高效实用！一学就会的36个Office小技巧，让你办公不累事半功倍！

引子

大家好，我是summer，作为一个策划从业人员，平时接触的最多的就是文字处理工作，对于office三剑客ppt、Word、Excel的使用成了日常，作为办公党，今天就拿出自己在平时工作之中发现、学到的小技巧来做个总结，分享给大家。

相信很多大神对于这些小技巧都已经精通，所以lz会先列出目录，大家可以自行依据目录来看自己是否需要，如果你觉得有自己没发现或者正需要的技巧，不妨点个收藏、赞再走吧~

Word篇

1，如何快速删除超链接

在网络上找的素材中，常常带有超级链接，一个个删除又很麻烦，单独建立TXT文档进行过滤又会增加操作步骤，那该如何批量干掉他们呢？

其实很简单，只需要一个组合键就行了。Ctrl+shift+F9即可搞定，看示例：

2，批量提取word图片

Word中有很多图片，又不想一张一张另存怎么办？相信很多人都会遇到这种情况，lz由于工作原因，之前经常收到客户这种形式的资料，每次都很困扰。不过现在好了，一秒钟就能解决。两种方法，

一、只需要将word保存后，改后缀名为.rar，他就会变成一个压缩包了，解压打开第二个文件夹即可看到。
二、将word另存为网页格式，找到保存的文件夹，打开就能看到所有图片了。

3，快速选择同类文本

在长篇幅的文章中，有时候需要把同一类的文字选择出来（比如同一级标题，选择出来后做目录），那这个时候如果一个个找，既费眼力，又费时间，在催的比较急的时候还会出错，那该怎么办呢？

其实很简单就能找到类似文档，只需要选择一个文本，然后在菜单栏找到编辑选项—选择—选择相似的文本，即可全部选中。

4，快速合并单元格

单元格格式调整是比较麻烦的，尤其是在word文档中，远远没有excel方便，但是如果放到Excel再做又会麻烦，就拿合并单元格来说，需要多次合并时需要操作很多步，但其实也是有快捷方式的。

在选择单元格并合并一次后，只需要按住F4，再次选择其他要合并的单元格，即可自动合并。

5，一键批量输入重复内容

在整理资料时，有时候会需要不停的复制粘贴同样的内容，虽然使用Ctrl c+v也很方便，但还是要按很多次，作为懒人，有没有更好的办法呢？

其实可以应用word 的自动更正功能，批量输入内容。操作步骤，：文件—选项—校对—自动更正选项—添加规则即可。

6，word批量删除空格空行

遇到大段的文字，中间段落空行不一致，需要批量修改，一个个找空行或者段落内的空格十分浪费时间，其实可以用搜索功能批量更改。

批量删除空格只需要用Ctrl+H替换选项，然后输入^w，就能替换掉空格。输入^p^p替换单个^p，就可以删除连续空行。

此方法也适用于批量替换相同的文字。

7，word制作单斜线表头

Word中插入表格，有时候左上角第一行需要两个项目，需要插入一个斜线来分割，很多人都用画线的方式，其实是不正确的，正确使用边框工具即可。
将鼠标放在表头的单元格中，点击 表格工具-布局-边框 按钮，在弹出的菜单中选择“绘制表格”命令，然后在单元格中手动绘制斜线即可。

8，高**两行合一

有时候需要在显示屏给客户观看word文本，为了使排版看起来更好看，往往会调整段落的间距，很多时候需要隐藏回车符号。

操作步骤：开始菜单—中文版式—找到两行合一选择或者输入想要合并的字。

9，快速更改文本排序

有时候会遇到大量的时间为节点的文本，需要进行重新排序，如果单独调整很慢，那如何快速调整顺序呢？

只需要在开始菜单—排序—设置类型—升序或降序，即可完成排序。

10，文本与表格互相转换

有时候处理来的数据没有及时录入Excel，重新建立很麻烦，那有没有办法把处理好的文本直接转换为表格呢？

合理利用文本转表格工具即可，文本不同类别先设置相同分隔符，比如都有一个空格或逗号，然后选中文本—插入—表格—文本转换成表格选项。

11，快速找到上次修改的位置

一篇十几页或者上百页的文章进行编辑或较对时总要经过很多次修改，可每次打开Word文档，想要从上次修改结束的位置接着修改时，总要找很久。

操作步骤：按下 “Shift键”的同时，按下“F5”键，输入光标会迅速跳到上次结束修改工作的位置，你很快就可以开始继续你的修改工作，实在是方便极了。

12，重新自定义快捷键

总是找不到想用的快捷键？那就试试自己来定义快捷键吧！这个功能支持自编辑快捷键，做案子的时候最常用的功能直接指定最顺手的按键，快速完成编辑，简直不要太高效！

操作方法：

按下Ctrl+Alt+“+”(数字键盘上的加号键)，这时鼠标符号会变成四方结符号， 将这个鼠标符号移动到菜单上或工具栏上，左键单击您想指定的菜单命令或工具栏上的命令按钮便会自动弹出“自定义键盘”对话框，将光标放到“请按新快捷键”输入框中，按想要新建的快捷键，然后指定即可。

