这6个效率办公的小技巧，颠覆了我对办公的认知，个个简单好用，不要错过（附赠6款实用工具）

今天听到对面桌子新来的同事又在吐槽工作好多，每天都做不完，一不小心就加班到十一点多，还经常错过末班车，怨念满满。

我不禁回忆起刚毕业那两年，自己也是这样办公没有技巧，工作效率极低，加班成常态。

然而一转眼自己却已经是职场老司机了，不仅准点打卡下班，连工资都刷刷地上涨，这都要归功于我辛苦查阅各种办公攻略整理出来的高效技巧。

这里我就把我精心挑选出来的宝藏级技巧，分享给大家，绝对好用，收藏就完事了！

（每个技巧还顺便附带一个实用工具，链接也放上，点击小标题即可下载。）

懒人目录

一、快捷操作

1.快捷键

想要提高工作效率，快捷键可以说是一个最直接也最简单的技巧了。按下几个按键，瞬间就能完成你目光搜索+鼠标移动+鼠标点击的一系列操作的功能，每次操作都可以省掉一两秒的时间，潜移默化地，工作效率自然就高了。

当然，快捷键也有很多，记忆太多是不现实的，只要记住自己工作中最经常使用的几个就好。这里我就介绍一些自己最常用的快捷键供各位参考，想偷懒的同学也可以把整理版保存下来放在桌面上备用。

除了这些文档常用的快捷键以外，还有一些电脑操作相关的快捷键，也时常会用上，比如：

Windows+L：需要短暂离开座位但不想别人看到自己的电脑时，可以快速锁屏；

Windows+E：记住这个组合，再也不用慢吞吞地点击我的电脑了，打开资源管理器只需两个键；

Windows+D：打开了好多窗口之后突然想查看桌面的文件？按这个快捷键秒切到桌面；

Windows+Tab：工作中打开了太多各种类型的窗口，找不到自己想要的那一个？Windows+Tab可以让你切换到任务视图，直观的展示出你打开的所有窗口。

Windows+R：Windows+R运行命令真的是近乎万能，只要输入相应的命令，既可以直接一步到位打开你放在电脑任何地方的软件、文档等资料。

不过，在我们使用Windows+R的时候，通常需要输入英文的命令，这往往是对应的计算机语言，对于非专业的同学来说记忆起来确实相当麻烦。

这里就有必要推荐一款专门用于配合Windows+R运行命令的神器了。

推荐工具：nTrun

nTrun这款软件能够为自己常用的软件、文档设置一个简单好记的代号，让Windows+R的使用难度大大降低。

我经常会用这个软件将自己常用的文件夹、应用进行分组，然后设置对应的代号，如此一来，工作中常用的文件文档可以说是召之即来。

并且软件还有批量打开应用、文件的功能，对于繁杂工作的效率提升非常明显。

2.鼠标手势

经常用国产浏览器的朋友，应该对鼠标手势不陌生，如360、QQ、搜狗等浏览器，都有着鼠标手势的功能。鼠标手势的作用其实就类似于快捷键，通过鼠标右键画出手势，能够省略鼠标移动、点击、鼠标中键滚动等等复杂的操作流程。

第一次知道鼠标手势的时候我真的惊了，还有这种操作？

当你需要关闭十几个打开的网页，不用一个个去点，只需一个下左的鼠标手势，就可以全部关闭。当你需要滑到页面底部，再也不用鼠标中键慢慢滚动，也不用拖动旁边的滚动条，一个向下的鼠标手势，就可以轻松搞定。

这里我就展示一下各浏览器常用的鼠标手势，还有不知道的伙伴可以收藏下来了。

推荐工具：Wgestures

从某种方面来看，轻松流畅的鼠标手势比起快捷键还要便捷，可惜只在特定的浏览器可以使用，那么电脑上的其他应用能不能用上呢？

答案是可以！

Wgestures这款软件，就是我想要推荐的又一款实用工具，只要挂在后台，就可以将鼠标手势运用于各种各样的电脑操作中。

比起功能单一的浏览器，电脑要求更加多样化的操作，因此Wgestures的手势不仅仅是鼠标右键划动，同时增加了触发角、摩擦边等同样简单便捷的鼠标手势——只需鼠标光标挪动到屏幕四个角，或者在四条边线来回摩擦，就可以触发对应的操作。

