有没有什么软件可以用来线上走审批流程的？

前几天一个朋友问我，有没有什么软件可以用来线上走审批流程的？他说：“公司处于刚刚起步的阶段，日常的各种请假审批，财务审批，人事管理类的审批现在都是纸质类的，但是，这种形式审批的效率太慢了，如果刚好相关人员出差了，更麻烦。有没有适合中小企业的线上审批流程软件？”我给他推荐了我们公司也在用的走线上审批流程的软件。这款软件能够根据自己的需求进行个性化的定制，实现真正的降本增效。本文涉及的线上审批流程的软件链接放在这里，大家感兴趣的可以自己点开试试>>https://s.fanruan.com/osguq

一、企业为什么需要线上审批流程的软件

以上文中朋友的公司为例，他需要线上审批的方面主要集中在费用报销，请假管理，采购审批，以及合同审批方面。

（一）费用报销方面：

费用报销方面的问题主要体现在审批流程繁琐，监管不到位以及信息安全风险，这些都可以通过OA系统很好的避免。

1、审批流程繁琐：

传统的费用报销流程涉及众多环节，如员工填写报销单、部门主管审核、财务审核等，人工传递单据耗时久，易造成报销周期长、效率低下的问题。

OA系统能够帮助企业简化审批流程。它提供可视化流程设计器，企业可根据自身需求自由设定费用报销流程，如员工在线填写报销单后，系统按照预设的规则，自动将报销申请推送给部门主管、财务等相关审批人，实现流程的自动化流转。还能设置流程分支，根据报销金额、费用类型等不同条件，自动匹配不同的审批路径，例如小额报销走快速审批通道，大额报销则需更高级别领导审批。

2、监管不到位：

对于报销费用的真实性和合理性，人工审核可能存在漏洞，易出现虚假报销现象。

针对监管不到位的问题，OA系统能够帮助企业 加强监管。通过设置表单字段的必填项、附件要求等，确保员工提交报销申请时信息完整、准确，如必须上传发票照片、消费明细等附件。

利用数据校验功能，对费用类型、金额等进行自动校验，比如设定某类费用的报销上限，当员工填写的金额超过上限时，系统自动提示错误并禁止提交。系统会详细记录每一笔报销的审批痕迹，包括审批人、审批时间、审批意见等，方便后续审计和查询，一旦发现问题可迅速追溯。

3、信息安全风险：

传统报销方式中，纸质单据或电子表格存储的报销信息易因保管不善、人为失误等导致泄露。

OA系统的使用有利于保障信息安全。它有严格的权限管理体系，企业可根据员工的职位、部门等因素，精确设置不同人员对报销信息的查看、编辑、删除等权限，如财务人员可查看所有报销信息，部门主管只能查看本部门员工的报销信息。对存储在系统中的报销数据进行加密处理，确保数据在传输和存储过程中的安全性，防止因保管不善或人为失误导致信息泄露。

（二）请假管理方面：

1、流程不规范：口头请假或纸质请假条易出现记录不完整、审批不及时等情况，且不同部门可能存在差异。

OA系统能够规范流程。企业可在系统中创建统一的请假流程模板，员工通过线上表单提交请假申请，填写请假类型、请假时间、请假事由等信息。系统自动按照设定的流程，将申请推送给员工的直接上级、人事部门等相关审批人，并通过消息提醒功能，及时通知审批人进行审批，确保流程规范、高效进行。

2、统计与查询不便：人工统计员工请假数据耗时费力，且易出错，查询历史请假记录也不方便。

OA系统能够实现便捷统计与查询。它能够自动收集和统计员工的请假数据，如请假天数、请假类型分布等，并生成直观的报表。管理者可通过报表快速了解企业整体的请假情况，也能根据员工姓名、部门、时间等条件进行灵活查询，方便进行人力资源管理和调度。

3、沟通协调困难：员工请假可能涉及多个部门，如直接上级、人事部门等，信息传递可能不及时或不准确。

针对沟通协作困难问题，OA系统能够加强沟通协调。员工提交请假申请后，相关审批人在系统中可实时查看请假详情，包括请假人的工作安排、已审批的请假记录等信息，便于综合考虑做出准确决策。审批过程中，审批人之间可通过系统内置的沟通功能进行交流，如留言、评论等，确保信息传递及时、准确，避免因沟通不畅导致的审批延误或错误。

（三）合同审批方面：

审核内容复杂：

合同涉及法律、财务、业务等多方面条款，不同部门的审核重点不同，人工审核易出现遗漏或重复审核的情况。

针对这个问题，OA可以明确审核内容。通过系统中的流程设计，为合同审批设置多个审核节点，并将不同的审核任务分配给相应的专业人员，如法务人员负责审核合同中的法律条款，检查是否存在法律风险；财务人员审核财务条款，如付款方式、发票要求等；业务人员审核业务条款，确保合同符合业务实际需求。每个审核节点都有明确的审核要求和提示，避免审核人员遗漏重要内容，确保合同审核全面、准确。