13，快速改变Word文档的行距

虽然简单，未必人人知道，好技巧未必很高深，实用最重要。

选中你需要设置行距的文本段落，按“Ctrl+ 1”的组合键，即可将段落设置成单倍行距；按“Ctrl+ 2”的组合键，即可将段落设置成双倍行距；按“Ctrl+5”的组合键，即可将段落设置成1.5倍行距。

14，快速改变文字方向

有时候打印标书或者其他文件，有一些需要横向排列的文字，反复找方法，最终lz发现了一个最方便快捷的小技巧——@大法，操作十分简单。

只要把字体设成“@字体”，如“@宋体”就可以令文字逆时针旋转90度了。这种方法对于设置与正文同方向的页眉页脚是非常有用。

15，快对齐姓名

在有一大堆同类别的文字时（比如姓名），如果将他们录入表格需要不断粘贴，很浪费时间，那能不能将他们快速对齐呢？其实在word就能搞定。

操作方法：首先需要统一一个小格式，以菜名为例，每个菜名间的间隔需要统一为空格或者逗号或者顿号，通过统同一符号完成分隔。

比如菜名的操作中选择插入—表格—文本转换成表格—输入合适列数—选择文字分隔位置—插入即可。

Excel篇

1，快速复制：

需要复制成列的内容时，可以利用excel自动技能，拖动小十字完成复制，同样，如果需要序号，亦可以选中两个相邻的数字，拖动自动生成序号。

操作方法：选中数据区域，将鼠标至于边框线位置，待鼠标右上角出现“+”时，拖拽即可实现数据区域快速复制。

2，表格数据核对

整理的数据需要进行比对时，如果一个个来对比速度很慢，并且很容易出现疲劳导致核对出错，其实excel有一个小技巧可以快速核对。

操作方法：选择其中一个表格—复制—选择性粘贴—运算选项选择减—不为零的表格即为不同数据。

3，快速去除小数点，保留整数

表格数据如果涉及价格，很多时候统计的时候都会把小数点后一位或者两位保留，那如何快速去掉小数点，四舍五入保留整数呢？

操作方法：选中数据—CTRL+shift+1即可

4，合并多单元格内容

遇到同一表格不同行或者不同列的内容，需要将他们整体整理在一个单元格内，笨办法就是一个个粘贴然后删除，如何快速一键搞定呢？

操作方法：选择需要合并的单元格—填充—两端对齐，合并内容较多的话多操作两次即可。

5，合并多个表格

每个月的统计数据在年底或者年中需要进行汇总，一个个表格粘贴很麻烦，想要快速合并多个不同的表格该怎么办呢？

操作方法：首先将这些excel文件都复制到一个文件夹下。在新的表格下选择—数据—新建查询——从文件—从文件夹即可。

6，一键删除空行

数据行之间常常会因为修改数据留有空行，不懂得操作的话，需要一行行选择删除，很浪费时间，那如何快速删除空行呢？

操作方法：只需要选中所有行，单击排序功能即可。

7，快速对齐单元格文字

有时候表格内文本长短不一，比如姓名，需要打印或者为了美观，需要将他们对齐，不用敲空格该如何快速操作呢？

操作方法：选中表格—ctrl+1表格格式—分散对齐，确定即可。

8，快速英汉互译

都知道excel强大之处就在于海量的函数，高手用它来做的东西太多了，作为职场使用，偷懒的翻译小技巧可以记一下。

操作方法：简单来说就是利用一个有道词典的翻译连接，然后通过函数完成自动翻译，函数我找到放在下面了，需要可以复制使用，只需要更改&后方的表格指示即可。

=FILTERXML(WEBSERVICE(“http://fanyi.youdao.com/translate?&i=”&A1&”&doctype=xml&version”),”//translation”)

9，制作个性化图表

制作可视化图表比较简单，大部分人都会，但怎么样让自己的图表更有特色呢？其实基础和进阶只差一步之遥。

操作方法：插入图标后，点击图表内图形，提前找好要替换的图形，可以去去素材网找，然后复制粘贴即可一键替换。

还能通过改变数据系列格式来实现堆叠效果。

10，自动添加单位

表格中数据输入有时候会省事的快速录入数值，而忽略掉单位，比如价格中元的单位，或者尺寸中厘米的单位。那么该如何一键输入单位呢？

操作方法：在单元格格式中—自定义—添加单位即可，如添加厘米单位则输入0厘米。

11，快速拆分文本数字

这个方法是在一次客户给了一大批的联系方式，统计时却把名字和电话全都保存在了一起，单独拆分的话特别耗费时间，于是在网上找到了这个简单的方法。

操作方法：在单元格第一个输入拆分好的文字和数值，下拉复制，然后在左下角选择自动填充即可，一键完成。

12，快速合并多列内容

讲完了怎么拆解列内内容，那该怎么合并两列或多列的内容呢？很多人选择合并居中，会导致丢失其他列数据，只保留第一列，所以这个时候要用简单的小技巧。

操作方法：在需要合并的列输入=号—单击需要合并的列1—输入一个&符号—单击另一个合并列——回车即可。通过十字下拉，可以批量完成合并。

13，快速制作组织结构图

组织结构图的绘制，是很多小白头疼的地方，常常会一个个框去拼凑，或者直接拿模板来套用，一不小心还要重新来，lz也是从小白过来的，所以深知这痛苦，现在有更简单的办法快速制图了。

