高效人士必备！邮件管理神器，Outlook存档功能深度剖析

存档邮件：就是将存储在邮件系统服务器上的邮件通过Outlook客户端下载到个人电脑本地磁盘，下载备份邮件的同时，也释放了邮箱容量（邮件系统服务器端的存储空间）。如长期不存档，邮箱容量满后将无法继续收发邮件，影响正常使用。

在 Outlook 中将邮件存档的方法有多种。你可使用的方法取决于你在 Outlook 中设置的电子邮件帐户类型。

所有帐户都有权访问“存档”文件夹。对于 Office 365、Outlook.com 和 Exchange 帐户，“存档”文件夹是 Outlook 的默认文件夹之一（类似于“收件箱”、“已发送邮件”和“已删除邮件”文件夹）。无法删除此文件夹。如果通过 Exchange 或 Exchange Online 帐户使用 Outlook，会将保留策略等文件夹策略应用于“存档”文件夹。

对于 POP 和 IMAP 帐户，你可以创建“存档”文件夹，或指定现有文件夹用作“存档”文件夹。不可以更改 Microsoft 365 或 Exchange 帐户的“存档”文件夹位置。

使用“存档”按钮将邮件移动到“存档”文件夹之后，邮箱大小不会缩减。如果必须减小邮箱大小，可以在 Microsoft 365 企业版 中使用联机存档。

使用“存档”按钮将邮件存档

可以使用功能区上“删除”组中的“存档”按钮将一个或多个邮件移动到“存档”文件夹，而不删除它们。使用“存档”有以下几个好处。

从搜索框或通过导航到“存档”文件夹可以轻松查找已存档的项。默认情况下，在搜索框中键入搜索词时，Outlook 会搜索邮箱中的所有文件夹。

项目仍可通过“存档”文件夹在手机或其他设备上使用。

如何打开自动存档功能

对于 Outlook 2010 和更高版本：

选择“文件”选项卡，然后选择“文件”菜单上的“选项”选项卡。

选择“高级”选项卡。

选择“ 自动存档设置”。

选择“自动存档每个检查”框。在“ 天 ”框中键入一个数字，以指定自动存档进程的运行频率。

如果要在项目存档之前收到通知，请选择“自动存档前提示检查”框。

在 “默认存档文件 ”框中，键入要传输到的存档项的文件名，或选择“ 浏览 ”从列表中选择。

选择“确定”两次。

如何设置文件夹的自动存档属性

对于 Outlook 2010 和更高版本：

方法 1：

选择要自动存档的文件夹。

选择“ 文件夹 ”选项卡，然后选择“ 自动存档设置”。

方法 2：

右键单击要自动存档的文件夹，然后选择“ 属性”。

选择“ 自动存档 ”选项卡。

若要设置此文件夹的自动存档属性，请选择“清除早于检查的项目”框。

若要指定何时必须将项目自动传输到存档文件，请在“ 月份 ”框中键入数字。

若要指定要将存档项传输到的文件，请选择“将旧项目移动到”。

在 “将旧项目移动到 ”框中，键入存档项的文件名。或者选择“ 浏览 ”以从列表中选择，然后选择“ 确定”。

问

如果邮箱真的满了怎么办？

找管理员扩容邮箱空间；

把邮件都存档到本地，然后清空收件箱。