值无不言76期：那些相见恨晚的效率提升软件

值无不言，知无不言。嘉宾分享干货多，值友疑问都解决。如您也想成为《值无不言》栏目的主角，欢迎来报名参加，下一期的大咖，就是你！

Hi，亲爱的值友们，《值无不言》栏目新的一期上线啦！

工作千万条，效率第一条；（工具）软件选得好，下班回家早。在工作中都有哪些效率提升软件呢？
本期我们请到了生活家@lifeisgood为大家分享工作效率提升类软件推荐清单，以及软件的使用方法技巧，并且会在线解答值友的问题。

本期话题：在工作中有哪些提升效率的软件？

• 工作群消息太多，漏看重要通知怎么办？
  

• 每天忙忙碌碌，还经常加班，怎样改变？
  

• 在不同的电脑、U盘或移动硬盘中，积累了无数名称相似且版本混乱的文档。到底哪个是有效版本？
  

• ......

以上为示例问题，本篇干货多多，各位值友可根据自己的实际需求提问嘉宾（使用手机的值友可以在评论区@lifeisgood 直接提问，PC端的值友点击“我要请教”即可直达提问区咯。）

我要请教

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本期嘉宾:@lifeisgood

工作千万条，效率第一条；（工具）软件选得好，下班回家早。

坦率地说，虽然我们早已踏入了算力过剩的时代，但计算机似乎并未成倍地提高我们的工作效率。很多低效率的现象比比皆是：

• 电脑桌面上密集凌乱地分布着经年累月积存的文件，甚至连用文件夹分类的迹象都没有。
  

• 为了找某个文件或数据，手动翻遍硬盘中所有的文件夹。
  

• 试着以聊天群来协同工作，但群内聊天的噪音淹没了有效信息，想找到一条有价值信息难上加难。

• 经常花时间到处寻找身份证、毕业证、说明书或者其他重要物件，既浪费时间，又带来挫折感。

• 把大量时间花在机械重复的工作上，没有实现自动化。
  

效率受到个人观念和习惯的制约；效率也是团队约定和流程的成果。

拒绝996，每天按时下班。今天就来聊一聊：电脑和手机上，那些相见恨晚、显著提升效率的工具。

推荐理由：世界上最好的知识管理类生产力工具

印象笔记（Evernote）在全世界拥有数以亿计的用户群。其理念是智能工作、有序生活、记录一切。它是当之无愧的*级知识管理类智能生产力工具。

知识管理类生产力工具

使用建议：

1. 除了电脑上安装外，一定要在移动设备上使用（智能手机、平板电脑）；移动终端是随身携带的，保证随时随地使用印象笔记，才能充分体会到效率的提升。
   

2. 要把它当成牙刷式的产品来使用：即像刷牙那样，人人都离不了，每天都要刷，至少刷两到三次。
   

技巧与入门：拍照收纳法

印象笔记能为我们做些什么？初学者可以通过反复练习记录（写入）、搜索（读出）这两个动作来掌握。

生活中的痛点：一些物品或资料如身份证、银行卡、孩子的免疫证明等经过几次交接传递或长期不用后，遍寻不着。既耽误时间，也影响情绪。

步骤一：拍照记录（写入）

• 按分类，把银行卡放入一个固定的收纳位置，可以是抽屉、收纳箱或柜子分隔。
  

• 用手机对该位置和银行卡拍照后，新建一条笔记。

• 笔记标题：我的 各类证件 位置 上层抽屉；

  笔记内容：身份证 银行卡 不动产证书。

步骤二：以搜索代替查找（读出）

当需要找一个长期不用的物品（如银行卡）时，不要按老习惯到处翻找，先在印象笔记中搜索“我的 银行卡”或“银行卡”，印象笔记有智能提示和精确搜索功能，上面的关键字都可以灵活使用。

印象笔记立刻就能搜索到名为“我的 各类证件 位置 上层抽屉”的笔记，从标题也能得知银行卡的位置啦。再也不用翻箱倒柜，把家里翻个底朝天了。

男人的生产力工具 篇二十五：工作添智能、生活倍轻松：印象笔记最佳实践五则(16-20)前言：世界*级的智能生产力工具Evernote在全世界拥有数以亿计的用户群，在咨询、资产管理、制造、软件、IT、零售业等各行各业，被不同规模的大中小型企业所采用，团队和个人用户中涵盖了高管、白领、家庭主妇、学生等各类群体。其理念是智能工作、有序生活、记录一切。根据多年的应用体验，我给它的评价是：全球lifeisgood| 赞272 评论191 收藏3k查看详情

