EXCEL技巧那么多,日常办公看这几个应该就够了

2019-03-24 17:55:22 396点赞 5592收藏 99评论

背景

应该和大家一样,微软办公三件套是大家都无法避开的,而excel又是日常数据统计的基础工具,虽然基本的使用大家都会,但是就像做1+2+......+100的算术题,小朋友也会,可是,如果你能够发现头尾相加得一百得简便方式,效率就会大打折扣。

今天和大家分享的呢,就是我日常这些工作中用得比较多的一些技巧,虽然excel功能非常强大,但是日常办公看这几个应该也就够了~

废话不多说,开始

功能简介

选择

选择谁不会呢?就是用的鼠标么?拖动?或者按住ctrl多选?或者点选开始栏,再转到结束栏按住ctrl多选?

是的是的,这些都没有错,基本使用可能就够了,数据量不大的时候,这些都够了,但是!

但是如果数据有几百行甚至上千行呢?

方法:CTRL+方向键  CTRL+SHIFT+方向键

通过CTRL+方向键,可以快速跳转到本行或者本列中所有数据的嘴上、最下、最左、和最右的一个数据,对于有很多行或者列的数据,就不需要你再用鼠标滚动很多次了,效率大大提升

而加上CTRL+SHIFT+方向键,则可以实现多选,怎么样,不用再按住鼠标一直拖动,而且不用害怕拖动过程中一不小心松开鼠标左键,需要再重新来的麻烦了吧~

EXCEL技巧那么多,日常办公看这几个应该就够了

提醒:有一点需要提示大家,因为表格中,空行或者空列,会被excel识别成分割区,所以如果表格中存在空行,则只会跳转到空行的位置,如果要再往下怎么办呢?不用担心,再把上面的指令再操作一次,接着按一次方向键一直到需要的数据位置即可!

快速复制及格式复用

编辑表格的时候,有时候某一列的数据是通用的,比方一个班级中的同学,班级名称肯定是一样的,我们当然可以通过上面的方法进行多选后再粘贴,可是这种方法还是稍显麻烦,有个更简单的方法,一点,搞定!

方法:选择第一行模板数据,出现黑色选择框红,在黑色框右下角点击,即可全部复制,如果该单元格中存在公式,通过这个方法,可以将所有表格一键套用该公式

EXCEL技巧那么多,日常办公看这几个应该就够了

提醒:操作的数据范围,是依靠的仅靠模板单元格的一列数据,例如,模板单元格为B1,紧靠它的A列数据工由100行,在对B1进行快速复制或者格式复用时,它只会对B1:B100范围内的数据生效,同样,碰到空行时 ,也会停止

快速移动整列/整行数据

有没有碰到这样的情况,自己设计的表格时姓名、性别、工号,可是模板呢,又是工号、姓名、性别,咋整呢?当然一般都是通过在数据表格的姓名列新增一列,然会把工号列剪切到新建数据列,再把多出来的数据列删掉,嗯,搞定。

可是,麻烦不麻烦?就不能整行整列数据移动嘛?

哈哈,当然可以!请继续看

方法:选择需要移动的数据列,鼠标移动到黑框边,鼠标变成十字方向箭头的时候,按住shift不放,拖动到需要替换的数据列位置即可

EXCEL技巧那么多,日常办公看这几个应该就够了

提示:一定要注意要在鼠标变成十字方向箭头的时候才可以拖动哦

一键优化

一般呢,我们录入完数据之后,我们都会稍微调整下格式,以方便他人能够更方便看,可是调整格式啊之类的,也是比较耗费时间,有木有一键优化呢?

当然有!

方法:CTRL+T

选择好数据范围之后,使用快捷键,就可以立即完成优化,怎么样,是不是很方便?

EXCEL技巧那么多,日常办公看这几个应该就够了

格式生效/CSV数据调整

这一步就是比较进阶了,主要是面对外部来的数据,有的时候我们需要修改数据列的格式,比方我们要整体把这一列由数字型转换为文本型,可是我们会发现,虽然我们设置成了文本型,可是呢,还需要一个个双击单元格才能生效,这。。。。。而且通过格式刷也不能调整,因为它确实已经成为文本型了,只是没有生效而已,这要是几百行数据,那还不得疯了?另外就是CSV导入的格式,也会有这个问题。

别着急,我之前也是碰到这个问题快疯了,今天就告诉大家一个方法,我个人认为,这可能时excel的一个bug呢!

方法:数据分裂

什么?数据分列?是的老铁!就是数据分列,你别问为什么,反正就是可以解决问题,记着就行了。

首先选择数据列,选择数据分列,在一路下一步,完成,ok,生效了!

选择数据后,使用分列选择数据后,使用分列

一路下一步一路下一步

可以勾选“连续分隔符号视为单个处理”可以勾选“连续分隔符号视为单个处理”

这个方法真的大家可以记住下,这是困扰了我好久的问题,不过现在解决了。

现在稍微给大家讲解一些公式,当然,不要紧张,这个公式都非常简单,就是你只需要记住,但是大家要明确一点,如果不学习公式,excel的使用,怎么都还是要少点什么,有了公式,很多时候事半功倍哦!

