零基础也能学会，如何从 0 到 1 搭建智能无纸化 OA 系统！

最近办公室那纸来纸去的流程真的是让我有点抓狂。

• 请个假得打印纸质表单，拿去找主管签字，签完了还要送去人事存档；

• 发个通知要群发微信、发群公告，还得打电话确认谁看到谁没看到……

流程一多，全靠人盯，效率低不说，还容易出错。

于是，我决定干脆试试看：能不能搭一个智能OA系统，把这些重复的、枯燥的工作自动化？

这篇文章就把我搭建系统的思路和详细步骤分享给大家，只要按着我的流程一步步走，你也能轻松搭出属于自己的智能OA系统，再也不怕繁琐的行政工作拖慢节奏>>>https://s.fanruan.com/1xbrf

一、为什么传统OA系统让人头大？

先说下背景，我们是个200多人的制造企业，之前用的OA系统是这样的：

• 审批流程：采购申请要打印→部门签字→老板签字→扫描发邮件

• 文件管理：共享文件夹里全是"最终版""最最终版""确定最终版"

• 考勤统计：前台小姐姐每天要核对三套打卡数据

• 会议管理：会议室白板上写满预约，还是经常撞车

最离谱的是，上个月业务部报销差旅费，单据在各部门转了一圈，最后竟然丢了！五个大老爷们翻遍办公室找发票的场景，简直不要太美。

二、如何快速搭建一套智能无纸化办公OA系统？

（一）平台怎么选？

要搭OA系统，不止一种路径。我们先把几种主流方案拿出来横向对比一下，让你快速找到适合自己团队的那条路。

1. 传统开发方式（写代码）

适合：有技术团队、流程极复杂的大型组织

• 优势： 系统高度定制，想加啥就加啥； 性能稳定，安全性可控；

• 不足： 成本高：至少几万起步； 周期长：从立项到上线可能得两三个月； 维护难：功能变动就得找人改代码。

我一开始就被劝“你搭个OA就得写后端、前端，还得数据库部署”，听着就头大。除非是专职IT部门出手，不然中小企业真心吃不消。

2. SaaS平台方案（用现成的OA软件）

适合：不介意“别人设计好”的流程公司

• 优势： 功能现成，开箱即用； 大多支持打卡、请假、报销等常规流程；

• 不足： 模块结构固定，灵活性低； 收费按人头，一年几千到上万不等； 很多细节“用着用着就不爽”但又改不了。

我们试过某头部OA SaaS，基础流程可以用，但一到要加条件分支、特定审批逻辑，就完全做不了，还得打客服电话叫技术开通“专业服务包”。

3. 零代码平台

适合：中小企业、没有技术背景的团队，流程适中但有个性化需求

• 优势： 不写代码，只需拖拽、设置就能搭系统； 灵活配置表单、流程、权限； 快速上线，两小时就能出成果；

• 不足： 功能再复杂就有一定上限； 要提前梳理清楚业务逻辑，否则容易“瞎搭一气”。

我最后选的是简道云，界面清晰、上手快、社区活跃，还有很多实际案例可参考。支持表单、流程自动化、数据归档、统计分析，移动端操作也很顺畅。

（二）怎么搭？从流程设计到系统上线，我分五步完成

第一步：业务流程先梳理清楚

动手前，先别急着打开系统。你得先问清楚：

• 我们公司有哪些经常要跑的流程？

• 每个流程是谁发起、谁审批、谁归档？

• 流程中需要填写什么信息？

• 有没有条件分支？比如请假超过3天，流程是否不一样？

• 最后这些数据需不需要统计、追踪？

我列出的高频场景包括：

• 请假申请

• 报销审批

• 用章申请

• 车辆管理

• 访客登记

• 通知公告发布

• 日常审批（比如领用物品、出差申请等）

梳理完这些流程后，我心里就有数了：到底需要几个模块？每个模块里要放哪些表单？要走哪些流程？

第二步：设计系统结构和模块划分

