十分简单,为了方便各位小伙伴看得更加直观,我们先将页面改为【分页预览】模式。

❶ 先点击【视图】选项卡中的【分页预览】,进入分页预览模式~

长表格怎么打印在一页纸上?其实很简单!

❷ 选中相应的列或行,点击【页面布局】选项卡中的【分隔符】,选择【插入分页符】,这样就像切西瓜一样,将工作表分成了相应数量的页面~

长表格怎么打印在一页纸上?其实很简单!

❸ 按快捷键【Ctrl+P】,单击【打印】,就可以将它们分别打印在单独的纸上啦~

04

分类分页打印

使用频率:★★★★★

操作难度:★★★★★

还是之前那个案例,我们要将同一城市的数据打印在一页纸上。

长表格怎么打印在一页纸上?其实很简单!

来看操作步骤:

❶ 点击【数据】选项卡中的【分类汇总】~

长表格怎么打印在一页纸上?其实很简单!

❷ 在分类汇总页面,填写:

【分类字段】:城市名

【汇总方式】:求和

【选定汇总项】:城市名

选项使用默认的就可以。但是一定要勾选【每组数据分页】,这可以在不同城市之间自动插入分页符,省去了手动插入的麻烦。

长表格怎么打印在一页纸上?其实很简单!

❸ 选中除 A 列和 B 列之外的任意一列,使用【F5】快捷键调出定位条件页面,选择【空值】-【确定】,然后右键,选择删除【整行】。

长表格怎么打印在一页纸上?其实很简单!

长表格怎么打印在一页纸上?其实很简单!

❹ 将汇总列删除,再「分页打印」就可以了~

长表格怎么打印在一页纸上?其实很简单!

敲黑板:

如果想要每页都有标题行,则需要点击【页面布局】选项卡中的【打印标题】;

长表格怎么打印在一页纸上?其实很简单!

然后将【页面设置】里的【顶端标题行】,设置为需要打印的标题行,最后点击【确定】即可。

长表格怎么打印在一页纸上?其实很简单!

05

打印页眉页脚

使用频率:★★★

操作难度:★★★

在实际工作中,如果想在每一个打印页加上公司名称或 Logo 及页数怎么办?

这个时候就需要用到 Excel 中的页眉页脚功能了~

▋固定格式

❶ 在【页面布局】选项卡中点击右下角按扭,即可进入页面设置页面~

长表格怎么打印在一页纸上?其实很简单!

❷ 选择【页眉/页脚】,可以直接在【页眉或页脚】的下拉箭头中选择已设置好的格式;

长表格怎么打印在一页纸上?其实很简单!

▋自定义格式

Excel 中不仅提供了固定格式的页眉页脚,还可以让用户自定义格式~

❶ 返回上面的【页面设置】窗口,点击【自定义页眉/页脚】设置信息。

❷ 以自定义页脚设置为例,根据你的需要,在页脚的左部、中部和右部,可以插入页码、日期、文件信息、表格和图片等~

长表格怎么打印在一页纸上?其实很简单!

同时,比对 Word 中的一些功能也可以在页面设置页面设置【奇偶不同】、【首页不同】等~

06

打印所有工作表

使用频率:★★★

操作难度:★

实际工作中,我们经常需要将一个工作簿中的所有工作表打印出来。

难道是要一个一个点击每个工作表,然后打印?当然不用~

使用快捷键【Ctrl+P】进入 Excel 中的打印页面,在设置中将【打印活动工作表】改为【打印整个工作簿】,这样就 OK 了~

长表格怎么打印在一页纸上?其实很简单!

是不是炒鸡简单!以后可千万别一个个打印了~

07

不打印错误值

使用频率:★★

操作难度:★

现在,我们已经能够应对日常工作中大部分打印需求了。

但是,工作中也可能会遇到:打印的表格里存在因公式计算产生的错误值,而这些错误值却不适合打印在纸上,难道我们只能先将它删除,然后再打印?

当然不用了,Excel 可以轻松应对,不打印错误值~

❶ 进入【页面设置】,在弹出的窗口中点击【工作表】~

❷ 找到打印栏中的【错误单元格显示为】,选择你想要的「错误单元格的显示方式」,比如我这里选择【<空白>】,那么打印出来的错误值单元格就是空白的了~

长表格怎么打印在一页纸上?其实很简单!

你学会了吗?

08

打印批注

使用频率:★★

操作难度:★

除了工作表中存在的错误值,有些数据表也会存在批注,那么,有没有办法打印出数据表中的所有批注呢?

这个当然有!

我们同样在页面设置中的工作表页面,找到打印栏中的【批示和注释】,选择你想要批注出现的地方,比如我们选择【工作表末尾】。

长表格怎么打印在一页纸上?其实很简单!

那么在打印出来的数据中,就会多一页来显示批注所在的单元格、添加批注的人、批注内容和日期~

09

其它

使用频率:★

操作难度:★

用 Excel 打印数据表还有些偶尔才会用用到的情况,比如在工作中,数据表中的底纹和颜色无法显示,这时我们需要在【页面设置】中,勾选打印栏中的【单色打印】即可~

而想要在打印出来的数据表里显示网格线,则需要在【页面设置】中,勾选【打印】栏中的【网格线】~

长表格怎么打印在一页纸上?其实很简单!

以上就是我们在日常工作中比较常用的打印功能了,小伙伴们都会了吗?

在 Excel 中,我们处理和打印相关的设置,主要在【页面布局】选项卡和【页面设置】中。

所以,大家以后打印遇到什么问题,可以先到这两个地方来看下哦~

长表格怎么打印在一页纸上?其实很简单! 今日互动:

学了以上这么多 Excel 打印相关的知识,你最常用的是哪几种呢?

好了,今天就介绍这么多了,喜欢的小伙伴记得点个关注哦!

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