这6个效率办公的小技巧,颠覆了我对办公的认知,个个简单好用,不要错过(附赠6款实用工具)

2021-02-05 13:27:30 466点赞 3685收藏 67评论

今天听到对面桌子新来的同事又在吐槽工作好多,每天都做不完,一不小心就加班到十一点多,还经常错过末班车,怨念满满。 这6个效率办公的小技巧,颠覆了我对办公的认知,个个简单好用,不要错过(附赠6款实用工具)

我不禁回忆起刚毕业那两年,自己也是这样办公没有技巧,工作效率极低,加班成常态。这6个效率办公的小技巧,颠覆了我对办公的认知,个个简单好用,不要错过(附赠6款实用工具)

然而一转眼自己却已经是职场老司机了,不仅准点打卡下班,连工资都刷刷地上涨,这都要归功于我辛苦查阅各种办公攻略整理出来的高效技巧。

这里我就把我精心挑选出来的宝藏级技巧,分享给大家,绝对好用,收藏就完事了!这6个效率办公的小技巧,颠覆了我对办公的认知,个个简单好用,不要错过(附赠6款实用工具)

(每个技巧还顺便附带一个实用工具,链接也放上,点击小标题即可下载。)

懒人目录

这6个效率办公的小技巧,颠覆了我对办公的认知,个个简单好用,不要错过(附赠6款实用工具)

一、快捷操作

1.快捷键

想要提高工作效率,快捷键可以说是一个最直接也最简单的技巧了。按下几个按键,瞬间就能完成你目光搜索+鼠标移动+鼠标点击的一系列操作的功能,每次操作都可以省掉一两秒的时间,潜移默化地,工作效率自然就高了。

当然,快捷键也有很多,记忆太多是不现实的,只要记住自己工作中最经常使用的几个就好。这里我就介绍一些自己最常用的快捷键供各位参考,想偷懒的同学也可以把整理版保存下来放在桌面上备用。

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除了这些文档常用的快捷键以外,还有一些电脑操作相关的快捷键,也时常会用上,比如:

Windows+L:需要短暂离开座位但不想别人看到自己的电脑时,可以快速锁屏;

Windows+E:记住这个组合,再也不用慢吞吞地点击我的电脑了,打开资源管理器只需两个键;

Windows+D:打开了好多窗口之后突然想查看桌面的文件?按这个快捷键秒切到桌面;

Windows+Tab:工作中打开了太多各种类型的窗口,找不到自己想要的那一个?Windows+Tab可以让你切换到任务视图,直观的展示出你打开的所有窗口。

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Windows+R:Windows+R运行命令真的是近乎万能,只要输入相应的命令,既可以直接一步到位打开你放在电脑任何地方的软件、文档等资料。

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不过,在我们使用Windows+R的时候,通常需要输入英文的命令,这往往是对应的计算机语言,对于非专业的同学来说记忆起来确实相当麻烦。

这里就有必要推荐一款专门用于配合Windows+R运行命令的神器了。

推荐工具:nTrun

nTrun这款软件能够为自己常用的软件、文档设置一个简单好记的代号,让Windows+R的使用难度大大降低。

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我经常会用这个软件将自己常用的文件夹、应用进行分组,然后设置对应的代号,如此一来,工作中常用的文件文档可以说是召之即来。

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并且软件还有批量打开应用、文件的功能,对于繁杂工作的效率提升非常明显。

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2.鼠标手势

经常用国产浏览器的朋友,应该对鼠标手势不陌生,如360、QQ、搜狗等浏览器,都有着鼠标手势的功能。鼠标手势的作用其实就类似于快捷键,通过鼠标右键画出手势,能够省略鼠标移动、点击、鼠标中键滚动等等复杂的操作流程。

第一次知道鼠标手势的时候我真的惊了,还有这种操作?

当你需要关闭十几个打开的网页,不用一个个去点,只需一个下左的鼠标手势,就可以全部关闭。当你需要滑到页面底部,再也不用鼠标中键慢慢滚动,也不用拖动旁边的滚动条,一个向下的鼠标手势,就可以轻松搞定。

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这里我就展示一下各浏览器常用的鼠标手势,还有不知道的伙伴可以收藏下来了。

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推荐工具:Wgestures

从某种方面来看,轻松流畅的鼠标手势比起快捷键还要便捷,可惜只在特定的浏览器可以使用,那么电脑上的其他应用能不能用上呢?

答案是可以!

