外贸人的Mac办公经验谈

2021-05-29 19:37:16 45点赞 190收藏 32评论

一直想在张大妈里开始一段创作,由于2020年忙的不可开交,2021年1月底又出于种种原因愤然裸辞(活多离家远待遇不公),交接工作都花了3个月,现在总算是清闲下来。其实是忙惯了之后的无所事事,比忙的不可开交更让人筋疲力尽。

回想2020年的外贸(汽车配件售后市场),国外疫情严重,一整年没出过国家的大门,国外的订单却神奇般的大增,新客户也增加了不少,并且2020年上半年的美金对比人民币汇率一度高达7.0x比1,让我们这些外贸人在客户回款的时候都能对着财务和银行结汇专员吼:快给老子把这笔款结汇了!

我作为公司的大客户经理兼外贸部经理,手头有1个年销售500万美金以上的大客户,3个年销售150万美金客户,外加客户的新品开发需要和技术部沟通,客户下单需要和计划部和外购部沟通,客户要求发货需要和生产和物控部沟通,自己手下的业务员需要开会和培训,其他业务员遇到产品技术问题需要帮忙翻译和解答,大客户来验厂需要陪同和接待等等,这促使我的办公效率必须要高效。

我用Mac工作大概10年,共用过3台Macbook Pro,现在使用的是Macbook Pro 2020 Intel版本的13寸顶配,16G+1TB版本,上一台15寸Macbook Pro用了整整7年,换13寸intel顶配的时候本来打算是下一个7年,结果苹果出了M系列的Macbook Pro,看着眼馋的同时心里又有一丝后悔,心里预算着等M2的Macbook Pro出来了就换,苦于现在无业待家花存款的状态,也只能是先做个预算外贸人的Mac办公经验谈

硬件篇:

办公的硬件,其实很简单,再加上是外贸人,经常出差满世界跑,2019年美国就跑了三趟,俄罗斯,意大利,德国,哥伦比亚,南非等国家都跑过,所以轻便的笔记本电脑是首选,这也是我为什么从15寸换回13寸的原因,再配一个蓝牙数字键盘,基本上就满足出差的需求了。

家里的办公环境家里的办公环境

其实我在之前公司的办公室的硬件设备和我家里的这张图的设备是差不多的。

1. 显示器

公司里给配的显示器是飞利浦的27寸2k显示器,我申请需要大显示器的原因是,我需要处理大量的excel数据,一个大的显示器可以极大的提高这方面的办公效率。图片中这台是AOC的4K带type C 60w充电的显示器,回家以后自己购买的。

2k的27寸需要通过插件开启HiDPI,这样文字显示就不会发虚,看着就舒服很多。当然,4k显示器是不需要的。

2. 键盘和鼠标

Keychron K4 + Logitech MX Anywhere 2S,键盘自己换了键帽,因为原装的键帽是ABS的,用不到一个月就全打油了。

Keychron K4当初是在美国官网买的,付的美金,但是实际上是深圳发的国际顺丰过来的,其实说白了就是深圳的一个键盘厂商做的海外市场,买Keychron K4的原因就是因为它是机械键盘又符合Mac的键位,又有数字键盘,又是98键,又能蓝牙,我想市面上能同时符合这么多要求的找不到其他家,京东京造的K4貌似和Keychron K4出于同一个厂家。

至于鼠标,在公司里我用Magic Mouse 2代 (mm2) ,对比Anywhere 2S和mm2,我个人更喜欢MM2,但是因为mm2是公司配的,所以离职以后就还给公司了。很多人觉得mm2难用,的确,手感不怎么好,但是对于我来说,配mac的鼠标,一个能打的都没有,很多人说罗技的master系列,我用过,手小的我根本无法驾驭。现在用Anywhere 2S还需要配合CursorSense这个插件才能好好的使用。

3. 耳机

Airpods Pro 和 Sennheiser True Wireless 2Airpods Pro 和 Sennheiser True Wireless 2

Airpods Pro + Sennheiser True Wireless 2代,午休和晚上加班的时候可以隔绝装货的时候叉车和大货车的吵杂的声音。出差的长途飞机上,airpods pro简直就是绝配。airpods pro是2019年10月30日去浦东的ifc排队抢的首发,正好10月31日要坐飞机去美国参加拉斯维加斯的appex展会,这airpods pro真的是让我在飞机上爽了一把,带上耳机瞬间整个世界安静的感觉真的是从来没体验过(之前真的没有接触过降噪耳机)。虽然airpods pro后来毫无悬念的出现了异响的毛病(两次),好在苹果的售后和速度都很好,轻松的更换。

