ONLYOFFICE 协作空间企业版使用秘籍-2.自定义表单和流程的工作流

一、使用 PDF 表单的3大理由

        相较于用 Word 或 Excel 格式收集信息，在 ONLYOFFICE 协作空间中使用 PDF 表单有很多突出的好处。比如：

• 快速收集：自动分发和收集每一份表单，数据自动汇总到 Excel，信息收集效率高。

• 精准管理：自定义的表单支持文本、下拉列表、复选框、按钮等多种类型字段，还能设定必填字段和相应的字段填写人，不用担心错填、漏填等情况。

• 操作友好：无需安装应用也没有设备限制，打开链接即可填写，界面直观清晰，使用手机填写也非常便捷。

表单的使用场景非常广泛，包括：

• 老师/班委，进行学生信息登记、成绩统计、志愿填报统计、暑假离校登记、去向调查。

• 行政 HR，员工满意度调查、员工信息登记、礼品领取登记、工装尺码登记。

• 连锁门店，统计各店销售数据、货物盘点、订单数据统计等。

接下来，就让我们一起来看看如何制作表单并用它收集和管理信息。

二、在 ONLYOFFICE 协作空间中使用表单

        ONLYOFFICE 协作空间是一个协作办公平台，不仅能够在线使用文档编辑功能，还能在线储存文档、多人实时协作等。

        您可以在 ONLYOFFICE 在线编辑器、桌面版等任意产品中创建 PDF 表单，再上传到协作空间用于收集信息。其中，表单填写房间多用于问卷、简报、作业的收集和信息汇总；虚拟数据房间能实现基于角色的表单填写，多用于合同签订、流程审批、项目管理等场景。

接下来我们通过案例，一起学习多人表单填写与信息收集的操作步骤。

01 自定义 PDF 表单

第一步，使用协作空间内置的 PDF 编辑器创建表单。

我们可以新建一个 Word 文档或 PDF 文件从头创建表单，也可以使用免费模板生成表单：https://templates.onlyoffice.com/zh

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     为了让表单填写更快捷，可以进行字段设置。设置字段大小、格式、允许的字符、字符限制、字体和必填字段。

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也可以为字段设置填写人角色，并以特定颜色突出显示，这样其他用户就能够直观地知道他们应该填写哪些字段。

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02 创建表单填写房间

接下来创建虚拟数据房间，在设置面板可以选择启用必要的设置，包括：自动索引、文件有限期、复制和下载权限、文件水源等。然后，点击创建。

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在房间操作菜单中，点击“+”，将创建的 PDF 表单添加到房间中。当然，您也可以在房间内新建 PDF 表单。

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现在，您需要将授权的用户添加到房间，以便进行填写，或者也可以创建链接进行共享。如果您想使用基于角色的表单填写功能，请分配可填写表单权限。

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03 分享要填写的表单

房间创建完成后，您就可以打开准备好的表单，点击开始填写按钮，按指定顺序为房间成员分配角色。完成后，点击开始。

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接下来，您就可以复制表单链接并将其发送给参与者。受邀填写的成员会自动进入房间，当显示轮到您填写表单状态，该成员即可填写分配给自己的字段。

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04 实时监控填写进度

在房间中，文件旁将显示进行中状态。完成表单后，点击完成并提交按钮，即可转交给下一位参与者。您还可以随时查看填写状态掌握最新进展情况。

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所有参与者填写完表单后，房间中文件旁边将显示已完成状态。

05 自动汇总表单数据

如果您需要对问卷、简报、作业成绩等表单中填写的信息进行汇总，则需要使用表单填写房间。在这里，自动化的信息汇总处理既能帮您快速整合信息，又能降低失误风险，对于动态更新的表单数据，也能及时反馈，保证数据时效性。

与前面步骤不同的是，在表单填写房间上传 PDF 表单后就会自动出现“正在处理中”和“完成”两个文件夹。

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所有完成的表单将自动显示在完成板块中。此外，还会自动生成一个电子表格，显示所有表单中填写的数据。

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在文件中，每一行都反映一个表单的数据，各列对应于字段。然后，在电子表格编辑器中，您可以分析数据，并创建图形和报告。自动提取和汇总信息，在学术科研和组织管理都有广泛的应用，是办公中不可或缺的实用工具！

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06 保存为模版循环使用

作业需要每天批改、个人简报需要每周汇总、销售数据至少每月更新，难道每次都需要重复上面的步骤吗？

不用担心，协作空间内可以将房间存为模板，不论是表单填写房间还是虚拟数据房间，您都可以创建可重复使用的模板，在下次收集信息时，直接复刻、快速开始。

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只需点击几下，即可根据已保存的模板创建新房间，节省时间并提高效率。

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07 快速共享 PDF 表单

妇女节礼物备选、团建意向活动、球赛衣服尺码，这些小事也需要创建房间？对于这类小体量的非敏感信息，无需创建或共享房间，直接分发表单更加省时省力！

因此，为了满足部分用户对轻量化信息收集的需求，ONLYOFFICE 协作空间开发了直接从文档管理器共享 PDF 表单并进行填写的功能。在文档中，右键选择复制共创链接，即可分享给任意外部人员进行访问和填写打开文档。

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如果需要自动汇总等功能，您也可以通过选择填写表单中的填写为，快速创建房间来满足协作需求。

三、福利推荐-软件获取方法

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        onlyoffice协作空间除了提供常规的标准版/企业版/开发版,还特别针对机器配置较低的用户,独家提供协作空间迷你版(仅需5g内存即可正常运行,官方其他版本需要16g内存)。

        onlyoffice已经支持ARM和x86双模式安装,其他软件同步支持中。

       地址: https://ds.sendtokindle.net.cn/

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