学会「异步沟通」思维,比随便挑一堆协作工具更可贵

2019-11-05 23:22:00 14点赞 134收藏 4评论

学会「异步沟通」思维,比随便挑一堆协作工具更可贵

学会「异步沟通」思维,比随便挑一堆协作工具更可贵

为什么有些人每天就是喜欢开会?而且喜欢开长会?

为什么我们每天花在沟通上的时间要这么久,沟通完后发现事情都没怎么前进?

后来有人说,我们公司用了先进的沟通协作工具平台,能够利用碎片时间 blabla……,可是沟通效率仍旧没有改善,只是把会场换到了虚拟平台上。

学会「异步沟通」思维,比随便挑一堆协作工具更可贵

让我们看看「异步沟通」思维是如何解决这类问题,提高我们效率的。

异步沟通」是什么?

沟通大致可分两种,一种是「同步沟通」,另一种是「异步沟通」。

一定要死磕(skr)的话,还有「貌似同步实则异步」的沟通,后面会讲到。但聪明的你,一定猜到些什么了。

>>> 什么是「同步沟通」?

「同步沟通」就是指:

(1)沟通时,需要独占沟通者心智

(2)沟通者之间需要实时响应

最常见的例子是「打电话」。

如果不是「煲电话粥」的话,一般情况下,打电话需要你问我答的互动,讲话听话都是需要用心的,工作商务上尤其如此。

这种情况下,电话双方都投入心智,而且实时响应对方的言语。

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>>> 那么「异步沟通」呢?

「异步沟通」就是指:

(1)沟通时,双方在只是在不同时间交换一个留言,不用实时响应

(2)沟通者在等待对方留言的时候可以处理其它事,不用独占心智

典型的例子是「邮件沟通」,一封电子邮件过去等到对方回复可能是几小时甚至几天后的事情了。早期没有电子邮件时,一份家书来回报个平安要等几个月,正是「烽火连三月,家书抵万金」

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「同」有什么问题?

还是先说「同步沟通」的利弊,

同步的好处很明显,沟通中不确定性会降低,虽然独占了沟通者的时间和心智,但是效果卓越,沟通者立刻能知道对方反应,并且达成意向,节约通过「留言方式」来回等待的时间。

然而,也恰恰是这些特性,形成了「同步」致命的两个缺点:

  • 堵塞

  • 敷衍

>>> 堵塞:开会时等一个不会来的人

「堵塞」就是同步沟通中,需要进行的事务活动会造成所有沟通者等待,浪费时间。

例如:开会时,在场10个人讨论问题,突然最关键的那个人发言到一半,开始接个电话(一般这个人是个领导,否则会自觉默默挂断电话),大家陪他等了10分钟,然后才能继续会议。由于「电话」和「开会」都是同步沟通,所以一件事严重「堵塞」了另一件事。

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>>>敷衍:貌合神离最致命

「敷衍」比堵塞更危险,由于同步沟通需要实时响应,如果沟通方一时反应不过来,但又不想中断同步沟通(主要是不想下次再被叫来同步沟通),那么一个自然但很不效率的反应是「敷衍」。

例如:同步询问进度时,如果对方反应:什么都答应,什么都好,什么问题也没有,一切正常…… 有可能是真的好,也可能只是在敷衍。一般来说,沟通当场不爆发的问题,总会以另外一种形式暴露出来。而且要耗费更多时间沟通。

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异步」怎么做才有效率?

「异步沟通」牺牲了留言等待时间,照理说远没有「同步沟通」效率才对。

但是「异步」也有几个法宝:

  • 防堵塞

  • 批量处理

  • 基于证据

>>>防堵塞:10个1大于1个5

这个很容易理解,而且我们不用人教,自己就会避免「堵塞」。
我们等人回话,等人邮件,甚至等人微信回复都不会傻傻的白等,肯定会干点别的事情,再不济也能来两盘游戏。
换言之,这是「异步沟通」拿时间换来的,我们得不到实时反馈,但我们可以利用这段时间推动其它事情进展。
所以做个简单的加法就知道,10件事情各推动了10个百分点的效用,超过「同步沟通」一次性推动一件事50个百分点。
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>>>批量处理:一起干更有效
欧洲工商管理学院(INSEAD)教授特奥·康普诺利所著的《慢思考——大脑超载时代的思考学》 中教我们,一心多用的时代如何深入思考,其中讲到「批量处理」。我们的大脑更擅长对同一类事情做反复批量的操作,而不是频繁的切换在多个不同场景的频道当中。
我们以前介绍「心流」的文章也说到过,大脑在一个专注单一的模式下,容易达到超高效率,也就是「入神」的状态。
「异步沟通」给我们提供了这样一种可能性,由于可以自由安排沟通序,我们完全可以把一类事情归到一起做。 
例如:许多高效人士建议,每天抽一个时间段,比方早上1小时,集中回复邮件;而不是每次收到邮件立刻准备回复。
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>>>基于证据:防止推诿/扯皮/忽悠/敷衍
这是一个额外的好处,由于「异步沟通」会有较长时间跨度,所以为了防止事情不「串线」,沟通双方都会有意无意地保留证据,下次沟通基于这些证据展开。
 例如:邮件里可能会写道:「上次我们邮件里提到的合同金额,现在经过我方确认可以沿用。」,那么「上次合同」,可能已经以附件形式,保留在某次「沟通」的邮件里面了,这个是很难敷衍或推脱的。如果要推脱,要花更大精力解释,所以在这种模式下,大家虽然没有「面对面」但是却「背靠背」,通过「认证据」反而减少了误会和敷衍。

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最后

「异步沟通」虽然带来了一些效率上的好处,前提是必须有效率的思维方式。
「防堵塞,批量处理,基于证据」并非异步沟通独有,但是在「异步沟通」中自然地被运用来了。
市面上的协作和沟通工具有很多,使用者若没有这些思维作为基础,「屠龙宝刀」用来杀鸡甚至砍树也是有可能的。具体怎么选用,如有兴趣我们另行展开讨论,欢迎留言!
最后,关于「同步沟通」,其实也是人与人之间不可缺少的沟通桥梁。例如:表白这类的场景下,「同步沟通」最好。虽然也有「批量处理」思维下群发表白短信这种操作,但这时采用「异步沟通」就有耍流氓的嫌疑了。


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