想把事情高效搞定?先从构建高效的「收件箱」开始

2019-11-12 08:17:00 0点赞 9收藏 1评论

想把事情高效搞定?先从构建高效的「收件箱」开始

想把事情高效搞定?先从构建高效的「收件箱」开始

「高效搞定事情」一直以来是我们「效率火箭」的口号。

然而,大家可能会有个感觉,事情似乎总也做不完,效率再高,也总是有一堆事情要做。这是为什么?例如:我们工作邮件回复得很勤快,但是很快更多的请求邮件就涌了进来,直到把我们精力耗尽。

火箭君根据自己的经验觉得,造成这种局面的一个主要的原因是:

我们可能过度沉溺于「怎么去做」,

而忽视了「为什么做」

想把事情高效搞定?先从构建高效的「收件箱」开始

要彻底解决这个问题,可能要花很长很长的篇幅来描述,想必大家也很忙。按照比较流行的 GTD (get things done)理念来说,搞定事情的路线是 首先清空大脑,然后一步步按照设定的步骤执行。GTD的五个核心步骤是:收集、整理、组织、回顾、执行。 火箭君倒不觉得 每个人都非得按 GTD 来做,但是 GTD提供了一些很有启发的过程,比如我们今天重点要谈的:收集

为什么要「收集」?

「收集」就是将我们脑海里一些缠绕着的事情,一些未尽的事情,一些受限于条件不能立刻完成的事情,记录下来。 收集记录的方式可以多样,哪怕纸笔也可以,我们后面会谈到,但重点是要记录下来。

按照GTD的说法「收集」是为了清空大脑,摆脱心智负担,让我们可以不必纠结于某些事情,也不用害怕万一忘了怎么办,这样大脑可以更好的运作于当下的事情上。

火箭君个人认为,好的「收集」方式,是一个反向锻炼自己「产生」念头的过程。

我们想,如果任何事情只要无成本记下来就好了,那么势必会记下很多稀奇古怪的念头,从「独角兽吃草吗?」到「我要是500强CEO遇到华尔街股灾会怎么做?」…… 这类莫名奇妙的问题总有一款适合我们。便说一下「X乎」有不少这类的问题(当然也有不少优秀问题,无意黑X乎,只是想说人们的念头有多么丰富)。

想把事情高效搞定?先从构建高效的「收件箱」开始

而如果「收集」是一个有成本的过程,甚至有一定导向性质的过程,那么反过来会约束自己产生一些无关的念头,从而分散精力。 值得一提的是,约束稀奇古怪的念头,并不是说要约束「创造性」,我只是说,「创造」也是在一定模式下积累产生的,而这种积累恰恰来自优秀的「收集」。GIGO(Garbage In Garbage Out) 原则,受很多海外专业人士认可,讲的就是 「垃圾输入,导致垃圾输出」, 没有优秀的「收集」不可能产生优秀的「结果」。

如何打造自己的「收件箱」

先说结论,我们需要有一个以上的「收件箱」或收集入口。

重点不在于,我们是用纸笔手账还是各种花式App进行收集记录,重点在于,我们要有多于一个的「入口」。

想把事情高效搞定?先从构建高效的「收件箱」开始

比方说:我们有本传统的纸质笔记本,随身携带作为记录念头的「收件箱」,文艺青年可以选择 Moleskine 那种。建议大家从笔记本的正面第一页和最后一页同时开始记录,这样就能在收集时自然而然把「念头」分为两类。

分类方法有很多,但重点是,要有分类(但又不能太复杂),而不是一股脑的堆在一个地方。

我们可以考虑:

要是经常受时间日程驱动的,可以把念头分为「紧迫性」「非紧迫性」两类。

要是经常在职场和个人事务间徘徊的,可以把念头分为「工作任务」「个人家庭」两类。

要是经常从事创意类工作的朋友,可以把念头分为「创意灵感」/「一般备忘」两类。

分类的好处在于:

  •  强迫我们抽取一小点时间,对事情做一个快速回顾

  •  无形中训练自己有的放矢的产生念头,而不是发散性的乱想

  •  自然也方便日后回顾整理

可能有人会问,为什么分类还可以训练自己产生念头的能力?

