Mono的PPT 篇九:PPT 高手必备的五大技巧

想要成为PPT高手,不仅你的页面要做的精巧耐看,整个演示文稿要逻辑清晰,制作的速度也是标准之一。今天介绍的这些技巧,不仅能让整个演示文稿精巧耐看,同时也能帮你节省大把的时间。

1、母版确定演示文稿的整体框架

在正式制作演示文稿前,利用母版功能确定整个演示文稿的框架,绝对能让你在完稿之后的修改拉锯战中轻松应对,谈笑风生。

一般而言,在做演示文稿之前先搞定整个文稿的结构是一个比较高效的方法,就像你组装好了一个四层的马尔姆(宜家的床头柜),接下来只要把不同的东西放到相应的抽屉就好了。

比如要做一个应聘的岗位的申请汇报,要从四个方面来汇报,先把这个提纲(也就是演示文稿的结构)写出来。

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根据这个结构你可以在母版中制作每部分的条目,这样在后面的制作过程中能够大大提升效率,减少重复操作的时间。

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点击幻灯片母版后,软件默认的是在个样子的:

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如果你想每一页都出现的元素,就放在母版里,比如企业或者单位的logo。你看下面的图,我在母版上放置了一个logo,后面的版式里都会出现这个标志。

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如果某个元素只是想在某些地方出现,那就把它放在版式里。就比如上面说的先定好结构,就把四个部分的标题分别放在四张版式里。这样就可以重复使用,效率非常高。接下来你只要把相应的内容填进去就好了,这样也保证了演示文稿的统一性。

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在制作演示文稿的过程中,你肯定会碰到要修改中间某部分内容标题的情况,比如上面的某岗位应聘汇报,想要把第三部分的标题修改成“以往工作及业绩”,如果没有事先做母版的情况下,你需要一张一张地手动修改,但是你最开始的时候就设置了母版,那么这种改动就是点两下鼠标的事情:

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哦,对了,放在母版里的东西在修改模式下是无法选中的,所以你要是从网上下载了模板,但是想删掉或者拷贝出来一些东西,但是就是选不中,这时,你可以考虑到“母版”选项里去找找看。


2、默认字体和样式的设定

为什么你经常看到的幻灯片是这样的?这是因为PowerPoint以前的版本默认字体就是宋体。

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如果你想使用别的字体,比如“微软雅黑”,然后你每新建一个文本框,就要对每一个文本框进行重复操作——修改字体。实际上这个也可以有两种方式进行事前的设定,能够省去了大量重复劳动的时间。

一种是在设计变体字体自定义中设定你想要的字体模式。

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比如,我将西文字体标题和正文字体都设置为Britannic Bold,中文的标题字体设置为锐字逼格青春粗黑体简2.0,正文字体设置为方正正准黑简体,命名为“Mono的主题字体”,我们只需要选择这个主题字体,上面的那张slide就能立马变成我们设置的字体模式。

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这种设定方式适用于修改模板或者在制作之前进行设定,至于为什么,等你什么时候设定不起作用的时候就知道了。

第二种方法是先用你想要使用的字体、字号以及段落间距制作一个标准的文本框,然后选中它,右键选择“设置为默认文本框”。以后新建的文本框就都是这种格式了。个人比较提倡这种方式,因为我一般比较少使用模板,而且这种方式可以把整段文字的大小、行距、对齐方式等都设定好,前述的方法只能搞定字体。

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类似的,线条和形状也可以用这种方式进行默认样式的设定,这样可以省去很多调整格式的时间,让你的效率大幅提升。


3、自定义快速访问工具栏

在快速访问工具栏上可以放上你最常用的命令,比如各种对齐方式,置于顶层和底层、插入文本框等等,这样在做演示文稿时就不用先点开选项卡再点击相应命令了,效率大幅提升。

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点击右边的下拉按钮:

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这些软件默认的实际上并不能满足我们的需要。而且把快速访问工具栏放在功能区上方实际上并不方便,可以点击最下面的在功能区下方显示(S),就更加顺手了:

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那么如何添加常用命令到快速访问栏呢?最常用的方法就是在想添加的命令上单击右键,然后选择“添加到快速访问工具栏”即可。

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你也可以点击上面自定义快速访问工具栏右边的下拉按钮,弹出的选项卡中点击“其他命令(M)…”,或者依次单击文件选项快速访问工具栏,弹出如下的对话框,基本上任何操作上的按钮都可以添加到快速访问工具栏。

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不过通常情况,我们肯定不止一台电脑,也可能有时候要用别人的电脑进行演示文稿的制作。如果能够保持我们通常的操作习惯这将大大提升我们的效率。所以这时候就需要有方法将这些快速工具栏中的设置保存下来,移植到别的机子上。上图中的绿色框中的“导入/导出”选项就有这一功能。你可以将导出的文件放在云盘里,这样无论用谁的电脑,只要将存在云盘里的文件导入进去,你习惯的操作界面就立马展示在面前了。

你也可以去C:users你登录的用户名AppDataLocalMicrosoftOffice去找一个名为PowerPoint.officeUI的文件。

还有一个方法就是下载一个非常优秀的插件“iSlide”,这是一款基本上免费就已经很好用的插件。安装完成后,你的界面会变成这样:

