男人的生产力工具 篇一百四十:云端协同 高效办公:团队效率神器-石墨文档

2019-05-13 21:12:00 6点赞 113收藏 27评论

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你的团队是时候迁移到云端了




    想象一下,下列场景你是否经常遇到?


  • 场景1 -- 最急需的文件总是离你最远:临近下班,你在办公电脑保存了文档,拷贝到U盘上,想带回去晚上修改润色。可回到家才发现,匆匆忙忙地把U盘落在办公桌上了。又或是领导同事着急向你索取一个文件,你却鞭长莫及,无法从电脑上得到它。

  • 场景2 -- 历史版本太多傻傻分不清:如今在家中、公司各处都有电脑,远程或移动工作不再是幻想。然而,在不同的电脑、U盘或移动硬盘中,积累了无数名称相似且版本混乱的文档。一来二去,到底哪个是最终版本?令人无所适从。这说明,随处办公实现后,无缝衔接工作流成为新的矛盾。

  • 场景3 -- 报表汇总人永远在加班:在规模较大部门较多的公司里,一个常见的信息收集流程是:编写一个空白的表格模板,发到工作群中;各部门再转发到各自的工作群中,要求大家填写、发到部门表格汇总者那里,后者复制粘贴辛辛苦苦汇总完、上交;到公司汇总者那里,又经过复制粘贴、汇总审核,发现有问题的,再打回重填。更不用说,在这层层复制粘贴汇总时,还有可能操作失误的情况。


产生效率痛点的原因


    这些效率痛点的广泛存在,是因为多数人的办公概念和习惯仍然是使用本地文件。基本上就是用u盘等移动存储介质来传递信息,稍微进化一点的版本是利用即时通信软件来相互交换、收发文件。容易传播电脑病毒且不提,关键是拷贝时,互相打断当前工作。

    使用本地文件,还有一个致命缺陷:信息一般保存在办公电脑上,严重限制了使用场景。比如你打电话找同事要一个文档,而他外出办事或者提前下班回家了,就因为文件存放在办公电脑上,你只好等到明天上班后才能拿到。这就是说:无法实现随时随地获取信息,工作流被迫中断。

    最大的问题是:不支持多人高效协作:比如你写一个项目文档,发给同事,必须等他修改完,保存成文件,再发给你或其他协作者;或者你要标注出需要斟酌或修改的地方,然后发还给作者;或者团队成员身处各地,又需要边讨论边修改。整个缓慢繁琐的过程拖慢了进度,也产生了多个混乱的文档版本。最终为了面对面沟通,又不得不召集所有成员开会,感觉回到了没有网络的远古时代。

以上场景,充分说明本地文件的概念已经不适合网络时代的团队协同办公。为了解决上述痛点,今天就为大家推荐团队效率神器----石墨文档。

接触石墨文档的缘由,是要编写、发送一份技术文档给外地朋友,期间根据对方要求对图片和文字进行修改,朋友指名推荐石墨,说这样更方便协作。注册尝试之后发现确实适合异地协作。



石墨文档简介




云端Office,面向未来的办公软件云端Office,面向未来的办公软件

    云端一词说明了石墨文档的基本单位是在线文档,定位是:文档实时协同、知识沉淀管理、数据安全可控。


主要产品主要产品


以上产品全部是团队协同中的生产力工具以上产品全部是团队协同中的生产力工具

    先看支持团队协作的应用:文档、表格、表单、幻灯片、思维导图、白板、协作空间。可以看出覆盖了办公常用的功能,这样才能保证团队成员愿意尝试、体验和迁移。        

不同的收费方案,以个人版、个人高级版为例不同的收费方案,以个人版、个人高级版为例


    产品版本:企业版、企业高级版、个人版、个人高级版、私有部署版、开发版。针对不同类型的用户,提供了从免费到收费的不同方案。


免费版的石墨文档免费版的石墨文档

  1.     我们看到个人版(免费方案)同样提供了文档、表格、幻灯片等办公三大法宝。

  2.     思维导图、表单、白板等也以测试版形式推出。



石墨文档入门教程



    前面我们已经讨论过,使用在线办公平台,要摒弃过去那种处理本地文件的概念和习惯。要进行云端协同,我们要把团队的工作空间,迁移到网上了。所以,下述的所有操作,不需要安装本地办公软件或套装,只需要在浏览器中访问石墨文档的官网即可。

