在线文档管理工具使用评测：15款工具横向对比

国内外主流的15款在线文档管理软件对比：PingCode、Worktile、石墨文档、腾讯文档 、WPS云文档、百度文库、有道云笔记、Evernote、 Google Docs、Microsoft OneDrive等。

很多企业在日常工作中都会遇到一个问题：文档管理越来越复杂，资料难以追踪、版本混乱、协作效率低。尤其当团队规模逐渐扩大，传统的文件管理方式往往跟不上需求，不仅浪费时间，还容易出错。

这时，选择合适的在线文档管理系统就显得尤为重要。通过这些工具，文档的存储、分享、协作都能变得高效和有序。今天，我将对比15款市面上常用的文档管理软件。

一、国内外主流的15款在线文档管理软件

1. PingCode

这是国内非常推荐的一款知识管理工具，因为 PingCode 知识库能够用于各种类型和规模的团队。它能够用于搭建团队知识库、文档管理、多人协作编辑、文档对外分享等。因为能关联需求、测试、缺陷等环节，所以在软件开发团队更受欢迎。能够满足麒麟、信创等系统要求。知名客户包括中国科学院、中国联通、小红书、长城汽车、西安交大等。

PingCode 知识库工具的核心使用场景包括：产研文档管理，如：技术规范、PRD需求文档、测试说明、流程制度说明；销售/客服支持，如：产品介绍、使用说明、解决方案、常见问答、在线手册等；教育/培训，如：帮助培训师和学员共享、管理和学习资料、视频，提高学习效率和质量；官网文档，如：帮助中心、操作手册等资料直发布到对外网站上，搭建对外宣传和帮助支持窗口；建立内部问答社区，如：公告发布（新制度、公示、月报…）、资料收集、创意征集、内部问题讨论、竞品情报等；

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PingCode 知识库工具功能包括：多人实时在线协同编辑、信息实时保存同步、历史版本快速追溯；文档支持共享、关注、评论、批注，可在消息/飞书等第三方账号收到提醒；支持富文本编辑，支持插入图片、表格、思维导图、画板、视频、Markdown、代码块、页面、附件等，支持模板创建、复用；与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联，形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环；页面与工作项相互关联，页面支持插入工作项及工作状态，具体工作项可直接关联知识库或页面；支持页面级的权限管控、以及水印、审计等安全能力；全局搜索；AI智能助手；

该工具优点在于，产品开箱即用，简单易上手，产品服务口碑好；为25人以下团队免费提供基础版本；国产化，支持信创、麒麟等；支持私有部署、定制化以及SaaS等购买/部署方式；国际信息安全体系认证和精细权限管控，安全有保障；

2、亿方云

亿方云是360集团旗下的专业企业网盘服务。一度登上国企业云盘第一梯队榜首，企业用户数量达65万+，如：吉利集团、浙江大学、碧桂园、长安汽车、金圆集团等数万人规模的超大型客户，具有极强大产品能力和稳定性。

亿方云主要功能包括：大容量的文件存储与同步、支持Office/WPS等各种形态的文档在线编辑、安全文件共享、企业数据保护、AI文档助手、多设备访问、精细化权限管控等。非常适合需要处理大量文件和高效协作的企业环境。

除了企业网盘核心能力，还提供了各种效率办公工具，比如PDF转换、音频转文字等等。

在安全方面，亿方云通过了ISO 20000, 27001，公安部三级等保、CSA权威认证，实现本地碎片化存储、三重备份与容灾，且针对不同企业用户提供不同的私有化部署方案，包括私有云、混合云、跨云等。

从技术层面来讲，亿方云采用了行业级别的二次AES CTR 256算法流式分块加密，在文件上传过程中就能给文件加密，落入服务器后二次存储加密，保障文件安全。产品层面有完善的日志监控系统和网银级数据安全保障系统，企业员工的所有操作都可以在第一时间就记录下来，企业负责人可以全盘掌握网盘内的数据和操作轨迹。还有多重权限设置功能，数据安全方面做得还是很完善的。

