国内「在线文档」哪家强?用过石墨、金山、腾讯后我来说说……

2020-03-26 20:39:08 16点赞 98收藏 6评论

突如其来的疫情,彻底地打乱了人们的生产和生活节奏;在这段人人草木皆兵的时期,想回到办公室与同事面对面沟通,竟变成了一件遥不可及的事情。也正因为此,很多团队及公司都投入了远程协作的怀抱;体验过各种在线协作工具的方便之处后,或许这种「新奇」的办公方式,也将渐渐成为一种常态。

在整套线上协作办公的流程中,文档工具只是其中一环,但也是最不可或缺的一环。与传统的办公文档套件相比,在线文档工具有着文件自动云端保存同步、无需客户端即可使用等特点;同时由于天生在线的属性,在使用多人实时编辑、评论批注等协作功能时,它们也会更加方便。

作为一个广受欢迎的品类,目前市面上活跃着的在线文档产品并不算少,如何从中挑选最符合需求的,是一个很重要的课题。在下文中,我挑选了三款主流的文档产品:石墨文档、金山文档以及腾讯文档,并从查看与编辑、兼容性以及协作功能等多个维度上考量了它们。希望你能通过这篇文章,找到更合适的那一款。

文本文档

作为少数派的作者,与各式各样的文字内容打交道是一种常态;自然而然地,文本编辑也变成了我最熟悉的使用场景。因此,文本的查看与编辑,在我的眼里算得上是重中之重。

对于文字工作者来说,不同的编辑需求和风格,也会影响他们对工具的选择取向。如果作者倾向于在网上发布文章,那么 Markdown 这样简单易懂、不打断写作体验的排版解决方案或许会更受欢迎;但 Word 在图文混排以及样式编辑上的深厚造诣,使得它在许多场景下依旧大杀四方,流行至今。

这两种取向没有好坏之分,但就工具本身而言,偏向哪一边,确实会左右它们在功能上的取舍。

🟢 石墨:现代化且易上手,兼容性仍需改进

石墨的编辑器界面非常简洁,布局与各种网站和公众号的发布后台非常相似。除了位于中心的文字编辑区和左侧的目录,几乎所有的主要功能,都被浓缩在上方的工具栏中;而且在默认状态下,新建的文档还会自动提供标题区域。

在这三家当中,只有石墨对 Markdown 提供了相对全面的支持。不仅允许直接导入 .md 格式的文件,编辑器也能自动通过语法进行排版。经过测试,除了标题仅支持到第三级,以及行内代码、注解等个别内容无法显示之外;绝大部分的 Markdown 语法都能被石墨很好地兼容,渲染出的排版效果也相当不错。

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面向自媒体发布等使用场景,石墨也在功能上做出了一些针对性的优化;例如其接入了无版权图片平台 Pixabay,写作时可以直接以关键词搜索图片,并一键插入文中。省略了找图步骤的同时,还能规避文章可能存在的版权风险。

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写文章时,在英文单词和中文之间插入空格,是一个能提升可读性的好习惯。如果你还没有养成这样的习惯,可以试试石墨一键优化排版的功能,瞬间就能为显示效果增色不少。

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对于那些徘徊在各大自媒体平台,以互联网为主要发布渠道的文章作者,石墨的界面设计、特色功能,以及对 Markdown 的原生支持,都为其体验增色不少。

但如果你因此而期冀于石墨对 Word 文档的支持,那么失望是在所难免的。石墨支持上传 .doc/.docx 格式的 Word 文档,但它目前并不支持形状、图表等特殊内容的导入,有些插入的图片也无法正确显示,会提示你需要手动从 Word 中复制粘贴。这种「曲线救国」的方式,为用户平添了很多麻烦。

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此外,如果 Word 文件中的排版稍显复杂,或是采用了一些特别的字体,那么在石墨上也很可能无法正确显示。至于页眉/页脚等常用特性,石墨甚至压根就不提供;这对一些需要打印的文件而言,显然非常不友好。

其实石墨另外提供了一个「专业版」的文档组件,据说会对 Word 文件提供更好的兼容性;但这个「专业版」需要订阅 600 元/年/人的高级企业版才能访问,对普通用户和小团队而言,门槛似乎略高了一些。

🟧 金山:最接近 Word 的文字处理,编辑特性较为全面

金山文档并不支持 Markdown,但它的编辑器设计相当接近 Word;其工具栏采用了类似 Ribbon 的排列样式,各项功能都分门别类地归纳在四个标签下。如果经常接触各种 Office 套件,金山的界面应该相当具有亲和力。

事实上,在三家中,金山文档也是对 Word 文件兼容性最好的。经过测试,它可以较为完美地「还原」文档中大部分的排版样式,遇到错误的概率相对较低,仿宋等字体均能正确显示;应对页眉/页尾以及图形等要素,金山都完全不在话下。

