我的GTD实践：使用微软Todo和Outlook工具

创作立场声明：本人与本文所提及的TODO与OUTLOOK工具无利益关系，创作的目的纯粹为了个人学习与交流，不足之处，还请大家不吝赐教。

我的GTD实践：使用微软Todo和Outlook工具

Getting Things Done with Microsoft To Do & Outlook

百度百科中GTD概念介绍
GTD就是Getting Things Done的缩写，意思是“把需要做的事情处理好”，是一个管理时间的方法。GTD的核心理念概括就是必须记录下来要做的事，然后整理安排并使自己一一去执行。GTD的五个核心原则是：收集、整理、组织、回顾、执行。

一、我的GTD工具选型之路

在GTD的实践中，大家往往是经过一段时间的摸索，才能慢慢找到自己所习惯的工具和方法。我也不例外，从开始尝试使用时间管理工具开始，到现在为止，大致经过两次使用工具技术的迭代，才形成现在的To do和Outlook组合。

刚开始时是从《丰田一页纸极简思考法》上学着画纸质的“Excel1”和“Logic3”表格。在经过一段时间尝试后，觉得这个和自己每天利用电脑工作的场景不是太贴切。一般只能在每天上班来到在工位上，或者下班回到家里书房后，才可以比较自如地用彩色笔在笔记本上画表格，很难做到随时随地来记录脑中的想法。

画手帐往往需要彩笔

后来又尝试使用一款手机端和PC端数据同步的番茄时钟付费App，用来做任务清单和简单分类排期。好处是，在我通勤路上的时间，可以在手机上随时记录想法。但也有问题是，小工作室出品软件的bug比较多，而且在PC端的展示和进一步编排的操作方式上，还是比较繁琐并不尽如人意。

之前的小番茄现在叫专注清单了

因为我之前从用Lumia手机开始，到现在干活主力电脑也都是以Windows为主，所以习惯了用微软系列全家桶。目前，一路探索下来，觉得比较适合我个人的GDT工具，就是作为今天主角的两款软件Todo和Outlook，应该算是微软旗下的明星产品了（对比Lumia手机这种1%市场占有率，并最终被砍掉的悲催产品来说）。

Todo的前身，可以说是之前名声大躁的小团队软件“奇妙清单”Wunderlist，在2015年被万恶的微软收购后，于是就有了今天的微软Todo（然而现在奇妙清单已经被停止服务了，又是一个向资本大佬低头的无奈结局）。

Todo微软待办官网页面

Outlook我之前一直以为就是电子邮箱客户端，觉得使用起来还没有foxmail简便和贴近国情 : )，现在看官网介绍其定位是”使用免费的个人电子邮件和日历进行联系、保持条理并完成工作”。果然微软帝国的野心，还是想要全面接管每个人的工作和生活啊~这里还是先不扯远了。

Outlook官网页面

二、对应Todo及Outlook操作

下面就按照GTD收集、整理、组织、回顾、执行五个环节，来介绍一下在Todo与Outlook中相应的软件操作。

1、收集

收集：就是将你能够想到的所有的未尽事宜（未整理的念头）（GTD中称为stuff）统统罗列出来，放入inbox中。这个inbox可以是用来放置各种实物的实际文件夹或者篮子，对应来放入用来记录各种事项的纸张。收集的关键在于把一切赶出你的大脑，记录下所有的工作 。

“收集”这步好像没啥好说的，就是无脑往“任务”列表里添加条目。当然，也可以直接往自己建好的分类文件夹里添加，不过从GTD的理论来讲，“收集”这一步的重点是把能想到的都写下来，分类是后面步骤的事~ 不过，适合自己的才是最好的，其实可以自由点来，也没有什么，不要墨守成规。

Todo中收集添加任务

2、整理

整理：将stuff放入inbox之后，就需要定期或不定期地进行整理，清空inbox。

将这些stuff按是否可以付诸行动进行区分整理，对于不能付诸行动的内容，可以进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾类，而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内完成，如果可以则立即行动完成它，如果不行对下一步行动进行组织 。

