飞书多维表格真能替代Excel?协作效率与业务适配性深度拆解

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03-19 08:53

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7. 昨天白天,飞书多维表格的应用模式,终于正式上线了。然后,NanoBanana 2凌晨也上线了,肝死我了= =  只能双更了。凌晨发完了NanoBanana 2的内容,而这一篇,也终于可以来和你们好好聊聊飞书多维表格的这次更新了。也就是,传说中的,应用模式。其实半个月前,就受到了飞书的邀请,给我们开了应用模式的内测资格,我开始搭建我们公司的应用系统,以提高我们公司所有团队的工作体验和工作效率。多维表格我就不再重复说他有多牛逼了,我在各种场合也吹过无数次,写过很多篇稿子来安利了(真的都不是商单,就是纯粹的发自内心的喜欢,想安利给大家)。而这一次的应用模式,上瘾程度,比我曾经预期的更甚。就在前几天,我还搭到早上六点,真不是吹牛逼,我自己搭应用模式的上瘾程度,真的不亚于我十年前玩《文明6》,5年前玩《戴森球计划》。。。甚至,为了更好的支持应用模式,我把我们的多维表格,从结构和底层,全部做了一波重构,也顺便梳理了一整波的项目推进流程。而现在,终于到了一个可以解禁的时间点,也给大家看一看,基于多维表格的应用模式所构建出来的应用效果,以及,一些应用模式的牛逼的地方和玩法。今天,两更!话不多说,我们,开始。一、从表格到系统众所周知,飞书多维表格,根本不只是一个表格。他更多的,是一个数据库。过去的方式,可以把多维表格这种表格的视图,变成一个可以可视化进行数据分析的仪表盘。但仪表盘,是纯粹静态的,而多维表格应用模式,则是真正的,能把一个静态的表格,变成可以交互的系统。图2我们公司现在,用多维表格应用模式搭出来的系统的首页。虽然离我心中的好看和精致,还有一点差距,主要还是时间太短了,还有还多我想要的设计的效果,还没空做。你会发现,这个首页和之前的仪表盘形态已经完全不同了,你几乎可以说,这就是一个真正的网站,或者后台系统。有导航栏,有图标,有功能,有视图。之前仪表盘做的事情,是把多维表格里的数据都变得可视化,但它依然是一个静态的展示页面。而应用模式不一样,它是基于表格搭出来的一个系统,而你可以用操作网站的方式,非常简单地去操作它。点一下侧边栏或者页面上的图标,就可以直接跳转到对应的内容页面。具体的内容页面长这样。各种形式的看板、图表,不同的自动化按钮,可视化形态和可交互的方式,也比之前的仪表盘丰富了非常多。单看页面长啥样不够,给你们举一个例子,让你们能够更直观get到,系统相比传统的多维表格形态和仪表盘,到底意味着什么。这个例子就是,应用模式里的切片器。当我添加筛选条件之后,所有的数据都会跟随筛选条件变化而联动变化。对,整个页面,所有的数据。无论是列表,还是图表。应用模式跟之前的表格相比,对于普通人的友好度,提升了不止一星半点。而且,把一个表格,做成应用系统之后,有一个莫大的好处就是,使用门槛降低了。像我这种常年玩AI,对于各种产品形态都很熟悉的深度使用者来说,飞书多维表格用起来当然是顺手的。但要是新来了一个没那么熟悉多维表格的新人呢?他看到一个这么恐怖的大表格摆在面前,第一反应可能就是,懵了。这倒并不是说,飞书多维表格本身多么难操作。问题是在于,表格这个形态,不在大部分普通用户的舒适区里面。特别我们还把多维表格,当数据库和项目管理流程使用。而应用模式,就是在表格之上,再包裹一层普适性。你不需要像一个极客一样,去熟悉一个没那么习惯的表格界面。