值无不言76期:那些相见恨晚的效率提升软件

2019-06-22 19:10:17 559点赞 7111收藏 325评论

值无不言,知无不言。嘉宾分享干货多,值友疑问都解决。如您也想成为《值无不言》栏目的主角,欢迎来报名参加,下一期的大咖,就是你!

Hi,亲爱的值友们,《值无不言》栏目新的一期上线啦!

工作千万条,效率第一条;(工具)软件选得好,下班回家早。在工作中都有哪些效率提升软件呢?
本期我们请到了生活家@lifeisgood为大家分享
工作效率提升类软件推荐清单,以及软件的使用方法技巧,并且会在线解答值友的问题。

本期话题:在工作中有哪些提升效率的软件?

  • 工作群消息太多,漏看重要通知怎么办?

  • 每天忙忙碌碌,还经常加班,怎样改变?

  • 在不同的电脑、U盘或移动硬盘中,积累了无数名称相似且版本混乱的文档。到底哪个是有效版本?

  • ......

以上为示例问题,本篇干货多多,各位值友可根据自己的实际需求提问嘉宾(使用手机的值友可以在评论区@lifeisgood 直接提问,PC端的值友点击“我要请教”即可直达提问区咯。)

我要请教

———————我叫分割线———————

本期嘉宾:@lifeisgood


对效率的追求


    工作千万条,效率第一条;(工具)软件选得好,下班回家早。   

    坦率地说,虽然我们早已踏入了算力过剩的时代,但计算机似乎并未成倍地提高我们的工作效率。很多低效率的现象比比皆是:

  • 电脑桌面上密集凌乱地分布着经年累月积存的文件,甚至连用文件夹分类的迹象都没有。

  • 为了找某个文件或数据,手动翻遍硬盘中所有的文件夹。

  • 试着以聊天群来协同工作,但群内聊天的噪音淹没了有效信息,想找到一条有价值信息难上加难。

  • 经常花时间到处寻找身份证、毕业证、说明书或者其他重要物件,既浪费时间,又带来挫折感。

  • 把大量时间花在机械重复的工作上,没有实现自动化。

    效率受到个人观念和习惯的制约;效率也是团队约定和流程的成果。

    拒绝996,每天按时下班。今天就来聊一聊:电脑和手机上,那些相见恨晚、显著提升效率的工具。


印象笔记(Evernote)


    推荐理由:世界上最好的知识管理类生产力工具

    印象笔记(Evernote)在全世界拥有数以亿计的用户群。其理念是智能工作、有序生活、记录一切。它是当之无愧的顶级知识管理类智能生产力工具

知识管理类生产力工具知识管理类生产力工具

    使用建议:

  1. 除了电脑上安装外,一定要在移动设备上使用(智能手机平板电脑);移动终端是随身携带的,保证随时随地使用印象笔记,才能充分体会到效率的提升。

  2. 要把它当成牙刷式的产品来使用:即像刷牙那样,人人都离不了,每天都要刷,至少刷两到三次。

    技巧与入门:拍照收纳法

    印象笔记能为我们做些什么?初学者可以通过反复练习记录(写入)、搜索(读出)这两个动作来掌握。    

    生活中的痛点:一些物品或资料如身份证、银行卡、孩子的免疫证明等经过几次交接传递或长期不用后,遍寻不着。既耽误时间,也影响情绪。

    步骤一:拍照记录(写入)

  • 按分类,把银行卡放入一个固定的收纳位置,可以是抽屉、收纳箱或柜子分隔。

  • 用手机对该位置和银行卡拍照后,新建一条笔记。

  • 笔记标题:我的 各类证件 位置 上层抽屉

    笔记内容:身份证 银行卡  不动产证书

    步骤二:以搜索代替查找(读出)

    当需要找一个长期不用的物品(如银行卡)时,不要按老习惯到处翻找,先在印象笔记中搜索“我的 银行卡”或“银行卡”,印象笔记有智能提示和精确搜索功能,上面的关键字都可以灵活使用。

