用过多款团队协作工具后,少数派为什么选择飞书

2019-10-29 16:22:20 23点赞 65收藏 2评论

过去一年是很多企业的转折点,这个转折不仅来源于市场竞争、资本冷却,更来源于企业架构和管理问题。但少数派算是个例,我们从 12 人扩充到 20 人,并且有接近一半的专职同事选择远程工作,这对于内部管理和协作带来了更高要求,除了目标和架构之外,协作工具就成了团队效率的关键点,今天在这里跟大家聊聊这个真实的心路历程。

国外协作工具的折腾之路

少数派启用协作工具的时间比较早,一方面我们在研究和追踪最新的工具产品,另一方面是对社群作者的管理需求,早在 2014 年我们就启用了 Trello 看板工具,进行签约作者约稿管理,效果非常不错。后来我们又启用了在线文档协作工具 Quip,进行内部规划和总结文档同步,降低了项目的零散沟通成本。再后来,我们启用了 Slack,并逐渐成为日常即时沟通工具,并为此支付每年近万元的服务费。

这个阶段,我们深刻体会到国外工具的专注和创新,不会盲目拓展,却总能切中痛点,给你各种惊喜。他们不会特别关注用户量,更关注用户需求和产品体验,这与当时国内协作产品氛围恰恰相反。经过几年发展,依靠他们的超强产品力,基本都成为了相关领域的独角兽。但问题也就随之出现,首先是网络通畅问题,因为没有正式进入国内市场,没有接受相应监管,国外服务的连通性不能保障,这对于需要即时通知和同步的协作来说是致命的。

其次是本地化问题,没有中文界面还能勉强接受,但对于中文文档的各种不兼容则带来更多麻烦。当协作需求越来越大之后,工具注册和上手门槛都成了障碍,注定没办法成为主流。

国内协作工具的巨头战争

与此同时,国内协作工具开始快速发展,涌现出大量功能接近,但更符合国人习惯的产品,比如倍洽、滴答清单、一起写等替代工具,但由于国内市场没有形成良好的付费环境,导致这些产品发展得并不顺利。于是阿里、腾讯等传统互联网巨头纷纷入局,我们也不可避免地又去折腾了一圈。

我们在 2016 年尝试了钉钉,它的对话模块跟微信基本一致,比较特别的是在于密聊保护、审批插入、邮件整合等模块,应该说它很好地把传统管理模式搬到了线上,线下的打卡、签到、审批都可以被替代了,确实提高了很多传统公司的效率,更便于老板监管。但对于少数派这种互联网中小型内容创意类公司来说,这些功能都不太用得到。

用过多款团队协作工具后,少数派为什么选择飞书

后来,我们又尝试了企业微信,在主对话模块这里依然没有变化,工作台也接近钉钉,以传统企业需求为主,主要是在聊天中增加了任务分配、语音会议、填表投票等亮点模块,很多模块还在更新对接中,根据同事的测试结论:比想象中好用。但最大的问题,还是跟微信的关系混淆,这让它很好传播,却也很容易被带回微信场景,所以依然没法正式地全面用起来。

这中间工具市场也发生了不少变化,大部分工具被互联网巨头收购,各家基于内部需求,也开始自己构建协作系统,比如滴滴收购了倍洽,美团孵化了大象,协作工具的竞争开始热闹起来。

飞书的潜行到上线

其实知道飞书的时间还挺早的,少数派本身非常关注领先的工具产品,因此很早就受邀内测了飞书产品,刚上手的时候,就感受到了产品满满的用心和诚意,整体结构和设计细节都非常人性化。为此我多次拜访了头条的效率工程部,了解到头条的文化是重视「Context」,而不是「Control」,因此,整个飞书产品的设计理念都是在这种文化之下诞生的,鼓励成员之间的信息流通、平等沟通,团队积极性和创新力获得不断积累和迸发。

早在少数派试用之前,飞书就已经承载了头条几万名员工的日常沟通与协作,在每日使用过程中持续打磨、优化,变成了今天能够为外部团队和大型企业使用的成熟产品。

用过多款团队协作工具后,少数派为什么选择飞书

从最基础的即时沟通说起

作为专注效率工具和用户体验内容输出的团队,运营着数百名优秀作者,内部和外部的沟通是日常的基础工作。

飞书在这方面做了很多细致的打磨,对于用遍各大工具的我们而言,还是体会到不少「原来还能这样的」小惊喜。并没有繁复的功能叠加,而是根据实际场景需求做更多人性化调整。

具体场景下,编辑在群里询问大家针对某篇稿子的定稿意见时,没有问题的人可直接以快捷表情「OK」或「点赞」回复,有问题的人则可以针对这条消息进行回复,所有话题相关讨论可串联在一起进行追溯,避免了常见的刷屏问题,对于常常被各类消息提示打断思路的创作者而言尤其实用。

