我用了3000字，终于搞清自动化销售订单执行流程管理该怎么做了！

自动化销售订单执行流程管理该怎么做？

如果你觉得处理订单就只是简单的“收单—发货—结账”那就大错特错了！

试想一下，

• 订单一堆，手动录入、库存核对、发货安排一个个自己跑来跑去，

• 最后弄错了发货地址或者库存不准，客户投诉、老板催货，那真是头大到不行。

• 更别提还得处理那些因为人工疏漏导致的发货延误，或者系统慢得像蜗牛一样，客户等急了发火。

但其实，销售订单的自动化管理并不难，关键是要搞定流程中的几个“关键点”。

通过销售订单自动化管理，不仅能让每个环节有条不紊，还能减少人为错误，提高效率，客户体验也能大大提升。

今天，我们就来聊聊，如何利用进销存系统，让订单管理变得既高效又智能！ 进销存系统>>https://s.fanruan.com/70mjv

一、传统销售订单管理为什么总翻车？

以前，销售订单管理基本上靠人工操作，处理订单的方式要么是纸质单据，要么是通过电子邮件一个个手动传递信息。工作量大，效率低，问题一堆，最常见的几个“坑”就是：

1、信息滞后，沟通不畅：传统的订单管理通常依赖纸质单据或者电子邮件，很多时候信息传递不及时，销售部门、仓库、财务、生产等各方之间的沟通不顺畅。一个订单从下单到发货、结算，要经过很多环节，信息不断地传递，容易发生遗漏、错误，导致延迟或者误发货。

2、人工操作繁琐，容易出错：尤其是订单量大的时候，每一个订单都需要人工录入和跟踪，一旦出现数据录入错误或遗漏，就会导致库存不准确、生产计划混乱，进而影响客户体验。

3、库存管理不精准：没有自动化的库存监控和更新功能，很多时候库存数据是滞后的，容易导致超卖、缺货等问题。甚至有时候，订单确认了，但实际仓库里没货，导致订单不能按时发货。

4、工作效率低下：整个订单流程涉及多个部门、多个环节，每一步都要人工跟踪，不仅浪费时间，而且如果一个环节出现问题，整个流程都会受到影响，效率自然就低下。

5、缺乏可追溯性：一旦发生问题，比如客户投诉或者售后问题，传统模式下的订单管理数据查询和追溯起来非常麻烦，可能需要翻阅大量纸质记录或翻找大量邮件，浪费了不少时间。

总之，传统模式的管理方式就是信息流动慢、沟通不畅、易出错、效率低下，尤其是在订单量增大时，问题尤为突出。

二、销售订单执行都有哪些流程？

那么，销售订单执行的流程到底包括哪些环节呢？一个完整的订单执行流程从接单到货款回收，基本上包括以下几个主要步骤：

（1）订单的创建与确认

首先是订单的创建。这个环节看似简单，其实要注意几个关键点：

• 订单录入：一般有两种方式，手动录入和自动录入。手动录入的常见方式就是销售员接到客户电话、邮件或面谈后，把订单信息录入到系统中。而自动录入则是通过电商平台、B2B系统等，直接将客户下单信息导入企业的销售系统。这部分要确保信息准确，尤其是产品型号、数量、交货时间等。

• 确认订单信息：这一步很重要。销售员需要再次确认客户的订单信息，包括付款方式、交货地址、运输方式等。尤其是大宗订单或定制产品，确认无误才能推进。很多时候，订单一旦确认后，就会进入生产或物流环节，若中途修改，容易引发误解或延误交付。

• 生成订单编号：每个订单都要有唯一的编号，方便后期查询和跟踪。这一点很简单，但做不好很容易出现混乱。

（2）订单处理与库存管理

订单一确认，接下来的工作就是根据订单要求去协调库存、生产、采购等环节。这里的关键是库存管理。

• 库存检查：确认订单后，要查看是否有现货。若是现货，直接从仓库配货；若是缺货，得看是哪些商品缺货，什么时候能补充上来。如果是缺货且急需交货的订单，还需要考虑采购环节。

• 采购与补货：如果订单中有缺货的商品，采购部门需要根据订单紧急程度，立马跟供应商联系补货。这时候，销售和采购的沟通就很重要，销售要明确告诉采购订单的紧急程度，避免因为缺货导致交货延误。

• 生产调度：如果是定制类产品或者生产周期较长的商品，生产部门需要根据订单要求进行排产。这时候，生产部门也要跟销售部门和客户保持沟通，确保交货时间不会受到影响。

（3）收款与财务结算

订单执行到最后，得确保顺利收款。有些公司会采取预付款、分期付款或者货到付款的方式，不同的付款方式也会影响收款的操作流程。

• 财务核对：订单发货后，财务部门要及时核对账目，确认客户的付款情况。特别是大额订单，任何支付的漏项都会导致后续麻烦。

• 催款与回款：有时客户延迟付款，财务人员要负责及时跟进催款，确保回款的及时性，避免坏账发生。

这整个流程，听起来好像没什么复杂的，但实际上，各个环节涉及到的数据、信息、人员之间的交互非常多。如果没有有效的系统自动化支持，很容易在其中某个环节出现问题，影响整个流程。

