提高工作效率,请收下这10个Word使用技巧

2019-03-06 13:17:00 823点赞 8736收藏 167评论

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大家好,我是太空铁。

说起微软的Word肯定是家喻户晓,属于白领搬砖的工具。老铁平时也是搬砖,上初中就学过CCED、WPS(计算机等级考试一级),后来工作,用了Word很多版本。所谓磨刀不误砍柴功,有时老铁甚至会不顾工作进度跟Word较劲,总会研究点Word使用上的问题,一来二去也积累了些小技巧,平时也总分享给同事,这回借着值站的大平台分享给大家。

一共有10个技巧,按操作的难易程度分别是:

1、在表格里添加自动序号,2、巧用查找替换删除空行,3、去除页眉线,

4、为汉字增加拼音,5、不打印修订痕迹,6、分页符和分节符,7、序号的缩进,

8、Excel表格在Word进行调整,9、添加自动目录,10、巧用Word模板。

一、在表格里添加自动序号

表格一般都会有序号一栏,内容较多或不停修改顺序时,一个个的敲序号就比较麻烦,如果再调来调去的就很容易出错了。

例如下面的表格:

表格示例表格示例

可能有些朋友会用Excel制表,但其实在word里也可以填充序号,使用序号工具即可:

先选中序号列,再点击序号工具,选择对应的序号样式即可:

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然后再调整一下序号的样式和缩进就可以了。

另外,也可以根据具体情况,调整序号样式:

1、先选择“定义新编号格式”:

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2、设定新格式:

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3、设定好后点击确定即可:

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二、巧用查找替换

查找替换是word里很好用的批量化工具,下面举两个例子来介绍它的强大功能,

1、删除空行

比如你从网页上拷贝复制一篇文章,段落间有很多连续空行,这时就可以用查找替换工具批量删除这些空行

多个连续空格多个连续空格

▲上图是个示意图,可以看到有多个连续空格,如果非常多的话,手工删除很耗时间,这时可以利用查找替换进行批量删除。

批量删除空行就是查找连续两个空行并转换成一个空行。查找空行需要用到特殊符号^p,^p代表换行符,连续两个就是两个特殊的^p,替换成一个^p,如下设置即可:

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设置后,点击全部替换即可将两个连续空行替换成一个,如果有的地方是连续三个或更多的空行,多点几次全部替换,直到提示替换完成即可:

替换完成替换完成

2、替换标题格式

如果你写好一篇文章,有很多二级和三级标题,例如二级标题用的是仿宋加粗,但是老板要求改成微软雅黑加粗,普通方法是盯着屏幕,边滚动页面边找标题换格式,时间长了眼睛准瞎,现在你可以试试下面的方法:

例如,下面这篇杨利伟谈流量地球的文章(引自网易新闻),7个标题都是仿宋黑体三号字,现在想一次性转换成微软雅黑黑体三号字。

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打开查找替换窗口,点击窗口上的更多,可展开许多高级功能:

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点击更多后的高级功能,点选使用通配符:

可以使用通配符可以使用通配符

在查找内容里写“*”号,代表任意字符:

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在最下面的替换区域,选择格式按钮,并点击“字体...”:

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在弹出的字体对话框中选择,仿宋GB2312、加粗、三号,并确定:

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再点击“替换为”输入框,不需要输入任何内容,重复选择新的格式:雅黑、加粗、三号,替换,如下:

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最后,点击全部替换,鉴证奇迹的时刻:

替换后结果替换后结果

替换完成后,仿宋三号加粗字体的151个标题字就都被替换了。如果害怕替换出错,可以点击“替换”,挨个替换,标题多的时候,也要比一个个的滚动页面找标题要快,更重要的是省眼睛

三、去除页眉线

页眉线是默认出现在页眉部分的浅灰色线,一般输入文字就会自动出现这个线,这个线不属于下划线,下面来说说如何去除这条页眉线。

页眉线形如:

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页眉线效果实际上属于下框线,选中文字去除下框线即可:

