拖延症?忘事?闪过的想法没留住?学学时间管理,10款时间管理工具等你来

2020-01-26 10:48:36 246点赞 3778收藏 169评论

前言

工作之后,事情越来越多,经常是3个人的活1个人来做,没做完这个就有新的任务布置,完成新的任务旧的转眼就忘,感觉记性越来越差;拖延症可能大多数人都有,是一种普遍存在的现象,总是在最后一天两天才开始捉急完成;脑子里某一瞬间想法很多,而且感觉还不错,但是都没有记下来,结果过了一段时间,“之前我想什么来着?”

我想这3种、甚至更多的情况大家都有遇到过。所以在这里提一种方法:时间管理

大家不妨收藏起来,有备无患~

时间管理

概念

时间管理是指通过事先规划和运用一定的技巧、方法与工具实现对时间的灵活以及有效运用,从而实现个人或组织的既定目标的过程。

因此,这里介绍一种我在B站学到时间管理的一种方法——GTD,Getting Things Done的缩写。出自一本书《Getting Things Done》,中文译本《搞定无压工作的艺术》,共有3本,有条件的读原文(翻译多多少少有不太一样),没条件就看中文,或者看视频。 

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简单介绍

原则:通过记录的方式把头脑中的各种任务移出来,通过这样的方式,头脑可以不用塞满各种需要完成的事情,而集中精力在正在完成的事情,是一种消灭压力的高效工作方法。


GTD的具体做法有五个步骤:

收集:就是将你能够想到的所有的未尽事宜(未整理的念头)(GTD中称为stuff)统统罗列出来,放入inbox中,这个inbox既可以是用来放置各种实物的实际的文件夹或者篮子,也需要有用来记录各种事项的纸张或PDA。收集的关键在于把一切赶出你的大脑,记录下所有的工作 。

整理:将stuff放入inbox之后,就需要定期或不定期地进行整理,清空inbox。将这些stuff按是否可以付诸行动进行区分整理,对于不能付诸行动的内容,可以进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾类,而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内完成,如果可以则立即行动完成它,如果不行对下一步行动进行组织 。

组织:个人感觉组织是GTD中的最核心的步骤,组织主要分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织。对参考资料的组织主要就是一个文档管理系统,而对下一步行动的组织则一般可分为:下一步行动清单,等待清单和未来/某天清单。

等待清单主要是记录那些委派他人去做的工作,未来/某天清单则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划、电子等等。而下一步清单则是具体的下一步工作,而且如果一个项目涉及到多步骤的工作,那么需要将其细化成具体的工作。

GTD对下一步清单的处理与一般的to-do list最大的不同在于,它作了进一步的细化,比如按照地点(context)(电脑旁、办公室、电话旁、家里、超市)分别记录只有在这些地方才可以执行的行动,而当你到这些地点后也就能够一目了然地知道应该做那些工作

回顾:回顾也是GTD中的一个重要步骤,一般需要每周进行回顾与检查,通过回顾及检查你的所有清单并进行更新,可以确保GTD系统的运作,而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作。

执行:你可以按照每份清单开始行动了,在具体行动中可能会需要根据所处的环境,时间的多少,精力情况以及重要性来选择清单以及清单上的事项来行动有关GTD的用品,国内可以到时间堂挑选。

GTD 自我管理、时间管理教程

具体可以在Topbook中学习,一集时间不长,对理解很有帮助。

使用软件的前提是了解、懂得时间管理五个步骤的用法,所以看视频很重要。如果不理解就下载,最终的结果还是一头雾水!!!

软件推荐

           

汇总汇总

Microsoft To Do

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Microsoft To-Do 是一个轻量和智能的待办清单去帮助您更轻松地计划每一天。无论是工作计划,个人生活或家庭学习,To-Do 的“我的一天”和智能“建议”功能让你能每天更专注地完成最重要的事情。To-Do 支持iPhone、安卓、Windows 10 和网页间无缝同步,让你随时随地访问所有待办事项。            

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可以新建清单按照GTD管理方法相应的项目进行管理。得益于微软的生态可以实现多平台同步,方便管理。MTD之前有个Wunderlist很受大众喜爱,不过被微软收购后就不再更新了。

最重要的是多平台还免费!

不过不能结合日历查看,这也算一个缺点了。

滴答清单

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滴答清单是一款跨平台同步的待办事项和任务提醒软件, 旨在协助完成待办事务比如生日提醒, 旅行安排, 会议准备等以便更好的规划时间和安排生活。

滴答清单能够实现GTD的内容,同时支持微信消息、邮件、siri转换成任务,智能识别日期,设置多闹钟、位置提醒、重复任务等,相比Microsoft To Do增加清晰的日历显示。            

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高级会员139元一年,一般免费也够用了。             

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app端界面UI好看,功能齐全,设置一目了然。然后根据自己的习惯建立属于自己的清单进行记录和执行。

iOS提醒事项

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提醒事项是ios的自带软件,整个界面ui继承了ios系统的传统特色,看得人比较一头雾水。不过现在稍微好一些了,上部分成4个部分,今天、计划、全部、旗标。很好理解,今天就是今天要做什么,计划就是后面某个日期时间要做什么,全部就是全部显示,旗标是重点标注要做的事。

允许添加备注、链接、时间、重复、位置提醒、优先级等等,功能还算是比较丰富。

安卓用户可以看看自己手机自带的日历或类似提醒功能的app。

OminiFocus3    

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OmniFocus这是一款IOS 和Mac平台上最强大的书籍与事务管理方法“Getting Things Done”工具,你可以有条理有逻辑的安排好你的工作和生活。主要协助您捕捉并管理各项事务与点子,发挥生产力;您可以用它来储存、管理及处理各项动作或任务,而任务或各项目可被指派到相关的专案中,同时OmniFocus也提供了视觉提示来提醒您下一步该执行的动作。             

