1分钟能干嘛？学会16个Office大神同款技巧，让你办公效率翻一番！

年后回来，发现公司里多了几个新面孔，其中就有一个漂亮的行政小姐姐，甚是赏心悦目 ，但是一连过了几天，发现不太对劲啊，为什么每次都准备下班了，小姐姐还是在那边敲敲打打……咋回事，我们公司事情有那么多(O_O)???

我借着请假的名头过去，看到她处理文件的样子，终于知道为什么会每天那么晚下班了 ，这是对Office一窍不通啊，看她完全无从下手的样子，怪不得……

我一顿操作猛如虎，赶紧教了她几招，真好，避免了小姐姐熬不过实习期就被炒鱿鱼的风险，又给自己提供了每天上班的动力~

不过，你要是像我们公司美腻的小姐姐一样对办公软件一窍不通的话，我估计你是熬不过实习期的 ， 还是赶紧get一波大神同款技巧（这么夸自己怪不好意思的~） ，让你的办公效率翻一番吧！

一、1分钟能干嘛？Office高手们是这样做的！

1、Excel表格快捷操作技巧

①拆分数据

在实际工作中，会经常遇到需要拆分或合并数据的情况，如前期输入错误，后期拆分整理等，如果你没有一个高效的方法，数据一多处理起来累死你。

那么，关于数据拆分、合并究竟有哪些快捷方法？以拆分为例，单独输入一个信息，选中同列数据后，使用【Ctrl+E】就可以快速拆分数据，合并同理。

②快速求和

看到求和，估计有人会说，这还用你说，不就是输入【SUM函数】就可以求和了吗？

但是还有更快的方法啊，按住【Alt+=】就可以实现了，它还可以一秒求出行和列以及所有数据的总和，你了解了没~

③数据找不同

有时候面对密密麻麻的数据，我们单靠肉眼是无法快速找出不同的，特别是一些异常的词或数据，怎么才能快速把它找出来？

茫茫一片“贾有钱”中你能看到哪里是“贾有浅”吗？ 反正我是不行的，但是快捷键可以啊，使用【Ctrl+Shift+】就可以一秒找出异常单元格。

④强制换行

这个真的是最基础最常用到的一个操作了，你可不要想着自动换行，效果还是很不一样的。

怎么强制换行？双击单元格，将光标移动到要换行位置，然后按【Alt+回车键】，你就可以自定义换行位置。

2、PPT文稿快捷操作技巧

①一键完成排版

不管你插入的是文字还是图片，都可以用PPT自带的SmartArt一键完成排版，给大家详细介绍下制作步骤。

图片排版：【Ctrl+A】选中所有图片，点击【格式】—【图片版式】，选择一个版式即可。

文字排版：选中文字，右键选择【转换为SmartArt】，选择一个适合的版式即可。

②一键替换字体

PPT设计完成后，如果字体效果不如原先所设想的，你可以选中文本框，点击【替换】—【替换字体】，选择要“替换为”的字体后点击“替换”，等待替换完成即可，不需要自己一个个选择修改。

③批量添加logo

很多情况下，我们制作PPT都需要重复添加某个固定元素，如公司或学校logo，如果你手动添加，再固定到相同位置上，页面一多做起来是相当麻烦的！

怎么批量处理？选中【视图】—【幻灯片母版】，选中最大的“总版”，然后插入文字或图片等logo，添加好后点击“关闭母版视图”，即可发现，除了章节目录，PPT每页每个相同位置都有logo。

④批量修改形状

有时候辛苦排列好了图形，完成后又感觉并不好看，想替换成其他形状，你是不是要一个又一个删除，然后重画？其实，duck不必！

我们直接全选目标元素，然后点击【格式】—【形状格式】—【更改形状】，选择一个目标形状，瞬间修改完成。

3、Word文档快捷操作技巧

①标题快速分页

在制作文档前，我们可能就已经提前做好了目录，这个时候想要把每个标题分页显示，怎么做更快？

选择所有的标题文本，点击【开始】—【段落】右下角的扩展按钮，打开“段落”对话框后选择【换行和分页】—【分页】—勾选【段前分页】复选框，然后单击“确定”按钮，即可将标题文本快速分布到每一页。

②文字快速转表格

老板随手甩给你一份Word数据，让你转为表格更方便查看！你要怎么做？

教你一个简单快速的方法，5秒学会！首先，想要将文本转换为表格，需要有“分隔符号”（如演示图中的空格）。

全选文本后，选择【文本转换成表格】，选择列数，因为“文字分隔符号”默认为【空格】，直接点击“确定”即可~

③一键生成目录

Word中就有一个自动生成目录的功能，不过有些萌新还不知道用法，今天学会后就不要再手动输入了！

先对文档进行分级处理，选中同级别文本后，从大标题到小标题依次选择样式标题，如一级标题（一、二、三…）选择“标题1”，二级标题（1、2、3…）选择“标题2”……

设置完成后，将鼠标移到空白页上，点击【引用】—【目录】—【自动目录】，这样页面上就会自动生成目录了，按住【Ctrl】键即可跳转，最后自己调整一下文字大小和格式就可以了。

④一键更新格式

如果后续你在文档中添加了其他目录，点击【目录】—【更新目录】，在跳出的新窗口中选择【更新整个目录】—【确定】就可以了。

二、office协作技巧，让你制作效率翻一番

1、一次粘贴，Excel动态更新

如果我们将Excel 数据复制到Word文档中，总会出现这种令人发指的情况：什么鬼？边缘竟然超出了文档范围！？

最麻烦的就是，如果Excel表格、图表等数据发生了变化，我们还要再重新复制粘贴，岂不是很浪费时间？

所以啊，你可以利用“选择性粘贴”（快捷键【Ctrl+Alt+V】）把表格、图表粘贴成动态链接对象，当数据发生变化时， Word文档中的表格也会跟着变化。

2、一键下去，Word秒变PPT

汇报、演讲等，我都习惯先用Word文档整理好后，再导入到PPT中，操作起来也非常简单！ 只是要略微花点时间，但是比我们复制黏贴快多了~

在制作Word文档时，记得用样式划分大纲，然后我们新建一个PPT演示文稿，点击【新建幻灯片】—【幻灯片（从大纲）】，选择Word 文档，插入，搞定！

如果不是你想要的排列形式，还可以选择【自动调整选项】调整文本的大小，分页，套用版面样式等。

3、简单三步，PPT变Word

既然Word能转PPT，PPT当然也能变成Word啦！我就经常把课件、会议的PPT内容转成Word文档打印出来存稿。

让我复制粘贴？拒绝！又浪费时间又浪费精力，教你一招，三步完成，节省N小时复制粘贴工作~

① 按F12键；

② 选择【保存类型】—【大纲/RTF文件】，确定；

③ 用 Word 打开查看转换效果。

4、一键快速启动Office软件

大家知道office可以设置快捷键一键快速启动吗？超级方便！

以Word为例，找到桌面上的Word图标上，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“属性”命令，打开“Word 2016属性”对话框。

选择“快捷方式”选项卡，将光标定位到“快捷键”文本框中，按下键盘上任意一个快捷键，如【F2】，然后依次点击“应用”—“确定”按钮。

之后，我们只需按下【F2】键，就可以快速启动Word了~

最后再给大家分享一下我给小姐姐整理好的两组Office快捷键，有需要的赶紧收藏起来~

如果你还有其他简单高效的快捷操作，也欢迎一起分享啊！还有，看完记得给小盾君收藏点赞呀，么么扎！！！