后Office时代，如何优雅地进行（团队）知识管理？

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01 后 Office 时代

在工作中，如果你要写一篇文章，或者做一个项目方案，会选择什么工具来完成呢？

这样的需求，在很长一段时间里，都是通过 Microsoft Office 三件套来解决，似乎这是唯一的选择。

但随着我们需要处理的信息和撰写的文档越来越多，这一选择所带来的问题也越来越明显：

• 每份文档都是独立的文件，如果我要查找其中的一部分内容，只能逐个打开文档进行查找。

• 文档是独立的，如果涉及到多人协同，会极为不便。

• 如果文档需要多次修改，那么，版本管理也会是一个严重的问题。

• 最重要的是，这样的方式，只能称之为零散的记录，而在工作中，我们需要实现的目标，是知识的沉淀。

问题即需求，而需求，又会催生解决方案。

幸运的是，随着技术的进步，我们开始进入后 Office 时代——我们会选择相对更轻量级，但却更加集中的工具，来撰写文档，甚至做到个人和团队知识的沉淀。

比如这样的一些工具：

• 专注于个人知识管理的Notion、Obsidian。

• 专注于企业知识管理的工具，比如我们这个小团队正在使用的钉钉文档。

02 钉钉文档新功能

之前，我曾用多篇文章，详细介绍过钉钉文档的一些重要功能和特性。

而在最近的使用过程中，我发现它又增加了一些实用的新功能。

比如，之前文章中我们曾介绍的 Obsidian 新功能——白板，现在，钉钉文档也有了：

但与 Obsidian 的白板不同的是，钉钉文档所提供的白板功能，最大价值在于：提供一个无限画面，任由你在其中写写画画。 一方面，你可以在寻找灵感时挥洒创意；另一方面，在进行团队会议时，也可以利用它作为即时指引。

你可以在白板中，添加图形、文本、图片、表情等元素，甚至，钉钉还为你准备了诸多现成的素材：

另外，你还可以配合 Apple Pencil，在其中优雅的写写画画。

除了白板功能，我甚至还发现，最近的更新中，钉钉加入了另一项更加重磅的功能：多维表格。

多维表格，起源于 AirTable，壮大于 Notion——我们都知道，Notion 之所以强大，很大程度上，得归功于它的 “数据库” 功能：

它能够让你一次录入数据，然后以多种视图的方式来进行审阅和编辑，比如表格视图、列表视图、日历视图、画廊视图、时间轴视图等等。

多维表格的最大价值在于，它能够让一名对技术一窍不通的用户，像使用 Excel 一样，轻松的使用数据库。

现在，在钉钉文档的知识库中，你也可以享受到多维表格的强大功能（目前还是 Beta 版本）。

目前，钉钉文档的多维表，支持以下几种视图：

多维表格的价值是巨大的，作为一个小团队，你甚至可以用看板视图，来将一堆复杂的事情可视化：

或者通过甘特视图，来清晰展示一个项目完整的时间节点：

03 个人、团队知识管理

在我更新 Notion 和 Obsidian 公开课的时候，曾有同学问过我一个问题：

老师，你为什么会在使用 Notion 的同时，也在使用钉钉文档呢？

其实，这关系到我对于知识管理的理解。

从使用场景的角度，我把知识管理分为三个层级：

第一，简单的个人知识管理。这时，我们会使用比较传统的方式，来管理信息和知识。比如，将需要的内容，全都用文档的方式来进行管理，当我需要使用或存储内容时，都建立新的文档文档，或 Word 文档来进行保存，即文件夹 + 文档的管理方式。

第二，集中化的个人知识管理，这是我非常推崇的一种方式。这时，我们不再使用上面的分散管理方式，而是使用资料库工具，将信息或知识进行集中保存，比如 Notion、Obsidian 等等。

这样做的好处是：所有资料都集中在同一个工具中，并且，可利用工具本身的数据库和搜索功能，高效管理和使用需要的信息。

这样的方式，如果仅仅是管理个人需要的资料，无疑是最优的解决方案。但问题是，作为一名知识工作者 + 打工人，我们会或多或少的面临一个更复杂的需求——

协作！

Notion 和 Obsidian，用作个人知识管理，完全没有问题。但是，你用它来进行团队协作试试！？

这便是知识管理的第三个层次：团队的知识管理。

如果团队中的每一个人，都仅仅使用个人知识管理的方式，那么，这些问题会开始显现：

• 所有的文档，都是分散的。

• 永远搞不清谁手里的资料是最完整的、最新的，最终可能会是这样：

  
  

