男人的生产力工具 篇九十九:快速制作精美清晰的《个人所得税专项附加扣除信息采集表》(纸质版)

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手工填表遇到的小困难 

男人的生产力工具 篇九十五:年终福利:怎样享受个税改革的红利?看这篇就够了小编注:想获得更多专属福利吗?金币加成、尊享众测、专属勋章、达人福利任务你想要吗?如果想要,赶紧来申请认证站内生活家!猛击此链接新闻背景据2018年12月13日印发的《国务院关于印发个人所得税专项附加扣除暂行办法的通知》(国发〔2018〕41号)文件:自2019年1月1日起,纳税人可以享受个人所得税lifeisgood| 14 评论23 收藏211查看详情

     在上文中,我们讨论了为享受个税改革的惠民政策,提交专项附加扣除相关信息的三种方法。其中前两种是填写电子表格模板、在个人所得税app中填报,第三种是填报《个人所得税专项附加扣除信息采集表》(纸质版)。

    对于方法三,在实际填报操作时,我们需要先在各省税务局官网下载《个人所得税专项附加扣除信息采集表》(纸质版)的PDF模板,打印后,手工填写各项信息。

能看清表中的小字吗?能看清表中的小字吗?

    嗯,下载、打印对大家都不是问题,这个表格本身却带来了两个问题:字体非常小,很伤视力;单元格太小太紧凑,手工填写也不是不可以,但填报后,谁能看懂又是个问号。

    既然每年都要用,如果有一个办法能够电子填报,无论是保护视力,还是节约时间,都是有意义的。

谷粉的选择--云端硬盘

    由于表格催交的比较急(基本就只有半天的填报时间),为了找到一种快速、简便的填表手段,我也跟同事请教了一下。大家都认为这么短的时间,去找一款专用的PDF编辑软件,学会使用并且填写报表,似乎不太现实。

Google Drive中文名为云端硬盘Google Drive中文名为云端硬盘

    那么,作为一个谷歌的粉丝,我想试试求助于谷歌的办公平台--云端硬盘。虽然平时多使用它的文档、表格和幻灯片功能,但推测对PDF应该是有解决办法的。


云端填报《个人所得税专项附加扣除信息采集表》


一、将PDF模板上传到云端硬盘

    准备条件:我们已经按照上篇文章的方法三,下载了《个人所得税专项附加扣除信息采集表》的PDF模板(以下简称PDF模板)。

    在浏览器中,访问drive.google.com,登录你的云端硬盘。

    注:不用担心云端硬盘的全英文界面,你可以在设置-语言中改为中文界面。

无需安装软件,完全在WEB方式下工作(亦称B/S模式)无需安装软件,完全在WEB方式下工作(亦称B/S模式)

  1. My Drive:这里是你的云端硬盘,所有文件夹/文件都在这里存取、编辑、打印。下方的按钮Computers(计算机)是用来设定本地文件同步到云端的,暂时先不用理会。

  2. New:新建,可以在这里新建云端的文件,也可以上传本地文件到云端(upload),下一张图片会解释。

  3. Drop files here:拖放即上传,将本地文件拖放到此处,也是上传。

点击上图的New新建,弹出新建文件的菜单点击上图的New新建,弹出新建文件的菜单

  1. File upload:文件上传,使用此项来上传PDF模板。

  2. Folder upload:文件夹上传,这个是批量上传文件使用的。

通过拖放PDF模板到浏览器窗口,将其上传到云端硬盘通过拖放PDF模板到浏览器窗口,将其上传到云端硬盘

上传成功上传成功

  1. 右下角有上传进度的状态提示。

  2. 云端文件夹中,出现了PDF模板的预览图,表示上传成功了。

二、用谷歌文档打开、编辑PDF模板

    双击上图中的预览图,打开该文件,应该能编辑(填报)了吧?

