掌握PPT制作五元素，年终汇报Superstar非你莫属

本文发出的时候应该是2019年12月了，距离2020年可谓是近在咫尺。各种年底的汇报工作即将拉开或者已经拉开了序幕！作为职场中的你，面对各种汇报，你准备好了吗？减少对百度文库的依赖，做个原创汇报的你，让你在汇报的时候不撞车，就收藏学习本文介绍的5要素吧。

1内容

汇报PPT最忌讳的就是长篇大论的文字充满屏幕，所以你要做的就是提炼浓缩，将内容按逻辑划分、突出重点，采用图文搭配的方式展开工作。

1.1内容层次性

熟悉文案

制作PPT一般都是依赖于文字稿，无论这份文字稿是你撰写，还是你的同事（上司）撰写，你都需要熟悉文字内容，将文章的逻辑性关系标注出来（相当于做笔记）。

提炼归纳

根据上一步的逻辑性关系，提炼、归纳出PPT中需要展示的标题。有些文案或许有提供，但是制作者依旧需要搞懂弄痛，剔除重复冗余项目。

调整顺序

如同讲故事一样，开始将前面提炼归纳的标题进行排序，让你的汇报显示出你该有的逻辑性。

视觉强化

将需要用图形、图标、图片或组织结构图等元素呈现的文字内容标记号，单独制作或设计这些素材，待插入PPT，起到视觉强化作用。
下图为示例对比，图1和图2内容完全一样，但视觉效果图2要强过图1。
▼图1，普通排版的工作计划。

▼图2，通过线、面组织排版后的工作计划。

1.2零碎的创意

有没有过做某件事时灵光一闪想到一个好点子，但事后又给忘记了。所以，你需要及时将那些闪光点记下来，这是个好习惯，方便就手写，不方便就用手机记录，如果是没笔纸又没手机，那只能自己默念三遍吧。

1.3PPT初稿生成

所有的一切文案建议在Word中撰写好，并且把需要在PPT中显示为标题的内容设置为样式级别“标题1”，将在PPT中显示为普通文字的内容设置为样式级别“标题2”。然后再PPT中打开保存的Word文件即可。成功导入后，就可以进行后续编辑了。如下图3、图4所示。
▼图3，在Word中对内容设置“标题1”和“标题2”两种格式。

▼图4，在Powerpoint中打开Word，会自动识别“标题1”和“标题2”，并填充到PPT中。

2风格

PPT风格反馈给观众的感觉应该具备规范感、舒适感，或者说是一种仪式感。大一点的公司有同一风格的PPT多种模板供员工使用。但是，我相信绝大多数PPT制作还是要靠个人发挥的，成功的风格一定是要关注背景、颜色、字体等方面的设计的。

2.1背景

背景就是一块布料，直接影响到你在这块布料上的任何操作。

纯色背景

扁平化风格的PPT一般都是纯色背景。如图5所示。
▼图5，纯色（蓝色）背景，画面简洁，和白色图标搭配比较完美。

渐变色背景

营造空间感的PPT一般需要渐变色构建。如图6所示。蓝色RGB（2，120，199），深蓝色RGB（1，83，133）.
▼图6，对图5的背景进行了适当的变色，由中间到边缘实现发射线渐变，增加了画面的立体层次性。

图片背景

有些通过图片来辅助说明PPT内容，起到支撑作用。如图7所示。
▼图7，传动的古典中国风，悬挂的剪纸灯笼配图，和文字内容互相呼应。

2.2颜色

颜色搭配一般人都是跟着感觉走。著名人物乐嘉在《非诚勿扰》节目中就“性格色彩学”做过很多的科普，所以大家都知道颜色对人的影响力。其实现在义务教育阶段也基本普及了色彩的性格和寓意。色彩喜好，因人而异，但是在PPT中一般以红色、橙色、黄色、绿色、蓝色、紫色、白色、黑色和灰色应用较多。配色基本遵循以下几个方法。

2.2.1跟随企业VI配色

如图8所示。若企业VI规定了标准：蓝色1RGB（2，120，197），蓝色2RGB（0，173，239），PPT则可依照标准来制作。
▼图8，配合图中Logo主色，设计分散的正方形同色图形，诠释Logo含义。

2.2.2依照行业属性配色

在通用型PPT中，一般科技领域偏向稳重的蓝色、黑色系列为主，教育、医疗等领域则使用绿色、橙色系列。如图9IBM。
▼图9，IBM一项以黑色、蓝色等纯色为主，强调其科技、沉稳和力量的企业气质。

2.2.3在线配色

在线配色（如配色网），如下图所示。选择主色，即可得到对应的单色搭配、互补色搭配、三角形搭配、矩形搭配、类似色搭配和类似色搭配互补色。虽然整个是针对网页的，但是也可以利用在PPT中，当然这里涉及到颜色值10进制和16进制的互算。在线配图截图如下。
▼图10，通过配色网，为色彩萌新提供可参考。

