在家也能效率工作?推荐这些远程协作好工具

2020-01-29 18:07:55 74点赞 1216收藏 22评论

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创作立场声明:少数派拥有接近半数的远程工作员工,在这个非常时期,我们也来分享一些能够作为应急远程工作解决方案的工具和服务。

远程办公本来是基于网络和工具的不断进化,带来的一种更先进的团队协作模式,这种模式可以突破地域限制,帮助组织面向全球招揽合适的人才,同时也有助于降低办公成本。万万没想到在今天这个特殊时期被大家反复提起,在目前的情况下,启动远程办公,减少聚集接触,确实有助于疾病传播的控制。但远程办公并不是适合所有人,工具选择也各有偏重,我们基于过往的经验,盘点一些协作工具的相关内容,希望能给大家一些指引和帮助。

为了方便大家快速定位,我们将远程工作中的几个关键需求分拆为即时沟通、文档协作、任务看板、文件传输、会议讨论五个部分,先从上手即用的单一工具开始盘点,大家可以根据自己的需求进行定位选择。最后再针对需要系统配置的企业微信、钉钉、飞书三个综合性团队协作工具进行简单对比解析。

注:有部分比较好用的国外工具,因为监管原因,在国内不能使用,这里就不再赘述了。

单一功能的工具

即时沟通

即时沟通主要是 IM 文字类的通讯工具,用于必要的线上沟通。当然,最简单直接的就是微信拉群,但因为微信会与私人信息混淆,且文件容易失效,所以只适合临时应急,不推荐团队长期使用。

Slack

放眼全球,目前最优秀的团队即时沟通工具依然当属 Salck,也是全球最热门、增长最快的 SaaS 创业公司之一。它的特点是优秀的分组(频道)管理功能,就好像把线上沟通分成了不同的小会议室,可以选择开放或私密,灵活管理。在聊天功能和界面上也有大量的创新,表情回复可以避免无效刷屏,嵌套回复也是将信息归类,可以让其他人更完整地看到某一个话题的讨论。

Slack 最强大的还是开放的机器人系统,可以通过其他工具的开放接口,自己定制不同的 bot,自动在对话框里推送任务、数据等通知,配合自定义的消息推送机制,实现高效的团队沟通。我派付费使用 Slack 接近一年的时间,功能体验是非常优秀的。问题主要在于中文化和网络互通稳定性不够好,如果团队没有这方面的障碍,可以好好研究利用,Power+ 小组也专门出了一些使用指南和对比体验,供大家参考。

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QQ / TIM

为啥推荐 QQ 呢?作为最早从 PC 客户端演进过来的通讯工具,QQ 保留了大量适合协作的功能,比如大文件传输、稳定的多人通话、屏幕共享演示、聊天记录漫游等,这些都是团队沟通中常用的功能,QQ 不仅在功能上比微信全面、完善,每个功能点的完成度也很高。可能有不少人都已经放弃 QQ,但其实它的功能一直在优化,对于以沟通需求为主的团队来说,可以重新去下载试试。

当然,基于 QQ 为企业打造的 TIM 也是不错选择,有在线文档、日程管理的支持,但不知道维护情况怎样,毕竟算是比较边缘的项目,投入资源应该相对有限。

我们在远程协作主题播客里曾谈及 QQ 的优势,具体请见:

文档协作

文档协作主要是针对规划解析、会议纪要、合同条款等内容的在线预览和讨论需求,由于内容量比较大,不适合在即时聊天工具里面沟通,需要单独的协作工具来解决。传统模式就是 Word 里面的批注功能,需要保存不同版本的文件,传来传去。

Notion

近两年异军突起的文档协作工具,Notion 跟 Slack 有些类似,都是以某一个功能为中心,进行其他功能的聚合。除了基本的文档笔记功能,官方提供的使用模板就更多了:团队 Wiki、待办事项、笔记和草稿、设计规范、阅读清单、每周议程、团队日历……甚至是路线图,你都可以在 Notion 里完成。正如官方给它的定义:一款「将笔记、知识库和任务管理无缝整合的协作平台」。