我在简道云里创建了一个名叫“智能行政OA系统”的应用，然后依照流程把它拆成了几大子模块：

• 请假系统：用于员工发起请假申请，走多级审批。

• 报销系统：上传发票、填写金额、走财务+主管审批流程。

• 通知公告中心：管理员发布通知，员工确认阅读。

• 用章申请：处理文件盖章审批流程。

• 访客登记：来访信息采集、内部提醒对接。

• 数据统计看板：自动统计请假总天数、报销总额等，图表展示。

这就像给系统搭了一个清晰的“房间结构”，每一间“功能室”都独立又能协同。

第三步：搭建表单，打造你自己的流程单据

拿“请假系统”来举例，我建了一个请假申请表单，包含以下字段：

• 员工姓名（自动识别当前登录人）

• 所属部门（自动从员工档案表关联）

• 请假类型（事假、病假、年假等）

• 请假起止时间（选时间后自动计算天数）

• 请假事由（多行文字）

• 附件上传（比如上传病假条、请假证明）

我还设置了一些智能逻辑：

• 起止时间自动计算请假天数；

• 上传格式限制为PDF/JPG防止安全问题；

• 不同请假类型后续可做条件分支。

通过这种“自由搭建”的方式，我能把请假申请单做得既规范又贴合实际场景。

第四步：配置流程，真正实现自动化审批

请假流程我是这样设计的：

1. 员工发起；

2. 直属主管审批；

3. 如果请假天数大于5天，再走部门经理审批；

4. 最后由人事归档。

流程中我加了几个小功能点：

• 超时未审批24小时，系统自动提醒；

• 驳回申请时填写理由，系统自动通知申请人；

• 审批完成后自动归档进数据库，便于统计。

而报销流程则是：

1. 员工填写发票信息；

2. 主管审批；

3. 财务初审；

4. 超过5000元自动跳转财务总监审批。

这些流程在简道云里用“流程设计器”拖拽设置，不用写代码，逻辑清晰、可视化非常友好。

第五步：设置权限 + 页面美化 + 测试上线

权限设置是系统上线前最重要的部分之一：

• 普通员工只能看自己发起的记录；

• 部门主管能看所有本部门记录；

• 人事或管理员能全局查看并导出；

• 报销金额超过一定数额时，流程跳转给高层审批。

接下来我把系统首页美化了一下： 图标导航 + 分类分区导航（审批类、信息类、管理类），看起来就很专业。

最后是测试流程。我自己发起了一次请假、模拟审批流程，每一步都能在手机端收到提醒，流程顺利走完后记录归档、统计同步，都没有问题。

当天晚上，部门主管就说：“这个系统真的能用了，不是瞎搞。”

三、OA系统上线后效果如何？

回头看，我搭的这个系统并不是多么复杂，但它确确实实解决了以下痛点：

• 审批提速：手机操作，领导不在工位也能秒批。

• 记录留痕：每个流程有时间戳、有备注、有责任人。

• 自动提醒：审批不过期，超时自动催。

• 数据可视：请假、报销数据自动汇总，领导一目了然。

• 无纸化办公：不用打印、不用签字、不用存纸质档。

这才是我心目中一个“真正有用的OA系统”该有的样子。

总结一句话：OA系统不贵也不难，关键是你动不动手！

搭OA系统，不是非得几十万去买套SaaS系统，也不是非得拉一个开发团队写个项目。

你只需要一个思路清晰的表单逻辑，一点点动手搭建的耐心，一个像简道云这样的零代码平台，就能解决掉80%的日常管理烦恼。

我现在想做的下一步，是把这个系统：

• 再加上“人事档案管理”模块

• 接入绩效系统

• 最终变成一个“轻量级数字化运营平台”

如果你也想搭一套这样的无纸化OA系统，我可以给你我的字段清单、流程图、表单结构，直接照着搭就能跑。