注:这是在云端打开的文档注:这是在云端打开的文档

  1. 窗口顶部正中:说明了打开当前文档使用的工具是Google Docs(即谷歌文档)。

  2. 右上角:讨论、打印、下载等常用工具按钮。

  3. 返回按钮:点击将返回到前面的云端硬盘界面。

  4. 当前是4页中的第1页,缩放按钮等。

    当我们尝试了各个按钮、菜单包括右键菜单后,我们发现当前的工具Google Docs基本就是一个文档阅读器,能打开、查看、打印、下载、评论,就是不能编辑(即不能用来填表)。

    好吧,我们将求助于第三方的应用。这也是谷歌云端硬盘扩展性强的地方,众多第三方的开发者为其提供了丰富的应用。

三、如何选择合适的第三方应用?

    既然谷歌官方的在线文档工具不适合我们的填报需求,短时间内,怎样快速挑选合适的PDF应用呢?别担心,最优秀的互联网公司早就帮我们考虑好了。

方法1:点击文档查看器正上方的菜单方法1:点击文档查看器正上方的菜单

  1. 点击Open with Google Docs菜单项,将弹出下拉菜单。

  2. 在下拉菜单中,推荐了两个第三方PDF应用,及打开应用商店等选项。

方法2:直接在云端文件上点击右键,弹出菜单方法2:直接在云端文件上点击右键,弹出菜单

  1. Open with:选择打开工具。

  2. Google Docs:谷歌文档,即前述第一次尝试用的工具。

  3. Lumin PDF:推荐的第三方PDF应用。

  4. DocHub:查看、编辑和签署PDF,也是推荐的第三方PDF应用。

  5. Connect more apps:连接更多应用,这将打开应用商店,为我们提供更灵活的搜索、浏览和选择界面。

四、DocHub最适合填报

    实测,系统推荐的第一个Lumin PDF不太合适(打开中文PDF后版面混乱),为节约各位读者的时间,下面将演示如何使用DocHub来填报表格。按照前述方法1、方法2点击选择DocHub。

    连接与授权

启动DocHub后,请求用户授权启动DocHub后,请求用户授权

  1. 左图:选择用当前或其他的Google账户来使用DocHub。

  2. 右图:授权允许DocHub添加自身到谷歌云端硬盘、查看和管理通过它在云端硬盘中打开或创建的文件夹和文件。

  3. 点击右下角蓝色按钮Allow(允许)。

    熟悉DocHub编辑界面

DocHub的界面友好易用DocHub的界面友好易用

  1. Text:文字按钮,点击表示在指定位置输入文字,这里我们用来填表。

  2. Stamp:印章按钮,表示在指定位置盖章。印章有多种图案,填表时我们主要使用对勾,用来在单选框中进行勾选。

  3. Save in DocHub:保存到DocHub,该文件可以在DocHub服务器上保存7天,之后会被删除【1】。

  4. Download/Export:下载/导出,将该文件下载到本地计算机,或导出到各个主流云盘【2】。

    【注1】:这个不用担心,之后我们会将文件从DocHub保存到云端硬盘(即保存到谷歌的服务器上),这样就不会被自动删除了。

    【注2】:下载或导出功能,将按照填报操作顺序,稍后讲解。

    放大/缩小

再也不怕小字毁眼啦再也不怕小字毁眼啦

    填表操作1:在单元格中填写文字

    在工具栏点文字按钮,选择文字输入工具。

此时出现一个浮动的砖红色文字框,其左下角有黑色十字光标(截图时无法得到该光标)此时出现一个浮动的砖红色文字框,其左下角有黑色十字光标(截图时无法得到该光标)

        这个时候光标处于自由移动状态,尚不能输入文字。

在合适的位置点击,将进入文字输入状态在合适的位置点击,将进入文字输入状态

  1. 文字输入框:有蓝色的标题栏,拖放标题栏即可改变文字的位置;框内可以输入需要的文字,例如2019【3】。

  2. 删除按钮:点击标题栏右上角的X按钮即删除该段文字。

  3. 文字属性:包括字号、字体、颜色、对齐方式等。

  4. 参考线:纵横两道蓝色的参考线,显示了输入文字的左侧和底部位置,目的是与其他位置的文字对齐,以得到美观的版面。你可以试着移动光标,看参考线在什么时候才会显示【4】。