有个不恰当的比方,自从实施「魔都辣鸡分类」之后,有统计说,大家明显外卖到家吃饭变少了,因为产生的垃圾分类处理很麻烦,换言之分类的门槛间接影响了大家的垃圾生产模式。这种门槛如果善加利用,就能影导念头的生产模式。

由于这个模式因人而已,建议大家多试试几种分类模式,才能找到自己适合的方式,而且不必拘泥于「二分法」,可以「三四五分」,但最好不要超过五类,也就是一个手数出的程度。过于复杂的分类会导致「从入门立刻到放弃」。

火箭君自己的例子

火箭君多数时候用手机进行收集记录。

我的手机上有3个「收件箱入口」,对应3个不同的App记录。

3个「收件箱入口」分别是:

1. 有时限 + 需要付出努力的

这个入口下一般是工作上的事情,例如:项目的一个里程碑,一个期待的结果,一个需要细分的目标。

火箭君把这类事情放在 Todoist 这款App上。

利用 Todoist,我们不仅可以在手机上收集念头,也可以在稍后在电脑上启动桌面版继续分解回顾和整理做任务。

想把事情高效搞定?先从构建高效的「收件箱」开始

想把事情高效搞定?先从构建高效的「收件箱」开始

2. 有时限 + 无需大量努力的

这个入口下一般是需要提醒的琐事,例如:领个快递,约了什么人,不要忘了买一样东西……

火箭君把这类事情放在 iOS 默认的 「提醒事项」上。

这类任务多是 偶发一次性的。有时也会出现日常重复提醒需要的,这也可以利用「提醒事项」周期设置功能完成。 总之,只要进入这个App,都是些只要记住时间提醒即可,不用刻意事先准备或深入思考的备忘念头。

想把事情高效搞定?先从构建高效的「收件箱」开始

想把事情高效搞定?先从构建高效的「收件箱」开始

3. 无特别时间限制的念头

这个入口下一般是些 突发灵感,临时点子,或者一时需要记录但也不是特别紧急的事情,例如:看到某些 种草文章/推荐视频时 突生感想,觉得自己将来也能试试,可以把这个念头在这里记下来,以后有空可以来翻翻,或许有惊喜 ……

火箭君把这类事情放在 「Bear」这款应用上。

Bear 里面可以根据标签继续细分,但一般来说,先扔进去。

另外,Bear 支持Markdown, 特别适合列出想法,尤其是有层级的想法。

想把事情高效搞定?先从构建高效的「收件箱」开始

想把事情高效搞定?先从构建高效的「收件箱」开始

最后

火箭君要声明一点,我们不觉得有一种「放之四海而皆准」的模式在任何人身上都适用。就像如果有人声称一种药能治腰腿酸疼,能治头痛感冒,能治发炎发热,能解百毒……, 那么我们一定要慎之又慎。

祝大家早日找到自己的分类「收件箱」模式,如果觉得有用,我们下次再讲讲我们是如何做「收集」后的「整理」的。最后, 大家可以在留言里留下自己的「收集」好点子,分享给更多小伙伴!

未经授权,不得转载
展开 收起

《拍照取字 专业版》iOS数字版软件

《拍照取字 专业版》iOS数字版软件

1元起

《Picsew》iOS数字版软件

《Picsew》iOS数字版软件

1元起

《国家地理 每日精选》iOS数字版软件

《国家地理 每日精选》iOS数字版软件

1元起

《扫描全能王付费版》iOS数字版软件

《扫描全能王付费版》iOS数字版软件

1元起

《TouchRetouch》iOS数字版软件

《TouchRetouch》iOS数字版软件

12元起

《指纹相册》iOS数字版软件

《指纹相册》iOS数字版软件

1元起

《航旅纵横PRO》iOS数字版应用

《航旅纵横PRO》iOS数字版应用

1元起

《SYS Pro》iOS数字版软件

《SYS Pro》iOS数字版软件

1元起

《实时地球》iOS数字版软件

《实时地球》iOS数字版软件

18元起

《CPU DasherX》iOS数字版软件

《CPU DasherX》iOS数字版软件

6元起

《Flink》iOS数字版软件

《Flink》iOS数字版软件

1元起

《一言》iOS数字版软件

《一言》iOS数字版软件

1元起

《凤凰新闻(专业版)》iOS数字版应用

《凤凰新闻(专业版)》iOS数字版应用

1元起

《SleepTown》iOS数字版软件

《SleepTown》iOS数字版软件

12元起

《Facetune》iOS数字版软件

《Facetune》iOS数字版软件

25元起

《Animated 3D Origami》iOS数字版软件

《Animated 3D Origami》iOS数字版软件

暂无报价
1评论

发表评论请 登录
  • 最新
  • 最热
评论举报

请选择举报理由

相关文章推荐

更多精彩文章
更多精彩文章
最新文章 热门文章
9
扫一下,分享更方便,购买更轻松