想更深入的了解印象笔记，请参看上面的《工作添智能、生活倍轻松：印象笔记最佳实践五则》。笔记积累得越多，使用越久，印象笔记的效益越明显。

推荐理由：有效提升沟通效率

针对聊天软件严重拉低团队沟通效率的痛点，我们很早就开始引入Trello作为团队协同的工具。

提高团队生产力，从普及Trello做起

内部沟通的痛点

不少机构和个人喜欢用聊天软件建一个群来进行工作上的协作。比如发个通知、传个文件什么的。殊不知，这其实是一种非常低效的沟通方式，原因是：

• 各种IM软件天生天生不具备生产力工具的基因。
  

• 加入的群太多，造成信息过载，反而使很多成员不胜其烦。
  

• 很多人不会正确使用群聊，在群里产生了大量的噪音，淹没了有价值的信息。

Trello的特点和优势

根据多年的经验和体会，Trello是非常适合用作团队生产力工具的。

• Trello以二维平面的形式来组织信息，所有团队的资料和文档井井有条，访问效率高。
  

• 能很好地将团队、成员、项目、动态等各方面的重要信息进行关联，便于追踪和管理。
  

• 专门为团队协同、高效工作而设计，定位于为团队搭建高效生产力环境。
  

• 不会产生噪音，也不易造成信息过载，让你排除干扰，专注工作。

• 确保功能强大的同时，构成元素少而简单，学习成本低，容易入门，操作方便，让人乐于使用。
  

• 支持PC、iOS、Android等主流系统平台，不限制同时安装、登录的终端数量，能够方便地跨平台使用。

男人的生产力工具 篇四十四：学会Trello，月薪三万不用愁—团队生产力工具Trello中级教程（一）小编注：想获得更多专属福利吗？金币加成、尊享众测、专属勋章、达人福利任务你想要吗？如果想要，赶紧来申请认证站内生活家！猛击此链接上期回顾在《早点装上它，TNT就不会黄了--团队生产力工具Trello教程（入门篇）》中，通过步步深入的探索和实践，你学会了创建第一个团队、第一个看板、第一个列表和第一张卡lifeisgood| 赞86 评论172 收藏910查看详情

作为团队负责人，想高效沟通、远程协同，确保团队流程有序运行？还是尽早在团队中推广Trello吧。

应用技巧

有小伙伴利用Trello整理和收集面试题，不但自己找到了大厂的工作，还用Trello分享造福其他求职者。详细内容请参看《找工作大作战》。

推荐理由：云端协作，高效办公

石墨是一种全新的工作方式。工作文件集中组织管理，实时分享和讨论，免去了反复修改文件版本、发送邮件的麻烦。

面向未来的办公软件

传统办公软件的痛点

• 最急需的文件总是离你最远：下班回到家，领导或同事着急向你索取一个文件，你却鞭长莫及，无法从办公电脑上得到它。
  

• 历史版本太多傻傻分不清：在不同的电脑、U盘或移动硬盘中，积累了无数名称相似且版本混乱的文档。到底哪个是有效版本？令人无所适从。

• 报表汇总人永远在加班：常见的信息收集流程是：编写一个空白的表格模板，发到工作群中；各部门再转发到各自的工作群中，要求大家填写；部门表格汇总者复制粘贴辛辛苦苦汇总完、上交；到公司汇总者那里，又经过复制粘贴、汇总审核，发现有问题的，再打回重填。
  

石墨文档的优势

云端Office解释了石墨文档的秘密：用在线文档颠覆传统的本地文档，一举解决上述阻碍协同办公的痛点。从官网的介绍中，我们也能感受到石墨文档的特点：

• 实时协作：多人/多平台，毫秒级同步响应。

• 实时保存：文档/表格实时保存在云端，即写即存。

• 轻松分享：添加协作者，邀请小伙伴来一起协作。被邀请的协作者可以进行只读、编辑、评论等不同权限的操作。

• 划词评论：针对文档的某处细节即时讨论，告别Email+IM的低效时代。

• 还原历史：所有的编辑历史都将自动保存，随时追溯查看，还可一键还原到任一历史版本。再也不用担心丢失U盘了。

应用技巧：跨平台衔接工作流

石墨文档支持各种主流操作系统

只需登录同一账号，就可以在各个平台上继续自己的工作。比如在办公室编写文档后，在开会或通勤路上，用手机端继续查看、编辑或与同事沟通讨论。这样可以充分利用碎片时间，提高协作效率。

有一次同事需要我修改文档中的一个段落，起初我回复说要等中午到办公电脑上修改，后来一想手机上不是安装了石墨客户端吗？立刻在手机上改完分享出去，几分钟就解决了燃眉之急。