操作方法：输入信息成一列—插入—smartart—选择需要的组织图—在文字框ctrl+a全选——粘贴刚才复制的信息—利用TAB键与Backspace键调整层级，快速制作完成。

注：TAB键为降级，backspace键为升级。

PPT篇

1，PPT的窗口播放模式

演示文稿的过程中，往往需要与其他程序窗口配合使用以增强演示的效果，如果全屏播放，切换很麻烦，还会影响效果，这时可以使用快捷的窗口模式，不会切换程序，也能在演示同时快速打开其他程序。

操作方法：按住Alt键不放，依次按下 “D”，“V”键而激活播放作，这时启动的 幻灯片放映模式是一个带标题栏和菜单栏的形式，这样就可以将此时的幻灯片播放模式 像一个普通窗口一样 作，例如最小化和自定义大小。

2，快速制作高**异形图片

ppt设计中，如果都是使用一些常规的矩形或者圆形图，会显得平淡无奇，如果充分利用ppt工具中的图片填充，不用ps也能制作很好看的异形组合图片。

操作方法：插入—图形（矩形为例）—复制图形，摆出想要形状—全选图形—组合—选取想要展示的图片并剪切—选中组合的图形—右键设置图片格式—填充—选择图片或纹理填充—剪贴板。

3，利用 SmartArt 快速排版流程图

如果有流程一类的文字，一个个转为流程图或者粘贴进流程图很麻烦，如何才能快速一键完成呢？其实很简单。

操作流程：1，同级别流程图：选中ppt内文字—右键转换为smart art即可，简单快速美观。
2，多字数、多级别文本需要提前将文本层级分好，或者在smart art中用TAB键来调节层级。然后生成smart art即可。

4，一键混排好看的图文

工作干得很急，需要快速处理图片文字排版怎么办？加班族可能经常碰到领到临时安排排版ppt演示文稿，如何快速完成好看排版同时不用加班呢？还是利用smart art！

操作流程：图文混排，准备好想要排版的图片和文字，先插入—smart art—剪切图片—选择框框—设置形状格式—图片或纹理填充—剪切板即可，录制gif时间有限，只做一个示范。

5，快速制作万能背景

不套用模板，想简单做一个自己设计版式，背景总是选不好，摆来摆去总觉得缺点东西？该怎么制作好用又万能的背景图呢？其实只需要简单利用ppt内的小工具即可制作类似手机系统的虚化背景图，简单又好看。
操作流程：选中自己的图片—复制到新的幻灯片—填满幕布—图片效果—虚化效果—插入矩形拉满屏幕—填充灰色，透明度调高—放上原有文字即可。

6，快速制作动态文字效果

火苗文字、闪光文字看起来既动感有有趣，那该怎么制作出来呢？其实很简单，找好视频或者动图素材，然后利用ppt内部工具就行。

操作步骤：插入矩形—输入文字—改变文字为合适字体—按住shift同时选中矩形和文字—合并形状—组合—插入视频或动图—置于底层，播放幻灯片即可看到动态效果。

7，批量添加LOGO

有时候幻灯片要做很长，拿出去使用时为了起到宣传作用，往往需要添加LOGO，或者为了美观添加统一的小装饰，那如何让他们统一并且简单快速添加呢？

操作步骤：复制想要添加的LOGO—视图—幻灯片模板—选中第一张粘贴—关闭视图，即可添加成功。

8，聚光灯动画效果

看过很多高大上的ppt都是动静结合，尤其是一些开场的动态效果既酷炫又吸睛，比如一个聚光灯效果，该如何快速制作，并成为你的专属开场呢？

操作步骤：输入想要的文字—将背景改为黑色纯色—插入一个圆形——圆形改为无边框填充白色——圆形置于底层—添加动画选择直线—拖动动画轨迹，设置完成。

最后，再给大家推荐几个素材网站：

模板网站（点击名字即可进入）：
office官网
**PPT

PPT素材网站（非商用）：
pngimg.com

colorhub.me

fotor.com.cn

iconfont.cn

视频素材网站

新片场

预告片世界

videvo

life of vids

总结

抛砖引玉讲了一些比较常用且基础的小技巧，如果你用得上，点个赞和收藏再走吧，如果你有更好的方法，欢迎留言一起讨论和交流，虽然LZ才疏学浅，但多年的经验加上自己辛苦总结演练，分享给需要的人也是一种快乐！
谢谢~