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值得一提的是,对于已插入批注的 Word 文档,上述三家工具中只有金山能正常显示批注的人员和内容。在全面转移至「云端」之前,仍然会有很多办公场合使用 Office 进行本地批注;考虑到这一点,我不得不对金山的兼容性点个赞。

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或许是为了最佳的兼容性,在编辑功能上,金山文档处处都在对标 Word,尽可能地将本地办公套件的体验搬到了网页上。例如对图片的处理,它采用了和 Word 一致的文字环绕选项;文字的段落设置也十分全面。

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除了这些基本的编辑功能,金山还将自家的一些实用工具整合了进来,例如 PDF 阅读器上提供了转换为 Word 文档的快捷方式。根据测试,这一功能的转换效果不错,在同类工具中算得上是数一数二;并且对于会员,这项服务是可以无限次免费使用的。

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原来的 PDF 文档

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转换后得到的 Word 文档

稍显不便的是,转换成功的文档仍旧得先下载到本地,再上传到金山云档上;如果能在转换后直接保存到云端就好了。

🔷 腾讯:功能看似齐备,但还有完善空间

腾讯文档也支持 .doc / .docx 格式等文件的导入,它的界面设计介于石墨和金山之间,采用了工具栏 + 下拉菜单的布局,功能的设计上则更像是在向 Word 靠拢。

至于它的兼容性,我个人并不是很满意;虽然文档中的图片可以正常导入,但是页眉/页尾等要素全都消失得一干二净,图文混排的显示效果也不算好,非常极端的情况下,甚至会出现段落乱成一团、无法正确阅读的情况。

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段落的排版功能方面,腾讯文档需要在一个弹出窗口中设置详细参数。相比同样采用类 Word 方案的金山,其设置选项不算丰富,也无法实时预览调节后的效果。

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腾讯文档号称支持 Markdown,在「智能工具」中可以打开这个选项。然而根据实测,Markdown 支持仅仅覆盖到了标题和列表,甚至连粗体、斜体这样的基本语法都不包括在内,而且也不支持 .md 格式的文档导入。

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不过,腾讯文档也提供了一些略有实用价值的功能,例如和石墨一样支持在线翻译等。

表格

相较于文本文档和幻灯片,本人对表格的接触相对较少,但这不影响我通过手头上已有的文件进行一些测试。三家都支持基本的 .xls/.xlsx 文件导入,对较为常用的函数也都有所覆盖;因此,我会重点阐述一下各家在功能上的异同。

🟢 石墨:出乎意料的完善,支持数据透视表

与此前 Word 文件的情况恰恰相反,石墨与 Excel 文件之间的兼容性可圈可点;我上传了数个文件,基本上都能正常打开,数据和图表的显示也与 Excel 中一致。不过,石墨居然不支持 HYPERLINK 这样的函数,这令我有些摸不着头脑。

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石墨文档提供了数据透视表这一功能,在对工作表中的数据进行汇总分析的时候,这项功能会节约相当多的时间,无论在效率还是灵活性上都会更占优势。

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不过,如果导入的是 Excel 创建的数据透视表,那么石墨似乎会在显示上出现一些问题,无法正常求出所需要的值。

对于一个新兴的文档服务而言,能将表格的功能和兼容性做到这个程度,已经非常令人惊喜了。

🟧 金山:兼容性依旧上佳,跨表格引用是「大杀器」

在表格这一块,金山依旧延续了其在兼容性上的优势;有趣的是,虽然金山文档似乎并未提供数据透视表的编辑器,但它可以正常显示 Excel 生成的数据透视表,内容上没有发现错误,也能对行列标签进行筛选。

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至于其他 Excel 表格,金山更是毫无压力,上传的表格皆能一一应付,未曾遇到过严重的问题。

在可视化图表上,金山没有石墨的省份地图样式,但其对各类型图表提供的子项选择较为丰富,而且支持石墨没有的雷达图,实际的样式数量反而要来得更多。

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对跨表格数据引用的支持,称得上是金山文档的一大「杀器」。使用这一功能并不需要特别的函数,也不需要手动敲入另一个文档的路径;在键入函数时,它会自动询问你是否想导入来自另一张表格的数据。选择文件和引用范围后,就大功告成了。

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被引用的数据发生更迭后,点一下更新引用,最新的数据就会自动同步到表中,彻底免除了在多张表格之间手动复制粘贴计算的麻烦。石墨虽然有这个功能,但仅限付费的企业版才能使用,而金山并没有这样的限制。

🔷 腾讯:特色函数很有趣,但「硬伤」依旧

腾讯表格在基础功能上做得有板有眼,同时还提供了一些特色功能,例如 ID 和 STOCK 这两个专属函数。前者可以根据身份证号码获取年龄、性别、出生年月等信息;后者则可以获取指定股票前一交易日的报价、涨跌幅、市值等数据。