三、如何实现销售订单自动化流程管理？

要实现销售订单执行的自动化，关键就在于信息流的整合与自动化处理。而在这一过程中，进销存系统的应用显得尤为重要。通过集成销售、库存、仓储、物流、财务等功能的系统，可以实现销售订单的全程自动化管理。具体来说：

1、实时库存管理： 进销存系统的核心功能之一就是实时更新库存信息。当客户下单时，系统能够即时验证库存是否充足，避免了传统手动记录库存时出现的误差。库存量的实时更新不仅能保证订单顺利执行，还能避免库存积压或缺货情况。

2、订单与库存同步： 一旦客户订单被录入，进销存系统会自动检查库存，确保所订商品的数量能够满足客户需求。如果库存不足，系统可以提前提示，甚至自动触发采购流程。这样，销售和仓库部门就能够根据系统提供的实时数据，做出及时的调整。

3、自动化订单处理： 当订单确认无误后，系统会自动生成相应的发货单和配送单，仓库系统接收到发货单后，可以直接执行拣货、包装等操作，而无需人工干预。仓库管理系统和物流系统紧密对接，发货信息会自动传递给物流公司，避免了人工录入的繁琐和错误。

4、一体化财务管理： 进销存系统不仅仅是管理库存，它还能与财务系统无缝对接。销售订单一旦发货，系统会自动生成财务凭证、发票等相关文档，并将数据同步给财务部门进行结算处理。这样，财务部门就能直接根据系统数据完成账务处理，减少了人工核对和录入的工作量。

5、信息透明与共享： 通过集成的进销存系统，销售、仓库、物流和财务等各个部门的信息能够实时共享。各部门员工可以通过系统查看最新的库存信息、订单状态、物流进度等，避免了信息传递中的滞后和误解，提高了各环节之间的协同效率。

四、具体操作步骤

1、表单设计

1）销售订单表

销售订单表中设计一个「销售订单编号」字段，用于对每一笔订单进行唯一标识。

2）其他订单执行表

其他订单执行表包括：

• 销售出库表

• 销售退货表

• 销售换货表

• 应收账款-销售出库表

• 应收账款-销售退货表

上述销售订单执行表，涵盖销售订单发起以后，后续的全流程执行管理。

在设计销售出库以及销售退换货时，需设计一个 选择数据 字段，选择出销售订单编号等信息。如销售出库表：

「应收账款-销售出库」单和「应付账款-销售退货」单分别由「销售出库」单和「销售退货」自动同步新增，同步时，会同步「销售出库」、「销售退货」单中的销售订单编号。如下图所示：

2、数据分析

为了业务人员更便捷地监管同一订单的各执行情况，可以将销售订单执行所涉及的各环节数据进行整合计算，实现一张看板跟踪查询所有数据。分析思路如下：

聚合表：可以对多表进行关联计算，展示实时计算结果。

部分计算已在模板中完成，如下图所示：

1）选择数据源

计算时，通过多表关联将需要参与计算的表单进行关联，关联字段有：

• 客户名称

• 客户编码

• 销售订单名称

• 销售订单编号

• 产品名称

• 产品编码

• 产品品牌

• 型号规格

• 单位

2）过滤数据

设置好关联关系后，进一步设置过滤条件，过滤出符合要求的数据参与计算：

3）设置行表头

将关联字段作为行表头。为了便于查看，可对每个行表头的名称进行重命名，重命名后的效果如下：

4）添加计算指标

指标计算是销售订单跟踪查询的核心亮点，只有正确且有价值的数据才能带给业务效益上的提升。

点击

按钮即可添加指标进行数据计算；点击指标旁边的编辑按钮

可以查看具体的计算规则：

3、 销售订单执行跟踪查询

通过聚合表计算得出的数据可以通过简道云 仪表盘 进行可视化展示与查询。

1）部门领导

部门领导可以通过经营看板中的「销售订单看板」查看销售总数据以及销售订单执行情况。如下图所示：

2）业务人员

业务人员可以在销售管理中的「销售执行跟踪看板」中查询每笔订单的具体执行情况。如下图所示：

总结来说，通过引入适合的进销存系统，整合订单、库存、发货、财务等功能，企业能够高效、准确地管理整个订单执行流程，减少了人工干预的可能性，也提高了工作效率。

自动化管理不仅能提高团队的工作效率，还能让整个流程更加流畅、可控，带来更好的业绩。你可以根据公司的具体情况逐步推进进销存系统，找到最适合的节奏，不需要一步到位。