远程办公 这些软件和工具比QQ微信更好用

2020-02-12 08:00:00 41点赞 488收藏 55评论

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0.篇首语

随着假期的结束不少人应该已经返回工作地了,由于当前的状况很多人可能需要居家隔离以及远程办公,不过大部分公司以及团队其实日常远程办公的工具使用和经验都比较欠缺,小公司可能也没法负担起很多企业级服务与工具的费用。

平常很多公司可能会用QQ或者微信来进行沟通,但QQ和微信毕竟是面向普通用户的即时通讯工具,聊天记录管理困难,文件传输管理,任务管理工具以及任务追踪很难真正满足企业用户的需求。今天就给大家分享一些针对个人用户和小团队免费/低成本的工具与服务,希望能够对大家的远程办公起到些许的帮助。

首先惯例先上一张总结脑图给大家:

远程办公 这些软件和工具比QQ微信更好用

 

1.云工作平台

相比老式的自建服务器与网页OA,越来越多的小公司和团队会倾向于用云工作平台来完成OA的搭建,毕竟基于这些平台工具接口进行二次开发应用成本,部署快应用成熟成本也低。平台整体的功能相比单个APP或者服务也更加完整,员工上手速度更快使用也更加体系化,所以首先我们先来介绍几款国内的云工作平台给大家。

1.1飞书

飞书是字节跳动打造的一款办公套件,作为BAT之外的新星互联网公司字节跳动基于自己团队的使用经验打造了飞书这款产品。集成了即时通讯,在线文档,日历,音视频回忆,工作台等多种功能,全面的功能让绝大部分工作都可以在一款软件能完成,避免了混用各种软件的复杂度,同时也让管理更加的扁平与方便。

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除了基础功能外,飞书的工作台中有很多常用应用,包括任务管理工具、图表工具、项目管理工具、问卷、合同、协作平台、公告、审批、GitLab代码仓、Trello、翻译等各种第一方和第三方的生产工具。另外飞书开放了API接口,有需要的公司可以根据开放的API自建应用以及小程序,做到根据需求为公司和团队快速定制工具和进行部署。

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1.2钉钉

钉钉是阿里旗下的智能移动办公平台,同样提供了完整的组织、沟通、协同、业务、开放平台等多种功能,相比其他云办公平台产品钉钉渗透的行业更广泛,像盒马(零售)、西贝(餐饮)以及一些学校(教育)都在使用钉钉作为OA平台。

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另外钉钉还有很多智能办公设备,比如考勤机、打卡机、门禁系统等产品。

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1.3微信企业版

微信企业版是腾讯出品的企业办公平台,与微信相似的设计语言使得微信企业版更加容易上手,功能上也补足了微信个人版缺失的日程管理、文档、企业邮箱、打卡、汇报、公费电话等各种易用。微信企业版同样也开发了API,公司和团队可以利用开放API进行定制应用开发。

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2.文档编辑与知识管理

2.1Office365

作为办公领域的老大哥,掌握Word、PPT、Excel三件套基本是一个职场人必备的基础,虽然第三方软件(例如WPS)和服务也可以完成类似的工作,但作为行业标准的文档微软自家产品的兼容性还是最好的。微软的云服务Office365服务其实包含了多个产品,比如个人和家庭版就包含Word、Excel、PowerPoint、Outlook、Access、Publisher、OneDrive以及OneNote,覆盖了从编辑到存储的多种功能。

这其中每个工具都值得花很多篇文章进行详细的描述,限于时间就简单介绍下我个人目前的使用状况。目前办公我在使用Word、Excel、PowerPoint三件套,日常计算数据也会利用VBA或者Python调用Excel进行数据处理,知识管理方面使用OneNote记录一些笔记,多设备之间利用Office365附带的1TB OneDrive进行文件同步。

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2.2WPS

WPS作为国内老牌办公软件厂商应该是目前兼容Office三件套最好的产品之一了,目前WPS可以支持Windows、Mac、Linux、Android等多个系统,新的金山文档适合云协作与同步,同时也保持了WPS一贯的兼容性。

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2.3石墨文档

自己算是从Evernote(印象笔记国际版),有道云笔记,YuWriter(Markdown),腾讯文档,石墨文档一路用过来的,印象笔记和有道云笔记更适合记录笔记而不是写文章,YuWriter由于Markdown对图片支持的方式也不太适合协作使用,在腾讯文档和石墨文档间个人使用经验看石墨文档相对来说更加稳定些,实际使用除了偶尔图片插入较慢为没有明显的槽点,如果团队有文档协作等的需求个人是比较推荐石墨文档的。

石墨文档也一直迭代开发提供了很多新功能,比如思维导图、表单和白板等,另外个人免费版除了表格的高级功能受限外,其他大部分功能都是足够日常使用的,使用成本来说相对比较低(目前个人高级版限时免费中),本篇文章也是使用石墨文档完成的。

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2.4印象笔记

Evernote(印象笔记)算是个人第一次接触知识管理/笔记类的软件了,从稳定性和功能来说印象笔记还是比有道云笔记更加全面些的。不过和很多软件面向普通用户基本免费不同,印象笔记的免费账户限制使用2台设备并且每月只能上传60MB流量,满足基本使用至少需要标准账户/高级账户。