诸如显示桌面、打开任务视图等操作，都只需鼠标一甩便可实现，可以说是非常简单了。

而且还有适用于谷歌、edge等浏览器的手势，即使不习惯用国产浏览器的伙伴，也可以用上鼠标手势了。

二、办公思维

1.理清逻辑

快捷操作节省的功夫属于电脑操作技能的提升，而对于提高办公效率，思维因素往往更加重要。

你有没有这样的经历，正在工作的同时，突然左边发来一条通知，右边又有一项工作需要配合，转头一看电脑，哇，十分钟后还有会议要开！事情未必都很难，但挤在一起的瞬间，大脑运转不过来，“怎么事情这么多？”心态一下子就炸了，工作效率又能有多高？

所以我逐渐习惯了，在正式开展工作之前，首先理清思路，将事情一样样列在纸上，然后逐一标注重点信息，再排下工作顺序，如此一来，哪怕有突发事件，也可以整合进去，统一管理安排，不至于乱糟糟的没有头绪。

这里就不得不提一下思维导图了，相比简单的纸面笔记，思维导图的画面感更强，也更直观。如果使用的是电子版的，还可以移动调整布局，让记录的信息更加清晰。

不止是多项工作的整体梳理，单一工作也可以用来整理思路。

我经常用思维导图来作报告，不止展示起来清晰直观，而且即使被打回来了，调整修改也很简单。有一次临下班了我的报告才通过，可是我按照思维导图去做，填充事先准备好的内容，不到半个小时就搞定了方案稿，顺利收工。

推荐工具：迅捷思维导图

思维导图其实也适用于纸面笔记，只不过电子版更加便于调整。现在思维导图挺多的，这里我就简单介绍下我一直在用的迅捷思维导图，供大家参考一下。

对我来说，它有一个很方便的地方就是网页也可用，相信有不少的朋友也跟我一样不喜欢安装软件吧！

上面有很多思维导图模板，比如工程预算、知识点汇总、网页设计规范、客户管理方案等，可以直接套用模板，也可以自己做。

操作不难，根据你的中心主题，建立一些下级节点，把关键信息记录上去，各级节点的作用就跟文章的多级标题类似。

调整好节点之间的关系之后，可以挑选一个布局模式，直接一键布局，把整体效果调整得美观一些。也可以按照你喜欢的方式去拖动节点布局，设置节点样式和背景样式。

开篇的懒人目录就是这么做的，很简单，只花了几分钟就搞定了。

2.时间管理

理清逻辑，是为了给自己一个计划，而计划的执行，同样很重要。

有时候明明预计可以完成的任务，偏偏卡到时间线上，才发现还有很多没做。

这就涉及到时间管理的问题了，快捷操作所能节省的时间自不必说，在熟练的运用之后会自然地提升效率。

另外的方面，则关乎人的自律与专注。在上网查资料的时候，会不会有时被无关的信息给干扰、吸引了？在思考工作事项时，会不会思维发散过度导致走神了？……诸如此类，在我学生时代其实是比较常见的现象，在刚刚毕业的那段时间，更是难免有类似的错误。

在这样的情况下，本来需要节省的时间，反而遭到了不必要的浪费，由此导致工作效率难以提高。

所以，在理清工作逻辑之后，想要执行计划，还需要给自己的每项工作分配好预估的时间，在工作完成之前设下若干个自查的时间点，时不时检查一下自己的进度，确定剩余时间是否充足、如何调整计划等等。

通过划定时间节点，有意识地给予自己紧迫感，才能更加减少时间的不必要浪费。

推荐工具：番茄人生

从前我记录工作事项和时间分配更多的是通过纸面记录，笔记本或者可以直接贴在电脑上

的便签，如果你的日历本有小格子，也是一个不错的选择。有一段时间我还用过桌面日历这款软件，跟日历本是同样的用法，只不过是直接显示在电脑桌面的，工作中几乎随时可以看到。

后来我就发现了这款知友推荐的番茄人生，可以将需要处理的事情记录下来，标注好重要度和紧急度，自动进行排序，挺好用的。

实际使用中可以配合思维导图，按照事件的轻重缓急，安排时间分配。

软件还附带一个帮助专注的番茄时钟，可以作为时间节点的设置进行工作提醒。

三、文件管理

1.文件整理

工作的时候，你下载保存的文件习惯放在什么位置呢?