15款热门在线文档管理工具对比，选择适合的方案

3. Worktile

Worktile是一款非常适合项目文档管理的系统，提供灵活的项目文档管理和不限速的企业网盘功能，适合中小型企业和跨部门团队。它支持任务管理、时间跟踪、文件共享和企业网盘，通过统一的知识库平台，将分散的知识进行集中管理和分类，建立结构化的知识目录。这种分类管理不仅方便知识的检索和访问，还能帮助团队成员快速找到所需的信息，提高工作效率。

此外，Worktile提供强大的任务管理功能，支持任务的创建、分配、跟踪和完成，并提供时间跟踪功能，帮助团队成员记录工作时间和项目进展。跨部门团队可以通过共享文件夹和协作空间进行有效的文件共享和协作，确保信息的流畅传递和有效沟通。整体而言，Worktile在提升团队协作效率和项目管理方面表现出色，是企业管理和利用团队知识的理想工具。

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4. WPS云文档

WPS云文档是金山办公推出的在线文档管理工具，它不仅继承了WPS Office的强大文档处理功能，还增加了云端协作、文件共享和同步等功能。作为国内领先的办公软件品牌，WPS云文档在国内市场占据了重要地位，广泛应用于各行各业。WPS云文档的主要功能包括文档创建、共享、多人协作、权限管理等。其最大优势在于与WPS Office的无缝对接，用户可以在多个平台上方便地使用，尤其是文档兼容性方面，支持与Microsoft Office文档格式高度兼容。适用于各种企业团队，尤其是中小企业和教育机构。

5. 有道云笔记

有道云笔记是网易推出的跨平台笔记工具，除基本的笔记功能外，它还具备强大的文档管理、文件共享和协作功能。作为国内知名的互联网公司，网易凭借其技术和产品积累，推动了有道云笔记的市场增长。其主要功能包括文档编辑、云同步、标签管理、团队共享等。其优势在于文件云存储和全平台同步，用户可以随时随地查看和编辑文档。适合个人用户、小型团队以及需要文档管理的教育和创作人员。

6. 金山文档

金山文档是金山软件推出的一款在线文档管理和协作工具，凭借其强大的文档编辑能力和云端存储，广泛应用于中小企业和教育行业。它支持实时协作、文档版本管理、权限控制等功能，并与WPS Office及Microsoft Office无缝兼容，方便用户在不同平台之间共享和编辑文档。金山文档的优势在于简洁的界面、强大的跨平台支持和自动备份功能，适用于团队协作、项目管理以及个人文档存储。无论是企业团队还是个人用户，金山文档都能提供高效、安全的文档管理体验。

7. Google Docs

Google Docs是全球领先的在线文档管理工具，由Google推出，广泛应用于各类用户群体。作为Google云服务的一部分，它与其他Google产品（如Google Drive、Gmail）深度集成，提供高效的文件存储、共享和协作功能。Google Docs支持多种文档格式的在线编辑，具备实时协作、版本控制、离线编辑等强大功能。其优势在于免费提供高效的文档协作工具，并支持无缝跨设备同步。适用于全球各地的企业团队、教育机构和个人用户。

8. Microsoft OneDrive

Microsoft OneDrive是微软推出的云存储服务，结合Office 365提供的在线文档管理和协作功能，使得用户可以在不同设备之间无缝同步文件。OneDrive支持多种文件格式的存储、共享和编辑，特别是与Microsoft Office（Word、Excel、PowerPoint）的深度整合。其优势在于强大的安全保障和企业级功能，适合大型企业和有高级安全需求的团队使用。适用场景包括企业文件管理、数据备份和文档协作等。

9. Dropbox Paper

Dropbox Paper是Dropbox推出的一款文档协作工具，致力于帮助团队更高效地进行创意协作。它提供了简洁的文档编辑界面，支持实时协作、文件评论、任务分配等功能。Paper的优势在于与Dropbox的无缝集成，团队成员可以直接在文档中查看和编辑文件，所有更改都会实时同步。适合需要团队创作、内容编辑和文件管理的企业和创作者。