开始

查询重复项

excel自带的有删除重复数据,但是该功能使用之后,点击完成,就立即把数据删除了,可是,哪些数据被删除了,而且我们想删除哪些数据,都没办法手动控制,这可如何事好呢?

方法:=countif(范围,值)

还是使用我们之前的数据,例如,我们要确定C列中,初级、中级、高级的重复项,这怎么调整呢?我们可以新增一列的参数列,在H列内编辑公式=countif(a2:f28,c2),这个公式的意思就是在数据表中统计出C2单元格的值一共有多少个,然会再对H列进行筛选,就可以非常方便挑选出大于1的数值,并选择需要删除的列,右键删除整行即可!

EXCEL技巧那么多,日常办公看这几个应该就够了

匹配查询

比方做了一个原始数据表,里面包含了班级同学的基础信息,还有各种成绩之类的,另外呢,又做了一个表格,希望在里面匹配一些基础信息,如果一个个复制呢,又很麻烦,怎么办?当然是公式啦!

来吧,祭出最后的重器

方法:vlookup函数

vlookup函数就是用来匹配数据的公式,通过它你可以很快的挑选需要的数据,需要注意格式

vlookup(匹配值,查找的范围,需要获取的数值的列序号,0)

注意:查找的范围一定需要是以匹配值所在数据列为开始列,获取数值的列序号,范围序号是从第一列开始,最后的0是精确查找,1是模糊查找。就像动图中最开始的操作,选择的范围是从a2开始,这样序号就成为了第一列,这样的话呢,就没办法匹配的到。

EXCEL技巧那么多,日常办公看这几个应该就够了

另外,这个查询只能查询到匹配值所在列的第一行数据,也就是说如果多行匹配值的时候,它只能找到第一行所在的数据。

动态行号

一般的数据我们为了打印,都会设置一个行号,数据固定的时候,生成行号很方便,我们可以一拉到底,自动生成序号,可是。。。。如果这个表格需要频繁修改呢?那该如何操作呢?如果还是一拉到底,那必然会多一步操作,如果数据修改越频繁,操作就越麻烦,现在就教大家一个小窍门。

方法:row()-N,n是表头的行数

EXCEL技巧那么多,日常办公看这几个应该就够了

我们随机生成了一列数据进行排序,但是经过排序后我们也可以看到,第一列的行号就根本没有变化哦。

总结:

好了,今天的分享就是这样,虽然表格工具很强大,但是日常工作使用,这几个基本可以满足要求啦!!!!

喜欢就赶紧点赞或者收藏吧~谢谢大家~


展开 收起

UBISOFT 育碧 全境封锁2 Tom Clancy’s The Division 标准版 PC中文

UBISOFT 育碧 全境封锁2 Tom Clancy’s The Division 标准版 PC中文

218元起

Steam 工业小镇 Factory Town 游戏

Steam 工业小镇 Factory Town 游戏

68元起

Steam 游戏 墨池镇 Truberbrook

Steam 游戏 墨池镇 Truberbrook

88元起

《三角洲部队:黑鹰坠落》PC数字版游戏

《三角洲部队:黑鹰坠落》PC数字版游戏

27元起

索尼(SONY)【PS4国行游戏】索尼 SONY 小小大星球3

索尼(SONY)【PS4国行游戏】索尼 SONY 小小大星球3

159元起

《真三国无双7猛将传完整版》

《真三国无双7猛将传完整版》

63元起

索尼(SONY)【PS VR国行游戏】遥远星际

索尼(SONY)【PS VR国行游戏】遥远星际

159元起

HP 惠普 暗影精灵5代 台式主机(i7-9700F、8GB、256GB+1TB、GTX1660Ti 6G)

HP 惠普 暗影精灵5代 台式主机(i7-9700F、8GB、256GB+1TB、GTX1660Ti 6G)

6599元起

Steam 《Chinese Parents(中国式家长)》 PC中文版游戏 国区礼物

Steam 《Chinese Parents(中国式家长)》 PC中文版游戏 国区礼物

30.6元起

烛龙 古剑奇谭三-数字标准版

烛龙 古剑奇谭三-数字标准版

75元起

Steam 《The Scroll Of Taiwu(太吾绘卷)》 PC中文版游戏 国区礼物

Steam 《The Scroll Of Taiwu(太吾绘卷)》 PC中文版游戏 国区礼物

65元起

HP 惠普 暗影精灵5代 台式主机(i5-9400F、8GB、256GB+1TB、GTX1650)

HP 惠普 暗影精灵5代 台式主机(i5-9400F、8GB、256GB+1TB、GTX1650)

4699元起

索尼(SONY)【PS4国行游戏】乐高世界

索尼(SONY)【PS4国行游戏】乐高世界

169元起

Office 365 家庭版

Office 365 家庭版

279元起

《旺达与巨像》PS4实体版游戏

《旺达与巨像》PS4实体版游戏

166元起

索尼(SONY)【PS4国行游戏】陷落之王

索尼(SONY)【PS4国行游戏】陷落之王

215元起
99评论

发表评论请 登录
  • 最新
  • 最热
评论举报

请选择举报理由

相关文章推荐

更多精彩文章
更多精彩文章
最新文章 热门文章
5.5K
扫一下,分享更方便,购买更轻松