男人的生产力工具 篇一百四十：云端协同 高效办公：团队效率神器-石墨文档工作千万项，效率第一项。效率不提升，自己两行泪。关注#效率提升大作战#，get能够提升你工作效率的软件、应用和技巧！你的团队是时候迁移到云端了想象一下，下列场景你是否经常遇到？场景1--最急需的文件总是离你最远：临近下班，你在办公电脑保存了文档，拷贝到U盘上，想带回去晚上修改润色。可回到家才发现，匆lifeisgood| 赞10 评论28 收藏160查看详情

详细的入门教程，请参看上面卡片。

推荐理由：简单、简洁、专业的GTD工具。

与全球千万用户一起，在TickTick中记录和规划大小事务、用更少的时间达成目标，从冗杂的待办事项中解脱出来。

不管是工作计划、备忘提醒，还是购物清单、旅行安排，你都能记录到 TickTick 并有序规划。

在App Store中能找到很多To do类的日程管理工具，从掌上电脑时代起，也使用过不少此类app，为什么推荐TickTick呢？TickTick为何还有一个滴答清单的中文名？下面为您一一道来：

TickTick与滴答清单

除了国际版TickTick外，还有面向广大中国用户的中文版滴答清单，后者服务器在国内，入乡随俗地支持微信登录等方式。注意：两个版本账号相互独立，在ipad上登录时会提醒你切换到正确的服务器。

- 支持PC（网页版）、iOS、安卓等所有主流平台，还提供了Apple Watch版本（见图一）。

- 支持多国语言，在设置中轻松切换到简体中文。

ipad截图：网页版添加的任务，自动同步到iOS版

- 跨平台自动同步是挑选它的理由之一，同一账号登录后，所有日程安排自动云端同步到当前登录设备。

- 无需打字，支持语音输入添加任务。

iPad截图：荣誉墙

- 成就值统计，强化习惯，增强信心，良性循环，提升自我。

- 学习成本低、上手快、界面简洁，是我推荐GTD工具时必须考虑的权重。注册、登录、切换到简体中文（不切换大家也都能看懂）、点击跳过入门指导，开始使用，1-2-3，就这么简单。

如果一个GTD工具要花费过多时间去学习、或者喧宾夺主地占用了本该用于完成其所规划任务的时间，那就果断放弃。

应用技巧：添加任务与设定日期

在任务框中添加任务

1. 在任务框中直接输入文字，然后按回车键。
   

2. 新建的这条任务就会出现在无日期区域中。

如何为新建任务设定完成日期呢？

点选该任务右侧的三个点按钮，在弹出菜单中，鼠标掠过三个按钮，就能看到“今天”、“明天”、“下周”、“自定义”的提示，按自己需要选中即可。

上面是常规的设定方式，TickTick有没有独门的绝活呢？请继续看。

任务框中，以自然语言输入“明天买狗粮”

请看任务框下方的提示：已识别到文本中的日期，点击即可取消识别。我们不点击，直接回车。看看有什么反应。

哈哈，买狗粮任务自动归入了明天区域中

TickTick识别能力很强，其实不用在明天和买狗粮之间加空格。这样添加任务时，我们能够不假思索，以最自然的方式输入。

推荐理由：自动化地连接你的各种互联网服务和智能设备

IFTTT 是 if this then that 的缩写，即「如果这样，就那样」。IFTTT的名称很好地说明了它的使用原理。即，如果触发了一个预设的条件this，则执行设计好的一个动作that。

这一连串的动作被称为applet（小程序）。多数情况下，你不必自己编程设计小程序，IFTTT网站上有无数网友上传分享的applet，我们只要拿来简单设定一下即可享用。

创办初期，IFTTT主要是连接你的各种主流互联网服务，比如Evernote、Gmail、Instagram，随着智能设备的兴起，接入IFTTT平台的智能家居设备飞速增长，为IFTTT带来了无穷的玩法。