用过多款团队协作工具后,少数派为什么选择飞书

出乎意料的在线文档体验

打开飞书的在线文档,没有工具栏、回车符或任何页眉页脚,看似只是一张简洁的白纸,实则具备完整的排版、编辑以及互动功能,例如你可以在文档里插入同事的名片,点击名片就可以进入到 IM 中和他对话。用惯了 Office 系列的人,也觉得它最大程度地保持了简单易用的特性,几乎是零成本上手。

我个人最喜欢的是飞书支持多人同时在线编辑文档的功能。对于一个需要多人协作的团队而言,绝对节约了大量的沟通和整合耗时。得益于文档和即时沟通的整合,你可以在文档中 @ 相关人员,请 TA 参与某一细节讨论,或提供协助,或对文档给予关注,TA 就会在 IM 中收到提醒,完全不用打开该文档,就可直接在 IM 的提醒页进行沟通 / 编辑,而且是在 Web 端或者手机端皆可实现。

用过多款团队协作工具后,少数派为什么选择飞书
图 1:飞书在线文档界面,可协同编辑,并直接 @ 相关同事;图 2 + 图 3: 飞书 IM 界面中,被 @ 的同事会直接收到消息提醒,点击可查看具体内容
当你将文档分享到群组时,可以进行权限管理,选择授予群组成员查看/编辑的权限,避免多版本来回修改带来的低效和混乱,大大提升管理效率。
此功能依然遵循了 Mobile First 的原则,无论是突然的灵感来袭,还是看到极具价值的资料,都可以第一时间打开 App 将其编辑进文档里,尽量不错过任何灵感。

无缝的会议和日程

现在的少数派,接近一半员工都在远程工作,公司内部的大多数会议都在线上进行,会议变多之后,时间冲突就出现了。因此一款好用的日常安排工具是刚性需求。飞书日历与即时沟通、在线文档深度整合,大家可以互相查看忙闲状态,从而合理制定日程;发出会议邀约后,也可以一键创建会议群聊,将文档进行共享,做好会前准备和会后总结,大幅提升了我们的开会效率。
此外,按照协作逻辑,会议沟通将达成任务,任务要确定排期,还可以用飞书日历进行轻量化的项目跟踪和管理。
用过多款团队协作工具后,少数派为什么选择飞书
基于用户角度的工作流整合
其实上面说了很多亮点,但这点才是关键中的关键。飞书把更多的需求优化倾向于团队成员,而不是管理者,所以它以「即时沟通」为中心,将在线文档、云盘、日历等功能全部整合在一起。作为一款主打「协作」的产品,飞书大大减少了审批和管理的干预,功能衔接流畅。
比如你可以在 IM 界面直接创建文档,共同编辑,也可以在文档中进一步讨论细节问题,或是发起一个日程,日程中直接创建一个执行群组……这是一套围绕工作本身而展开的流动系统,更加符合新兴团队的扁平化管理模式。在这一点上,飞书产品理念确实先进,也是服务全球市场的基础。
用过多款团队协作工具后,少数派为什么选择飞书
经过六个月的体验,我们决定将核心协作迁移到飞书,完整解决了沟通、日程、文档、项目全流程协作,更适合我们这种扁平 + 远程的协作团队。长期来看,作为字节跳动旗下的协作产品,稳定性和持续投入是完全可以放心的,还有那么多我们认可的优秀产品人在主导研发,未来的产品迭代更新更值得期待。

未来的一点感想

高效工作和品质生活是少数派的 Slogan,我们一直认为二者是先后关系,而飞书一直传递的产品理念是高效和愉悦,这一点和少数派不谋而合。随着资本热潮褪去,个人和企业的效率都会成为人们的关注点。作为管理者,应该更加注重创意产出而不是流程形式,团队的灵活和高效可能成为新的竞争力。
目前来看,传统企业仍然占大多数,但从产业趋势来说,互联网、创意设计企业将越来越多,随着团队成员的年轻化,扁平化,远程工作也会成为趋势,总要有一款先进的协作工具来满足这些需求,飞书是这个趋势之下,值得推荐的协作产品,少数派也会分享更多场景实例和协作技巧,供大家参考。
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