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然而,腾讯文档的硬伤依然存在且无法忽视,那就是兼容性。对于 .xls/.xlsx 格式的表格文档,它无法正常显示的几率在三家当中最高,甚至连插入的饼图图表都会凭空消失,令人大跌眼镜。

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此外,数据透视表在导入后也变成了一张纯数据表格,无法进行筛选等操作。

幻灯片

与文本文档和表格相比,涉及到大量图形和多媒体内容,以及各种动画效果的幻灯片,在编辑器的实现难度上似乎会略大一些。我可以肯定地说,在编辑功能上,它们目前都无法做到完全替代 PowerPoint。

即便是这样,在具体的功能和体验上,三家仍旧是各有优劣,而且就我来看,差距还是挺明显的。

🟢 石墨:聊胜于无的制作工具

幻灯片功能刚上线时,石墨文档就迫不及待地喊出了「最完整的云端 Office」的口号。非常遗憾,即使距离发布已逾一年,幻灯片这块骨头,他们依旧没能啃下来。

首先,石墨文档不支持 .ppt/.pptx 文件的导入,这意味着,在石墨上,你只能从头制作幻灯片;而它提供的编辑功能,也非常的简陋。

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目前石墨只能在幻灯片中插入文本和图片,以及直线、箭头、矩形和圆等四种图形;除了较为基本的颜色填充、边框、不透明度等项目,石墨提供的控件样式设置,就只剩层级排序了。

动画效果上,石墨支持淡入淡出、左右/上下推移/翻页等切换动画,选择不算多,而且不支持控件动画。

这样的制作功能,只能说是聊胜于无,至少我个人不会选择在石墨上制作幻灯片。现在看来,当时立下的「完整」一词,就像一个还没收回来的 Flag;石墨在未来对幻灯片有何打算,我们只能拭目以待。

🟧 金山:兼容性依旧无敌

既然石墨已经处于抬走出局的状态,这一环节中,也就只有金山和腾讯还能 PK 一番了。

不得不说,金山在 Office 兼容性上下的功夫的确不是盖的;在幻灯片这一块,金山文档的显示效果和 PowerPoint 可以说是相差无几。即使是诸如阴影这样,无法在其中直接设置的控件效果,它也能在金山上正常地呈现出来。

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正当我满心欢喜地打算看看它支持的动画效果时,现实却迎面给我浇了一瓢冷水 —— 切页动画显示「暂不支持,敬请期待」,对象动画也只支持「飞入」和「消失」两种。

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不过,在对象动画的条件设置上,金山还是较为全面的,而且我之前设置的一部分切页动画也可以正常显示,希望在动画的种类上,金山不要让用户「期待」太久。

制作幻灯片时,金山文档能插入的对象比较丰富,除了基本的文本框与图片之外,它内置的形状种类也非常之多,同时还提供了「流程图」与「思维导图」;但目前还没有加入对表格和图表的支持,这点稍显遗憾。

由于对接了「稻壳儿」的资源,用户可以直接在幻灯片中插入这一服务提供的在线图片与图标,其中有很多设计得别具一格的图标,在幻灯片中适当放上一些,能为表现力加分不少。

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唯一需要注意的是,这个服务的不少内容是「会员免费」,只有办理了稻壳儿会员或超级会员,才可以访问完整的图标库。

🔷 腾讯:动画与样式设定丰富

幻灯片这一环节,腾讯依旧无法在兼容性上比过金山。导入同样的 .pptx 格式文件,腾讯文档在字体的显示、换行以及形状的样式上都出现了些许的问题,不过总体并没有像 Word 和 Excel 文件一样崩掉,令我稍微欣慰了一些。

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令我没想到的是,在具体的制作功能上,腾讯竟然有着略胜金山的地方;它可以插入表格(但不支持图表),同时对于形状等元素的格式设定也更加丰富,像是支持使用图片填充等。

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这还没完,动画功能这一块,腾讯也能拿到分。虽然它和金山一样暂不支持翻页动画,但对于单一对象的动画,腾讯提供了多达 11 种,而且同样拥有比较详细的设置项。

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要和 PowerPoint 比,这些动画肯定是远远不如,但至少在幻灯片的制作上,腾讯实现了反超。如果能将金山的兼容性搭配上腾讯的制作功能,那和最强的在线幻灯片制作工具之一,应该就八九不离十了。

思维导图

腾讯文档没有提供对思维导图的支持,而拥有这一功能模块的石墨和金山,二者在具体的实现以及功能特性上,区别还是颇大的。

这一区别的核心在于,石墨可以导入 XMind 格式的思维导图文件,而金山不能。对于那些已经习惯于使用 XMind 创建思维导图的用户而言,借助石墨文档,他们可以轻松地将大部分内容转移到云端,同时享受如随时随地查看、通过链接分享、协作编辑之类的特殊加成。