    印象笔记立刻就能搜索到名为“我的 各类证件 位置 上层抽屉”的笔记,从标题也能得知银行卡的位置啦。再也不用翻箱倒柜,把家里翻个底朝天了。 

男人的生产力工具 篇二十五:工作添智能、生活倍轻松:印象笔记最佳实践五则(16-20)前言:世界顶级的智能生产力工具Evernote在全世界拥有数以亿计的用户群,在咨询、资产管理、制造、软件、IT、零售业等各行各业,被不同规模的大中小型企业所采用,团队和个人用户中涵盖了高管、白领、家庭主妇、学生等各类群体。其理念是智能工作、有序生活、记录一切。根据多年的应用体验,我给它的评价是:全球lifeisgood| 276 评论192 收藏3k查看详情

     想更深入的了解印象笔记,请参看上面的《工作添智能、生活倍轻松:印象笔记最佳实践五则》。笔记积累得越多,使用越久,印象笔记的效益越明显。


Trello:团队协同的福音


    推荐理由:有效提升沟通效率

    针对聊天软件严重拉低团队沟通效率的痛点,我们很早就开始引入Trello作为团队协同的工具。

提高团队生产力,从普及Trello做起提高团队生产力,从普及Trello做起

    内部沟通的痛点

    不少机构和个人喜欢用聊天软件建一个群来进行工作上的协作。比如发个通知、传个文件什么的。殊不知,这其实是一种非常低效的沟通方式,原因是:

  • 各种IM软件天生天生不具备生产力工具的基因。

  • 加入的群太多,造成信息过载,反而使很多成员不胜其烦。

  • 很多人不会正确使用群聊,在群里产生了大量的噪音,淹没了有价值的信息。   

        

    Trello的特点和优势

    根据多年的经验和体会,Trello是非常适合用作团队生产力工具的。

  • Trello以二维平面的形式来组织信息,所有团队的资料和文档井井有条,访问效率高。

  • 能很好地将团队、成员、项目、动态等各方面的重要信息进行关联,便于追踪和管理。

  • 专门为团队协同、高效工作而设计,定位于为团队搭建高效生产力环境。

  • 不会产生噪音,也不易造成信息过载,让你排除干扰,专注工作。

  • 确保功能强大的同时,构成元素少而简单,学习成本低,容易入门,操作方便,让人乐于使用。

  • 支持PC、iOS、Android等主流系统平台,不限制同时安装、登录的终端数量,能够方便地跨平台使用。

       

男人的生产力工具 篇四十四:学会Trello,月薪三万不用愁—团队生产力工具Trello中级教程(一)小编注:想获得更多专属福利吗?金币加成、尊享众测、专属勋章、达人福利任务你想要吗?如果想要,赶紧来申请认证站内生活家!猛击此链接上期回顾在《早点装上它,TNT就不会黄了--团队生产力工具Trello教程(入门篇)》中,通过步步深入的探索和实践,你学会了创建第一个团队、第一个看板、第一个列表和第一张卡lifeisgood| 88 评论172 收藏917查看详情

    作为团队负责人,想高效沟通、远程协同,确保团队流程有序运行?还是尽早在团队中推广Trello吧。

    应用技巧

    有小伙伴利用Trello整理和收集面试题,不但自己找到了大厂的工作,还用Trello分享造福其他求职者。详细内容请参看《找工作大作战》


石墨文档


    推荐理由:云端协作,高效办公

    石墨是一种全新的工作方式。工作文件集中组织管理,实时分享和讨论,免去了反复修改文件版本、发送邮件的麻烦。

面向未来的办公软件面向未来的办公软件

    传统办公软件的痛点

  • 最急需的文件总是离你最远:下班回到家,领导或同事着急向你索取一个文件,你却鞭长莫及,无法从办公电脑上得到它。

  • 历史版本太多傻傻分不清:在不同的电脑、U盘或移动硬盘中,积累了无数名称相似且版本混乱的文档。到底哪个是有效版本?令人无所适从。

  • 报表汇总人永远在加班:常见的信息收集流程是:编写一个空白的表格模板,发到工作群中;各部门再转发到各自的工作群中,要求大家填写;部门表格汇总者复制粘贴辛辛苦苦汇总完、上交;到公司汇总者那里,又经过复制粘贴、汇总审核,发现有问题的,再打回重填。