版本管理混乱：

合同在审批过程中可能需要多次修改和调整，容易出现版本不一致的问题，影响审批效率和合同执行。

企业可以通过系统实现统一版本管理。OA对合同版本进行统一管理，每次合同修改后，系统自动生成新的版本，并记录修改的内容、修改人、修改时间等信息。审批人在审批时，可方便地查看合同的历史版本和当前版本，对比修改前后的差异，确保各方对合同内容的理解一致，避免因版本不一致导致的审批混乱和执行问题。

跟踪与提醒困难：

合同审批周期较长，容易出现审批人遗忘或延误的情况。OA可以强化跟踪与提醒。它为合同审批设置审批时限和提醒功能，在审批期限临近时，系统自动向审批人发送消息提醒，督促其及时处理合同审批。

申请人可在系统中实时跟踪合同审批进度，了解合同当前处于哪个审批环节、是否存在审批延误等情况，以便及时与审批人沟通协调，确保合同审批顺利进行。

二、OA系统的其他功能

OA系统除了能够解决上述问题外，还有很多其他的功能。

1、大数据分析与决策支持功能：

解决数据分散与分析困难问题：收集和整合企业的考勤数据、报销数据、审批数据等各类数据，通过强大的数据分析功能，生成直观的报表和图表。帮助管理者了解企业运营状况，如各部门的费用支出情况、员工的考勤和请假规律等，发现潜在问题，为决策调整提供数据支持。

解决决策缺乏数据依据问题：管理者可基于系统提供的数据分析结果，做出更科学合理的决策，如根据费用报销数据分析控制成本的方向，依据审批数据优化流程等，避免决策的盲目性。

2、费用报销管理功能：

解决报销流程繁琐问题：员工在线填写报销单，系统按预设流程自动流转至审批人，无需人工传递单据，缩短报销周期。解决报销数据记录与统计问题：实时记录报销数据，便于财务人员进行数据查询和统计分析，提高财务管理效率。

3、办公用品管理功能：

解决申购、入库、领用等流程管理问题：涵盖办公用品申购、入库、领用、归还及处置等全流程管理。员工在线提交申购、领用等申请，主管及行政人员在线审批，流程清晰，提高管理效率。

解决库存管理问题：自动计算库存数量，对库存状态进行全面监控，及时提醒采购和补货，避免库存积压或缺货。

4、车辆管理功能：

解决车辆使用与调度问题：统一管理车辆的使用、归还、加油、维保等信息。员工在线申请用车，行政人员在线审批和派车，提高车辆调度效率，清晰掌握车辆使用情况。

解决车辆信息统计与提醒问题：建立车辆信息库和油卡信息库，自动统计车辆的行驶里程、加油记录等数据，还能对车辆保险临期、维保等事项进行提醒，便于车辆的日常维护和管理。

三、具体怎么操作？

说了这么多，接下来，我给大家演示一下，OA系统怎么实现费用报销。大家可以下载后和我一起来试一试。

先来看看预期效果：

1）员工填写费用报销单，发起费用报销流程：

2）业务负责人收到待办后，对费用报销单进行审批：

3）报销结果审核通过后，流程发起人进行出纳付款：

具体该怎么操作才能达到我们上面的这个效果呢？

1、 费用报销单

企业能够借助员工提交的报销单，实时追踪并严密监控各项费用的支出动态，从而保障资金运用的合理性与合规性。「费用报销单」表单组成如下图所示：

2、公式编辑

「票据金额汇总/元」、「票据金额大写」等字段均通过 公式编辑 功能进行字段计算，以「票据金额汇总/元」为例，设置公式编辑为：票据金额汇总/元=SUM(票据录入.发票金额/元)，设置步骤如下图所示：

3、关联其他表单数据

票据信息中「会计科目」字段通过 关联其他表单数据，与「会计科目」表单关联，设置步骤如下图所示：

4、选择数据

支付信息、收款信息均通过 选择数据 从「资金账户」表单中选择对应的账户信息。

以支付信息通过选择「资金账户」表单，查询并展示账户相关信息为例，设置步骤如下图所示：

5、 数据联动

支付信息中，账户余额/元通过 数据联动 功能，关联了「资金账户实时统计」表单中对应的账户余额数据，设置步骤如下图所示：

6、 流程设置

员工因公产生费用支出可发起费用报销，报销需得到业务负责人审批同意后并出纳付款，因此在流程中添加业务负责人审批节点、出纳付款节点，并开放表单中的审批相关的 字段权限 ，如：报销审核结果。

以业务负责人审批节点为例，具体设置步骤如下图所示：

全部做完后我们就能够得到预期效果一样的流程了。