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相较之下,金山的重心更多放在了导图的样式与可插入的内容上。与石墨文档灰扑扑的风格不同,金山可以自定义各节点、连线与背景的颜色,能插入的内容也不仅限于图片一种;标签、任务等元素的支持,对那些利用思维导图理清工作思路的用户而言,无疑会相当便利。

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但对于制作好的导图文件,金山仅支持作为 PNG 图片下载,而石墨文档则可以导出为 XMind 文件;对于用户来说,仅能导出图片这点,恐怕会大大限制其使用场景。

在导图样式的支持上,石墨需要多向金山学习。而对于金山,优化导出所支持的文件格式,显然是当务之急;只有这样,才能不浪费如此丰富且强大的思维导图功能。

模版

无论是文本、表格还是幻灯片,如果你需要新建一份文档,与其从零开始一点点完善,直接用现成的模版进行修改,是个更省时省力的选择。借助模版,不但能快速生成美观的排版样式,在应付一些特定的使用场景时,也可以省下很多填写重复内容的时间。

三家文档都提供了各种不同的模版,但其中石墨的使用逻辑不太一样,如果在下拉菜单中选择文档类型,它会直接为你创建一个空白的文档;你需要手动选择「从模版新建」,然后才能选择需要的模版。

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石墨提供的模版种类最少,文档类的模版更倾向于配合多人协作的场景;和另外两家不同,它也没有提供任何疫情防控主题的模版供用户选择。

不过,用户可以选择自己新建模版,免费用户最多可新建 5 个模版,远程办公版则是 20 个,疫情期间临时调整至 50 个;企业版的席位用户则是无限。

金山和腾讯都可以直接在下拉菜单中选择文档类型,然后再选择用模版创建或是新建空白文档,交互逻辑上相比石墨更符合直觉,而且也都设计了一些抗疫期间可能用得上的主题模版。

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金山文档的文本模版

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腾讯文档的模版库

在数量上,金山文档可以选择的模版是最多的;而且还特地设置了几个不同的分类,可以根据使用场景进行筛选。根据实测,文字、表格和幻灯片「三大件」的模版均可免费使用;只有流程图与思维导图的模版需要办理会员。

腾讯可以选择的模版数量较少,并且有一部分还需要办理 VIP 才可使用。

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其实金山旗下就坐拥了一个庞大的模版数据库,也就是「稻壳儿」;虽然其中的很多好模板也需要办理会员,但在数量上是结结实实地占据上风。如果把这一块也算进去,那么金山在模版上的优势可以说是无可比拟的。

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然而,「稻壳儿」目前似乎并没有完全接入金山文档,你不能直接在金山文档中添加来自「稻壳儿」的模板,只能手动下载好了再上传。在这一点上,金山依然有着改进的空间。

协作功能

文章的开头,我提到了这些在线文档服务们共同的优势:在线协作。

过往围绕着文件的协作方式,可能需要你把一份文件拷贝来拷贝去,分发给无数个人,然后再一一进行收集;有时候还得再将某些内容和数据手动进行二次整理,同时还要担心内容的权限问题,既低效,又不安全。

如今,有了这些「天生在线」的文档服务,仅仅在一个浏览器的窗口中,就可以解决许多沟通和协作上的需要。哪怕是在家办公,效率依旧能够得到保证。

对于在线文档服务,协作功能的重要性已经不言而喻,出于这一点考虑,我认为还是将它们在这一块上的表现单独拉出来谈谈比较好。

文档分享 & 权限控制

三家文档都支持通过链接或者二维码/小程序码分享某个文件。石墨文档的分享设置非常简单直接,只有一个「公开分享」开关,打开后可以选择是否允许获得链接的人编辑文档。虽然它还提供了密码保护功能,但只有企业版才能使用。

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腾讯和金山都在编辑许可的基础上增加了一些权限设置,例如链接的有效期,以及是否禁止查看者下载、另存为或打印该文件。其中金山可以设置 7 天 / 30 天 / 永久的有效期,而腾讯则是 1 天 / 7 天 / 永久。

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腾讯文档还支持一些额外的功能,例如它可以直接打开「访客水印」,打开后获得链接的人需要登录才可以查看文档;在查看时,文档背景会出现印有用户名的水印。要防范文档被随意截图传播,这招还是很有用的。

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如果想把文档只分享给特定的几个人,又或者只允许特定的几个人进行编辑,这三家也都能做到。石墨支持通过手机号、邮件等方式添加协作者,免费用户单个文件最多支持 15 人协作,远程办公版可增至 20 人,疫情期间则是无限。

