“中国特色”项目管理技巧——相关方信息收集

2020-01-18 10:35:36 3点赞 8收藏 0评论

前言

考下PMP证书(项目管理专业人士资格认证)也已经快5个月了,工作中也一直带着形形色色的项目推进。在项目实践中会有很多关于项目管理理论的思考,尽管PMP课程中的管理方式和技巧不符合中国国情受到外界诟病和学员吐槽,但是其中5大管理过程组和10知识领域的项目管理框架结构还是非常有指导和参考意义的。

最近就在工作中整理《相关方登记册》的同时,回顾了一下自己的工作场景和项目过程,总结了一个这篇拥有中国特色的相关方信息收集技巧,给在一线当项目经理的伙伴们做个参考。

分析&识别重要相关方

相关方分析会产生相关方清单和关于相关方的各种信息,例如,在组织内的位置、在项目中的角色、与项目的利害关系、期望、态度(对项目的支持程度),以及对项目信息的兴趣。相关方的利害关系可包括(但不限于)以下各条的组合:

兴趣:个人或群体会受与项目有关的决策或成果的影响。
权利(合法权利或道德权利):国家的法律框架可能已就相关方的合法权利做出规定,如职业健康和安全。道德权利可能涉及保护历史遗迹或环境的可持续性。
所有权:人员或群体对资产或财产拥有的法定所有权。
知识:专业知识有助于更有效地达成项目目标和组织成果,或有助于了解组织的权力结构,从而有益于项目。
贡献:提供资金或其他资源,包括人力资源,或者以无形方式为项目提供支持,例如,宣传项目目标,或在项目与组织权力结构及政治之间扮演缓冲角色。

tips:

如果项目相关的前期工作都参与了,可以从《项目建设方案》撰写人,《项目可行性研究报告》撰写人等项目参考文档入手了解到这个项目的真正发起人或者是业务负责人。抓住主要目标。有1个关键人物了,后面的事就都相对简单一些了。

如果是一个已经签完合同,招标完成的项目。就从合同入手,查一下甲方的合同签署负责人,上面一般会有联系方式。也有可能是个大Boss不管具体项目工作细节,不过可以从他入手,联系上实际负责人。

召开项目启动会,收集【参会人员登记表】,这是识别关键相关方的最重要一步,除了展示项目的设计、排期之外等主要工作之外,更需要的是提出、了解项目需要的关联交涉的事和可能相关联的人,例如入驻人员门禁问题,住宿工位问题,吃饭问题,实施时候入网问题,IP分配问题,服务器指标要求问题,安全评测问题,资料归档问题,开工报审问题等等需要联络的步骤流程和需要联络的相关方都从项目发起人那得到具体关键相关方的工作分配和承诺。

参考组织过程资产,查找同类项目的相关方。例如安全测评机构供应商、网络中心管理部门等就从其他同事那边获得了相应的联系方式。

相关方信息收集办法

在启动会上往往只是会在口头,分配一下关键相关负责协调的二级相关方人和事情。不会给到具体的二级相关方的联系方式或者实际信息。项目进行过程中,会随着工作的开展,渐渐浮出水面。

但是有一个很重要的问题,经常会因为客户图省事,只是给一个【名字】+【手机号】然后说联系他就行,或者直接转发一个微信公众号名片过来,连真名甚至都可能没有,何况是职位、负责工作内容、兴趣亦或是脾气性格了。贸然直接联系很有可能会冲撞到关键相关方(中国特色穿小鞋,我曾经就因为直接拨电话过去被狠狠批评教育过,因为我作为厂商是没资格直接联系的,最顶头的发起人找他都要毕恭毕敬),导致项目发生不可预料的的风险和障碍。所以在直接联系之前可以再做一些信息收集的准备步骤。

1. 先问提供人

作为PM,脸皮是一定要厚的,问清楚名字,称呼方式,大概率会获得相应联系人的职位和名字的基本信息了。或者二次确认反问的形式【一定要打字问,截图鸡毛当令箭】,例如“后期资料归档及盖章相关的事宜都可以直接联系这位XX是吗?”得到肯定的答复了就可以肆意叨扰这个二级相关方了。

2. 直接问联系目标

还有很多情况只是电话接通之后,得到的答复是,“我现在已经不管这个事了”or“我现在在外边出差”,然后给一个电话号码,让我直接联系。然后你还有可能又得打到第二或三个电话才能找到目标,这时候只能先自报家门后,说明获得联系方式缘由,然后毕恭毕敬问一句,您怎么称呼,但是因为是语音很难清除知道是怎么写的名字,所以最好的方式是先备注说明来由尝试加微信,成功加到微信后第一时间发自己名片和联系方式,正常情况都会给你回复他准确的名字,而后再问一下,是否方便接听电话,再拨之。

3. 工牌、工作证、模范党员墙

有了名字往往还是不能满足对项目相关方信息登记册的信息填充,这时候甲方公司里的一切蛛丝马迹都将成为线索。大企业都会有工牌,工作证;交谈联络的时候仔细瞄一下部门和职务。还有党员荣誉墙,基本都是领导一级别的角色,早早拍好照片留存以备使用。

4. 搜索引擎

独特的名字直接百度或者搜狗里面搜索微信文章,大众一些的名字可以加上公司名字或地区名字。也能很容易找到工作职位或部门。越大的领导在网上的信息越多。查不到反而说明职位不高。

“中国特色”项目管理技巧——相关方信息收集

5. 问甲方公司内的人

这个方法用在第4步实在查不到时候,只能找个年轻一些,在项目中举重若轻的小工程师。实际项目中也会有时候就没机会接触到这一类的小角色。就得创造机会结识几个。最简单直接的办法就是物色一个年轻面善好说话的男同志,借个饭卡去食堂打饭,然后趁机加上微信把饭钱转账给他钱,这样就创造了一次有效连接,后面的话术也相对简单一些了。直接微信问,“刚才你们公司有个好像叫XXX的打电话给我问A项目的事,他是你们管XXX的领导吗?”小员工一般情况都会都知无不言的啥都告诉你了。


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