10. Box

Box是一款专为企业设计的在线文档管理工具，提供企业级云存储和协作功能。Box在企业文件存储、共享和协作方面拥有强大的技术支持，广泛应用于全球多个行业。它支持文件版本控制、权限管理、实时协作等多种功能，特别适合大企业和团队进行文件管理和团队协作。Box的优势在于高安全性、强大的文件权限控制以及与其他企业级工具（如Salesforce）的集成。适用于中大型企业、政府机构以及需要高安全性和协作的团队。

11. Zoho Docs

Zoho Docs是Zoho公司推出的一款企业级在线文档管理工具，专为团队协作设计，支持文档存储、编辑、共享和协作。Zoho Docs具有强大的文档权限管理和版本控制功能，广泛应用于全球各类企业。其优势在于界面简洁、功能丰富，特别适合中小型企业使用。它支持文件与其他Zoho办公软件的深度集成，如Zoho CRM，帮助企业实现更加高效的工作流。适用场景包括项目管理、团队协作和文档存储等。

12. Evernote

Evernote是全球知名的笔记和文档管理工具，特别适合个人用户和小型团队。Evernote不仅能存储文本笔记，还支持图片、音频、文件等多种内容格式。它的优势在于强大的搜索功能、文档标签管理和跨平台同步，用户可以随时随地查看和编辑文档。适用场景包括个人记事、资料整理、创作与团队协作等。

13. Trello

Trello是一款直观的项目管理工具，虽然它主要用于任务和项目管理，但同样可以作为在线文档管理工具使用。Trello通过看板的方式来组织任务和文档，支持文档上传、实时协作和评论。其优势在于简单易用且高度自定义，适合中小团队使用。适用于团队项目管理、任务分配、文档协作等场景。

14. 石墨文档

石墨文档是一款中国领先的在线文档协作工具，致力于为企业、团队提供高效的文档管理和协作解决方案。它凭借高性能和简洁的设计，逐步在国内市场占据重要地位，尤其在技术团队和互联网行业中备受青睐。石墨文档支持多人实时协作、文档版本控制、任务管理等功能，极大提高了团队协作的效率。优势在于界面简洁，功能全面，支持各类文档的多人实时编辑与分享，特别适合需要高效协作的小型到中型企业。其支持的跨平台功能，能够在不同设备间无缝同步，确保文件的随时随地访问。适用场景包括项目管理、文档协作、团队会议记录等。

15. 腾讯文档

腾讯文档是腾讯推出的一款在线文档管理和协作工具，依托腾讯强大的互联网技术和云服务，为个人和团队提供了强大的文档编辑和共享功能。它是腾讯云的一部分，深度集成了腾讯的其他产品如QQ、微信等，方便团队成员随时协作。腾讯文档具备实时协作、权限管理、版本控制等功能，适合团队内的文档存储与共享。它的优势在于与腾讯生态的深度融合，使得团队成员能够在即时通讯工具中直接进行文档编辑和沟通。适用用户主要为企业团队、教育行业以及需要多平台协作的团队。

二、 如何选择适合团队的在线文档管理系统

选择合适的在线文档管理系统对团队来说至关重要。如果选错了工具，可能会增加工作复杂度，甚至影响效率。最重要的一点是，系统要支持团队的协作需求。例如，一个大型团队可能需要具备权限管理、版本控制和实时协作功能的系统。而对于小型团队，简洁易用、支持快速分享和存储的工具就足够了。

除了功能，你还得考虑到系统的兼容性。如果你的团队使用不同的操作系统或者设备，选择一个跨平台兼容的系统就显得尤为重要。像Google Drive和Dropbox这种支持跨设备同步的工具可以大大提高工作效率。

根据Capterra的调查报告，60%的企业表示，文件存储和管理的效率提升，直接影响了他们的团队协作效果。这一点，应该成为你选择文档管理系统时的核心参考标准。

三、 哪些在线文档管理软件支持跨平台协作

随着远程办公的普及，跨平台协作成为了选择在线文档管理系统时的一个关键因素。团队成员可能会使用不同的设备和操作系统，系统需要支持无缝的跨平台协作，确保文档可以在任何设备上打开和编辑。