对于协作者,你可以设置「只能阅读」、「只能评论」和「可以编辑」三种权限,不过前两种在办理企业版后才能选择。

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相较之下,即使是免费用户,金山文档也可以直接设置协作者的编辑权限。如果是不存在于通讯录中的用户,你可以通过链接的方式,邀请他们加入文档;而且,金山也没有明确的协作人数限制。

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而在邀请用户这一点上,腾讯文档背靠 QQ、微信的优势就显现出来了。

你可以直接添加若干个 QQ 好友或 QQ 群作为协作者,抑或是通过小程序邀请微信好友进行编辑;但有些奇怪的是,批量选中的 QQ 好友,只能一次性授予同样的权限。

如果要为某个人设置不同的权限,要么你再单独添加一次,要么只能添加后在菜单中进行修改。这种事情居然不能在同一个窗口完成,逻辑上着实有些无法理解。

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不过,腾讯可以选择让拥有只读权限的人添加批注与评论,金山目前只能一次性开放编辑权限,有时候这并不是用户所需要的。希望金山能早日加入对这一权限状态的支持。

对于表格,你可能需要精确到单元格的权限控制 —— 谁可以修改某个格子里的数据,又有谁只能看;这样能更好地保证表格的数据不会被胡乱篡改。

通过金山文档的「保护工作表」功能,你可以很好的实现这一点 —— 只需要框出工作表中可以编辑的区域,再指定可以编辑的协作者,最后设置一个密码,就可以了。当然,你也能直接锁定住整个工作表。

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这一功能,金山实现得最好。石墨虽然提供了同样的功能,但又是一项企业版用户才能享受的特权,而腾讯只能实现对整张表的权限保护,无法精确到单元格之上。

协作编辑

多人协作编辑文档时,能够清晰地看到谁在编辑,编辑了什么内容,以及编辑的历史记录,都是至关重要的。

以文本文档为例,石墨文档会在当前编辑的行的左侧显示头像,并且用下划线标记其修改的内容。

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而在编辑完成后,文档左侧会以不同的颜色,标记出不同协作者所提供的部分,非常明晰,一眼就能看出哪一段是由谁负责的。

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石墨支持对整个段落或段落中的一部分内容添加评论,被评论的部分会以高亮显示。除了常规的文字内容,协作者在评论时还可以 @ 另一个用户,或者添加跳转到其他文件的链接:

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石墨提供的历史记录也很丰富,它会单独列出所有协作者对文档进行过的操作,以及对内容的修改;并且对于文本文档,修改记录采用了小卡片的形式呈现,既能快速了解具体做出的改动,浏览时也不会影响当前版本的显示。

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如果对某个更改不满意,可以直接按「还原」回滚;但石墨没有提供大版本的自动保存功能,如果想将某个状态下的文件留档,需要手动在右上角的菜单中选择「保存版本」。

金山文档同样会在行的左侧显示协作者头像,并且还会给出该协作者在行内所处的光标位置;点击界面右上角的头像区域,可以快速定位到其正在编辑的地方。

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如果在某一部分需要其他协作者帮助,可以点击右键,选择「召唤在线协作者」;此时一个浮窗会出现在界面右侧,其他协作者点击这个浮窗,即可跳转到需要共同协作的部分。

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金山也支持对某一段或部分内容添加评论,评论的部分也会高亮显示。

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在默认的「编辑」状态下,金山文档不会显示正在进行的改动;但在「编辑」标签里,可以将文档切换为「修订」状态。一旦处于该状态下,文档的任何增删操作都会以大红色给出明显提示,且在文档右侧还会显示修改人和修改内容,并可选择是否接受该修改。如果选择否,那么该协作者的修改将不会生效。

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与石墨不同,金山会自动保存文档的历史大版本。以文本文档为例,协作者可以直接看到与上一个版本有几处不同,通过箭头进行翻阅,还能随时回溯到某个版本。如果需要撤销的修改操作较多,金山的这种实现方式无疑会更直观方便。

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虽然支持大版本的自动保存,但金山同样提供了文档编辑历史记录,以时间轴的方式呈现,而且可以单独筛选出部分协作者进行的操作。唯一的缺点是,这个记录不能很好地呈现出修改的具体位置。

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在打开腾讯文档上的协作文档时,腾讯文档会在界面的左上角显示最后一次修改来自于谁,以及修改的时间,这点还是比较贴心的。

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腾讯也支持评论功能,稍有不同的是,腾讯可以将评论内容嵌入文本中;不过这样的操作会影响文本本身的换行处理,有可能破坏最终的排版效果,实用性上个人认为一般。

在其他协作特性上,腾讯的不足就比较明显了。首先,腾讯对于修改痕迹的显示非常不明显,既不会像石墨一样进行标记,也不能像金山一样切换到「修订」状态;其他协作者能看到的只有一个很小的光标,而且腾讯不会在行的左侧显示头像,点击标题栏上的头像,也不能跳转到协作者所处的位置。