正是因为 Notion 模版的开放性,以至于我派的开发团队,完全使用它进行产品开发的项目管理了。当然,作为功能丰富的海外工具,Notion 的使用门槛也偏高,除了中文本地化,也需要对 Wiki 知识库、任务管理等工具有一定的了解,才能更好的驾驭它。

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石墨文档

石墨作为老牌的在线文档工具,也是我派一直在用的产品,主要是设计比较简洁,功能又基本够用。除了编辑器的稳定性,石墨文档主要是权限设置功能比较丰富,可以向陌生人分享阅读和编辑权限,也可以设置密码访问,适合不同的需求和场景。同时支持 Word、PDF 格式的导出,可以在在聊天和邮件中便捷发送。

文档工具其实并不好做,光多人同时编辑的稳定性就非常考验技术支持能力,而一旦出现 Bug,数据丢失,后果也非常严重。石墨在各个浏览器打开,协作编辑能力都比较稳定,值得信赖。

WPS Office

WPS 目前应该是国内兼容微软 Office 做得最好的产品,近两年界面设计也更加简洁,还推出了团队协作功能。云文档默认为每位用户提供了免费的 1GB 云存储空间,不仅支持实时同步、查看编辑记录,还支持全文检索、历史版本等功能,可以在所有支持标准 HTML5 浏览器上登录 WPS 账号后,在任何场景下实现全平台创作。

对于标准文档比较多的团队,比如合同、表格等文件,可以尝试用 WPS 来协作试试,相对 Office 协作来说,免费使用门槛比较低。

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iWork 套件

如果团队成员都是 Mac 电脑,其实 iWork 套件也提供了不错的在线协作功能。而 iWork 其实是首要保证文档的一致性,在不同的设备上都能保持一致,而且不需要使用者自己去调整,所以限制了一部分编辑功能(例如自动生成目录),也放弃了离线功能。再辅以之前提到的在「批准与修改」中的「接受或拒绝」修改的功能,尽可能避免了文档冲突这种烦心的情况出现。

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任务看板

看板是团队协作中,对个人任务的另一种呈现形式,可以按照不同的项目或者流程来定制看板,查看进度,是在即时沟通和文档协作之后的进阶能力。

Trello

应该算是看板工具的鼻祖,以看板为主的项目和任务管理工具,同样简洁易用,且大部分功能是免费的,我派也在很早就启用 Trello 进行选题管理和稿件排期。它的特点是可以根据行业的需求进行工作流的灵活定制,包括市场营销人员、项目规划师、软件开发者、高校老师、人力资源经理、婚礼策划师、全职父母,还有旅游规划师等等,都在根据自身需求来个性化地使用 Trello 这一可视化工具。

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Teambition

Teambition 是本土工具中,接近 Trello 功能又比较多的工具产品,发展了很多年之后,已经被阿里收购。本土工具的优点就是中文化和响应速度都很好,我派主要用来做目标管理和商务流程管理。它的特点是创建项目时提供了 40 多种模板,涵盖了产品研发、市场营销、行政人事等多个方面,每个模板都有已经划分好的任务流程,只要找到合适的项目就能快速创建项目并设置好任务列表。

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文件传输

主要针对视频、批量图片、程序等大体积文件的存储和传输,也是团队协作常见的需求。

坚果云

坚果云是国内较早的文件同步服务,定位更偏向于办公和团队协作。这意味着它需要在连接的速度、稳定性,以及整个系统的设计上做出足够的努力。

坚果云的核心优势在于同步盘功能和文件共享,无论将其用于重要文件夹的存档和云同步,还是和同事们之间分享大文件,坚果云的表现都很亮眼。

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奶牛快传

奶牛快传 是近两年起步的网盘工具,非常适合进行大文件线上分享。它不需注册就能直接上传和下载文件,最关键的是,上传下载速度都非常快,完全不限速,也不限制文件体积大小。它的移动网页版和 iOS 客户端还支持直接预览多媒体文件,免除反复下载的痛苦。如果你经常需要和他人快速共享文件,特别是大文件,奶牛快传一定可以满足你的需求。