    【注3】:这个PDF模板看上去是个表格,但你在单元格点击后,并不会像在字处理软件中那样,光标会自动定位到单元格内,然后我们填写文字即可。实际上,这个表格我们可以认为是一幅位于底层的图片,我们现在是用文字工具,在图片上一层,定位输入文字。

    也就是说,文字是浮在图片上面,并没有嵌入、填写到表格中。有多少个需要填写的单元格,对应地就有多少个相互独立的文本框。想搞清楚这一点,只要把光标在每一个刚输入文字的地方游历一下,就会看到浮现出来的文字输入框。体验几次,就明白了。

体会多个文字输入框体会多个文字输入框

  1. 这个蓝色标题栏的文字输入框,表示是当前操作对象的。

  2. 这个砖红色标题栏的文字输入框,表示是可操作对象,若点击一下,才会变成蓝色(即切换为当前目标)。

    无论哪一段文字,只要将光标指向它、出现了蓝色文字输入框的提示,都可以修改文字、字号、位置、颜色等等各种属性。

蓝色参考线的作用蓝色参考线的作用

  1. 左边是最新输入的姓名,也是当前操作的文字输入框。

  2. 身份证号,是另一个文字输入框。当光标停留在张大妈附近时,蓝色参考线浮现,帮助我们与身份证号码底部对齐。

    所以,这两道参考线的作用,能让我们把多个文字框对齐,得到美观整齐的效果。

    针对当前的所得税表格,文字大小的建议是:

  • 表格内文字:9。

  • 表格外文字:9,或者10,比如姓名。这里因为没有表格线限制,字体稍大一些也可以。

  • 左上角填报日期:6。这里可以大一些,若追求极致的话,就是6(参见上图)。

    填表操作2:勾选

    DocHub提供了非常方便的Stamp印章工具,可以实现勾选的效果。

表格中单选框如何勾选呢?表格中单选框如何勾选呢?

  1. 在工具栏中选择Stamp印章工具(默认图案是对勾)。

  2. 在单选框处盖章,来实现勾选。颜色怎么是蓝色呢?另外,个头也有点大啊?

  3. Stamp Size:印章大小,这里可以选10。

  4. Fill Color:填充颜色,此处选黑色。

印章的效果图印章的效果图

  1. 盖章后,光标指向印章附近,也会出现带蓝色标题栏的印章方框,显然在暗示我们:可以对印章的位置等属性进行修改、调整。

  2. 右下角这个蓝色小方框,大家都很熟悉,说明拖放即可改变印章大小。

    修改文件名

    至此,我们只需要掌握前述的文字输入、盖章勾选两项操作,就可以完成《个人所得税专项附加扣除信息采集表》的填报了。若只使用一次的话,复查一下内容,直接打印出来,就完成任务啦。

    不过,既然每年都要填报,为了节约今后的填报时间,一次填报、多次使用,现在需要保存一下填好的表格。   

点击左上角的文件名,即可改名点击左上角的文件名,即可改名

  1. 点击后,出现蓝色文本框,且光标在框内文字上闪动,说明可以改名了。

  2. Saved:已保存。这是指该文档的保存状态,即在上次修改后,已保存。

改名后的状态改名后的状态

    注意:此时,云端文档是保存在DocHub的服务器上,并没有保存到你的谷歌云端硬盘

    为了验证这一猜想,让我们关闭文档,返回到谷歌云端硬盘的界面。

注意看文件名,看出点什么没有?注意看文件名,看出点什么没有?

再双击打开该PDF,查看一下再双击打开该PDF,查看一下

    惊出一身冷汗:不但左上角文件名没有变、刚才辛辛苦苦填报的表格竟然变成了一张空表!