这里要提的一点是印象笔记的深度搜索功能在同类软件中表现比较优异,导入的pdf、ppt甚至图片中的文字也可以被搜索到(需要高级账户),考虑专业账户还可以使用思维导图和全模板,略微增加一点的订阅费用可以省掉购买其他专用APP/软件费用还是值得考虑的。

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2.5有道云笔记

有道云笔记是网易旗下有道的产品,自己也算是使用了很多年了,从功能上基本看齐印象笔记,免费账号也有很大的存储空间可以使用。个人觉得桌面版有道云笔记基本可以满足绝大多数人记录笔记的需求,不过Android版本的有道APP体验比印象笔记差一些(主要是搜索功能),考虑到其对免费用户非常友好,建议入门级用户考虑。

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2.6腾讯文档

腾讯文档是腾讯出品的多人协作在线文档,和石墨类似也可以支持Word,Excel和PPT,背靠腾讯可以使用微信和QQ直接登录,支持微信小程序打开个人使用和分享上都比较方便。不过产品整体功能迭代相对较慢,个人推荐度弱于石墨文档。

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3.脑图

很多时候文字适合描述,但脑图却可以抽丝剥茧理清思路,虽然很多平台和文档已经包含了脑图功能,但依然有很多优质的脑图软件/APP有它们独特的魅力,这里也推荐个人比较喜欢的两款脑图软件。

3.1幕布

幕布其实是一款结合了脑图和大纲笔记的软件,其出发思路是利用大纲笔记形成一种记忆和思考方式的工具,利用大纲这种结构帮助我们快速思考核心点。这种结构化的思考和笔记方式可以灵活的用于读书笔记、活动策划、待办清单等多种场合,强烈推荐大家尝试一下。

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3.2XMind

思维导图很适合一个项目或者一篇文章的开始,利用思维导图的方式来提前想清楚整体的方向与框架,本篇文章的第一个脑图就是使用XMind制作的。经过不断的完善XMind除了支持多种思维导图外,还支持逻辑图、组织架构图、树形图、时间轴、鱼骨图以及矩阵图,对于经常需要开会和协作的工作者来说,一份好的图表可以让其他人快速理解你的想法,激发一场团队的头脑风暴。

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4.看板与协作管理

如果说脑图是激发思维风暴的利器,那么看板类工具则是团队控制流程与进度流程保障,利用看板我们可以把任务进行切割分配,每个成员独自/协同完成看板任务以及更新,是非常适合小团队进行远程协作的工具。

4.1Trello

Trello是我接触比较早的看板服务了,整体APP和软件质量都非常不错,由于提供服务比较早整体的完成度也比较高,相关教程和使用分享的文章也比较容易找到,唯一的缺点可能就是服务器在国外导致访问速度偏慢。

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4.2Teambition

Teambition是国产化的项目管理工具,Teambition整体的操作逻辑比较清晰,并且对10人以下的团队免费,很适合中小团队使用它进行项目管理。另外Teambition还有针对企业知识库的Thoughts,代码管理Codeup,自动化研发交付流水线Flow等各种应用,逐步的也从单个项目管理拓展成平台化的协作工具。

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5.文件传输与管理

对于远程办公来说,分享文件也是非常高频的应用场景,这部分我会分别从存储管理与云服务(OneDrive,坚果云),文件分享服务(奶牛快传),硬件与私有方案(NAS)来分别介绍。

5.1OneDrive

微软的提供云存储服务OneDrive与Office365结合的很不错,在多台计算机和设备上我们都可以依靠OneDrive轻松的同步文件,利用OneDrive也可以将Word、PPT和Excel实现一处编辑处处同步的效果。从费用上个人和家庭版Office365都附带1TB OneDrive,使用成本也相对比较低,唯一遗憾的是由于网络原因OneDrive的访问和同步速度比较一般。

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5.2坚果云

坚果云最早只提供云储存与共享服务,也是少有的国内能够生存下来的云盘服务商,从最早的存储与同步逐步扩展支持在线Office、Markdown、大纲笔记、绘图、扫描、看图、收发邮件、合同库、文档对比以及OCR的移动办公平台。

不过个人觉得坚果云最核心的还是存储服务,相比OneDrive来说功能毫不逊色,在国内网络环境下使用也更加可靠与便捷。

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5.3奶牛快传

由于微信软件最大只支持100M文件大小,对于临时分享大文件来说这里推荐给大家一款传输服务工具——奶牛快传。无需安装软件和APP一键点击即可上传大文件,分享链接与提取码即可方便的分享大文件给同事/客户,即使免费用户也可以单次传输2GB以内的文件,实测上传与下载也非常的迅速。

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5.4NAS

对于拥有固定场所的团队来说,NAS也是远程办公的一大利器,通过NAS上多种多样的套件可以实现存储同步与备份、文件管理、多端同步、笔记、代码托管等各种各样的功能。个人目前就在使用群晖的DS218Play管理和同步自己多台设备间的数据,以及日常分享文件服务给团队里的其他同事。

群晖以及其他NAS的功能其实还有很多,这里限于篇幅就不再赘述了。

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6.结语

涉及远程办公其实还有很多细节和方法,限于篇幅本篇文章主要是从结构和工具上进行介绍,具体的使用还需要大家根据团队与应用场景自行选择,希望本文能起到抛砖引玉的作用。

最后谢谢大家的观看,喜欢关注数码产品的朋友们可以关注我,下次K搞机系列继续给大家带来最新潮的数码生活体验给大家,欢迎大家点赞收藏并在评论区留下你的看法,笔芯。

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