会议讨论

团队协作中,总有一些需要讨论的问题,比如关于目标规划的确认,关于项目执行的细节,服务于会议的工具就应运而生了。会议的通话部分大家可以选择 QQ、Skype 、ZOOM小鱼视频 等专业产品进行解决,小鱼也是国内较早提供音视频会议功能的企业服务,对于普通网络的多人视频会议有更好的优化支持。我们这里主要介绍一些会议过程中的相关工具。

Explain Everything

远程白板工具,我们可以将会议转化成一块共享的白板。然后再将这块白板分享给参与者,他们在 App 内输入分享代码,就可以加入参与编辑。

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会议桌

一个专门根据会议需求定制的本土协作产品,特点是运用 WebRTC 的最新技术,无需下载安装任何插件,在网页中即可享受便捷的语音、视频服务。同时提供共享白板,共享文档展示的功能。

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综合团队协作工具

前面盘点了一些独立工具,接下来把几个大综合团队协作工具解析一下。综合协作工具,就是集成了多个功能,并且将功能打通,形成完整工作流的工具。这类产品的开发和维护要求较高,基本只有头部互联网公司才能持续投入,目前比较成型的也就腾讯、阿里、字节跳动三家。

企业微信

企业微信是基于微信的通信能力,整合了企业内部通讯录和工作台,工作台当中包含日历、会议、文档、微盘等基本功能,在第三方应用平台,还可以找到考勤、财务、CRM、云 OA 等大量应用,还有腾讯自己开发的 TAPD 看板应用。

企业微信整体来说,更像一个中间平台,没有针对核心功能做深度的调整,比如即时聊天部分,只比微信增加了已读状态,日程和文档也相对独立,没有进行深度的打通。因此企业微信比较适合对工具依赖不强的企业,可以接入自己的 OA 系统到企业微信工作台,主要用它的聊天和通知功能。目前企业微信开启了微信用户的互通能力,就是企业微信成员,可以跟微信用户拉群沟通,比较适合大量外联沟通需求或需要社群管理的组织来使用。

钉钉

钉钉是阿里投入巨大的企业服务产品,据说是源于当年【来往】产品的失败,原班人马针对中小企业需求打造了钉钉。钉钉的定位则更偏向于管理,围绕即时聊天,把日程和任务放在首位,要求员工做好自己的工作安排。比较适合传统的管理中心制企业。

应用中心也提供了基本的网盘、邮件功能,网盘中的文档能力由 WPS 提供支持,视频和电话会议功能比较完善,也是传统企业的常用需求。在应用商店里,提供更多来自第三方的行业解决方案,比如门店账务、企业采购、固定资产、报销管理等等,比企业微信更细分,也比较符合阿里服务的企业对象。如果是工作流程比较完善和固定,注重管理和审批的企业,更适合选择钉钉。

飞书

飞书是源于字节跳动内部使用的协作工具,因此产品本身带有字节的文化属性,强调个体创造能力,尽量减少管理层级。飞书的在即时聊天、日常管理的基础上,把协作文档提到了更高的等级,统一称为云空间。

在聊天模块更接近 Slack 的体验,更强调讨论。日历模块也做了较大修改,可以关联成员、文档、地点等更多信息。工作台也已经有不少独立的第三方应用,包括日常审批、工资单等,同时也可以利用 API 自己开发相关的机器人,比如我派就开发了少数派网站库存机器人和客服机器人的对接,会自动向指定群组发送通知。

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飞书相对于前两者,更适合互联网、文创类公司,也是我派目前的主要的团队协作工具。目前正提供限时免费到 5 月,可以去 官网注册 试试。

最后强调两句

远程工作需要好工具,但核心不是工具,还要看行业属性、公司结构、个体能力等等。我派属于互联网领域的文创类组织,团队不大,管理扁平,本身比较适合远程模式,但也不算是做得特别好,还在不断学习和完善当中。但非常时期,以上工具依然可以作为应急的工作解决方案,最后,团队能不能形成远程协作的模式,还要具体分析,切勿盲目推崇,折腾团队。

同时,少数派这里能够推荐的工作类型始终有限,在同领域或其他领域中如果你有好的工具推荐,也欢迎在本文评论区或 Matrix 社区进行分享。

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