如何搭建团队的知识库？试试我的工具和方法吧！

创作立场声明：分享一下我在团队管理中使用的知识库。如果文章对你有帮助，请点个赞和收藏，也可以关注一下我，持续分享有价值的内容，比心~

沙牛提示

阅读本文需要6分钟，为你分享我的团队知识管理实践！

建议收藏本文，以便随时观看学习！

01 团队空间

在之前的文章中，我曾分享过集大成的办公平台——钉钉中的一项我很认同的功能：团队空间。

关于我认同它的原因，主要在于以下两点：

微观层面，在一份单一文档的撰写中，钉钉文档融合了模块化的特性，让撰写文档的过程变得很轻松，同时，所产出的文档，可读性也非常强。

宏观层面，无论是对于文档的管理，还是团队间的共享，钉钉文档都做得非常棒。尤其是那基于思维导图的文档管理，真是大爱！

所以，从那时起，我就准备将我们小团队的文档，都迁移到钉钉文档中来，但因为最近一直忙于实训营，所以也没能提上日程。

终于，在前不久，因为我们之前一直使用的石墨文档，取消了公开分享的功能，所以，在无奈之下，终于开始了这一迁移过程。

所以，今天的这篇文章，就来告诉你，我基于钉钉文档的团队知识管理经验。

02 为什么需要团队知识管理

关于团队的知识管理，似乎一直以来都是一个难题。

对于大部分团队来说，他们有进行团队知识管理的意识，但却很难执行下去。

所以，在知识管理方面，团队中的每一员，都像是一名独行侠，自己的知识，满足自己的需要，这其中，就造成了很多无意义的精力消耗。

比如，一名员工撰写一QA文档，并没有将它分享给团队中的其他人，那么，其他人在遇到同样问题时，可能需要再次总结整理。

所以，恰到好处的团队知识管理，有着这两个非常明显的好处：

第一，沉淀团队的知识。如果所有人员的知识和经验，都集中沉淀到统一的文档系统中，那么，久而久之，会形成一个丰富的知识和经验库，并且，这其中，也能够体现出团队知识沉淀的过程，以及其变迁过程。

第二，有利于团队之间的信息共享。在团队中，只有将大部分知识透明化，才能提升团队本身的效率。所以，当拥有一个丰富的知识库之后，团队中的每一员，在遇到问题时，都能从知识库中快速获取到有用的信息和知识。

那么，我们应该如何通过钉钉中的团队空间，来建立团队的知识库呢？

以下，是我的方法。

03 建立团队知识库

1. 建立一劳永逸的知识管理结构

对于建立知识库这件事，最重要的任务在于：建立知识管理的结构。并且，考虑到转移或重建的成本，这个结构，应该是一劳永逸的——在这个结构建立好之后，它应该能满足未来很长一段时间的需要，而不需要经对这个结构进行调整。

比如，对于我们小团队中产生的知识，我建立了这样的结构：

内容

清单思维

个人提升

效率工具

阅读书单

运营

共读活动

打卡活动

运营平台

课程

清单思维

阅读课

工具课

……

训练营

清单思维

元技能

阅读技能

商务合作

内部管理

……

这里只列出了二级结构，实际使用中，通常会包含三级，最多四级文件夹。

值得说明的是，这样的知识结构，一定是出于事先有目的的规划，而不是随着后期使用而逐步完善。如果是后者，那么，结构混乱，只是时间问题。

有了这样的知识管理结构之后，接下来的，就是填充内容了。

2. 导入或新建文档

第二个步骤，是把现有的，或新建的文件，存储在规划好的结构中。

如果是现有的文件，那就方便了——钉钉文档的团队空间中，支持直接导入一个现有的文件夹。

比如，我们之前一直使用石墨文档，如果要一个个文件逐一迁移，无疑费时费力。

所以，我找了一个油猴脚本，花了近一个小时时间，将石墨文档中的近200份文档，全部自动导出。

之后，导出的这些文档，我能够直接在钉钉文档中，以文件夹的方式批量导入。

不到一分钟的时间，文档导入完毕。

在导入文档之前，我并没有对它们进行重新整理，而是在导入之后，再来进行整理。

因为，团队空间中，以思维导图形式，来整理文件结构的功能，真是太棒了！

（原石墨文档中，只能通过多次鼠标点击来移动文档。）

3. 为文档编写规范和说明

对于程序员来说，未编写注释的代码，绝对是一场噩梦。

而团队知识库对于知识工作者来说，未编写规范和说明的文档，同样也是噩梦。

因为，团队知识库，通常由团队中的多人完成。

那么，问题来了：

面对海量的信息和知识，哪些才是对自己真正有用的？

所以，犹如为代码写注释一般，团队中的知识，也需要编写规范。

你可以参考这些规范：

分类之后的文件夹结构，分别存放什么内容；

不同类型的文档，需要统一的命名规范，比如我的命名规范是这样：日期_类型_文件名_版本号_.扩展名；

如果他人对文档进行修改，需要填写更新记录的规范。

……

4. 建立模板

对于一个团队来说，有很多复杂的任务或项目，是需要重复执行的。

比如，对于我们来说，开发一门新课程、发起一次共读活动，都属于此列。

在这样的项目中，我们需要的文档框架，是一致的，只是内容会有所不同。

那么，如何做到一次活动之后，文档依然可以为后期所用？

这就需要为这样的项目，建立一份文档模板。

比如，我们的一次共读活动，通常会有一份供同学们回顾的“学员手册”，以及一份记录我们组织活动全过程的“运营手册”这两份文档，那么，我可以为这两份文档，都建立一个模板。

下次举办同类型的活动时，直接套用模板即可。

而在团队空间中，我们可以很方便的，将一份文档，保存为模板：

而且，在创建模板或编写文档的过程中，最为喜人的是，钉钉文档拥有跟Notion如出一辙的模块化特性。只不过，Notion中的斜杠 / 符号，在钉钉文档中换成了 + 加号：

在这里，你可以方便的插入日期、待办事项等等基础元素，还能随意插入思维导图、流程图等等，分分钟让你的文档内容丰富又实用！

保存模板之后，在创建文档时，直接选择现有的模板进行创作：

5. 建立索引

作为团队知识库，如果要让团队中的每一个人都能更方便的使用，那么，尽量为知识库编制一份索引，把重要的文档罗列出来，以方便查阅。

在建立索引时，你可以像在Notion中一样，使用 @ 符号，即可快速引用一份现有的文档：

04 总结

以上，是我为你分享的，如何运用钉钉中的“团队空间”功能，来建立一个属于团队的知识库。

知识管理，对于每一位知识工作者来说，都是一件重要且并不简单的事。而对于涉及到多人协同的团队知识管理，更是如此。

知识管理的重点，其实就在于两件事：

第一，微观层面，能够尽可能深入的吸收每一条知识（文档）；

第二，宏观层面，能够妥善管理为数众多的知识，并且，能够在需要的时候快速找到和使用。

而钉钉的团队空间，在微观上，通过大量的模块，解决了知识（文档）易用性的问题；在宏观上，通过便捷的管理及共享，解决了大量知识（文档）的管理问题。

在本文发出时，我已经将我们小团队的文档，全部都沉淀到了团队空间中，相信这样的一款工具，能够帮助我们，更好在团队中输出和共享。