    点击访问石墨文档官网


一、免费注册


    以下示例均为个人版账号。


在首页点击免费使用,即可开始注册在首页点击免费使用,即可开始注册

  1.  选择个人版免费注册。

  2. 输入昵称(这不是用户名)、手机号(用来接收验证码)、登录密码,进行注册。

  3. 想省去以上繁琐步骤,也可以微信扫码一键注册。由于石墨文档我们是准备团队协同使用,用微信号注册的话,应该便于添加好友、分享文档链接共同编辑。

  4. 免费试用企业版。


二、我的桌面


    桌面是我们的主要工作场所,所有的在线文档都可以在这里组织、存储、管理、编辑、共享。

    先登录刚才注册的账号,进入个人的云端工作环境。


登录后,进入默认页面:我的桌面登录后,进入默认页面:我的桌面

  1.  右上角的黑色背景的新建按钮是最常用的功能。导入:是将以有的本地文档上传到石墨的云端(即你的云端空间)。

  2. 当前桌面的所有在线文档列表。新用户初次进入时,这里当然是空白了。

  3. 右上角是账户设置页面,包含了:账户设置(昵称、头像)、帮助、下载app等常用功能。

  4. 左边的导航栏,用来在工作台、我的桌面、我的收藏、回收站等多个标签页之间切换。当前显然是我的桌面了。

  5. 其实,新手可以先不要管太多的其他细节,咱们直奔主题,先创建第一个文档,来体验一下。


三、新建在线文档


    让我们来新建第一个石墨文档,不要忘了,这是在线文档,是保存在你的石墨账户中,而没有保存在你的电脑硬盘上。这样做的好处是,只要有网络,在任意地点,你都能打开自己的工作文档,继续工作。



新建在线文档新建在线文档

  1. 点击右上角的新建按钮。

  2. 在下拉菜单中,选择要创建的对象。

  3. 可以看到,按照工作中使用频率的高低,从上到下分别是:文档、表格、幻灯片、思维导图、表单、白板、文件夹


四、编辑在线文档


    新建后,我们就进入在线文档编辑窗口(字处理窗口)。        

在线文档编辑窗口在线文档编辑窗口

  1. 当前文档的名字(类似文件名,通常随标题自动填入)。

  2. 注意这个返回按钮,是返回到上一个界面(通常是我的桌面,主要看你是从哪里进入的)。

  3. 自动保存成功的提示。每当文档内容有改动时,就会自动保存。妈妈再也不怕我忘记按Ctrl+S了。大家可以按一下Ctrl+S,看看有什么提示。

  4. 撤销/重做,即传说中的Ctrl+Z/Ctrl+Y。

  5. 编辑工具栏,包含了办公常用的字体、字号、粗体、斜体、下划线、颜色、对齐、缩进、行间距、插入等功能。从这个常用工具栏来看,在线文档的编辑窗口跟本地安装的办公软件没有什么区别,也无需刻意去学习什么。

  6. 文档标题。

  7. 正文区域。图片、文字,都可以编辑处理,跟平时的办公软件没什么大的区别,初学者可以很快入门。

  8. 插入图片示例。


五、分享与协作



    分享


    分享的对象比较宽泛,可以是任何人,哪怕对方没有注册石墨账号、不是你的微信好友。


在编辑窗口的最右上角,找到分享按钮,有可能需要向右拖动窗口才能看到在编辑窗口的最右上角,找到分享按钮,有可能需要向右拖动窗口才能看到

  1. 点击右上角的分享按钮,弹出分享对话框,进行设置。

  2. 公开分享:若开启此开关,则任何得到该文档链接的人,都能看到文档内容。

  3. 复制链接:将文档链接复制后,可以粘贴分享给你的分发对象。

  4. 微信扫码分享。

  5. 设置完后,就可以把链接粘贴给你的同事或者朋友了。最好先在另一个未登录石墨文档的浏览器中打开这个链接,试验一下,看无账号的人,是否能打开。如果不能的话,请继续看下一个办法。