    石墨文档的优势

    云端Office解释了石墨文档的秘密:用在线文档颠覆传统的本地文档,一举解决上述阻碍协同办公的痛点。从官网的介绍中,我们也能感受到石墨文档的特点:

值无不言76期:那些相见恨晚的效率提升软件

  • 实时协作:多人/多平台,毫秒级同步响应。

  • 实时保存:文档/表格实时保存在云端,即写即存。

  • 轻松分享:添加协作者,邀请小伙伴来一起协作。被邀请的协作者可以进行只读、编辑、评论等不同权限的操作。

  • 划词评论:针对文档的某处细节即时讨论,告别Email+IM的低效时代。

  • 还原历史:所有的编辑历史都将自动保存,随时追溯查看,还可一键还原到任一历史版本。再也不用担心丢失U盘了。

    应用技巧:跨平台衔接工作流

石墨文档支持各种主流操作系统石墨文档支持各种主流操作系统

    只需登录同一账号,就可以在各个平台上继续自己的工作。比如在办公室编写文档后,在开会或通勤路上,用手机端继续查看、编辑或与同事沟通讨论。这样可以充分利用碎片时间,提高协作效率。

    有一次同事需要我修改文档中的一个段落,起初我回复说要等中午到办公电脑上修改,后来一想手机上不是安装了石墨客户端吗?立刻在手机上改完分享出去,几分钟就解决了燃眉之急。 

男人的生产力工具 篇一百四十:云端协同 高效办公:团队效率神器-石墨文档工作千万项,效率第一项。效率不提升,自己两行泪。关注#效率提升大作战#,get能够提升你工作效率的软件、应用和技巧!你的团队是时候迁移到云端了想象一下,下列场景你是否经常遇到?场景1--最急需的文件总是离你最远:临近下班,你在办公电脑保存了文档,拷贝到U盘上,想带回去晚上修改润色。可回到家才发现,匆lifeisgood| 10 评论28 收藏171查看详情

     详细的入门教程,请参看上面卡片。


TickTick(滴答清单)


    推荐理由:简单、简洁、专业的GTD工具。

    与全球千万用户一起,在TickTick中记录和规划大小事务、用更少的时间达成目标,从冗杂的待办事项中解脱出来。

    不管是工作计划、备忘提醒,还是购物清单、旅行安排,你都能记录到 TickTick 并有序规划。

值无不言76期:那些相见恨晚的效率提升软件

    在App Store中能找到很多To do类的日程管理工具,从掌上电脑时代起,也使用过不少此类app,为什么推荐TickTick呢?TickTick为何还有一个滴答清单的中文名?下面为您一一道来:

TickTick与滴答清单TickTick与滴答清单

    除了国际版TickTick外,还有面向广大中国用户的中文版滴答清单,后者服务器在国内,入乡随俗地支持微信登录等方式。注意:两个版本账号相互独立,在ipad上登录时会提醒你切换到正确的服务器。

    - 支持PC(网页版)、iOS、安卓等所有主流平台,还提供了Apple Watch版本(见图一)。

值无不言76期:那些相见恨晚的效率提升软件

    - 支持多国语言,在设置中轻松切换到简体中文。

ipad截图:网页版添加的任务,自动同步到iOS版ipad截图:网页版添加的任务,自动同步到iOS版

    - 跨平台自动同步是挑选它的理由之一,同一账号登录后,所有日程安排自动云端同步到当前登录设备。

    - 无需打字,支持语音输入添加任务。

iPad截图:荣誉墙iPad截图:荣誉墙

    - 成就值统计,强化习惯,增强信心,良性循环,提升自我。

    - 学习成本低、上手快、界面简洁,是我推荐GTD工具时必须考虑的权重。注册、登录、切换到简体中文(不切换大家也都能看懂)、点击跳过入门指导,开始使用,1-2-3,就这么简单。

    如果一个GTD工具要花费过多时间去学习、或者喧宾夺主地占用了本该用于完成其所规划任务的时间,那就果断放弃。

    应用技巧:添加任务与设定日期

在任务框中添加任务在任务框中添加任务

  1. 在任务框中直接输入文字,然后按回车键。

  2. 新建的这条任务就会出现在无日期区域中。

如何为新建任务设定完成日期呢?如何为新建任务设定完成日期呢?