你只需要跟一个你很熟悉的,网站一样的系统去打交道,点一下按钮,获得一个结果。更顶层,也更易用。所以说,是的,飞书多维表格已经把网站和后台管理系统的活儿也给接管了。。。你只需要搭好一张飞书多维表格的底表,就可以把底表的所有数据全都拽进应用里,后续都在这一个应用系统里去操作。vibe coding vibe designing说了很久,但我感觉,这才是真正的vibe building。二、从孤立到协同我们这个应用系统里,其实用到了不止一个多维表格。基本上全公司所有的表格,包括博主,客户,项目列表等等等,都在这儿了。这些表格,之前都是分别属于不同部门的。商务有商务的表格,经纪有经纪的,财务有财务的,大家各个部门之间都不互通。但这其实并不符合项目管理的逻辑。因为当一个项目过来时,很多时候会需要部门之间的协作。同时每个部门也需要知道,其他部门的工作进展如何,我应该什么时候介入。在之前的多维表格模式中,部门与部门之间的数据和信息传递其实是很费劲的。但在应用模式里,这些表格之间都可以打通了。因为现在,有了这么一个叫做多维表格空间的东西。打开侧边栏就能看到。只要把不同的表格都放进同一个多维表格空间,就可以把这些表格里的已有内容,全都添加到同一个应用里,包括表格、仪表盘、各种看板。当你创建了一个新的多维表格空间之后,你就可以在创建一个新的多维表格的时候,把它添加到多维表格空间里。或者,你也可以把已创建的表格批量导入同一个多维表格空间里。拿这个达人管理的表格来举例,这里面的视图分别来自于博主刊例表,MCN数据回收表,项目总表。。。之前这些内容都是分散在各个表格里的,而现在,你可以直接打开应用模式,看到所有需要的数据信息。把需要的表格都放进这个多维表格空间之后,还可以开放不同的权限给不同的成员。既解决了信息的gap,又保证每个人看到的都是自己能看到的内容。这个多维表格空间,对我们来说真的很重要。有了它,应用模式就能所有的多维表格都打通,而只有所有的多维表格打通,所有人才能够按照一个项目完整的生命周期去协作。三、自动化的大进化我们公司,在项目推进的过程中,其实还会用到各种各样的自动化和工工作流。几乎全部是直接用AI生成的,多维表格里AI生成工作流的能能力也牛逼到不行,这里我就不展开写了,大家感兴趣的话,我下次可以把AI工作流单独写一篇教程。说实话,自动化的能力,在飞书多维表格时代就已经很强了。但是还是有一个头疼的点,就是,搭完的工作流,给使用者用起来的时候,门槛还是高。而到了应用模式,当我们把一个一个的工作流,包装成一个一个的功能的时候,我才真的觉得,这玩意的价值,被最大化的发挥了,恐怖如斯。因为我们的项目表里分父记录和子记录,父记录代表的是一个大的项目,而子记录是这个项目下每个博主的个人项目。父子记录,其实会有各种各样的区别。比如发文日期这一个字段里,代表的每个博主具体的项目,所以父记录不用填,子记录填就行。比如验收报告这事,只需要父记录给验收报告,子记录不需要给。这个区分和管理起来,真的很困难,所以,给大家看看,我们内部的三种目前广受大家好评的,在应用模式上的自动化功能。第一个,就是创建达人筛选表。在一个项目的早期阶段,非常重要的一个节点就是,甲方筛选合适的博主。之前,我们用的都是非常笨的土方法。看过我之前那篇飞书多维表格教程的朋友应该还记得,当时我们有一张非常非常长的博主信息全表,我刚刚查了一下,总共有100多个字段。这里面包含了品牌方需要的信息,但同时也有很多我们赖以生存的核心数据,以及博主的隐私数据,是绝对不能给品牌方看的。所以,过去,每次给品牌方看之前,我们就要先复制一个表格的副本,再手动删除一大堆字段,删到对面能看的程度,最后给人家发过去。