云端协同 高效办公：团队效率神器-石墨文档

想象一下，下列场景你是否经常遇到？

• 场景1 -- 最急需的文件总是离你最远：临近下班，你在办公电脑保存了文档，拷贝到U盘上，想带回去晚上修改润色。可回到家才发现，匆匆忙忙地把U盘落在办公桌上了。又或是领导同事着急向你索取一个文件，你却鞭长莫及，无法从电脑上得到它。

• 场景2 -- 历史版本太多傻傻分不清：如今在家中、公司各处都有电脑，远程或移动工作不再是幻想。然而，在不同的电脑、U盘或移动硬盘中，积累了无数名称相似且版本混乱的文档。一来二去，到底哪个是最终版本？令人无所适从。这说明，随处办公实现后，无缝衔接工作流成为新的矛盾。

• 场景3 -- 报表汇总人永远在加班：在规模较大部门较多的公司里，一个常见的信息收集流程是：编写一个空白的表格模板，发到工作群中；各部门再转发到各自的工作群中，要求大家填写、发到部门表格汇总者那里，后者复制粘贴辛辛苦苦汇总完、上交；到公司汇总者那里，又经过复制粘贴、汇总审核，发现有问题的，再打回重填。更不用说，在这层层复制粘贴汇总时，还有可能操作失误的情况。

产生效率痛点的原因

这些效率痛点的广泛存在，是因为多数人的办公概念和习惯仍然是使用本地文件。基本上就是用u盘等移动存储介质来传递信息，稍微进化一点的版本是利用即时通信软件来相互交换、收发文件。容易传播电脑病毒且不提，关键是拷贝时，互相打断当前工作。

使用本地文件，还有一个致命缺陷：信息一般保存在办公电脑上，严重限制了使用场景。比如你打电话找同事要一个文档，而他外出办事或者提前下班回家了，就因为文件存放在办公电脑上，你只好等到明天上班后才能拿到。这就是说：无法实现随时随地获取信息，工作流被迫中断。

最大的问题是：不支持多人高效协作：比如你写一个项目文档，发给同事，必须等他修改完，保存成文件，再发给你或其他协作者；或者你要标注出需要斟酌或修改的地方，然后发还给作者；或者团队成员身处各地，又需要边讨论边修改。整个缓慢繁琐的过程拖慢了进度，也产生了多个混乱的文档版本。最终为了面对面沟通，又不得不召集所有成员开会，感觉回到了没有网络的远古时代。

以上场景，充分说明本地文件的概念已经不适合网络时代的团队协同办公。为了解决上述痛点，今天就为大家推荐团队效率神器----石墨文档。

接触石墨文档的缘由，是要编写、发送一份技术文档给外地朋友，期间根据对方要求对图片和文字进行修改，朋友指名推荐石墨，说这样更方便协作。注册尝试之后发现确实适合异地协作。

云端Office，面向未来的办公软件

云端一词说明了石墨文档的基本单位是在线文档，定位是：文档实时协同、知识沉淀管理、数据安全可控。

主要产品

以上产品全部是团队协同中的生产力工具

先看支持团队协作的应用：文档、表格、表单、幻灯片、思维导图、白板、协作空间。可以看出覆盖了办公常用的功能，这样才能保证团队成员愿意尝试、体验和迁移。

不同的收费方案，以个人版、个人高级版为例

产品版本：企业版、企业高级版、个人版、个人高级版、私有部署版、开发版。针对不同类型的用户，提供了从免费到收费的不同方案。

免费版的石墨文档

1. 我们看到个人版（免费方案）同样提供了文档、表格、幻灯片等办公三大法宝。

2. 思维导图、表单、白板等也以测试版形式推出。

前面我们已经讨论过，使用在线办公平台，要摒弃过去那种处理本地文件的概念和习惯。要进行云端协同，我们要把团队的工作空间，迁移到网上了。所以，下述的所有操作，不需要安装本地办公软件或套装，只需要在浏览器中访问石墨文档的官网即可。

点击访问石墨文档官网。

一、免费注册

以下示例均为个人版账号。

在首页点击免费使用，即可开始注册

1. 选择个人版免费注册。

2. 输入昵称（这不是用户名）、手机号（用来接收验证码）、登录密码，进行注册。

3. 想省去以上繁琐步骤，也可以微信扫码一键注册。由于石墨文档我们是准备团队协同使用，用微信号注册的话，应该便于添加好友、分享文档链接共同编辑。

4. 免费试用企业版。

二、我的桌面

桌面是我们的主要工作场所，所有的在线文档都可以在这里组织、存储、管理、编辑、共享。

先登录刚才注册的账号，进入个人的云端工作环境。

登录后，进入默认页面：我的桌面

1. 右上角的黑色背景的新建按钮是最常用的功能。导入：是将以有的本地文档上传到石墨的云端（即你的云端空间）。

2. 当前桌面的所有在线文档列表。新用户初次进入时，这里当然是空白了。

3. 右上角是账户设置页面，包含了：账户设置（昵称、头像）、帮助、下载app等常用功能。

4. 左边的导航栏，用来在工作台、我的桌面、我的收藏、回收站等多个标签页之间切换。当前显然是我的桌面了。

5. 其实，新手可以先不要管太多的其他细节，咱们直奔主题，先创建第一个文档，来体验一下。

三、新建在线文档

让我们来新建第一个石墨文档，不要忘了，这是在线文档，是保存在你的石墨账户中，而没有保存在你的电脑硬盘上。这样做的好处是，只要有网络，在任意地点，你都能打开自己的工作文档，继续工作。