2.3字体

PPT中的文字第一任务是具备可读性，兼任艺术性。常用标题行文字如图11所示。
▼图11，常用字体，对于商务型PPT，标题用左列字体较多一些。

如果你使用了从网上下载的字体，就意味着其他电脑不一定拥有该字体，所以为了达到演示效果，加以到“文件”-“选项”-“保存”中，将如下图所示的“将字体嵌入文件”打上勾。
▼图12，将字体嵌入文件，避免播放PPT的电脑缺乏字体而导致排版变化。

3图形

好看的PPT汇报一定离不开图形，在这里且把图片、图标和形状等笼统称为图形，虽然概念不够严谨，但基本是为PPT锦上添花的元素。

3.1图片

图片一般要求质量较高，与PPT主题相匹配。在某种程度上，图片有阐释、烘托、渲染、强调汇报的主旋律，图片比文字更具有信息传递效率。下图13是苏州值友消费数据分析汇报，配图是苏州金鸡湖畔商业场景，“大裤衩”是有名的苏州东方之门，地域性较强。
▼图13，底色设置为#F0F0F0灰色，降低白色对视觉的污染。

当页面图片较多，需要快速排版的时候，记得多用SmartArt功能，可在选择多图片后再“格式”-“图片版式”设置。如下图所示。
▼图14，配图软件为2016版本Powerpoint，软件提供的版式设计较为丰富，可快速设计。

3.2图标

图标一般起到辅助内容理解，复杂的如类似手机图标拟物化，如下图15所示。
▼图15，这种矢量性图标，商务性PPT一般用途不多，看实际需求。

简单的如对序号的辅助设计。如下图16系列，仅仅是对数字序列进行了简单图标。
▼图16-1，目录标题，打破常规矩形完整性，适当的变化与创新防止审美疲劳。

▼图16-2，非闭合圆环。

▼图16-3，多线框图组合。

▼图16-4，多圆组合。

▼图16-5，带箭头的圆环。

▼图16-6，缺角矩形的搭配。

▼图16-7，上述序号图形都可以通过改变形状直接看到效果。

3.3形状

PPT提供了丰富的形状，这些形状不仅可以独立成为设计元素，也可以和图片等素材结合使用。如下图17中PPT中的正方形形状的配图是该公司金箔产品，符合展示主题。
▼图17，红色代表喜庆，金黄色代表财富，配合企业产品性质以及活动时间点，通过几何面形的构造，用金字塔尖角的线性寓意企业在行业中的位置。

4版面

版面其实就是页面布局，如何让PPT内容元素在有限面积内和谐、优雅的展示出来，是一个比较艺术性的实践工程。大部分PPT只做到了内容展示，忽略了艺术性。当然，PPT做的再好，演讲者不会讲，也是徒劳。PPT的版面目前有标准4：3和宽屏16：9两种，可根据演示场地进行调整。讲究者，制作2个版本，因为4：3和16：9直接切换，会有画面布局的改变。

4.1版面设计原则

版面设计的最基本原则是创造视觉立场，引导浏览者的视觉移动、视觉方向、视觉流动和感知，配合演讲者语言，提高聆听效果，从而达到宣讲效果。

4.2版面制作

横向视觉引导，从左到右（或从右向左），符合表达时间发展趋势。
▼图18，横向列出重要时间，配以文字说明，清晰阐述事件动态。

纵向视觉引导，从上到下（或由下而上），强调上下、基础等层次性关系数据。
▼图19，棱锥图、流程（垂直）等可以很好的利用来展开纵向表达。

曲线（弧度）视觉引导，告别枯燥的数值，直观展示数据变化趋势。
▼图20，曲线式的变化，易于理解。

Z轴向层次性视觉引导，构建基于XY坐标轴的Z轴，配合动画，实现动态效果。
▼图21

5动画

我一直不喜欢在PPT中插入动画，因为我感觉动画容易分散听众的注意力，特别是商务PPT展示环节，除了一些特殊需要展示动态数据变化的，基本都设置成无动画效果。当然，对PPT动画的看法，每个人的意见都不同。确实需要一些富有创意的动画效果，可以去下载口袋动画插件（PocketAnimation），一些免费或收费的动效即可瞬间让你满足。
▼图22，口袋动画提供了丰富的插件。

结束语

PPT制作说简单也很容易，说难也不是假的，因为内容要求精，视效要创新，讲解要出彩。
商务汇报PPT的制作与展示重点是服务演讲者的，是对讲授内容进行的阐释，就好比演讲者是武林高手，那么PPT就是其手中的宝剑，成功的汇报两者是相辅相成的。
总之，PPT中陈述性文字要少，配图要符合阐述内容，能用图表说事绝不用纯数字表来解释；成绩要理清逻辑，逐一阐述，总结要有得有失，展望要大胆！
年底考核，你准备好了吗？