删除的字段,大概会删除90多列,只留特定的那6、7列。删表的过程,大概需要10分钟,而且还没办法做成模板,因为总表里面的信息也不断的再更新,背后接了一堆的爬虫和自动化。。。而且,每个品牌方都需要给一个单独的,我们会跟品牌方一起协同,还没办法给一个。。。就会导致,商务每天会浪费很多的时间在这个创建筛人表的工作上,实在是一个非常抽象的工作。。。而现在,我们有了这样一个,自动化的按钮。只要点击这个按钮,飞书机器人就会自动给我推送一条,去掉了所有敏感数据,只留下必要数据的表格,用来给甲方看。速度也很快,因为隐私数据过多,我就不给大家展示最后的成果了。但是也确实,大大提高了效率,什么也不用做,点一下按钮,等个十几二十秒,一个做好的全新的多维表格就喂到嘴边了。第二个,是自动录入回款信息。之前这个功能是放在飞书多维表格里面的,其实也可以用,但我们财务实习生不是很用得惯多维表格的界面。所以,我们现在把这个功能作为一个按钮图标摘了出来。财务只要点击这个录入汇款记录的图标,把收到的回款短信粘贴上去,后面的AI字段就会自动摘出金额和付款方,然后录入到这个列表中。这个功能,现在也是获得了财务同学的好评。还有一个,也是大大节省时间的。在项目结束的时候,还有一个很重要的节点,就是制作整个项目的结案报告。因为这种结案报告的格式和内容都是比较固定的,就非常适合AI来干。之前做项目报告,要去统计所有博主的数据,有的时候一个大的项目里面包括几十个博主,我们也要挨个去填他们的数据,就很机械,像是人类干了AI的活儿。后面虽然做了爬虫和AI自动提取数据,也在多维表格上加了一个生成项目报告的按钮,但在多维表格里,这个按钮字段在整个表格的第二十二列,而且所有的行都有,非常的丑和抽象。因为我们其实只需要生成父项目的结案报告,子项目是不需要的,但是因为多维表格的限制,你必须都加上。每次找的眼睛都瞎了。而现在,我在应用模式里面做了一个单独的列表,只展示了父记录,子记录被隐藏了。这样,就可以把生成项目报告的按钮在应用里面固定下来,打开应用模式,就可以点击。然后,我就会在飞书机器人的对话框里收到一条推送,点开,就能看到结案报告。不同博主、不同平台的数据都汇总在一个文档里,省去了非常多我们自己填数据的时间。之前商务那边,写结案报告还要花个半小时到一小时,而现在直接点击按钮,一分钟就实现了。真的,这个玩意在内部,也是究极的广受好评。---写在最后现在飞书多维表格应用模式已经全量开放了,进入飞书多维表格,然后点击新建应用,就可以开始创建你的多维表格应用了。我强烈建议所有的朋友,都可以去用用。如果还不会用多维表格的,推荐大家去看我的这篇文章:网页链接我从来没有像今天这样,拥护、安利一个工具。但是我想说,我自己曾经也在互联网领域创过业,那时候,我清楚的知道,一个项目管理工具、数据库、数据分析平台、OA系统等等,对于一个公司的运营成本有多高。而现在,飞书多维表格,让我们在几乎没有专职的开发下,让公司的一切流程尽可能的体验变好、变得全面、变得自动化、变得高效。我们不是什么有钱的团队,更不是什么大厂。但是我们也希望,能让效率更高,能更便捷。也能,更先进。应用模式就像是飞书多维表格的精装修版本,把所有多维表格里面极客的复杂的东西,都藏了起来。所以,你可以把这个应用模式直接交给所有人去用,不用教程,不用培训,他们,上手就能用。只需要关注业务就好。把一切复杂的数据和流程隐藏在背后,把最简单的操作方式呈现在用户面前。让普通人能真正把系统给用起来。我无数次的安利飞书,也感谢飞书,虽然他们并没有给我充值,但是我还是愿意在无数时间、无数场合,疯狂的安利他们。因为,我自己认为,我就是这个工具,最大的受益者之一。先进企业,先用飞书。#ai创造营##科技先锋##飞书#