曾经有一次，借了表弟的笔记本电脑来应急，打开一看，好家伙，整个桌面密密麻麻的都是图标，什么文档、图片、文件夹、软件全部都堆在桌面上，乱成一团，找个浏览器都得找半天。

确实，桌面就是非常好的存放位置，我下载东西也习惯放到桌面，因为路径最短、最直接、最好找，需要的时候切到桌面就可以，效率极高。

但是，一旦桌面存放了太多的文件，就会变得杂乱无章，效率反而会严重下降。

想要用起来快捷，当然要整理好。我比较推荐“文件夹法”，把同一类型的文件、或者同一项工作需要的文件都扔到同一个文件夹，每个分类下的文件都要尽可能少，这样找起来才简单方便。如果安装的工具软件比较多，也可以把快捷方式进行归类放到文件夹里。

桌面留下我的电脑、回收站、浏览器和常用的通讯应用就够了，然后和各个文件夹一起，按照自己的使用习惯放在不同的位置，这样你想用的时候，习惯性的就会向那个位置去找，能够极大的提高效率。

推荐工具：桌面整理

文件夹法算是比较方便好用的了，如果想偷懒的同学，也可以用桌面整理这款软件。桌面整理一开始只是腾讯电脑管家的附带功能，后来可能是太好用了，反馈比较好，腾讯就做成了一款独立版软件，现在直接上官网就可以下载到。

使用这款软件，可以把你的桌面自动进行归类，把不同的文件收纳到一个个格子里面，还附带一个文件搜索功能，比电脑自带的搜索速度快很多。

这些格子的使用方法和文件夹差不多，只不过是以打开的形式贴在桌面，相对来说更加直观。

你可以把格子里的文件转换为列表形式，以显示更多文件，也可以保留图标样式。当然，你也可以按照使用习惯调整格子大小、布局，怎么方便怎么来。

2.文件存储

文件存储其实应该是文件整理的高级技巧，当你有意识地做好文件存储工作，你的文件就不需要再整理了。

有一回，老板要我发一份文件给他，由于是几天前的文件了，我常用的几个文件夹和桌面都找不到，找了老半天，老板都催了好几次，那叫一个尴尬呀！

之后闲下来的时候，老板展示了一下他的常用文件夹给我看，里面从归类到命名，都汇总标注得整整齐齐，哪怕不是本人使用也可以轻松找到想要的文件，那一刻我真的是自愧弗如。

这就提醒我文件存储的重要性了，当你的文件分类有序，不止是自己使用方便，在分享给你的同事时也非常快捷。

我分享的这个方法是高级版的“文件夹法”，即是将文件进行多层归类，最高层可以按照日期划分，或者按照领域分类，比如公司、生活、娱乐、学习等。然后第二层可以按照工作类型划分，比如视频、图片、文稿等。视频类再分可以按脚本、素材、初稿等，以此类推。

每个文件的命名，也可以用类似的方法进行多层命名，比如“编辑日期-项目名-编号-编辑者”，这样清晰明了，如果事后想要查找也可以用关键词快速定位。

推荐工具：腾讯文档

当然，对大部分人来说，文件夹法其实也是比较繁琐的，尤其是文件量极大的人更是如此。想要偷懒的话，方式有很多种，比如推荐过的Windows+R文件定位、桌面整理快速搜索等，这里我就再推荐一款在存档和分享方面很方便的软件。

腾讯文档，可以直接在线编辑文档、表格和幻灯片，并且可以直接同步到云存储，任何时候登录QQ/微信账号，便可获取到自己的文档。

不想安装软件的同学，也可以直接使用网页版，并且它也有文件夹功能，文件夹分类整理法同样可以套用到这里。

而且有一个非常方便的功能，它可以很轻松的分享自己的工作文档给其他人，并且设定查看和编辑的权限。假如你将编辑权限赋予同事，就可以让他直接在你的文档上修改了，无需传给同事修改完再由同事传回给你，在进行工作协作的时候非常方便。

以上的技巧都是我长期使用觉得很不错的，希望能对大家的工作有帮助，既然都看到这里了，就给辛苦码字的我点点赞吧！

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