至于为什么会买Sennheiser True Wireless 2代,中间的乌龙和曲折我觉得有必要再开个文来好好说一说。总之是被我儿子给坑了。这副耳机使用的时间很少,一周难得用一次。

4. 办公升降桌

现在的价格对比当初买的,降了150元左右现在的价格对比当初买的,降了150元左右

在原公司的时候,使用的是一款乐歌的升降桌MN1,对于长坐的中年男性来说,这东西真的很有用,可以缓解将军肚,大屁股以及前列腺压力。27寸的显示器+机械键盘放上去都能轻松升降。尤其是2020年几乎没出差,这玩意给我省下了不少医药费(以前因为久坐得过急性前列腺炎)。

5. Macbook Air

图片中的这台Macbook Air并不是我自己用的,配置是2020款定制i5+8G+256G,当初买来是因为我老婆说要给孩子弄作业,编写孩子的课程表啥的,所以选的金色。但是实际上买回来到现在1年多,我老婆至今没用过10次,基本上都是我儿子(9岁)用来自己摸索Mac OS X系统和自学swift编程,swift有一个swift playground,他玩的不亦乐乎。

6. iPhone 11 Pro

用Mac OS X 当然还需iOS来配合才能提现更好的生态优势和更高的效率。两个系统之间的接力,airdrop等等我就不多做介绍了,用过的朋友都说好。

我是从2008年iPhone 3G开始接触iPhone OS的,更新迭代了这么多年,iOS和Mac OS X现在更像是不能分割的完整生态了。

硬件说完,来说说软件,软件方面其实和大部分人的普通办公是差不多,外贸其实更倾向于文字和数据处理这方面。

软件篇:

1. Office 系列

Excel和Word相信在业界找不出一个能打的吧。Excel和Word相信在业界找不出一个能打的吧。

文字和数据处理是MS Excel和MS Word. 这两个软件在业界标杆般的存在,在加上职业的特殊性,没有一个软件能打。很多人说WPS啥的,我认可WPS,而且我们公司其他部门(财务部,物管部)也在用wps,但是我的客户他们只用MS Office.

Excel的强大我就不必多介绍了,虽然我也只是学了个皮毛,能将vlookup, index+match, xlookup, round, if (ifs), unique, sort等等函数运用起来,并可以相互嵌套,并给大客户做出一套完整的下单,发货,收款统计表,单款产品数据查询的表格。(下图),但是拥有这些函数只是可以让我的工作效率提高几十倍。

外贸人的Mac办公经验谈

因为公司原因,只给我配了一个负责发货的小姑娘,所以货代的单证都需要业务员自己做。这时候有这么一分表格的作用就非常明显了,其他业务员可能要花2小时做的数据,在我这里只需要1分钟就可以搞定并且错误率几乎为0. 和客户核对数据以及给货代数据的时候从来不会出现任何差错。

补充一句:Microsoft 365家庭车,真香!

Mac App Store 可下载,绑定自己的MS账号即可。也有VL版本,但是很多新的函数公式不能用。

2. iwork Keynote

外贸人的Mac办公经验谈

MS Office我没有介绍PowerPoint,是因为我真的不会用PPT,但是我会Keynote!虽说能力强的人可以将PowerPoint用的很好,但是对于我这种只需要做公司新品简介,公司简介,并对PPT不熟悉的人,用Keynote更得心应手。

记得有一回公司和刹车失灵的某电动车品牌的一级供应商合作,主要还是因为原ppt满篇文字,排版杂乱和老旧,急需做一份漂亮的公司简介PPT. 我很不情愿的接下了这个任务,前后三天时间,交了一份让老板,客户和刹车失灵车方代表都满意的卷子。这也多亏了早些年自学过Lynda的iwork 09 essential training.