“整理”这一步，可以利用Todo的“我的一天”功能页面，来帮助我们进行。其实就是看一下，对已经不合时宜的条目，就无情删掉；把今天可以付诸行动的条目，点+归到“我的一天”里处理；把属于参考资料类，或者属于远期日后再说的，可以记录到win10系统自带的“便笺”App以后，再从Todo里删掉。（这个从Todo转存到“便笺”的步骤，可以在OutLook中通过拖拽操作来快速进行，然后也可以在Outlook中直接操作删除Todo任务待办项。）

我的一天页面功能

3、组织

组织：个人感觉组织是GTD中的最核心的步骤，组织主要分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织。对参考资料的组织主要就是一个文档管理系统，而对下一步行动的组织则一般可分为：下一步行动清单，等待清单和未来/某天清单。

等待清单主要是记录那些委派他人去做的工作，未来/某天清单则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划、点子等等。

“组织”这一步，可以在Todo中通过“共享列表”，将共享列表中的任务，指派给跟你一起协作的其他人员；可以通过邮件菜单“今天到期”、“明天到期”、“选择日期”，来快速设定任务的计划完成日期。

设定任务的计划完成日期

而下一步清单则是具体的下一步工作，而且如果一个项目涉及到多步骤的工作，那么需要将其细化成具体的工作。

可以通过点击某个“事项”，打开该事项详情编辑框，来细化和添加完成该任务的具体子步骤。相当于对需要多步骤完成的项目，来建立WBS（Work Breakdown Structure）工作分解结构。

添加任务的具体子步骤

GTD对下一步清单的处理与一般的to-do list最大的不同在于，它作了进一步的细化，比如按照不同场景(context)（电脑旁、办公室、电话旁、家里、超市）分别记录只有在这些地方才可以执行的行动，而当你到这些地点后也就能够一目了然地知道应该做那些工作。

可以根据个人习惯和适合自己的分类体系，在Todo建立起自定义的列表文件夹，即划分出不同的场景(context)。

例如，我自己建的HardWorking和CreativeWork文件夹，是对应办公室和电脑旁工作；Keep Learning和Just Try基本对应的是在家中进行的8小时之外的事项；日常生存、爱与家庭、购物清单，基本上是对应超市和其他一些生活场景。

然后，我们将事项移动和分配到分类列表中，即进行按场景归类，以方便后续回顾和执行时来集中处理。

编辑任务的归属分类

4、回顾

回顾：回顾也是GTD中的一个重要步骤，一般需要每周进行回顾与检查，通过回顾及检查你的所有清单并进行更新，可以确保GTD系统的运作，而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作。

“回顾”以及对未来一周的计划排期工作，主要在Outlook中操作进行。通过将Outlook界面左下角的“待办”清单中的条目，拖拽到日历中，并调整日历上代表事项色块的边界，可以方便的进行排期。

Outlook中对Todo事项的操作

5、执行

执行：你可以按照每份清单开始行动了，在具体行动中可能会需要根据所处的环境，时间的多少，精力情况以及重要性来选择清单以及清单上的事项来行动。

到了“执行”这一步，我们就又可以回到“无脑”状态了，只需要按照Outlook上的日历排期，结合实际情况放手去做就好了！当然“计划赶不上变化快”，也是必然会出现情况，我们也只需在Outlook日历上，拖动已有任务色块，或直接添加Outlook日程，来忠实记录我们执行的实际情况即可。

对照Outlook日历上排期执行

三、重温GTD核心理念

GTD的核心理念在于清空大脑，然后一步步按照设定的路线去努力执行。

处理你的收件箱要遵循一个严格的工作流程：

• 从最上面开始；

• 一次处理一项；

• 不把任何东西放回收件箱；

• 如果任何一项需要做，那么就去做（如果花的时间少于两分钟）；

• 委托别人完成；

• 或者把它延期；

否则，

• 把它存档以便查询；

• 把它扔掉；

• 或者使它成熟以便下一步的处理。

还是那句话，GTD是为了帮助我们来减轻做事情的心理压力，执行与计划哪怕最终有所差异，也不要有太多心里压力。我们只需忠实的记录，理性的分析，能够原谅自己的不足与过失，其实没有什么大不了的。