工作五年的办公效率总结

2021-08-27 14:18:20 135点赞 1123收藏 63评论

每个人的工作内容不同,需要的技能不同,所以自己主要总结的是效率和体验方面。

工作上面的软件硬件效率提升,我梳理的框架顺序是:文件同步---->工作使用软件的优化----->硬件优化

文件同步:

跨设备办公,公司电脑,个人电脑,手机,在遇到突发事情,需要临时用文件,或者在家突然想到本周有个工作没做,但是手头上又没有保存下文件,这些情况都会给自己造成很大不必要的麻烦,如果资料环节没有打通,文件没有共享,是对于自己工作完成以及职业发展上,多多少少会有麻烦和隐患。

我自己的文件同步方式是onedrive,所有的工作文件全部在上面保存,建好工作内容分类,在其他电脑上登陆,所有的文件都会同步,同步速率也很稳定。对于文件资料传输绰绰有余,而且是全平台应用,就算是在地铁上,应对同事突然要的文件,也能通过手机从容不迫的发给他。

onedrive-pconedrive-pc

onedrive-手机端onedrive-手机端

我自己在这个基础上又增加了一道保险,借助向日葵远程软件,配合其智能开机插座。可以随时远程控制自己办公室的电脑,对于未来得及保存到同步文件夹的资料,也能灵活调用。

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手机控制效果手机控制效果

常用应用和网站:

每个人都会在工作中探索最适合自己的方式,就会积累下一批符合自己工作习惯的应用和网站,对于常用网站,我采取的方式就是用微软的edge浏览器同步功能,会把自己的网页,浏览记录,扩展插件,登陆密码,设置配置都无缝同步(自己也可以选择同步哪些)。

edge浏览器edge浏览器

对于软件,更建议集中下载保存好,对于自己常用的软件,对软件包统一分类储存,可以放在onedrive,放在百度云上,也可以保存在u盘里,总之就是自己需要他们的时候,就能立刻准备,而不是重新在搜索引擎里面寻找,对于一些不好找的软件,就算是网上找到下载资源,通常也会因为p2p的下载方式,给自己电脑弄的乱七八糟,有非常大的安全隐患,所以自己常用的软件,要第一时间统一整理归类储存,是一个很高效安全的方式。我的常用软件都放在自己的nas服务器里,以备自己不时之需。

常用软件常用软件

以文件管理为例:随时需要随时获取

文件管理类常用软件文件管理类常用软件

如果文件和应用方面都可以有备无患,在工作跳槽,或者临时出差,都能在陌生的环境,陌生的设备上,都能立刻进入状态。

我自己在登陆新电脑设备后,只需要在浏览器和onedrive上登陆自己的账号,那么自己所有重要的文件,网站保存都会迅速同步过来,没有任何的迁移成本,仅仅是登陆自己的账号这么简单,而且如果要用什么软件,直接在自己的服务器上远程下载,就能立刻投入使用。

软件安装使用习惯,常用应用设置:

* 系统安全,公司电脑是公共场所,而且每个人的工作内容不同,本地的文件也各不相同,为了自身工作资料的安全起见,在电脑上应该给自己设置独立的个人账号以及密码,这样可以有效保护自己的文件安全,避免有心之人动用自己电脑的风险,也避免别人在自己不知情的情况下登录电脑,误删文件。

设置密码设置密码

* 安装的软件一定要自定义安装在d盘

* 微信,微信把通用文件设置在其他盘,设置好文件夹后,微信会自动把文件迁移。(尤其微信)

一定要设置一定要设置

* qq,也需要同样的文件设置

tim设置tim设置

自己常用的软件(总之就是好用,我自己用了好多年总结下的优秀软件,突然介绍优点是不知道该说些什么,完全已经融入到工作中了,感兴趣的可以自己搜索一下对应的软件介绍):

  • 文件服务

    • bzind

    • everthing

    • listary

    • 搜索

    • 解压压缩

效率办公

  • GTD:滴答清单

  • 截图:snipaste

  • ocr:天若

笔记软件

  • typora

  • obsidian

思维整理

  • scapple:零散思路的整理,在细节罗列后再找寻关系

  • xmind:有序思路梳理,在建立关系中罗列细节

软件方面,无非就是下载应用,使用不习惯删掉就完事了,而且很多人在面对一些收费软件时,也更倾向用免费版,或者找破解资源,但是硬件,就是真的要花人民币了,

作为上班族,一天最重要的七八个小时都是在公司,过年期间添置设备,花了不少钱去组装的电脑,现实是自己下班后使用的时间非常有限,自己在工作中的大量时间又在对公司的办公设备妥协,我认为这是在本末倒置,如果想要提升自己的体验,最应该下手的还应该是工作期间。其实花费很少的钱,就可以极大提升工作期间的幸福感,让自己保持积极的心态,舒服的办公。

从最简单的开始,显示器增高架,拼多多上10块钱,不到一杯奶茶的价格,就可以让自己的工位的有效利用空间提高很多,而且还能缓解显示器过低造成的颈椎不适。

10.71元10.71元

一把自己使用舒适的键盘和鼠标,作为工作的主要输出环节,最好还是不要在这两个物件上面妥协,我们所有的工作都是建立在这两个基础上,我老婆是文字岗,每天要写材料,工作两年,说是公司键盘按压太吃力,用的不舒服,。之前因为肩部难受我们去买膏药,去按摩店按摩,就要花费好几百,而买的键鼠也仅99元。

我们每天上下班走路,都知道给自己换一双舒服的鞋子,但是在上班上面,有时候对于自己有些吝啬,况且自己的办公工具,能够提升自己的工作效率和体验外,将来不管跳槽到什么公司,这些设备依然会陪伴我们。所以,这事根本不亏吧。当然,是否更换键鼠,出发点还是自己的工作性质,以及自己对于现有设备的适用程度,如果自己工作大量需要键鼠参与,而且又用着不舒服,尽量还是换一下吧,虽然说有行政部门给提供物件,但是通常公司提供的硬件都没有什么本质区别,建议还是自己换吧。以上的硬件优化,我认为是最根本的,像其他的设备,都是锦上添花。

我自己另外一些提升舒适度的物件就是,时钟,耳机,自定义键盘,指纹识别登陆器,cubi番茄计时器,无线充电支架。耳机是我自己习惯上班听轻音乐,舒缓心情,自定义键盘是方便提高操作效率,指纹登陆器是自己想要偷懒省去开机输密码的环节。番茄计时器是控制自己的注意力,让自己在阶段工作中保持专注。

自己工位自己工位

前阵子七夕,给老婆也升级了一下工位

老婆的工位老婆的工位

网上常有人推荐的桌子升降,人体工程学椅子,在收入不是很高不高,工作预期不稳定,传统类型的公司,就不太建议购买这些了。(毕竟价格又贵,而且还不好搬走,又因为显的高调,还容易落下话柄)

总结一下,办公效率的基石是文件同步,随时随地读取方便,在这个基础之上,运用适合的软件,硬件,来优化工作流程和办公舒适程度,毕竟工作占用的八小时,是我们一天最重要的时间段,也是我们创造价值的时间段,我们还是要认真对待。

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