    点选该任务右侧的三个点按钮,在弹出菜单中,鼠标掠过三个按钮,就能看到“今天”、“明天”、“下周”、“自定义”的提示,按自己需要选中即可。

    上面是常规的设定方式,TickTick有没有独门的绝活呢?请继续看。

任务框中,以自然语言输入“明天买狗粮”任务框中,以自然语言输入“明天买狗粮”

    请看任务框下方的提示:已识别到文本中的日期,点击即可取消识别。我们不点击,直接回车。看看有什么反应。

哈哈,买狗粮任务自动归入了明天区域中哈哈,买狗粮任务自动归入了明天区域中

    TickTick识别能力很强,其实不用在明天和买狗粮之间加空格。这样添加任务时,我们能够不假思索,以最自然的方式输入。   


IFTTT


    推荐理由:自动化地连接你的各种互联网服务和智能设备

    IFTTT 是 if this then that 的缩写,即「如果这样,就那样」。IFTTT的名称很好地说明了它的使用原理。即,如果触发了一个预设的条件this,则执行设计好的一个动作that。

    这一连串的动作被称为applet(小程序)。多数情况下,你不必自己编程设计小程序,IFTTT网站上有无数网友上传分享的applet,我们只要拿来简单设定一下即可享用。

值无不言76期:那些相见恨晚的效率提升软件

    创办初期,IFTTT主要是连接你的各种主流互联网服务,比如Evernote、Gmail、Instagram,随着智能设备的兴起,接入IFTTT平台的智能家居设备飞速增长,为IFTTT带来了无穷的玩法。

值无不言76期:那些相见恨晚的效率提升软件

    如今,IFTTT号称以免费的方式让你的所有app与智能设备更好地连接与交互。如当你预定的网约车到达时,家里的智能灯泡就会闪烁来提醒你。

    应用技巧与实例

    一、搜索applet

    怎样找到IFTTT用户或高手上传的小程序并为我所用呢?你只要善于搜索就可以。假设你的需求是:想让微博和印象笔记(Evernote)联动。    

在搜索框输入:weibo evernote在搜索框输入:weibo evernote

    中文关键字也可以输入,找不到相关结果的话,可以换成英文试试。

在搜索结果列表中,左侧这个黑色的卡片,初步判断符合我们的要求在搜索结果列表中,左侧这个黑色的卡片,初步判断符合我们的要求

    从名称上判断:每当你发布一条微博,IFTTT会自动保存到你的印象笔记。

    IFTTT是否支持前述的GTD神器TickTick呢?用TickTick搜索一下试试。

最左边这个卡片:如果明天下雨,将在TickTick中新增一个提醒我带雨伞的任务最左边这个卡片:如果明天下雨,将在TickTick中新增一个提醒我带雨伞的任务

    二、使用applet

    假设你的需求是:每当在印象笔记中新建一条笔记,就自动保存到你的OneNote。

    第一步,仍然是搜索:evernote onenote。先看看有没有现成、好用的applet。

在搜索结果中,凭启用安装量(类似销量)来挑选选一个热门的applet在搜索结果中,凭启用安装量(类似销量)来挑选选一个热门的applet

    第二步:启用、授权、设置、完成。

先按照左图,点击Turn on启用该小程序先按照左图,点击Turn on启用该小程序

    启用:就类似将作者分享的applet,在你的IFTTT账户中安装使用。

    授权:参照右图,分别登录Evernote(印象笔记)和OneNote,授权给IFTTT。若事先在同一浏览器分别登录了这两个笔记账户,授权过程会更快。

    设置:根据提示,可能要进行简单设置,完成后即可使用。

    这样,每当你在印象笔记中新建一个笔记,IFTTT就会自动帮你在OneNote复制一条一模一样的笔记。大大减少了人工重复的劳动,自然也就提高了效率。

值无不言76期:那些相见恨晚的效率提升软件

    IFTTT的玩法只受想象力的限制。大家用自己喜爱的常用工具做搜索关键词,在IFTTT中会有意想不到的新发现。比如上面就是搜索“send to kindle”的部分结果。


