想要撩到学妹?光靠VLOOKUP函数可不行,你还要学会这10个Excel核对技巧!
最近隔壁财务部的小姐姐经常加班,虽然是实习生,但是也不至于这么拼吧 。今天下班前去一探究竟,发现原来是核对数据的方法不正确,导致每天都苦哈哈地加班加点,这再一次证明了不会Excel在职场中就无法Excellence(优秀卓越)的道理 。
于是我这只对Excel的掌握算是半桶水的运营狗 ,一下子给财务小姐姐介绍了10个不同的核对技巧 ,从快捷键到EXACT函数,从纵向对比到横向对比,从初级到高级,各种核对方法都娓娓道来 。
话不多说,且看下文:
一、快捷键和函数方法
1.Ctrl+斜杠
首先我们可以用快捷键Ctrl+斜杠,简单来说这个快捷键是包括F5 - 定位条件 - 行内容差异这一系列操作的简化版操作 ,可以让你快速选中和首列中不同的数据。
例如我们在下图中直接选择要对比的两列,按住快捷键Ctrl+斜杠后再进行颜色填充,第二列中不同的数据就被选出来了:
2.CTRL+SHIFT+斜杠
如果是2行呢? 那么我们直接在第一种方法中间加上SHIFT键即可,然后选择需要对比的区域,即可进行行的数据对比:
对比完成后,我们同样选择颜色填充,不同的单元格就被选出来了:
3.Ctrl+G(定位法)
有不少小伙伴也经常会用到Ctrl+G来进行定位操作,例如定位空值的时候我们就会经常用到这个快捷键,那么你知道这个快捷键同样也可以用于数据对比吗 ?
直接按下快捷键Ctrl+G,弹出定位窗口:
然后,接下来我们选择【列内容差异单元格】:
这样的话两列中的不同内容也会被我们快速找到了:
4.COUNTIF函数
考虑到不同人对于函数的掌握程度不同 ,接下来我们介绍5种不同的函数方法:
COUNTIF函数在很多人的印象里都只是用于计数作用,但是你用过它进行数据对比吗 ?
我们在单元格输入=COUN后就会自动弹出COUN开头的函数,然后再选择COUNTIF函数即可:
接下来分别选择两列内容,然后按下回车键:
最后,我们发现所有相同的单元格都会显示数字1,所有不同的单元格则会显示数字0:
5.IF函数
IF是Excel中的条件函数,常用来判断真假值,并返回相应的内容,我们可以用其来进行条件检测 。
在这里我们只需要在单元格输入:=IF(数值单元格1=数值单元格2,"相同","不相同"),就可以对数据进行对比判断:
然后我们选择回车键之后,根据数值是否相同,就会自动显示“相同”和“不相同”了,是不是非常方便呢!
6.EXACT函数
EXACT是Excel中的文本函数,也可用于检测2个字符串是否相同,参数返回则为TURE或FALSE。
在这里,我们直接在单元格输入=EXACT(数值单元格1,数值单元格2),然后按下回车键即可:
当两个单元格相同时会显示“TURE”,当两个单元格不同时则会显示“FLASE”:
7.DELTA函数
DELTA函数的主要作用是测试两个数值是否相等,我们可以在单元格输入函数=DELTA(C1,D2),同样可以对比两列数据 :
类似于前面我们讲到的计数函数COUNTIF,DELTA函数的判断结果也是当数据相同时会显示1,不同时则显示0:
8.vlookup函数
对于VLOOKUP这个纵向查找函数很多小伙伴再熟悉不过了,不仅可以用来核对数据,还可以用于多个表格之间快速导入数据 。
当我们要对比两表中不同列的数据时,直接在单元格内容输入=VLOOKUP(C1,$E$1:$F$8,1,0) 即可:
当两列数据不同时,会显示为#NA,两列数据相同时则显示前一列的名称:
二、其他方法
1.直接相减
如果你觉得快捷键和函数方法太复杂,那么我们也可以使用最简单的方法,直接用两个单元格相减即可 ,例如下图我们直接用C1-F1:
当相减的结果为0时说明两个数据相同,相减的结果为非0时则说明两个数据不同:
2.利用高级筛选
高级筛选则可以对目标单元格进行复杂的筛选,即便是Excel里面一个非常初级的分析工具,但是也可以大幅提升我们的工作效率 。
在这里我们使用其提取两列中相同的内容,首先我们选择【数据】中的【筛选】,然后点击【高级】按钮即可:
之后分别选择列表区域和条件区域,然后点击【确定】按钮即可完成筛选:
最后我们发现相同的内容全部被成功提取出来:
好了,以上就是我介绍给小姐姐的一些方法了 ,最终被采用的是Ctrl+ 和 VLOOKUP函数这两个方法 ,不知道你平时使用核对数据的是哪些方法呢 ?
身边不少在财务部、银行和政府部门的朋友都会用到数据核对的技巧,甚至有的小伙伴因为核对数据错误会被扣工资和加班加点 ,学会这些技巧真的挺重要的,所以你不妨收藏下,说不定将来用得上呢 。
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