提升工作效率，这两本书值得一读

我平时有整理的习惯，但常常因为整理无方，找不到东西而感到痛苦，每月的行政稽核是我最头疼的事情，尤其是公司的电脑，每个人都可以使用，各种文档保存路径都是乱起八糟的，公司又不允许安装其他软件来提升整理效率，所以每周都需要花大量时间去整理归类过去一周建立的文档。

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我想世界上应该没有人会认为整理东西是一件愉快的事情吧，有时看着杂乱无章的文件，也没有好心情工作。直到我读到了《整理的艺术》，这本书让我学习到了一些整理技能，也使得整理过程变得不再乏味。摘录几点见效快的技术分享。

资料整理术的方法：

01．打印的纸质资料要毫不留情地废弃，要改变这种习惯，就要改变自己的思维方式，将“既然电脑中已经保存有电子文件，再保存纸质资料就是一种浪费”这种认识实实在在地刻进自己的脑子。这点很重要，我所在公司每月都会有新产品培训，资料一大叠，时间一久就占满了书桌，其实那些资料都是培训时看两眼，事后不再过目，一直认为某天会派上用场。当我把这些培训资料整理出来，足足一大箱子，甚是惊讶！

02．用电子邮件共享、保管会议资料。用电子邮件管理文件的优点：1.可以看时间顺序对邮件进行严格管理；2.可以用发件人进行搜索；3.参考邮件内容可以回忆起当时的状况。对于我自己而言，邮件共享个人少用到，目前都是用网盘分享，我个人使用的是印象笔记。

03．文件按“项目名+文件名+制作日期”的格式来命名。以前我没有想到这点，我的电脑里面文件很乱，一直很乱，按此方法重命名公司的各种文件后，感觉有条理许多了（真没有想到这点改变，得到老板的嘉奖。）

04．用扫描仪将纸质文件变为电子文件。除了一些重要文件以外，我反而认为用手机拍照效率更高，而且谁手头上没有手机，将一份纸质文件变成电子文件就是两分钟内的事情。

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“整理的艺术”系列已经出到第四本。《整理的艺术2：时间是整理出来的》相对第一本来说，没有第一本内容那么扎实，第一本谈到的是实实在在的行动，这本谈到是内在的力量，更多适应于管理者运用。评价一本书的内容好与坏，在于受用者。全书看来，许多内容对于我来说，暂时无法运用，就如一个人传授我绝世武功，但是当局命令禁止武力解决问题。

当生活的节奏变快以后，大脑塞满了各种各样的待办事项，虽然有些事情遗忘了可以弥补，但是作为一个称职的员工，任何工作上的疏忽都是不容许发生的。我习惯用便利笺写上每日待办事项，贴在桌面。如何更好地运用便利笺纸？《整理的艺术：时间是整理出来的》分享一个很好的经验：列出要做的事情，然后按照事情的重要程度，用数字1-6标记排序。完成任务以后，撕掉扔到垃圾桶里。

有时候，我们总是到处贴，显得不够规范，太随意就会造成工作态度不够严谨。那么贴在哪里比较好？贴在笔记本电脑的手托上，这样你在工作的时候就不会分心。如何贴？作者提供一个技巧：书写便利笺纸时，有粘胶的那一端面朝自己靠下，然后把有粘胶的那一头贴在靠近自己的一边，这样便利笺纸就不会因为手腕动作而脱落⋯⋯

全书最值得学习的一点：两分钟能完成的事情就尽快解决。

举个例子：办公室的打印纸快用完了，老板叫你订购一些回来？你马上答应了，但是你手头上有事情正在处理，你把事情写在待办事项清单里，等你完成手上的事情马上去处理老板交代的事情。但是这个时候会出现一个现象，手头上的事情不确实何时能完成，你在处理手头上事情过程中总会分心想起还有一件老板交代的事情没有去做，这样一来人就会变得很焦虑。甚至会忘记去做老板交代的事情……

看完两本，一个道理：好的经验会事半功倍，错误的经验只会焦头烂额，事倍功半。更多详细的整理术可以参考原书，能够运用好以上几点整理术足以应付日常生活以及工作。所以，《整理的艺术》系列丛书值得职场人士一读。