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只有打开修订记录后,用户才能看到比较具体的修改内容。这个修订记录类似于大版本保存,但和金山文档相比,不同版本之间的修改次数和区别体现得不是很直观,除非仔细地滚动整个页面,否则内容上的差异根本无从得知。

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在表格的协作功能和历史记录上,金山的表现是最好的,像是它可以查看每一个单元格的历史改动;石墨也支持这项功能,但 —— 仅限企业版;腾讯则不支持这项功能。

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对于整张表格的历史改动,石墨和腾讯只能以大版本的方式显示;而金山能直接在当前的表格上以浮窗显示历史记录,而且还支持自动回放,可以详细地看到谁在什么时候修改了哪些内容。

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总体而言,石墨在协作上的思维比较「互联网」化,从 @ 协作者、为评论点赞等设定可见一斑;而且石墨和腾讯都内建了类似于 IM 工具的讨论模块,金山则并未提供。

但在共同协作、版本回溯、编辑记录等功能上,金山的表现不输石墨,甚至某些特性实现得还要更好一些,例如修订模式、大版本自动保存、回放表格修改记录等。

远程演示

哪怕天各一方,在团队远程开会的时候,播放 PPT 或许依旧是不能缺席的保留环节。好在,这三家文档,都提供了远程演示的功能。

石墨的远程演示功能没什么可说的,它会新建一个放映链接,将这个链接发送给其他人,就能邀请他们观看你的幻灯片。你没法看到访客的具体信息,除了手动退出演示,访客能做的操作也并不多。

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相较石墨简单到简陋的远程演示功能,腾讯文档显然要强大不少;它支持幻灯片与文本文档的远程演示,可以将鼠标光标作为激光笔,同时还能开启语音交流;在权限控制上,放映者可以关闭观看者的麦克风,以及是否允许他们翻看全部内容。

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腾讯文档的问题在于,你虽然可以看到观看者,但是没有办法将他们移出演示;而且,只要别人获得了链接,他们就能加入,不需要你的同意。除非结束演示,否则你对他们没有任何办法。

在这点上,金山文档的「远程会议」,对于观看者的管控显然要更为全面。不仅可以禁止他人翻看文档,金山还能直接将成员移出演示,并且在开始演示后可随时关闭入口;除了现有的成员之外,其他人都会被拦在外面,无法观看演示。在演示过程中,你还能直接将其他人设为演示者。

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金山文档同样支持语音通话,可以手动关闭某个人的麦克风,或者直接设置全员禁麦。在激光笔功能的基础上,金山追加了水彩笔、荧光笔等标注工具。

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不止是幻灯片,金山文档可以基于任何类型的文档发起会议;而且在会议的过程中能够直接切换另一个文档,选择「切换文档」后,再选择文件即可。这是其余二家都没有提供的实用特性。

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团队协同

对于大部分办公场合来说,一个文档往往要经过数人之手;比起个人之间的协作与沟通,协同的人数一多,需要考虑的方面也就更多:不同层级人员的权限该怎么设置?如何确保协作过程的高效有序?要共享的文件应当如何清晰明确地整理?......这些问题,都是团队和企业,在选择文档产品时需要考虑到的问题。

在最基本的多人协作功能上,三家都支持「共享文件夹」;权限逻辑上也都和单个文件大同小异,区别在于,为「共享文件夹」分配的协作人与相应的权限设置,会自动应用在其中的文件上。

和文件一样,石墨文档支持设置成员为只读、只能评论与可编辑;但和文件一样,非企业版的用户,前两种权限状态是不可用的。此外,石墨目前还不支持对上级目录的协作者进行二次管理,也就是说目录中的文件无法单独设置权限,灵活性很低。

国内「在线文档」哪家强?用过石墨、金山、腾讯后我来说说……

可能是为了弥补这一点,石墨提供了一个单独的功能,叫做「团队空间」:

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团队空间乍看上去和普通的文件夹没有什么区别,但是它有着最主要的两个不同点:一是团队空间本身也是一个云盘(远程协助版提供 5GB 容量),支持任何格式文件的上传,并且支持幻灯片、PDF 等文件的查看;二是它提供的权限设置更为细致,可以为空间中的文件夹/文件设置不同的权限,并且新增了「禁止访问」这一项,理论上灵活性会大幅增强。

但前提是,你是企业版的用户 —— 因为和之前一样,如果没有办理企业版,则权限仅提供「可以编辑」这一项,相当于把所有的特别之处全都吃了回去。

金山文档的文件夹共享功能,则在权限设置上做得更到位一些。除了基本的可编辑与仅查看,它还支持将其他协作者设定为管理员;甚至,你可以直接将文件夹的所有权转让给另一个人。

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而且,目录中的文件,也可以单独设置为仅允许部分人查看或编辑。