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OminiFocus3的UI和iOS的提醒事项有点类似,不过有设置持续时间和推迟时间的设置,而且界面有横版的日历,相对而言看得方便一些,可以说是针对GTD有设置专门的选项,提高体验。

另外这款软件是收费的,主要在ios和mac上使用。

番茄ToDo

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番茄ToDo是一款简约高效的番茄钟效率办公手机app。ta可以帮助你保持专注,完成更多工作,拥有简约的界面风格,将ToDoList和番茄工作法结合,能够让你的一天在计划中有条不紊地度过,还有一整套完整的工作流效率工具,功能完备。

如果把事情分成规划和执行,番茄todo比起其他清单类app的规划,它更倾向于执行部分,让人专注于某一件事不受手机内的其他事务打扰,但是它也有待办事项的功能,同时还有数据统计功能。所以当你需要专注的时候可以考虑这款软件,配合番茄清单,形成一个相对完整的工作流。

番茄清单

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番茄清单是一款智能辅助办公软件,它主要为用户提供任务管理的功能,将任务进行分类,用户可以在上面列举自己所需要完成的任务,app会为用户进行记录、提醒、分析等,来加强用户的时间管理,提升用户的办公效率,可以帮助用户改善自己的拖延症情况。

番茄清单与番茄todo不同,更注重清单功能,同时结合了番茄钟,番茄钟基本上包含了番茄todo的内容,同时有统计,有日历,个人觉得还是不错的。

可以设置到期日、提醒时间、重复周期、优先级、目标次数、备注、专注时间,还能输入语音。

普通版本限制6个清单,有广告等等,会员有按月收6元/月,30元/年,68元/永久。感觉68应该还是很值的。

不过这款软件没有跨平台,不支持PC端。

Doit.im

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Doit.im是遵循GTD理论的最智慧的任务管理工具。无论你是繁忙的管理人员,抑或是睿智的员工,Doit.im都可以帮助你高效处理任务,让你从容享受生活。 新版重新设计界面,使操作更简便;全新的今日待办和下一步行动列表,让任务更聚焦。Doit.im支持多平台,Web/iOS/Mac等。不过Mac和PC需要付费才行,普通用户只能用web和手机端。          

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手机端直接在banner设置有收集箱,并提醒:将脑中的一切待办任务扔进收集箱,以逐条细化。你可以把想到的所有东西逐条添加进去,不设置详情,然后一条一条梳理内容,时间、重复、子任务等等。整个工作流就是按照GTD来布局。 

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PRO版每月10月。

Any.do

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Any.DO是一款任务类应用,界面清新简洁、功能强大,帮助你快速添加任务、记录时间、设定提醒、调节优先级。可以用简单的拖拽手势实现任务的归类,摇摇手机实现任务的删除,可用语音识别添加任务,或者在chrome浏览器同步实现数据管理。同步功能不怕资料丢失,你还可以可以邀请同伴共同完成任务。用户界面蓝白相间的界面非常地醒目,时间日期和加注详细情况的功能应有尽有。支持跨平台同步。             

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支持手机和web同步,页面简介,分成任务、日历、设置三个banner,每个banner左上角有个选项,可以打开隐藏页面。

日历功能比较清晰,不过添加任务比较右下角+号会给出一些选择“我想打电话、检查、电邮、购买等等”。

不过这款软件以是国外的产物,web端可能需要那啥才能上去。

高级版43元/月,178元/半年,253元/年。(打扰了)

Planny

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Planny是和iOS提醒事项类似的一款提醒软件,UI功能和现在的iOS提醒事项也非常相似。只有手机端,没有PC端,页面简洁。现在iOS提醒事项其实已经改变不少了,这两款软件孰优孰劣还不好说,具体还是根据自己的需求进行选择。

另外,高级版38元/3月,108元/年,238元/买断。

Things 3

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Things 3是GTD应用的主流之一,支持ios、mac、ipad,Windows没有。

基本工作流程:

1.收集想法

快速记录您的想法:在任意应用内使用 Things 的操作扩展,或者与 Siri 交谈以向收件箱中添加待办事项。

2.分类

为您的每个目标创建一个项目。根据您的责任区域群组各项目,例如“家庭”、“工作”或“健康”。定期审查这些项目,从而顺利实现各目标。

3.计划时间

有效管理您的时间 – 同时查看您的待办事项和日历事件,并相应地对每周进行计划。创建重复的待办事项以确保始终如一。

4.充实生活每一天

每天早晨查看您的“今天”列表,然后马上行动。之前计划的待办事项会自动显示在其中。在您进行每天的工作时,这是您唯一需要查看的列表。

5.自定义工作流程

您可以利用标签为待办事项分配自定义类别:标记“重要”待办事项、“日常”待办事项、需要在“办公室”完成的待办事项以及与“凯特”一起完成的待办事项。既可以按标签轻松筛选列表,也可以在所有列表中搜索标签。

Things的工作流程和GTD非常类似,页面也相当简洁。得到了2017年应用设计奖。            

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手机端也是相当简洁,只有1个banner,支持搜索。可以在iOS日历上同步,还是比较方便的,省去了寻找banner的麻烦。

价格68元,PP助手有那啥,可以试试

总结

还是那句话:工具始终是工具,只有掌握原理,就算你只用纸和笔也能完成这些内容,甚至更好记。不要买椟还珠,踏踏实实学好原理,再从工具中找到合适自己的方法,完成自己的时间管理。


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其实最最关键的是自律和执行力。


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