Wgestures这款软件,就是我想要推荐的又一款实用工具,只要挂在后台,就可以将鼠标手势运用于各种各样的电脑操作中。

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比起功能单一的浏览器,电脑要求更加多样化的操作,因此Wgestures的手势不仅仅是鼠标右键划动,同时增加了触发角、摩擦边等同样简单便捷的鼠标手势——只需鼠标光标挪动到屏幕四个角,或者在四条边线来回摩擦,就可以触发对应的操作。

诸如显示桌面、打开任务视图等操作,都只需鼠标一甩便可实现,可以说是非常简单了。

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而且还有适用于谷歌、edge等浏览器的手势,即使不习惯用国产浏览器的伙伴,也可以用上鼠标手势了。

二、办公思维

1.理清逻辑

快捷操作节省的功夫属于电脑操作技能的提升,而对于提高办公效率,思维因素往往更加重要。

你有没有这样的经历,正在工作的同时,突然左边发来一条通知,右边又有一项工作需要配合,转头一看电脑,哇,十分钟后还有会议要开!事情未必都很难,但挤在一起的瞬间,大脑运转不过来,“怎么事情这么多?”心态一下子就炸了,工作效率又能有多高?

所以我逐渐习惯了,在正式开展工作之前,首先理清思路,将事情一样样列在纸上,然后逐一标注重点信息,再排下工作顺序,如此一来,哪怕有突发事件,也可以整合进去,统一管理安排,不至于乱糟糟的没有头绪。

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这里就不得不提一下思维导图了,相比简单的纸面笔记,思维导图的画面感更强,也更直观。如果使用的是电子版的,还可以移动调整布局,让记录的信息更加清晰。

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不止是多项工作的整体梳理,单一工作也可以用来整理思路。

我经常用思维导图来作报告,不止展示起来清晰直观,而且即使被打回来了,调整修改也很简单。有一次临下班了我的报告才通过,可是我按照思维导图去做,填充事先准备好的内容,不到半个小时就搞定了方案稿,顺利收工。

推荐工具:迅捷思维导图

思维导图其实也适用于纸面笔记,只不过电子版更加便于调整。现在思维导图挺多的,这里我就简单介绍下我一直在用的迅捷思维导图,供大家参考一下。

对我来说,它有一个很方便的地方就是网页也可用,相信有不少的朋友也跟我一样不喜欢安装软件吧!

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上面有很多思维导图模板,比如工程预算、知识点汇总、网页设计规范、客户管理方案等,可以直接套用模板,也可以自己做。

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操作不难,根据你的中心主题,建立一些下级节点,把关键信息记录上去,各级节点的作用就跟文章的多级标题类似。

调整好节点之间的关系之后,可以挑选一个布局模式,直接一键布局,把整体效果调整得美观一些。也可以按照你喜欢的方式去拖动节点布局,设置节点样式和背景样式。

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开篇的懒人目录就是这么做的,很简单,只花了几分钟就搞定了。

2.时间管理

理清逻辑,是为了给自己一个计划,而计划的执行,同样很重要。

有时候明明预计可以完成的任务,偏偏卡到时间线上,才发现还有很多没做。

这就涉及到时间管理的问题了,快捷操作所能节省的时间自不必说,在熟练的运用之后会自然地提升效率。

另外的方面,则关乎人的自律与专注。在上网查资料的时候,会不会有时被无关的信息给干扰、吸引了?在思考工作事项时,会不会思维发散过度导致走神了?……诸如此类,在我学生时代其实是比较常见的现象,在刚刚毕业的那段时间,更是难免有类似的错误。

在这样的情况下,本来需要节省的时间,反而遭到了不必要的浪费,由此导致工作效率难以提高。

所以,在理清工作逻辑之后,想要执行计划,还需要给自己的每项工作分配好预估的时间,在工作完成之前设下若干个自查的时间点,时不时检查一下自己的进度,确定剩余时间是否充足、如何调整计划等等。

通过划定时间节点,有意识地给予自己紧迫感,才能更加减少时间的不必要浪费。

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推荐工具:番茄人生

从前我记录工作事项和时间分配更多的是通过纸面记录,笔记本或者可以直接贴在电脑上

便签,如果你的日历本有小格子,也是一个不错的选择。有一段时间我还用过桌面日历这款软件,跟日历本是同样的用法,只不过是直接显示在电脑桌面的,工作中几乎随时可以看到。

后来我就发现了这款知友推荐的番茄人生,可以将需要处理的事情记录下来,标注好重要度和紧急度,自动进行排序,挺好用的。

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实际使用中可以配合思维导图,按照事件的轻重缓急,安排时间分配。

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软件还附带一个帮助专注的番茄时钟,可以作为时间节点的设置进行工作提醒。

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三、文件管理

1.文件整理

工作的时候,你下载保存的文件习惯放在什么位置呢?