如今，IFTTT号称以免费的方式让你的所有app与智能设备更好地连接与交互。如当你预定的网约车到达时，家里的智能灯泡就会闪烁来提醒你。

应用技巧与实例

一、搜索applet

怎样找到IFTTT用户或高手上传的小程序并为我所用呢？你只要善于搜索就可以。假设你的需求是：想让微博和印象笔记（Evernote）联动。

在搜索框输入：weibo evernote

中文关键字也可以输入，找不到相关结果的话，可以换成英文试试。

在搜索结果列表中，左侧这个黑色的卡片，初步判断符合我们的要求

从名称上判断：每当你发布一条微博，IFTTT会自动保存到你的印象笔记。

IFTTT是否支持前述的GTD神器TickTick呢？用TickTick搜索一下试试。

最左边这个卡片：如果明天下雨，将在TickTick中新增一个提醒我带雨伞的任务

二、使用applet

假设你的需求是：每当在印象笔记中新建一条笔记，就自动保存到你的OneNote。

第一步，仍然是搜索：evernote onenote。先看看有没有现成、好用的applet。

在搜索结果中，凭启用安装量（类似销量）来挑选选一个热门的applet

第二步：启用、授权、设置、完成。

先按照左图，点击Turn on启用该小程序

启用：就类似将作者分享的applet，在你的IFTTT账户中安装使用。

授权：参照右图，分别登录Evernote（印象笔记）和OneNote，授权给IFTTT。若事先在同一浏览器分别登录了这两个笔记账户，授权过程会更快。

设置：根据提示，可能要进行简单设置，完成后即可使用。

这样，每当你在印象笔记中新建一个笔记，IFTTT就会自动帮你在OneNote复制一条一模一样的笔记。大大减少了人工重复的劳动，自然也就提高了效率。

IFTTT的玩法只受想象力的限制。大家用自己喜爱的常用工具做搜索关键词，在IFTTT中会有意想不到的新发现。比如上面就是搜索“send to kindle”的部分结果。

推荐理由：简单专注，且与GTD任务集成。

每个人一天中的最佳工作状态与时段都不相同，为了提升专注度和注意力，避免干扰和中断，番茄工作法在提高效率方面是比较有效的。

番茄工作法简介：

番茄工作法是简单易行的时间管理方法，是由弗朗西斯科•西里洛于1992年创立的一种相对于GTD更微观的时间管理方法。使用番茄工作法，选择一个待完成的任务，将番茄时间设为25分钟，专注工作，中途不允许做任何与该任务无关的事，直到番茄时钟响起，然后在纸上画一个X短暂休息一下（5分钟就行），每4个番茄时段多休息一会儿。

番茄工作法极大地提高了工作的效率，还会有意想不到的成就感。根据个人实际情况，合理设置自己一个工作日内的番茄时间段，尽量将重要的工作放在头脑高效的时段，比如上午8:30~11:00，下午15:00到17:00等；不一定所有工作都要纳入番茄时间段里，要找到适合自己的工作节奏。（互动百科）

仍然推荐TickTick（滴答清单）作为番茄时钟，是因为能够与GTD任务功能集成，对每一个任务分配番茄时钟，避免用户在各个app之间来回切换查找，有违提高效率的本意。

TickTick的番茄时钟功能默认是关闭的

对于app端，需要在设置-选项卡中，开启番茄功能。

番茄时钟的设置，完全遵照番茄工作法的规则

可以对任务列表（默认当天）中的任务指定番茄时钟

点击开始，番茄时钟即倒计时，请专注、投入地工作吧

完成后可以在统计中查看番茄收成

男人的生产力工具 篇一百零九：不做泡面神器，变身效率工具—几款适合Kindle的小工具前言在前作《不做泡面神器，让Kindle回归阅读》中，我们表达了希望Kindle物尽其用的良好愿望。文章发表后，反响热量，但仍有部分值友誓言买防水版Kindle，就是为了盖泡面的时候不怕水蒸气。好吧，快过年了，让我们拿出吃灰的Kindle，看看它能不能变成效率工具。一、让你的电纸书变身高**时钟时间lifeisgood| 赞162 评论123 收藏1k查看详情

不想用app，希望使用实体番茄时钟的，可参考上面卡片。

提高工作效率的途径丰富多样，搭建团队生产力环境、约定和规范工作流程、增强团队成员的执行力，都是行之有效的办法。若放开讨论的话，一把人体工学椅子、一副蓝牙无线降噪耳机、一个升降式站立工作台，甚至作为团队吉祥物的猫主子，都可能对提升战斗力起到不可替代的作用。

以上根据个人经验，推荐了能提升个人和团队工作效率的最佳软件，包含了笔记与备忘、日程与规划、团队协同办公、工作自动化等主流的软件和服务。还有一些很有特色的先进生产力工具，如Slack、Quip、Dropbox等，考虑到用户的接受程度和使用方便等因素，没有展开介绍，有兴趣的朋友可以大胆尝试。

工具若使用得当，能大大提升工作效率。但也要避免唯工具论，过度收集、安装、使用工具，造成舍本求末。你用过哪些相见恨晚的效率工具？欢迎在评论中分享。