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图中右边绿色框中的按钮就是一些常用的工具。

当然插件“iSlide”的好处远不止这些,有机会我会专门给大家介绍。


4、整体颜色的设定

颜色对于演示文稿极其重要,如果在制作前就设定好整体的颜色组合不仅可以省掉后续制作时考虑如何选用颜色的苦恼和时间,也能至始至终维护演示文稿的整体性。

我们知道,不同的色系可以代表不同的行业特性、性格以及心情、风格等等。所以在制作演示文稿前,我们就可以根据要进行制作的内容选用颜色组合。

颜色组合有很多方法可以选择,软件也自带有配色。上面第二部分介绍字体设定时设计变体颜色中就能设定你想要的颜色模式。但是说实话,这种方式其实并不好用。

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互联网上有许多关于配色的网站,比如Color Hunt,可以看到这样的网页:

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配色很好看,但是实际上并没有很直观的感觉,毕竟怎么用呢?个人觉得比较好用的比如花瓣网,输入“配色”进行搜索;或者ColRD网站,你会看到一些既有图片又有色卡的单元,这样比单纯的只给出色卡要直观得多:

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你可以把图截下来,然后整个演示文稿就可以使用这套颜色组合。

这正好给了我们一点提示,当你对演示文稿的颜色使用没有头绪的时候,不如找一张和你制作内容相关的、有你喜欢的色彩组合的图片,将其中的主色找出来做成色卡。这样能大大提高你的效率,又能使制作内容与颜色相关,不会产生颜色与风格上的冲突。

举个例子,比如我们要制作介绍小黄车ofo的发展历程或者经营的策略之类的演示文稿。可以先在互联网上找一张小黄车的照片,然后应用软件自带的取色器找出其中颜色占比最多的五种颜色(当然这已经有软件能做到):

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之前的文章《文字墙难搞?!递进模板,拿去不谢!》的文章有如下的一页模板可用:

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我们把ofo发展历程的一部分用这个模板套上去,做成了如下的样子:

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配色不错,挺和谐,但这一点都不ofo,没有任何企业的特征和感觉。所以我们就可以用刚才从图片中提取出的色卡,修改成如下的样子:

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或者这个样子:

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是不是有一点ofo的感觉了,跟主题的相关性更强了些?我们在这里只是举了一个例子哈,所以……你懂的PPT 高手必备的五大技巧 PPT 高手必备的五大技巧 PPT 高手必备的五大技巧 


5. 缩减文件的大小

演示文稿制作完成初稿后,领导肯定不满意,甲方爸爸还有新想法,或者处女座的好基友觉得你没对齐、多了一个空格……PPT 高手必备的五大技巧 PPT 高手必备的五大技巧 PPT 高手必备的五大技巧 

修改是不可避免的,现在的电子文件,不管是软件、游戏还是演示文稿基本上都是越来越大的,所以适当的缩减文件的大小有利于文件的传递,方便他人对文件的修改。

首先如果使用了新的字体,最好把字体发给对方,这样能够节约文字嵌入的空间。另外,更能减少演示文稿大小的方法是在保存的时候压缩图片。

我们点击保存或者另存为的时候,选择右下方的工具按钮,会出现如下的对话框:

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选择web和电子邮件模式都能使文件变小,对于图片多的演示文稿更是如此。

那么问题来了,如果对方在压缩文件的基础上做了修改咋办?毕竟最终的成品还是想要保留高清的图片。这时候审阅选项卡里的比较功能就可以起作用了,你打开之前的高清未压缩版本,然后点击审阅比较,在跳出的选项框中选择对方修改过的文件,所有有修改的地方都会在软件的右边窗口显示出来。这个就不做动图了,读者自己体会下,有机会也可以详细讲讲。

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总结一下:

  1. 正式制作演示文稿前,勾画出整体的结构,利用母版功能确定演示文稿框架的各个部分,能统一文稿的版式且在后续的结构修改中节省大量时间;

  2. 事先设定好文稿要使用的字体,或者将某种样式的文本框(含字体、字号、颜色、行间距等)或者线条、形状设置成默认图形(只要选中相应的目标,然后右键就能实现),将大大节省你反复变换字体和形状样式的时间,反正我有的同事估计三分之一的时间都耗在这上面了;

  3.  自定义快速访问工具栏,将你制作演示文稿时常常要使用的功能集合在快速访问工具栏,毫无疑问,以前你要记住一系列的操作路径,现在只要鼠标点击一下,你说快不快?

  4. 颜色是个折磨人的小妖精,哈哈,但我喜欢啊。所以通过内容相关的图片选取相应的颜色组,至少快而不会错。

  5. 现在的电子文件越来越大,虽然流量越来越便宜了,但是有些高校、公司的邮箱竟然还有附件大小的限制,哈哈,那就缩减文件的大小吧,反正有利于文件互传、不影响演示,还能改回来


PS:有没有让你多活了几个小时的感觉。不谢,关注我。反正到月末你们的碎银子也要过期了,来吧,折磨人的小妖精。PPT 高手必备的五大技巧 PPT 高手必备的五大技巧 PPT 高手必备的五大技巧 

   

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