    好,这里且留个悬念,让我们继续探索DocHub。

    关闭,在DocHub中打开文档

    冷静下来,我们注意到,刚才的空表,是双击后,在Google Docs(谷歌文档)中打开的。让我们在文档上点击右键,在右键菜单中选择用DocHub打开再试一试。

眼前一亮眼前一亮

  1. 提示:你曾经将该文档导入到DocHub中。这是指,我们刚才从谷歌云端硬盘进入第三方应用DocHub,进行各种填表操作。

  2. 选择1:你要创建一个副本吗?即是否在DocHub中再创建一个PDF模板的副本,等于是另外建立一个文档,为另一个人重新填表。

  3. 选择2:或者使用已有的文档?这是指打开我们前述填报完毕、已保存到DocHub中的表格。在本例中,我们选此项。

  4. 左上角文件名也是我们修改过的了,注意浏览器地址栏里面网址是https://dochub.com开头,也说明我们现在处于第三方应用的云端编辑器中。

  5. 很高兴看到,刚才填写的各项内容都在。

    通过上述两节的对比,我们搞清楚了:

  • 在谷歌云端硬盘中,打开的是PDF模板,名为1545527928383.pdf。这是一个空表。

  • 在DocHub中,打开的是导入、填写后的表格,名为我的专项附加扣除信息表。这是已经填写了纳税人各项信息的表格。

    对于DocHub的免费用户,文档的保存期限是7天。所以,我们需要将填好的表格,永久保存。

    下面将介绍两种保存办法。

    将文档下载到本地计算机

    还记得在【注2】中提到的下载或导出功能吗?此时该登场啦。

点击右上角的下载或导出按钮,将弹出对话框点击右上角的下载或导出按钮,将弹出对话框

  1. Computer:下载到本地计算机。

  2. G Drive:导出到谷歌云端硬盘。

  3. Download:下载按钮。

    选Computer,然后点击Download,即可将表格下载到本地。这样在自己的计算机上就有一份拷贝了。

    将文档从DocHub保存到云端硬盘

    将PDF格式的表格下载到本地,然后再打印,这属于传统的观念和操作。

    我们也可以:将文档保存在云端硬盘,直接在浏览器中打印在线文档。即,一切都在云端操作。

导出到谷歌云端硬盘导出到谷歌云端硬盘

  1. 选择G Drive:准备导出到谷歌云端硬盘。

  2. 导出方式:选择更新现有文档,即用DocHub中填写好的表格,覆盖谷歌云端硬盘中的PDF模板。

  3. Export Drive:导出到云端硬盘。

导出成功导出成功

  1. Show in Drive:在谷歌云端硬盘中查看刚导出的文档。

  2. Okay:确定。

    此处我们选择前者,来看一下导出后,云端硬盘中的变化吧。

依然在Google Docs中打开依然在Google Docs中打开

    左上角文件名正确,表格中的已填报内容也正确。再回到云端硬盘的文件管理界面看一下。

云端硬盘的首页云端硬盘的首页

  1. 当前位于:My Drive,即我的云端硬盘中。

  2. 快速访问:云端硬盘推荐的、你可能需要访问的文档,此处指我们刚导出的专项扣除信息表格。

    请注意文件名和内容缩略图的变化。

    可知:填好的《个人所得税专项附加扣除信息采集表》已经从DocHub导出到了谷歌云端硬盘。

    不同的是:此文档在DocHub只能保存7天,而在云端硬盘则可以永久保存。

在云端

    借助谷歌的第三方PDF应用,在云端填报表格,既保护了视力、节约了时间,又得到了精美清晰的《个人所得税专项附加扣除信息采集表》。

    将所有文档保存在云端,理论上也比保存在个人计算机的硬盘或移动存储上更安全更可靠,也许是时候考虑迁移到云端硬盘啦。

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