新建在线文档

1. 点击右上角的新建按钮。

2. 在下拉菜单中，选择要创建的对象。

3. 可以看到，按照工作中使用频率的高低，从上到下分别是：文档、表格、幻灯片、思维导图、表单、白板、文件夹。

四、编辑在线文档

新建后，我们就进入在线文档编辑窗口（字处理窗口）。

在线文档编辑窗口

1. 当前文档的名字（类似文件名，通常随标题自动填入）。

2. 注意这个返回按钮，是返回到上一个界面（通常是我的桌面，主要看你是从哪里进入的）。

3. 自动保存成功的提示。每当文档内容有改动时，就会自动保存。妈妈再也不怕我忘记按Ctrl+S了。大家可以按一下Ctrl+S，看看有什么提示。

4. 撤销/重做，即传说中的Ctrl+Z/Ctrl+Y。

5. 编辑工具栏，包含了办公常用的字体、字号、粗体、斜体、下划线、颜色、对齐、缩进、行间距、插入等功能。从这个常用工具栏来看，在线文档的编辑窗口跟本地安装的办公软件没有什么区别，也无需刻意去学习什么。

6. 文档标题。

7. 正文区域。图片、文字，都可以编辑处理，跟平时的办公软件没什么大的区别，初学者可以很快入门。

8. 插入图片示例。

五、分享与协作

分享

分享的对象比较宽泛，可以是任何人，哪怕对方没有注册石墨账号、不是你的微信好友。

在编辑窗口的最右上角，找到分享按钮，有可能需要向右拖动窗口才能看到

1. 点击右上角的分享按钮，弹出分享对话框，进行设置。

2. 公开分享：若开启此开关，则任何得到该文档链接的人，都能看到文档内容。

3. 复制链接：将文档链接复制后，可以粘贴分享给你的分发对象。

4. 微信扫码分享。

5. 设置完后，就可以把链接粘贴给你的同事或者朋友了。最好先在另一个未登录石墨文档的浏览器中打开这个链接，试验一下，看无账号的人，是否能打开。如果不能的话，请继续看下一个办法。

公开分享

开启公开分享

1. 开启公开分享的开关，意味着任何获得链接的人都可以访问。

2. 链接权限：可以编辑，任何获得链接的人都可以编辑该文档（慎用）。

3. 链接权限：只能阅读，获得链接的人都可以阅读该文档，但不能修改内容。

协作

如果是在团队内部，各成员之间分享文档，进行讨论或者编辑，建议选此项。

协作对话框

1. 点击分享左侧的协作按钮，弹出协作设置对话框。

2. 输入手机号、姓名来添加或搜索协作者，为了避免骚扰，对方需要接受协作邀请。

3. 最近的协作者列表。

4. 添加微信好友。

5. 确定。

六、文档组织的高效范例

既然已经学会了创建和编辑在线文档，如果日积月累产生了大量文档，该如何组织呢？下面再分享一下高效率的文件组织范例。

三态法

一般来说，一个项目根据进度，可以粗略地分为三个状态：将要做、进行中、已完成。那么，我们能不能根据这个规律，来对项目文档进行组织管理呢？

前述新建文档时，截图下方也有创建文件夹的选项

三个文件夹

在工作中，我们可以新建三个文件夹，分别命名为To do（将要做的）、Doing（进行中的）、Done（已完成的），然后将相关的项目文档分门别类进行组织。文件夹也可以根据个人喜好，直接用中文命名。

快捷方式

根据统计，经常打开的工作文档，集中在一个较小的范围内。石墨文档提供了快捷方式，方便我们在任何文件夹，快速的打开常用文档。

快捷方式的管理

1. 在窗口的右侧，有一个快捷方式列表，我们可以把常用文档的快捷方式挂在这里。随时随地，点击即可打开。

2. 添加快捷方式的方法，在指定文件上点击鼠标右键。

3. 在右键菜单中，选择添加到快捷方式。

4. 该文档的快捷方式将会出现在右侧的列表处。

5. 显然，快捷方式可以添加，也可以删除。

未完待续

至此，关于团队云端协同，我们已经分享的解决方案有：

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其中，Trello属于看板方式来组织和管理项目。群晖Drive和石墨文档，则是以云端协同、在线文档的方式将团队迁移到云端。有可能你的团队会综合采用多种生产力工具，来搭建适合自己的生产力环境。

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对提高生产力或工作效率感兴趣的读者，请参看上面卡片。

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