  

  
  

• 没有最终的知识沉淀。

所以，在团队中，协作是必然的过程。

也正因为如此，我才选择将个人知识管理，与团队知识管理，进行分离。前者，使用 Notion 和 Obsidian，后者，工作中需要协作的内容，则运用钉钉文档。

04 钉钉文档如何实现团队知识管理？

那么，钉钉文档是如何更好的实现团队知识管理的呢？

要回答这个问题，得分为两个方面：功能和流程。

功能，是解决具体的需求的物质基础；而流程，则是根据具体的场景，将具体功能按照顺序进行组合的结果。

1. 团队知识管理的功能

在功能方面，钉钉提供了一系列实现团队知识管理的特性：

• 协作过程中，沟通必不可少，而这，便是钉钉的基础功能：即时通讯。

• 在钉钉文档中，可直接建立知识库，作为团队知识沉淀的主要载体。

  
  

  

  
  

• 提供了多样化的知识管理文档类型，目前已有的：文档、表格、脑图、白板，以及近期新增的重磅功能——多维表。

  
  

  

  
  

• 并且，这些支持的文档类型，都有丰富的模板，甚至，你还可以将自己撰写的文档，直接保存成为可复用的模板。

  
  

  

  
  

• 可直接导入之前编辑好的文档，钉钉文档支持很多格式的导入，比如 Word、Excel、文本文档、Xmind、Mardown 等等，甚至，你还可以直接导入整个文件夹：

• 另外，导入功能的兼容性非常强，无论是 Office 文档，还是 Notion、Flowus、石墨、飞书中的文档，都可以完美迁移到钉钉文档中来，且保留原本格式。

• 重点提一下文档功能，类 Notion 特性，给你一个空白页面，然后通过 / 或 + ，来轻松调用多达数十种模块！

  
  

  

  
  

• 为满足会议讨论的需要，钉钉提供了钉闪会的功能，它以文档为基础，并提供了将会议内容转换为文本的” 闪记 “等功能，帮助团队在无需过多人为修改的情况下，自动生成会议纪要，且支持全文搜索。

• 沟通，是协作中最重要的一环。而在钉钉中，你可以直接的将对话记录中的文档，直接转存到文档中，轻松完成团队知识的沉淀。

  
  

  

  
  

2. 团队知识管理的流程

有了这些基础功能之后，你便可以基于自己的需求，做好并大幅简化团队知识管理这件事。比如：

• 建立统一的一个或多个知识库，作为团队知识沉淀的主要载体，并为独立的知识库，设置好权限。

• 导入或新建各类文档，并设置好协同编辑权限，让多人协同撰写同一份文档。

• 通过即时通讯，将文档发送给编辑者。

• 对话即协同，你可以将对话过程中传送的文档，即时保存到知识库中。

• 需要开会时，事先将会议提要文档发送给与会者，开一场目的明确、以文档为基础的会议。

• 会议中，通过闪记自动记录会议内容，通过闪享便捷分享所需文档。

• 会议后，将会议纪要及自动转文本的文档，保存至知识库中作为存档。

05. 总结

对于我个人而言，选择钉钉文档进行团队知识管理，一个重要原因在于，产品背后的底层逻辑：沟通即协作。

在之前，如果他人给我发送一份文档，我需要：

• 先保存至本地临时文件夹

• 阅读或编辑后，根据其内容，放到相应的文件夹

• 同步给其他人

• 如果有修改，告诉他人下载新版本的文件

但在钉钉文档中，我能够一边在团队沟通的过程中，快速撰写或分享文档，并将其沉淀到团队的知识库中，一人修改，多人可见；多人修改，每人可见。

其实，钉钉文档中，几乎所有的产品和工具，都基于沟通即协作的理念而打造：

• 当我有撰写文档或表格的需求，可以使用轻量却强大的文档或表格功能；

• 当我有激发灵感的需求，可以使用白板；

• 当我有项目管理需求时，可以使用多维表；

• 当我有会议需求时，可以使用钉闪会

• ……

这些所有的需求，最终的产出，都能直接汇总到知识库中，作为团队知识沉淀的唯一载体。

对于团队来讲，最困难的，不是生产知识的过程，而是将知识集中和持续沉淀的过程。而效率最低的，不是编辑文档的过程，而是沟通和协作的过程。

在这样的需求下，更适合的解决方案，或许不是传统 Office 那样重磅且繁琐的工具，而是后 Office 时代的新生产力工具，比如钉钉文档、Notion 等，它们以一种更轻量的方式，让用户实现创作无限、协作无界。