提升工作效率的几大软件,让工作越来越轻松

工作那么多年,手边有几个用着非常顺手、也经常推荐给朋友的软件,想着就写一写,希望能帮助大家提升工作效率,让工作可以越来越轻松!

希望能帮到大家哦~

一、Xmind

xmind是用了很多年的思维导图类软件,对我来说,在一个项目无从下手的时候、在思路很乱、或者同时有很多人参与其中的时候,我都喜欢用xmind来理清思路,逻辑感会很强。

我非常喜欢拿它来做时间管理,每天要做的事情、或者一整天都在外地开会,几点跟谁、主题什么的,很清晰。

xmind模板xmind模板

1、使用举例

举几个例子吧,也是我自己经常会用到的:

每日工作记录类:

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一周计划表,我xmind和印象笔记都会用到这个功能,后来印象笔记开了专业版后,xmind就不用了,但印象笔记有个问题,就是逻辑感不强,xmind列出来之后就非常清晰了。

把每天要做的事情列出来,然后完成后,标记不同的颜色,这样既有利于后续写周报,也方便自己每天check下有没有遗漏的工作。

减肥计划:

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最近在用的一个功能!减肥计划,记录每天的饮食、运动量,方便后续统计,也算是自控力的一种体现。

会议管理:

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这是xmind的一个模板,不过自己在做会议管理时,不需要套用模板,根据实际情况来,这应该是我最常用的之一了,开会太多,而且会议内容太多太杂,不做个思维导图,真的很容易就乱了。。。

多个项目进度一览表:

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有时候,同一时间会有多个项目进行,这时候我会建一张表,来看清楚每个项目的一些基础信息,细节不会在这里列出来,但一些里程碑、重要进度什么的,都会在这里列出来,方便后续总结活动。

PK战:

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这个非常有用!我把它取名叫做PK战,不仅可以应用在方案上,还有取名字啊、选题啊什么的,都会用到!把优势和劣势都列出来,选择那个最不可或缺的,或者那个最可以接受的缺点,就能定下来了!


2、操作指南

第一步:下载一个软件

目前手机和电脑端都有,最新版本是xmind 8,有免费版和专业版,建议先从免费版用起来,觉得好用对工作有帮助了,再去买升级版的。

第二步:新建一个文件

以电脑版操作为例,这里可以选择空白图或者模板,第一次使用不太熟悉的,或者像我上面说的,有些可以直接套用模板的,就选择对应的模板就好了。

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第三步:功能讲解

xmind的操作其实很简单,建了空白文档之后,主要就是添加子主题、添加备注、以及修改颜色、字体字号等功能,如下图所示:

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第四步:导出不同文件

选择:文件-导出,可以导出各种文件格式,常用的图片格式、pdf、word文档、excel等,都没什么问题,我经常导成图片,方便发给同事。

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二、印象笔记

陪伴了我4年之久的印象笔记,买了2年的付费版了,也一直在向身边的朋友安利,真的很好用很好用啊!

1、适合团队工作交流

工作中,经常需要交流工作内容,尤其是需要修改和核实的地方,之前我们用过tower,后来发现效率有点低,改成了印象笔记,可以直接截图、标注、同步给其他同事,对方检查后可以直接在笔记上回复自己的意见和操作,再回复对方,听上去好像很复杂,但当你有几十个上百个页面需要check、需要修改时,印象笔记可以直接建一个笔记本,直接同步几十条信息!功能不可谓不强大!

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上图,上方蓝色为需要修改的链接,中间截图为有问题内容,下方为官网信息及官网截图,红色为反馈意见,绿色为操作说明,证明该条内容已经修改。

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共享也很方便,直接输入对方邮箱就行了,可以选择对方只能查看、可以编辑以及既可以编辑,也可以邀请他人,也可以选择直接共享笔记本,对方收到你的邀请邮件后,登录自己的账号就能对共享的笔记进行操作了。

2、多平台实时共享

免费版可以2台设备同步使用,并实时共享相关内容,比如我一般的工作记录会用电脑来做,然后突然要开个会,拿着手机就进会议室了,相关内容就直接在手机上记录了,这样电脑端也可以同步,非常方便。

2台以上设备的话,就要付费了。

下图一是手机端,图二是电脑端的笔记,实时同步。

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3、浏览器中也能使用

以前一些重要的文件,我们会放在邮箱中存放,但很容易过期,放在印象笔记里,只要你能上网,打开浏览器也能登录,也能同步!非常适合不时之需。

说句难听的,你万一在国外出了什么意外,手机电脑都没了,找到一台可以上网的设备,登录下印象笔记,放在里面的文件都可以用了。

4、文件同步

有时候电脑不一定会带回家,有些小文件需要回家处理,我就会直接上传到印象笔记里,到家打开印象笔记,修改完,再上传上去,明天到公司,文件一下载就行了。而且支持所有格式的文件上传。

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5、扫描文档

无意中发现的一个功能,app端,新建一个笔记,底部tag栏第一个拍照功能,当你拍的是文字是,会自动识别自动扫描,同时可选择:照片、文档、彩色文档、便条纸、名片等功能,非常强大!

比如现在,我手机上扫描了这本书的2页,建了一个笔记,电脑端同步显示,然后我就可以直接在笔记里保存图片,上传到这篇文章里了。。。

扫描文件扫描文件



可选的保存类型,文字默认为文档格式可选的保存类型,文字默认为文档格式

6、保存网页,永不丢失!