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另一个金山做得不错的地方,意外地是在界面设计上:首先所有权限操作都可以直接在文件夹界面内完成,其次右下角还会显示成员的历史操作记录,布局与功能入口都清晰且合理,是三家中我个人认为最赞的。

此外,金山文档在近期将用户可上传文档的最大限额由之前的 10MB 提升到了 1GB,在文档空间方面远超其它两家。

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类似于「团队空间」,金山文档为企业和团队提供了进阶版的服务;在左侧边栏找到「开启团队协作办公」的区域,就能直接将账号升级为企业用户。

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创建企业之后,在 2020 年 5 月 1 日之前,只要再拉两个人加入企业,就可以获得半年的协作版服务。其中最大的升级在于,企业中的所有人都可以享受 800GB 的云盘容量。

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在企业本身的基础上,金山文档给出了「团队」的概念;简单来说,它就是类似于不同企业成员组成的群组,不同团队之间的文件可以做到相互分隔,而在团队内,又能根据具体需要,手动细分化管理文件与成员的权限。

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相比之下,腾讯在团队协作这一块提供的功能就显得有点少了。它没有类似于「团队」或者「企业」这种空间功能,只提供「共享文件夹」这一种特性,目录中的文件可以分别设置权限,但必须要打开文件后,在上方的协作菜单进行修改,批量操作起来要麻烦很多。

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表单

表单功能算是表格的细分产物,你可以粗略地把它理解成在线问卷,只不过它的用处远不止调查一种。

对于需要收集、整理和统计数据的人员而言,表格的确在效率上具有很大优势;但如果直接将表格分发给其他人供他们填写,很可能造成不必要的麻烦,手动收集数据也会进一步加大工作量。而且,对于移动端而言,在小屏幕上编辑表格的体验,也并不是很友好。

借助表单这种工具收集数据,不仅安全性更高,还能保证填写者的使用体验,而且依旧能够保证数据整理上的高效,不失为一个值得考虑的选择。

石墨、金山和腾讯都提供了表单功能(腾讯称之为「收集表」),而且都提供了可供新建的模版。其中,金山将可以添加的收集项目分为了 5 个大类别,共计可以收集 17 种类型的数据,是三者当中最多的。

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石墨支持的项目则要稍少一些,共计 14 种,但也覆盖到了大部分使用场景,并且石墨支持上传文件,金山和腾讯则只支持上传图片。

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至于腾讯,仅支持 10 种,不过支持提问输入是个亮点,应该是在近期新增的功能。

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另外,根据实测,对于手机号码、身份证号等内容,金山会检测其格式是否符合,而石墨则不会。

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石墨和金山都支持对逻辑规则的设置,可以根据用户的选择显示相应的题目。然而石墨的规则设置有些奇怪,具体体现在一个题目只能被一个选项所引用。

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而金山并没有这样的限制,多个不同的选项可以跳转到同一个题目上,同时还提供了直接结束的选项,设置界面相较石墨也更为明晰。

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腾讯则暂不支持对于逻辑规则的设置功能。

在表单权限上,金山是最为全面的,可以设置的项目包括定时停止收集、要求填写者登录、验证手机号、是否允许修改、是否允许多次填写等。

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石墨则稍逊一些,可以设置截止日期,以及是否收集账号、允许多次填写等。它还有一个将表单变成试卷的「测验」功能,只不过需要「企业版」才能使用。

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除了是否允许多次提交之外,腾讯几乎没有提供任何可以设置的权限。不过,它可以指定部分人员填写表单,算是一种弥补吧。

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除了传统的表单,金山还能创建一种「打卡」表单;这种表单中间只有一个按钮,可以选择是否记录地理位置。用来实现简单的打卡和签到功能,还是相当方便的。

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其实腾讯也提供了这样的「打卡」表单,但在网页端居然无法生成,只有打开小程序或者 App,才能找到这一选项。

对于收集到的统计数据,三家都能与表格文件进行关联,并作为 Excel 文档进行导出。其中石墨和金山可以将统计结果在后台以图表的形式显示,石墨为表格 + 柱状图,金山则为表格 + 饼图。

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稍有些不一样的是,金山文档可以将表单的统计数据,直接生成链接进行分享,并且可以设置分享时长。

腾讯则没有类似的功能,虽然可以单独阅读每位用户所提交的问卷,但出于使用表单的初衷来说,这样做的意义恐怕不是非常大。

小程序 & 移动 App

对于讲究便捷的移动端而言,即扫即用的「小程序」,着实改变了很多人的使用习惯;这三家在线文档,都支持通过微信小程序分享文件、表单等内容,以及邀请他人参与协作。而它们的小程序本身,也能被视作一个完整的「App」,可以在上面浏览、新建、阅读,甚至编辑文件。