另外新品的介绍单页,适配车型等我也用Keynote做,最终生成PDF文件,方便对客户定向推广。

Mac App Store免费下载

3. GTD

GTD软件对打工人来说非常有用,外贸人需要用这些软件安排客户发货时间,客户网络和线下拜访计划等等。

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我用的GTD是轻量化的Things (iOS和Mac), 再配合Mac OS X自带的日历软件,几乎可以把所有的事情安排的满满当当,井井有条。如果不想花钱买Things的话,其实完全可以用系统自带的提醒事项.app再配合日历。

Things双版本可在App Store下载,一次性买断无内购。

4. 邮件管理

系统自带邮箱:邮件系统自带邮箱:邮件

其实我也用过很多第三方的邮件管理软件,到最后还是回归到系统自带邮箱管理app: 邮件。

邮件有智能邮箱,可以兼容系统的spotlight搜索等等特性,使我最终选择邮件.app作为最终邮箱管理软件。

双版都是系统自带软件。

5. 解压缩软件

Betterzip 5的主界面Betterzip 5的主界面

Mac OS X的解压缩软件有很多,我用的是Betterzip 5, 我记得是从我接触Mac开始就一直在用的解压缩软件,最早是Betterzip 2, 后来购买了正版Betterzip 3, 到现在的5. 这个软件设置好了以后可以很方便的从Mac的右键下拉菜单直接对文件进行压缩和解压。并且可以让系统自带的quicklook调用betterzip查看压缩包里面的内容。总之使用体验非常好。

Mac App Store可以购买,一次性买断。

6. 网络浏览器

Safari就算了Safari就算了

Microsoft Edge和Chrome,相信是大部分网络人的浏览器。虽然我推崇使用Mac自带的软件,但是Safari在浏览器方面实在是不够打的。苹果最佳软件开发商:MS,潜心对Mac的软件做了很多优化,只能非常感叹的说一句,Edge真香!Chrome我是作为备用浏览器来使用。因为很多时候爬梯子到国外一些站点找资料,如果当前的ip是香港,站点显示的内容也是香港,想切换到美国,必须要完全退出当前浏览器再打开才能切换到美国站点,Edge开了多个标签页不想完全退出,Chrome就派上用场了。套用大家对IE的一句话:safari是我用来下载Chrome用的。

Edge和Chrome都是免费软件。

7. Adobe系列

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是的,你没看错,我们外贸人也是需要用到Adobe系列的部分软件的。最主要的就是Adobe Acrobat Pro, 我们需要对一些PDF进行编辑,因为大客户给的收货信息错误,造成报关单不符,虽然我们和国内方面不会受到影响,客户方面在收货和清关的时候却会被他们的海关卡住。如果找中国海关改单,一单的价格400元左右。这时候我们自己直接改PDF给客户来的更直接和快速。主要是省钱。

其次是Photoshop,illustrator和indesign. 这三个一般是用来查看客户发来的产品包装设计文件,并转换成PDF或者图片给采购部或者供应商。

好吧,我承认是和谐的。TNT

8. 计算器软件

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Soulver, 用过的朋友都表示非常好用。我买了iOS和Mac OS X双版,windows我至今没找到类似的计算器软件,当然excel可以做到这种效果。这个软件对于需要按步骤计算的情况起到非常大的辅助作用,并且可以锻炼人的逻辑能力。

Mac App Store双板都可以购买,一次性买断。

9. 虚拟机Windows系统

国内的办公环境,想真正的脱离windows是不可能的,公司的ERP系统(金蝶K3),海关的产地证打印等等,都需要用到windows,这时候我就选择用虚拟机。

VMware Fusion + Win10 LTSC 32位VMware Fusion + Win10 LTSC 32位

我用的是VMware Fusion,然后装了一个Windows 10 NTSC 32位系统,分配了2核2G内存。为什么不提Parallels Desktop?因为PD的吃相太难看!

Windows 10 NTSC系统信息Windows 10 NTSC系统信息

就用来跑金蝶K3和做一些mac做不了的事情,这个配置完全够用,并且可以在虚拟机系统里安装打印机驱动,网页插件等等。win10 LTSC自带的Windows Defender也完全够用。

说到Win10 LTSC,我给我们部门那些老旧电脑上(超过10年的电脑)装的也是这个系统,再配合自己精选的软件,完全不会出现满屏广告(可以说是完全没有广告),系统资源被神秘占用的情况。我看我要好好规划一下,出一期装win10 LTSC的文章。

关于win10 LTSC的原版镜像下载,大家可以移步到NEXT, ITELLYOU, 这是MSDN, 我告诉你 - 做一个安静的工具站 (itellyou.cn) 站的后续,收录了一些更新的操作系统。

10. 视频播放

Movist Pro主界面Movist Pro主界面

老牌的韩国产视频播放软件Movist Pro,口碑相当不错,主要是用来播放客户发来的一些关于售后的视频,客户用手机拍摄的视频格式真的是五花八门, 用系统自带的quicktime肯定是吃不消。Movist Pro基本上能通吃所有的格式。当然,iina也是很不错的选择。