选中文字选中文字

选择无框线,页眉处框线消失选择无框线,页眉处框线消失

四、为汉字增加拼音

有时有些人名或术语使用了一些比较生僻的汉字,需要加拼音;或者给小朋友打印阅读材料,全篇都需要拼音,这个时候可以使用Word里提供的自动加拼音的工具,可以实现一键加拼音。

例如,要给下面选中的这段话加拼音:

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在开始工具栏,文件这个区域,点击“文”这个图标:

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在打开的对话框可以设置添加拼音:

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可以调整偏移量和字号等,做一些格式上的调整,点击确定,拼音就添加好了:

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拼音比较拥挤的可以通过空格等方式调整字符间距。

五、不打印修订痕迹

多人编辑文档通常都要用到修订模式,这时默认打印出来是带修订痕迹的,如果修订过程中希望打印不带批注或修订痕迹的文档,可以如下设置:

例如,在修订模式下,有这样一篇文章:

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选择打印,可以在打印预览中看到仍然有修订痕迹,打印时也会带着修订痕迹:

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这时,选择设置下面的第一项,点击打印所有页,去掉打印标记前的勾选:

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去掉标记后,就可以看到打印预览中的修订痕迹也消失了,打印出来的文档就不带修订痕迹了:

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六、分节符和分页符

分页符和分节符也是个应该善加利用的工具,两者都是用来分页的,分节符分出来的前后页不在同一节里,分页符分出来的前后页在同一节里。

分节符可以让前后节的页眉页脚不同,例如封面页一般是没有页码的,目录页也没有页码,页码从正文页开始,所以首页、目录页、正文页可以考虑用分节符分开。

分节符还可以让竖向页面和横向页面在同一个Word文件中,例如,还是杨利伟谈流浪地球的文章,我通过分节符把他分成两部分:

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分割成两个竖向页面:

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然后在第二页选择改变页面方向:

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可以看到,前页是纵向,后页是横向,都在同一个Word中:

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如果继续分节,后面页面的纵向或横向也是可以独立调节的。

另外,分页符可以进行硬分页,很多人倾向于用多个空行来“挤”出一页,但如果上下文发生变化,“挤”出来的分页可能又变成多余的空行,需要反复调节,容易出错也耗费精力。这时敲一个分页符,就会自动分成两页,无论内容、页面如何增减,分过页的内容不会再出现在同一页上。

七、序号的缩进调整

Word的自动序号很好用,但默认设置的一些缩进间距总是不太美观,导致很多人就放弃使用自动序号,其实可以从三个地方来完美调节:

例如还是这篇文章,使用序号工具以后,“一、二……”序号距离标题有些远,需要进行调整:

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点开段落,可以看到这一段的缩进情况:

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首先调左缩进和首行缩进,老铁一般是左缩进0 厘米,首行缩进 2字符:

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再调制表位,点击上面窗口左下角按钮:“制表位……”,再弹出的新窗口右上角 调整为 0.24字符(最小值)

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这样出来的序号与标题就靠近很多,相对美观一些了,也符合中文的书写习惯:

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八、Excel表格在Word进行调整和美化

一般来说,如果不是计算类表格,更推荐使用Word进行排版,尤其格式越复杂越推荐用Word。Excel中有很多操作在合并单元格下不能操作,Word则相对好一些。而且Word有很多内置的样式,方便一键套用,页面设置也更加清晰。所以对于计算类的表格,建议先在Excel中做好,然后拷贝到Word中进行排版。

例如从Excel中拷贝到Word中一个表格(表格内容请忽略):

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1、先按页面宽度(窗口)调整:

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表格就会拉到最长:

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2、再按内容宽度调整:

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一般按内容调整可能不会特别明显,这个视表格情况各有不同。

3、然后一键套用样式、调整字体和居中:

套用样式套用样式

居中居中

4、最终再调个字体、微调一下列宽就可以了:

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使用一键套用样式,可以非常方便的提升你的工作颜值,多做这一下可能就能提升你在领导那里的印象哦。