    公开分享



开启公开分享开启公开分享

  1. 开启公开分享的开关,意味着任何获得链接的人都可以访问。

  2. 链接权限:可以编辑,任何获得链接的人都可以编辑该文档(慎用)。

  3. 链接权限:只能阅读,获得链接的人都可以阅读该文档,但不能修改内容。


    协作


    如果是在团队内部,各成员之间分享文档,进行讨论或者编辑,建议选此项。        

协作对话框协作对话框

  1. 点击分享左侧的协作按钮,弹出协作设置对话框。

  2. 输入手机号、姓名来添加或搜索协作者,为了避免骚扰,对方需要接受协作邀请。

  3. 最近的协作者列表。

  4. 添加微信好友。

  5. 确定。


六、文档组织的高效范例


    既然已经学会了创建和编辑在线文档,如果日积月累产生了大量文档,该如何组织呢?下面再分享一下高效率的文件组织范例。


    三态法


    一般来说,一个项目根据进度,可以粗略地分为三个状态:将要做、进行中、已完成。那么,我们能不能根据这个规律,来对项目文档进行组织管理呢?


前述新建文档时,截图下方也有创建文件夹的选项前述新建文档时,截图下方也有创建文件夹的选项


三个文件夹三个文件夹


    在工作中,我们可以新建三个文件夹,分别命名为To do(将要做的)、Doing(进行中的)、Done(已完成的),然后将相关的项目文档分门别类进行组织。文件夹也可以根据个人喜好,直接用中文命名。


    快捷方式


    根据统计,经常打开的工作文档,集中在一个较小的范围内。石墨文档提供了快捷方式,方便我们在任何文件夹,快速的打开常用文档。


快捷方式的管理快捷方式的管理

  1. 在窗口的右侧,有一个快捷方式列表,我们可以把常用文档的快捷方式挂在这里。随时随地,点击即可打开。

  2. 添加快捷方式的方法,在指定文件上点击鼠标右键。

  3. 在右键菜单中,选择添加到快捷方式。

  4. 该文档的快捷方式将会出现在右侧的列表处。

  5. 显然,快捷方式可以添加,也可以删除。


未完待续


    至此,关于团队云端协同,我们已经分享的解决方案有: 

男人的生产力工具 篇四十三:早点装上它,TNT就不会黄了—团队生产力工具Trello教程(入门篇)小编注:想获得更多专属福利吗?金币加成、尊享众测、专属勋章、达人福利任务你想要吗?如果想要,赶紧来申请认证站内生活家!猛击此链接团队协同的痛点以下场景相信大家都经常遇到灵光乍现-你是一位设计师,苦思冥想,绞尽脑汁刚找到一点灵感正要画下来时,一位马大哈同事拿着一个u盘临时找你要一份文件,花时间来回翻找lifeisgood| 152 评论225 收藏1k查看详情男人的生产力工具 篇一百一十:云端协同 高效办公:群晖Drive助你早日当上CEO(一)工作千万项,效率第一项。效率不提升,自己两行泪。关注#效率提升大作战#,get能够提升你工作效率的软件、应用和技巧!群晖Drive打造云端生产力平台在《群晖NAS非官方入门手册》(2018珍藏版)中,我们回顾了群晖NAS的选购、开箱、初始化、家庭影音系统的搭建、用两步验证建立安全的私有云系统、数据的lifeisgood| 105 评论124 收藏1k查看详情

    其中,Trello属于看板方式来组织和管理项目。群晖Drive和石墨文档,则是以云端协同、在线文档的方式将团队迁移到云端。有可能你的团队会综合采用多种生产力工具,来搭建适合自己的生产力环境。     

男人的生产力工具 篇一百零二:2018值得回顾:专注提高生产力小编注:想获得更多专属福利吗?金币加成、尊享众测、专属勋章、达人福利任务你想要吗?如果想要,赶紧来申请认证站内生活家!猛击此链接收获满满的2018年2018年在张大妈家(SMZDM.COM)可以说是收获颇丰的一年:年初开始尝试写原创,慢慢地在生产力工具专栏也有了一些积累。专栏入口恰逢#2018值得总lifeisgood| 74 评论31 收藏1k查看详情

     对提高生产力或工作效率感兴趣的读者,请参看上面卡片。

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