曾经有一次,借了表弟的笔记本电脑来应急,打开一看,好家伙,整个桌面密密麻麻的都是图标,什么文档、图片、文件夹、软件全部都堆在桌面上,乱成一团,找个浏览器都得找半天。

确实,桌面就是非常好的存放位置,我下载东西也习惯放到桌面,因为路径最短、最直接、最好找,需要的时候切到桌面就可以,效率极高。

但是,一旦桌面存放了太多的文件,就会变得杂乱无章,效率反而会严重下降。

想要用起来快捷,当然要整理好。我比较推荐“文件夹法”,把同一类型的文件、或者同一项工作需要的文件都扔到同一个文件夹,每个分类下的文件都要尽可能少,这样找起来才简单方便。如果安装的工具软件比较多,也可以把快捷方式进行归类放到文件夹里。

桌面留下我的电脑、回收站、浏览器和常用的通讯应用就够了,然后和各个文件夹一起,按照自己的使用习惯放在不同的位置,这样你想用的时候,习惯性的就会向那个位置去找,能够极大的提高效率。

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推荐工具:桌面整理

文件夹法算是比较方便好用的了,如果想偷懒的同学,也可以用桌面整理这款软件。桌面整理一开始只是腾讯电脑管家的附带功能,后来可能是太好用了,反馈比较好,腾讯就做成了一款独立版软件,现在直接上官网就可以下载到。

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使用这款软件,可以把你的桌面自动进行归类,把不同的文件收纳到一个个格子里面,还附带一个文件搜索功能,比电脑自带的搜索速度快很多。

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这些格子的使用方法和文件夹差不多,只不过是以打开的形式贴在桌面,相对来说更加直观。

你可以把格子里的文件转换为列表形式,以显示更多文件,也可以保留图标样式。当然,你也可以按照使用习惯调整格子大小、布局,怎么方便怎么来。

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2.文件存储

文件存储其实应该是文件整理的高级技巧,当你有意识地做好文件存储工作,你的文件就不需要再整理了。

有一回,老板要我发一份文件给他,由于是几天前的文件了,我常用的几个文件夹和桌面都找不到,找了老半天,老板都催了好几次,那叫一个尴尬呀!

之后闲下来的时候,老板展示了一下他的常用文件夹给我看,里面从归类到命名,都汇总标注得整整齐齐,哪怕不是本人使用也可以轻松找到想要的文件,那一刻我真的是自愧弗如。

这就提醒我文件存储的重要性了,当你的文件分类有序,不止是自己使用方便,在分享给你的同事时也非常快捷。

我分享的这个方法是高级版的“文件夹法”,即是将文件进行多层归类,最高层可以按照日期划分,或者按照领域分类,比如公司、生活、娱乐、学习等。然后第二层可以按照工作类型划分,比如视频、图片、文稿等。视频类再分可以按脚本、素材、初稿等,以此类推。

每个文件的命名,也可以用类似的方法进行多层命名,比如“编辑日期-项目名-编号-编辑者”,这样清晰明了,如果事后想要查找也可以用关键词快速定位。

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推荐工具:腾讯文档

当然,对大部分人来说,文件夹法其实也是比较繁琐的,尤其是文件量极大的人更是如此。想要偷懒的话,方式有很多种,比如推荐过的Windows+R文件定位、桌面整理快速搜索等,这里我就再推荐一款在存档和分享方面很方便的软件。

腾讯文档,可以直接在线编辑文档、表格和幻灯片,并且可以直接同步到云存储,任何时候登录QQ/微信账号,便可获取到自己的文档。

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不想安装软件的同学,也可以直接使用网页版,并且它也有文件夹功能,文件夹分类整理法同样可以套用到这里。

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而且有一个非常方便的功能,它可以很轻松的分享自己的工作文档给其他人,并且设定查看和编辑的权限。假如你将编辑权限赋予同事,就可以让他直接在你的文档上修改了,无需传给同事修改完再由同事传回给你,在进行工作协作的时候非常方便。

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以上的技巧都是我长期使用觉得很不错的,希望能对大家的工作有帮助,既然都看到这里了,就给辛苦码字的我点点赞吧!这6个效率办公的小技巧,颠覆了我对办公的认知,个个简单好用,不要错过(附赠6款实用工具)

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