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13. 前两天去珠海围观了WPS多维表格的首次正式公开亮相。 这是一款针对企业的协同办公应用,不但包含传统表格的各种功能,还增加了多视图、小程序、自动化流程等特性,全面融入AI和开放能力,深度满足企业协同办公需求。 但我感触最大的不仅仅是多维表格的各种功能,还有功能背后,技术浪潮的发展趋势。 在十多年前互联网大热之时,谷歌上线了一个Okr考核系统,这是一套明确目标及其完成情况的管理工具,因为被谷歌使用而大众所知,后续又被Facebook、Linked in等知名硅谷企业广泛使用,国内也有很多大厂在用。 这套管理体系的核心是目标量化,比如过去大家定目标可能会说明年的战略目标是“让公司网站更好”,但在OKR模式下,目标会体现为明年让公司网站的访问量达到100W~,对,他不会说笼统的好,而会明确到具体的一个数值。接下来就是拆分,一年100W,意味着每个季度25W,然后是每个月要达到多少目标,没实现要找哪里出现了问题。 简而言之,这套管理工具将过去笼统的目标变为了精确量化展示的目标体系。 有人可能好奇了,你说这个,和今天讲的多维表格,八竿子打不着啊? 其实关系非常大 okr的普及不仅仅是okr这款工具的普及,还代表了一个新的思维模式,就是大家越来越习惯拿数据说话。 直观体现就是PPT的退场。 在过去,PPT被视为大公司内部汇报主流工具,很多公司周报月报项目汇报都习惯用PPT进行,故事性的大图片,配合高逼格的UI设计,一度主导了国内职场。但伴随着okr体系普及,数据说话的思维抬头,很多公司开始拒绝PPT,转而走向文档和表格。有的公司甚至明确要求,所有周报必须用一页文档内写下,如果你的汇报内容罗里吧嗦一大堆,那代表就不是关键的事,真正关键的信息,一定是一句话就能说清楚的。 于是很多公司的周报开始走向表格化。 而到了这两年,这个趋势进一步明确,大家发现,在协同办公体系下,其实连周报流程似乎都是多余的。如果大家平时就在一个协同系统内工作,那还有必要把信息堆到周报上沟通吗?如果平时就数据互通,还有必要等周报汇报才知道吗? 这就是数据协同化思路,大家发现很多时候项目协同了,聊天也协同了,但数据并没有协同。不同部门的数据依旧分散在各个系统之中,难以实现协同效应,数据格式缺乏统一标准、报表汇总也困难重重、这显著拉长了决策周期。比如A部门和B部门成员协同办公,平时聊天一块聊,但最后的留档,A部门信息数据存在自己的表格里,B部门信息也存在自己的表格里,协同平台上沟通一大堆,最后落地还是文档表格发来发去。此外,企业存在大量“小需求”,这些需求由于数量众多、变化迅速,通常需要依据具体业务情况进行调整。 于是你会看到,今年7月,钉钉推出AI表格并宣布永久免费;同月,飞书发布升级版多维表格,8月,企业微信发布智能表格功能。协同应用们纷纷进军在线表格,开始增加多维表格功能。 同样的,传统办公软件霸主,金山办公这边,也上线了WPS多维表格。 市场就是这样,原本大家认为,你做协同平台我做办公软件,大家可以相安无事,但随着技术发展,大家有一天突然发现,两者到最后走向了同一个目标。 至此,AI表格市场成为四战之地,多家企业在此短兵相接。 当然,这一轮战事,WPS的底气很足, 首先,金山办公在办公领域有深厚耕耘,根据统计数据显示,WPS表格系列产品日活跃设备数量已突破1亿。AI这块,截至今年6月,金山办公的AI月活跃用户数已攀升至2951万,较去年年底的1968万增长了近50%。 