TickTick之番茄时钟


    推荐理由:简单专注,且与GTD任务集成。

    每个人一天中的最佳工作状态与时段都不相同,为了提升专注度和注意力,避免干扰和中断,番茄工作法在提高效率方面是比较有效的。

    番茄工作法简介:

    番茄工作法是简单易行的时间管理方法,是由弗朗西斯科•西里洛于1992年创立的一种相对于GTD更微观的时间管理方法。使用番茄工作法,选择一个待完成的任务,将番茄时间设为25分钟,专注工作,中途不允许做任何与该任务无关的事,直到番茄时钟响起,然后在纸上画一个X短暂休息一下(5分钟就行),每4个番茄时段多休息一会儿。

    番茄工作法极大地提高了工作的效率,还会有意想不到的成就感。根据个人实际情况,合理设置自己一个工作日内的番茄时间段,尽量将重要的工作放在头脑高效的时段,比如上午8:30~11:00,下午15:00到17:00等;不一定所有工作都要纳入番茄时间段里,要找到适合自己的工作节奏。(互动百科)

    仍然推荐TickTick(滴答清单)作为番茄时钟,是因为能够与GTD任务功能集成,对每一个任务分配番茄时钟,避免用户在各个app之间来回切换查找,有违提高效率的本意。

TickTick的番茄时钟功能默认是关闭的TickTick的番茄时钟功能默认是关闭的

    对于app端,需要在设置-选项卡中,开启番茄功能。

番茄时钟的设置,完全遵照番茄工作法的规则番茄时钟的设置,完全遵照番茄工作法的规则

可以对任务列表(默认当天)中的任务指定番茄时钟可以对任务列表(默认当天)中的任务指定番茄时钟

点击开始,番茄时钟即倒计时,请专注、投入地工作吧点击开始,番茄时钟即倒计时,请专注、投入地工作吧

完成后可以在统计中查看番茄收成完成后可以在统计中查看番茄收成

男人的生产力工具 篇一百零九:不做泡面神器,变身效率工具—几款适合Kindle的小工具前言在前作《不做泡面神器,让Kindle回归阅读》中,我们表达了希望Kindle物尽其用的良好愿望。文章发表后,反响热量,但仍有部分值友誓言买防水版Kindle,就是为了盖泡面的时候不怕水蒸气。好吧,快过年了,让我们拿出吃灰的Kindle,看看它能不能变成效率工具。一、让你的电纸书变身高逼格时钟时间lifeisgood| 165 评论123 收藏1k查看详情

     不想用app,希望使用实体番茄时钟的,可参考上面卡片。


写在最后


    提高工作效率的途径丰富多样,搭建团队生产力环境、约定和规范工作流程、增强团队成员的执行力,都是行之有效的办法。若放开讨论的话,一把人体工学椅子、一副蓝牙无线降噪耳机、一个升降式站立工作台,甚至作为团队吉祥物的猫主子,都可能对提升战斗力起到不可替代的作用。

    以上根据个人经验,推荐了能提升个人和团队工作效率的最佳软件,包含了笔记与备忘、日程与规划、团队协同办公、工作自动化等主流的软件和服务。还有一些很有特色的先进生产力工具,如Slack、Quip、Dropbox等,考虑到用户的接受程度和使用方便等因素,没有展开介绍,有兴趣的朋友可以大胆尝试。

    工具若使用得当,能大大提升工作效率。但也要避免唯工具论,过度收集、安装、使用工具,造成舍本求末。你用过哪些相见恨晚的效率工具?欢迎在评论中分享。


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