九、添加自动目录

如果你在编纂一个很长的文档,需要编写目录,那从最开始就应该为目录生成打好基础,等文档编写完毕,目录也就可以自动生成了。

先在第一页插入空目录,一般目录都是自占一页,插入空目录后,应该插入一个分节符,把目录页和正文页区隔开,避免目录的增长缩短变化,影响后面的排版。

可以先按如下方式设置目录:

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后续撰写时,应注意对每个标题设置大纲级别,一般设置一级、二级就可以了,如果目录需要显示三级的话也可以继续给三级标题设置大纲级别。

选择标题,然后在段落对话框选择大纲级别,标题是几级就设置几级,在段落当中进行设置:

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全文都设置好后,可以回到最开始的目录页,自动生成目录,可以选择展示到几级标题:

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通过这几步就可以自动生成目录,生成后的目录,还可以当作是正常文字进行调整,例如字体,段落间距等。但最好在目录内容最终确定后再调整,因为调整后再进行自动生成目录会被覆盖。


十、巧用Word模板

Word模板是一个非常好用的东东。我这里介绍一个我自己做的简单模板,大家都有可能用得上。

老铁平时在公司写文件,都有一定的格式要求,每次排版很麻烦,所以我把许多固定的元素抽出来做了个Word模板,就以这份红头文件为例,咱们看看如何把它模板化:

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1、新建空白文档

新建一个空白文档,然后不用编辑任何文字,先把他保存成模板文件(*.dotx)

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2、将固定的红头等字样先输入到文件中:

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3、插入年份、文号框

文号一般是 年份+文号 组成,可以通过组合框来进行选择,在Word开发工具选项卡下面,插入组合框,并把常用年份和文号输入进去:

组合框内容控件组合框内容控件

在年份和文号部分添加组合框,并把中括号等文字添加好:

其中的“选择一项”就是组合框的位置其中的“选择一项”就是组合框的位置

向组合框里添加内容,例如 2019、2020、2021……等等,选中组合框点击开发工具栏内的属性按钮:

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在弹出的对话框里输入要添加的项目:

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最后效果如下:

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4、插入格式文本控件

插入格式文本控件,在这个控件内输入的文字,都会套用设定的格式。例如标题可以设为“黑体2号”,正文设为仿宋3号等。

在开发工具中插入格式文本控件:

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插入时,可以调整这个控件的字体、行间距、对齐方式等,在控件中写入的字符就会按照这个格式来套用,还可以设置控件的提示信息,方便其他人使用:

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最终效果如下:

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5、插入自动时间控件

一般文件结尾都会要写上文件发布时间,公司也会要求使用阿拉伯数字,还是大写汉字来表示,这个都可以用控件来自动生成,真正写文章的时候只要选择一下就行了。

点击日期选取工具,插入一个日期控件:

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日期控件也有很多属性用于设置日期的各类格式:

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具体使用的时候,可以点击右边的下箭头即可:

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选完日期的效果如下:

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6、保存模板并添加到个人模板中

模板弄好后保存,为了每次新建文件方便使用,需要把模板保存到指定位置,这个位置在Word选项中可以自行设置:

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下次新建文件时,在“个人”模板库中就可以选择它了:

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打开之后是这个样子:就可以在里面自由的打字而不用干调字体之类重复性工作了。

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按照这个模板,我写了个文档,表达一下我的美好愿望提高工作效率,请收下这10个Word使用技巧 

纯属玩笑请值得买公司千万千万不要当真纯属玩笑请值得买公司千万千万不要当真

好了,实际工作当中总有很多形式化套路化的事情,把它们都总结一下,看哪些是不变的,就可以制作成模板,方便工作、提高效率。

总结

Word现在已经出到2016版本,体系宏大、功能繁多,其实提供了很多自动化的方式方法来提高我们的工作效率,只是学习也需要成本代价,所以要想提高效率还是得在一些机械重复性的事情上多花时间研究自动化功能,多逛大妈家的干货帖,花时间买更多时间。

最后,刷帖千万条,打赏第一条,看帖不三连,老铁两行泪。

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