这个功能更强大,手机端可以一键保存网页,动动手指,选择保存即可,如下图,非常方便:

点击网页端下方的分享按钮,安装了印象笔记且加入分享行列的就可以了点击网页端下方的分享按钮,安装了印象笔记且加入分享行列的就可以了

可以编辑所在笔记本、网页名字、标签等等可以编辑所在笔记本、网页名字、标签等等

到了印象笔记,整个页面就直接保存下来了到了印象笔记,整个页面就直接保存下来了

网页端功能更强大,不仅可以一键保存网页,还可以隐藏广告、只保存部分内容、只保存网址等各种功能,但需要下一个插件:

印象笔记官网的插件网址,自取哈

7、深度搜索

这个功能看似不起眼,但很实用,我之前写过一篇文章跟马尔代夫有关,已经完全不记得标题是啥了,只要输入马尔代夫四个字,就能搜索出来与“马尔代夫”有关的笔记,速度很快,找起来也很方便。

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三、石墨文档

很丢人,我最近才开始用,最近新宠,有一个最大的好处就是,可以多人多平台,同时编辑在线文档和!表格!之前我们要编辑表格,都要发给对方,或者在共享盘里,有个问题就是,当你的表格实时在更新,传来传去非常麻烦,在线平台简直不能更棒!

1、分享方便

免费版的,可以分享后限定对方只可阅读,或参与一同编辑,只要获得链接就可以了,没有链接则无法看到内容。如果是付费版的更高级,可以设定企业内成员访问,或者通过密码来访问,更增加了私密性:

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2、实时保存

一边编辑一边保存,拜托了电脑突然崩溃、忘记保存等诸多问题,基本上可以实现“实时保存”的功能。

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3、多人同时操作

印象最深刻是有一天开选题会,每个人的议题都在石墨文档里,在讲题的朋友可以将别人发表的意见保存下来,而后面要讨论的议题,还有朋友在稍作修改,完全不冲突!

而且!当你在操作时,会提示xxx在操作,这样避开了误操作。

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四、tower

也是用了4年的一个功能,一开始用网页版,后来app、微信小程序都用起来了,比较适合管理团队工作。我用的最多的功能就是给成员指派工作,然后设好完成时间,他们在规定时间内完成了任务,点一下“已完成”,我就能收到push,可以选择邮箱提醒、微信提醒,去check下就行了。

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另外就是,如果公司没有合适的后台,那么有些需要让新人知道的一些培训知识、账号密码、常用的后台、需要分享的免费网站、一些注意事项等,就能放在tower上永久保存,新人入职后,直接上tower自学一遍,再跟他讲解就会方便很多, 也方便他们随时去查看。

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1、日历功能

这个功能很简单,但很实用,谁要请假、哪一天要开会,都在日历里一目了然了,现场做了一张,大概意思就是这样~右边的“日历”,可以增加不同的项目,颜色也能改,每个人自己把自己的日程添加上去就行了。

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2、分门别类

以我自己做的印度行程为例,可以添加清单(如下方的:行前准备、亮点早知道等),然后每个清单下可以添加任务,这样就很清晰了(但其实这个更适合工作用,平时自己不需要,一会儿我讲下工作中的优势)。

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3、提醒功能

工作中,经常需要给员工指派工作任务、或者设置有效期,经常遗忘怎么办?towe这个功能很好,可以指派给对应的人,然后她会收到push,有一条她需要处理的任务,也可以规定任务截止时间,过期后,也会提醒对方,任务没完成。

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这个呢,有利有弊,好处是很多事情建了任务就不会忘记,但也有坏处,就是你过期的任务,就会一直提醒你,之前是邮件,现在只要关注了微公,就会直接在微信上提醒你,有点。。。。

4、存储资料

也是适合团队使用的,一些规则、资料、公告等,都可以上传到这里,而且每个人都可以编辑,都可以上传(可以设置)。

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5、团队管理

接下来讲一些团队管理上的功能,我其实不用这个,觉得团队成员之间,本来是和谐相互,比较有人情味的一件事情,没必要什么都搞成程序化,但如果团队成员多一些,还是需要一些功能来帮助管理:

鹰眼

可以统计本周完成了多少、哪些任务?有哪些任务、谁还没有完成?任务的进度情况、每个人的贡献情况等,等于是一个透视表,可以很清晰的看到每个人的情况。也能把没有指派的任务找出来,以防工作任务太多时,遗漏了。

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周报

可以设置周报问题、需要回答该问题的成员等,因为一个团队成员,每个人的考核指标可能是不一样的,所以需要汇报的周报内容也不一样,这个我觉得设置的很人性化,另外,还可以设置谁可以看,这就避免了有些重要数据外泄给外包成员或实习生。

另外也可以提醒成员,什么时候交周报、交月报。

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权限问题

tower可以设置4种身份,访客、成员、管理员、超级管理员;另外对于成员,还可以做分组,适合一个团队中,有多个项目或多个不同分工的人群。

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好了,今天的分享就到这里了,如果大家觉得有用,欢迎点赞、评论、打赏一条龙服务,希望可以帮到大家,另外,也可以选择支持下我之前的文章啦~

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