干货：如何用Excel表完成日计划复盘，更高效的利用时间（附表格）

3月11日的时候，我写过一篇《实用干货：如何用Excel表格打造日效率模板》，阅读量和留言数都很高，一直到现在，还不断有读者在后台留言，需要这套效率模板。

当初的这套模板是长这样的。

这套日复盘的灵感，来自于柳比耶夫的时间统计法。

截止到现在，我已经坚持日复盘8个月了，给我带来的改变是巨大的，而这套模板也在使用过程中，随着需求的变化、时间管理能力的变化，在不断做着迭代更新。

▲ 快被我写成软件版本更新说明了
距离上一次介绍模板已经过去4个月了，今天来给大家分享一下最近的模板内容。 主要做了以下几点改进：

• 1. 将所有的耗时的事件分为两大类：常规耗时和事件耗时。

• 2. 将每天要做的事件，根据重要程度，用数字标注出来。

• 3. 取消了「占比」这一列。

• 4. 取消了未完成事件的彩虹色设置。

1、将事件进行拆解

在原来的版本中，虽然已经事无巨细地，对每天所有的时间支出事项进行了统计，但是时间久了以后，发现这样的记录对自己复盘的作用不大，主要在于：

虽然说能够看出，自己做每一项事花了多少时间，但究竟一天中，有多少时间是必须支出的，有多少时间是可以自由支配的，没有概念。

所以，我将自己每天所做的事项，分为了两大类：常规耗时和事件耗时。 常规耗时是每天固定要支出的一类事项。如一天中的吃饭、睡觉，下班后接娃陪娃、每天要做日复盘，要运动的时间等。

这有点类似于做财务预算时候的必须开支（相当于于吃饭、房贷等支出）。 事件耗时则是每天都会根据情况有所变化的事项耗时。 我一般工作日的常规耗时，有下面这些。

主要包括：

★ 基础时间 4项

★ 家庭时间 3项：亲子陪伴（下班期间陪娃）、做家务、育儿记录

★ 学习提升 2项：读书会和英语打卡

★ 记录整理 1项：日复盘

★ 个人健康 1项：运动

★ 休闲娱乐 3项：刷手机、聊天、休息

列出来以后才发现，我大部分时间都是耗在常规耗时上面了。 但是就目前的情况而言，还没有能够删除的项目，最多有时候一整天都比较勤奋，没有刷手机或者聊天，其他项目每天都是会有支出的。

事件耗时即根据当天工作情况进行安排，一般来说，可以参考「三只青蛙」原理，每天给自己安排3件任务。

▲ 三只青蛙理论的提出者博恩·崔西，是杰出的个人和职业发展培训师
任务之间用序号标出重要程度，从序号1的事件开始，依次往下完成。

这样做的好处是：当你列计划时，理智脑会促使你按照事情的轻重缓急程度，做出理性的排序判断。 如果没有这份计划，只是脑子里大概知道今天要做哪几件事，就很有可能真要做的时候，整个人被情绪脑所控制，挑那些难度低或者自己感兴趣的先做。

而一些真正重要且难完成的事情，可能就会一拖再拖，甚至一整天都无法完成。

2、日计划中有任务没完成怎么办？

我之前的做法是设置彩虹色，有点类似于气象预警的颜色，从一开始的蓝色、紫色，逐步上升到橙色、红色等颜色，已表示出这件事项的拖延天数和紧急程度。

用了一段时间，发现效果不好，一是解释起来让别人很难理解；二是一张表格里有太多色彩，影响美观；三是每次标注颜色的时候，还要想一下下一个级别是什么颜色，浪费时间。

改版之后的设置就比较简单了，当天没做完的事，如果要列入第二天计划，就在这一行单元格标注背景色。

如果这一周都没能完成，那我会把这些本周没完成的事项，一起并入「本周积压任务」这一个大表格里，留着下周再做。

下周如果还是没完成，那就继续留着，已经完成的，就删掉。 这样整理后，日复盘这张表就清爽多了。

3、取消了「占比」这一列

占比这一列，最初是根据aTimelogger上面的高级统计数据来记录的。但是记了一阵子以后发现，似乎没有太大用处，对于比例分配没有什么直观感受。

可能占比在年复盘里面感受会深一些吧，所以我干脆删了。 但是我把事件耗时、常规耗时的时间求和列了出来。

这样是为了提醒自己，常规耗时不要太多，不然就没有时间去做特殊的事情了。（我认为，16h : 8h的分配方式是比较合理的，也和国家法定的上班时间是一样的） 说说两个在时间安排上可能会陷入的坑： 1.常规耗时太多 我在周末的常规耗时特别多的，一般会超过21小时，因为全天陪娃的时间大概就在6个小时以上了。

但是工作日，娃白天不在身边，我就要控制自己常规耗时不能多于16小时。 下面两张图分别是我周末和工作日的日计划模板，全职妈妈和职场妈妈，可以分别参考一下我的时间安排，来对比自己的时间利用情况。

▲ 工作日常规耗时

▲ 节假日常规耗时
常规耗时太多有一个很容易掉进去的坑，就是打卡任务太多。

我遇到过一个最夸张的妈妈，自己每天有5个打卡任务，孩子还有3个打卡，我觉得如果是我的话，每天光是完成打卡任务，时间都不够用。

打卡是为了让我们养成某一个比较困难但是对我们有益的好习惯，如我目前参加的有读书打卡、学英语打卡、辅食记录打卡，但是太多的打卡，会让人每天疲于奔命，一天都找不到重心。 尤其不建议为了返现或者赠品打卡，那样会特别特别耗费心力。

2.事件耗时太多 有的妈妈则是反过来的，常规耗时没有那么长，但是事件耗时特别长。

每天不止给自己安排3只青蛙、5只青蛙，而是13只、15只青蛙。
（说的不是别人，说的就是曾经的我） 我以前在大学组织大型活动，有过很多次一个人在最后的截止时间内，超额完成不可能任务的经历。这份经历延伸到现在，就是会对自己的能力有种盲目自信。

在没有开始日复盘之前，我每天给自己定的计划是现在的2~3倍，我觉得不管怎么样，最后我都能完成的。

可是事实怎样呢？

好不容易把娃哄睡下离开房间，娃又哭了；

家里有成堆的碗筷还没有洗、衣服没有叠；还有自己的体力和精力，也不允许像20岁的时候那样，随随便便熬个通宵，就把项目书全部完成了。

也是在一次次被现实打脸后，才开始渐渐意识到，要做日计划和复盘。要在一天开始之前，把今天打算做的事列出来。如果发现预估时间超时，那要坚决砍掉。

之前的旧模板，没有把事件耗时单独拎出来，没有太深切的感受。现在每天把事件耗时拎出来以后，对于自己今天要做的项目，就看得更清晰了。

送给那些和我曾经陷入一样困境的妈妈： 事件耗时的每件事，是当下能够看到成果的；但是常规耗时的每件事，都是对你长期有益，但是当下一时看不到成果的。 偶尔借用常规耗时来为事件耗时服务，比如牺牲睡眠时间、运动时间、陪伴宝宝的时间，去完成任务，是可以的。
但是后期一定要有时间来填补。如果长期处于“亏”的状态，一定会有一个时刻会反弹。
无论是身体，还是亲情。

Tips：新的日复盘模板的图片格式，上文中已经完整列出来了，在这里再放一下。

现在每天列计划的时候，只用新增「事件用时」的内容就可以了，做复盘和计划更快了。

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