其次,多年企业服务经验,让WPS在企业服务这块有足够的技术积累,金山办公多维表格研发负责人杨鼎就表示过,在企业服务领域,定制化是不可忽视的需求。而WPS多维表格恰恰拥有针对不同能力的用户提供了足够灵活的开放体系的能力。“WPS多维表格就像一个魔方一样,在企业里可以串联起数据分析、应用场景,可以跨部门协作,也可以跟AI进行结合,就看你怎么去连接和使用它”缺少研发能力的小型团队,可以直接使用WPS多维表格模板或者AI能力,做到开箱即用; 有一定的研发能力的企业,可以通过四大插件去做相关的定制化功能; 如果企业编码能力更强,场景更灵活,可以使用WPS多维表格的脚本编辑器,做出系统中没有的功能; 深度使用的企业客户,WPS多维表格的API可以灵活地与业务系统结合,做企业的专属数据管家。 最后,我觉得一个不可忽视的点在于,金山办公对于办公领域的多年专注,几十年踏踏实实做产品没有玩票,这一点对于企业用户来说,可能是一个决定性因素。 因为很多大厂有一个特点,那就是追逐风口。 一个常见情景是,某个业务线出现风口,大厂会很快招兵买马快速跟进,抓到风口就继续扩张,风口过去没追上就快速撤退,也就是快进快出。从市场经济视角,这个模式是合理的,因为他符合市场经济优胜劣汰的特点,也让大厂可以尽可能的追逐增长点,不错过任何可能的风口。 但这个模式有一个问题,那就是沉没成本。 在新兴业务上快进快出的模式,对消费者市场问题不大,只要你撤退的时候退会员退消费,普通用户没多少沉没成本,直白一点就是,只要你优惠福利到位,很多用户是可以接受的。 但对于企业服务市场,沉没成本就是一个不得不考虑的问题了,很多公司的管理架构都在你平台上,你战略收缩,对于其他企业可能就意味着需要重新部署平台,再次付出学习成本配合成本。 我和你合作,服务器也设置了,员工也培训了,最后你战略收缩,这业务不做了,我要重新化时间找合作方,再进行培训,这个学习成本是非常高的。 而WPS的优势在于,他们的本行就是办公,也就是任你风吹雨打,他们会一直在这里做下去。 对于许多企业来说,你能一直在这里,这种稳定性,已经足够压倒其他理由了。 君不见日本都还在用3.5寸软盘呢,对于一些企业来说,业务能稳定的跑起来,这种确定性压倒一切。 同时,办公软件的特性,也决定了wps可以进行更灵活的工具化,就像他们呈现的,某电商头部企业,用WPS多维表格实现日常管理提效,应用搭建效率提升95%,决策效率提升60%,IT成本节降达千万级,某市级公安部门,通过WPS多维表格搭建智能反诈系统,作为最佳实践案例在公安体系推广。 对于金山来说,他们是接受WPS作为一个工具性应用,嵌入到客户自身的一些生产场景、平台中进行有效整合的,也就是数据魔方模式。 而对于一些大厂来说,他们的希望更多是将AI表格功能作为一个抓手去建立生态。大厂的布局往往着眼于生态,想要的更多,但对于企业用户们来说,可能未必愿意接受如此深的绑定,咱们就好好做个工具,不要一天到晚想整个大的。 对于这个心态,金山的理解显然更深一点,就像他们说的,企业去使用AI的时候,他关注的往往不是你这个东西够不够新,你这个东西够不够有趣。他更关注的是我投真金白银,买你这么多token,你在我的真实业务场景中能不能落下去,真正的解决问题。 所以AI表格这一战,关键也许并不是前面这个技术,而是后面这个服务。 谁能提供更实用更便利的功能,谁能更平稳更长久的维持服务,谁能更深刻的满足用户需求,谁就能在这个市场笑到最后。 目前来看,金山WPS靠着三十余年的行业深耕,可能有更高的几率啃下这个战场。

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