例如，Google Workspace（原G Suite）就非常注重跨平台兼容性。无论是Windows、Mac、iOS还是Android，都能流畅使用，文档可以实时同步更新。而像Notion和Dropbox也具备类似的跨平台功能，它们的移动端和桌面端应用同样支持快速同步。

有研究显示，跨平台协作的工具可以显著提高团队的沟通效率，减少因设备差异而产生的时间浪费。如果你的团队分布在不同地区或有远程工作需求，选择支持跨平台协作的系统无疑是更为理智的选择。

四、各大在线文档管理系统的安全性如何保障

在处理企业机密文件时，数据安全永远是优先考虑的因素。一个好的在线文档管理系统，必须提供足够的安全保障，避免数据丢失或泄露。

大多数主流在线文档管理系统都会提供端到端加密，确保传输过程中数据不被窃取。例如，OneDrive和Box都支持AES 256位加密技术，最大限度保护用户数据。而Dropbox则采取了两步验证，进一步增强账户的安全性。

根据Forrester的报告，企业在选择文档管理系统时，数据保护和安全性是第一考虑因素。确保系统支持强大的数据加密和权限控制，可以让你放心存储和共享敏感文件，避免任何潜在的安全风险。

总结

在选择在线文档管理系统时，每个团队的需求和使用场景都不尽相同。无论是需要强大协作功能的企业，还是注重个人笔记和文件整理的小团队，市面上的多款工具都能提供针对性的解决方案。从石墨文档到Google Docs，从腾讯文档到Dropbox Paper，各有各的优势和特色，关键在于你需要哪些功能来提升工作效率和协作体验。

通过了解各款工具的特点，结合团队的实际需求，你可以选择最适合自己的文档管理平台。无论是文档存储、实时编辑，还是跨平台协作，找到合适的工具不仅能够提升团队工作效率，也能优化日常的办公流程。如果你还在犹豫，建议从免费版或试用版开始体验，亲自感受它们的功能和便捷性，最终做出最适合的选择。

常见问答（FAQS）：

1. 什么是在线文档管理系统？

在线文档管理系统是一种基于云技术的工具，帮助用户存储、管理、编辑和共享文档。它允许多人协作、实时更新，并确保文件在不同设备之间同步，提升团队效率和工作协作。

2. 在线文档管理系统有哪些常见的功能？

常见功能包括：

• 文档存储和备份：所有文档都存储在云端，随时随地都能访问。

• 多人协作编辑：团队成员可以同时对文档进行编辑和修改。

• 版本控制：保存文档的历史版本，方便回溯和恢复。

• 权限管理：设置不同的权限，确保文档的安全性。

• 跨平台同步：支持多个设备、操作系统之间同步，确保无缝工作。

3. 在线文档管理系统是否支持离线工作？

一些在线文档管理系统（如Google Docs和OneDrive）支持离线模式。在没有网络连接时，你仍然可以编辑文档，待网络恢复时，系统会自动同步你的修改。

4. 如何选择合适的在线文档管理工具？

选择合适的工具要根据你的团队需求考虑以下几点：

• 团队规模：大型团队可能需要更强的权限管理和安全性。

• 功能需求：根据需要选择文档编辑、协作、版本控制等功能的工具。

• 跨平台支持：确保工具能够在不同设备和操作系统之间无缝使用。

• 安全性：确保工具提供足够的数据加密和权限管理。

5. 哪些企业适合使用在线文档管理系统？

在线文档管理系统适合各种规模的企业，特别是团队成员较多，或者有远程办公需求的企业。它能够提高团队协作效率、减少文档版本混乱和确保文档的安全性。

6. 如何确保文档管理系统的数据安全？

大部分在线文档管理工具都会提供数据加密、权限管理、两步验证等安全功能。此外，选择具有良好口碑和业界认可的工具，确保它们遵循严格的安全标准，并定期更新和维护。