11. Mac的其他插件,小软件

a. CursorSense

CursorSense插件界面CursorSense插件界面

这个插件在上文鼠标键盘章节提到过,作用是为了消除Anywhere 2S的鼠标惯性。说来也奇怪我用mm2可以不需要消除鼠标移动惯性,但是用Anywhere 2S却不行,感觉鼠标飘的很,用了这个插件以后就和windows下的感觉一样一样。

b. NTFS by Tuxera

NTFS by Tuxera插件界面NTFS by Tuxera插件界面

让Mac可以读写NTFS盘的插件。说良心话,用到的机会不多,因为现在基本上很少用U盘或者移动硬盘了,都是通过网络传输文件,但是有一个比没有强,以备不时之需。

c. ToothFairy

ToothFairy设置界面ToothFairy设置界面

这个小软件可以快速在iphone和mac之间切换airpods等苹果自家的耳机的连接,只需要在状态栏上点一下图标就可以连接和断开,挺方便的。

d. iShot

iShot设置界面iShot设置界面

其实Mac自带的截图软件很不错,但是这个免费的截图软件却有很多功能,长截图,图片标注等等功能都是日常所需的。

e. ClashX / ClashX Pro

这个不多介绍,毕竟是cross wall的软件,怕被和谐。当然,外贸人必须要有。

f. Paste

外贸人的Mac办公经验谈

看名字就知道是复制粘贴类的软件,类似于 Windows的ditto,但是界面更符合Mac的风格,我一直年订阅软件(之前是一口气买断,后来改成了订阅)。

复制粘贴类软件还有Maccy,Mac App Store上是买断制,界面类似ditto,如果嫌paste贵的话,可以选择Maccy,当然买断制的软件都是可以找到和谐版本的外贸人的Mac办公经验谈

g. 系统自带的备忘录。

Mac OS X和iOS的备忘录在多次更新后,现在完善了很多,做简单的记录和非重要会议纪要还是相当的方便的。当然如果有条件,还是用evernote或者onenote吧。

h. iCloud Drive和OneDrive.

我两个网盘都在用,iCloud Drive是21元/月的200G,开了家庭共享后,我女儿的ipad,我儿子的Macbook Air和我老婆的iphone都可以使用。我工作的文件也都保存在iCloud Drive上,还包括了iPhone的备份,照片等等。目前还够用,等不够的时候再开2TB.

OneDrive是上了Microsoft 365的家庭车才有的,很少用,最主要原因就是同步太慢和网页版基本上是和谐状态。相比iCloud Drive的满速上传和下载,1TB的OneDrive真的是可惜了。

i. 系统自带的Finder分栏模式

Finder分栏模式示意图Finder分栏模式示意图

Finder的分栏模式是我一直不肯转windows的原因之一。虽然现在windows 10很多功能都很好,windows的兼容性和通用性都强于Mac,但是windows却找不到系统级别的分栏模式,windows有第三方软件叫One Commander, 使用体验和Mac Finder完全是两回事。

j. quicklook和spotlight

这两个都是系统级别自带的功能,quicklook快速查看和spotlight的全局搜索,可以大大提高工作效率,具体就不多介绍了,用过Mac的朋友都懂。

Windows也有相同的功能的软件,但是windows的quicklook对查看office文件优化很差,不如直接打开来的快。

k. A Better Finder Rename

批量重命名软件批量重命名软件

这个小软件是一个批量重命名软件,虽然Mac OS X自带可以批量重命名,但是能自定义的地方太少了,这个软件解决的很多痛点。

写在最后的:

作为一个外贸人,同时也是打工人,Mac给我的作用就是更高效率的工作和学习,当然娱乐方面也能同时兼顾(除了游戏)。

文中提到的软件都是我在做外贸的过程中用到比较多的软件,当然还有很多小软件包括Magnet窗口调整,istat menu系统监测软件等,其实对效率并没有多大提高。并且这部分的软件张大妈有很多介绍的文章大家可以搜索一下。

硬件和软件只是工具,运用的好,提高的工作效率却是无法衡量的。先不说能升职加薪比较长远的目标,提高工作效率节约下来的时间可以不用加班(内卷的社会,哎),多给自己时间和空间,不正是大家所希望的么。

如大家喜欢我的这篇文章,请不要吝啬你们的赞。如有其他好的办公软件,也请大家推荐给我,谢谢各位看官。

下期筹划一下怎样打造无广告的windows办公环境。

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