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当然,在具体的支持程度上,三者之间还是有所区别的。这其中金山的表现比较不错,除了能保证文档的内容大致不走样,你甚至还能实现一些基本的编辑功能,例如插入图片、编辑行距、使用函数,等等。尽管体验上依旧和大屏 + 键鼠没法比,但在手机上,这些功能更多是以备不时之需。

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石墨文档在文字编辑上做的优化可圈可点,基本上整合了大部分常用的功能,加上本就简洁的界面,使用起来还是挺舒服的;但是它的表格功能比较弱,只能对单元格进行一些简单的操作,不支持函数等内容的插入。加上并不能编辑幻灯片这一点,在功能上,石墨的小程序还有很长一段路要走。

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而腾讯文档的小程序,在功能上大约介于金山和石墨之间,对于文字和表格而言还是稍逊于金山,但幻灯片可以添加形状这一点,着实是惊到了我。

只不过,有时刚打开一个文件,界面下方就会出现「82% 的人选择了用电脑编辑」的提示…… 拜托,如果能用电脑编辑,那我还用手机打开做啥?

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用微信「办公」最令人不爽的地方,在于这个万恶的提示:「文件已过期」。为了帮你对付这一点,三个小程序都支持直接从微信的聊天记录导入文件。但腾讯文档和石墨文档只支持单选,一次只能导入一个;支持多选的金山文档,导入时则要方便很多。

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说到独立 App,最开始吸引我眼球的,是小巧的体积:金山文档与腾讯文档的 Android 版,安装包都不过 10MB。这么小的 App,却可以实现各种文档的查看和编辑,他们是怎么做到的?

好奇的我,在浏览器中输入了金山文档的域名,点开了一个文件,随即豁然开朗:

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没错,本质上来说,金山文档和腾讯文档只是在浏览器上套了个独立 App 的「壳」;在大部分功能上,都与网页版/小程序没有区别,显示效果也完全一致。

虽然这二者的 App 也提供了一些特殊的功能,例如腾讯文档支持 OCR 扫描,金山则可以扫码快速加入会议;但对于绝大多数人而言,扫码即用的小程序版已经足以满足需求,实在没必要单独再下一个 App。

相较之下,50 多 MB 的石墨文档 App,依然是比较「传统」的那一类,界面与小程序和网页端也有着不小的区别,但落实到功能上,只能说依然相差无几。

在 App 上,石墨提供了一个名为「语音速记」的特性,简单地说,就是一个自带语音识别的录音机;录音完毕后,音频文件会保存在本地,而识别的文字会自动保存在石墨上。

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令我大跌眼镜的是,本来在小程序上还能正常显示的图表,在石墨 App 上却消失得无影无踪。这是什么反向操作?

虽然提供了 OCR 和「语音速记」,但兼容性倒退的石墨 App,也确实没有什么值得单独安装的理由。

所以,目前来看,想在移动端上体验这三家文档的主要服务,使用小程序和网页版已然足够。

总结

看完了上面的内容,相信你已经对这三家文档服务的优劣之处,有了一个大致的认识。

有趣的是,它们正好代表了截然不同的三股势力:石墨初出茅庐,是位意气风发的新人;金山则在办公软件领域摸爬滚打三十余年,有着深厚的技术底蕴。至于作为互联网巨头的腾讯,则是切入了一个新的领域,试图借助自己的影响力和用户基数拿下一城。

具体到产品上,石墨提供的编辑器以及排版样式都较为现代,更符合互联网时代内容创作者的喜好;完善的表格功能,也进一步体现了他们作为后来者的用心之处。

然而石墨的缺陷也很明显,在格式兼容性上,石墨的表现并不尽如人意;幻灯片功能更像个占位符,实用价值并不高。此外,很多高级的协作功能都被「锁」在了「企业版」这道付费墙中,对于个人用户和小团队而言并不是很友好。

而金山文档用起来,是三家当中最接近 Office 套件的一款;不仅编辑功能和使用体验上如此,其对于 Office 文档的兼容性之佳,也足以成为很多人使用它的理由。

况且,在协作功能上,金山文档不仅不落伍,反而非常强大;对协作者的权限管理足够全面,历史和回溯功能详尽,在线会议也是三家当中做得最好的。

至于腾讯文档,从 TIM 内置的协作工具,到后来的独立发展,它上线的时间已然不短。只是就目前的表现来说,无论文件编辑、格式兼容性,还是协作功能;方方面面上,它最多也只能用「差强人意」四个字来概括。

当然,就特色函数、访客水印等功能而言,我还是感受到了开发团队的用心之处;只可惜,基础功能上的薄弱,严重地影响了腾讯文档的实际表现。如果不常上传文档,对于功能的要求不高,那么可以直接邀请 QQ/微信好友这一点,或许能成为它的优势所在。



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