PPT实战派的干货分享 篇三：PPT演讲者的自我修养

在本期开篇，我还是要再次把我的PPT三原则重复一遍，这三原则会穿插在本系列所有的文章中。

1.二八原则：PPT的制作只占20%的比重，80%在于练习

2.重点原则：PPT的唯一目的在于传达重点

3.一信息原则：一次只向观众展示一种信息

建议没看过第一期的值友去看一下第一期再来看本期。

PPT实战派的干货分享 篇一：弄明白这三原则，你做PPT的方式会大不同系列介绍我是一个PPT实战派，我欣赏摔跤吧爸爸里面那个父亲，相信实战出真知。在离开上一份工作的最后一天，在自己的文档搜索“*.pptx”，得到的数字是373个。这是我在过去五年做的PPT的总数，而且这些PPT99%都是由我本人制作和讲述。通过几百次在各种场合的中英文PPT演示，我不断地加深了自己对Pcxr83| 赞1k 评论472 收藏7k查看详情

在第一期的时候我打了一个比方，如果把演讲者比作一个魔术师，PPT只不过是魔术师手里的一个鸡蛋道具罢了。大家可能还记得刘谦和董卿在春晚合作的那个堪称经典的魔术，用八分钟的表演直接带火了一个行业，同样一个鸡蛋，在普通魔术师手中也能变出类似的魔术，但是绝不能像刘谦那样对舞台有绝对的掌控力把观众的情绪拿捏得恰到好处。

做PPT和魔术表演的道理类似，把台词记住只不过是一个普通魔术师，能够让观众在演讲的时候目不转睛的看着你，在你讲完以后又能深刻地记住你和你要表达的重点，才是一个让人“见证奇迹时刻”的魔术师。

通过几百次的PPT演讲，我大概总结出如下心得，我称之为“PPT演讲者的自我修养”。

修养一：学会和PPT“抢戏”

先问大家一个问题，请带着思考并往下看：在做PPT演示的时候，你希望观众看着你还是看着PPT？

大家看一些产品发布会的时候可能会注意到这样的镜头：给超大屏幕的PPT一个全景，让你看清楚PPT上面的内容，然后迅速特写给演讲者。这样做的原因是因为背景屏幕太大，人们很容易把视线钉死在PPT屏幕上而忽略渺小的演讲者的存在。

通过下图你可以看一下在一个大会场演讲者在观众眼中的样子，和我们坐在后排看足球赛的感觉是一样的。在这种情况下，PPT因为尺寸的优势，会喧宾夺主，所以导播会想方设法地让观众的注意力能集中到主角--演讲者身上。

看下面这个例子，摄影师先是通过仰拍让演讲者显得大一些，一个镜头交待好PPT，然后迅速切换到人物特写，而乔老爷子也会有意地走几步让观众注意到他，这就是想方设法地和PPT“抢戏”。

在现实生活中，我们一般不会在这么大的场合演讲，常见的演讲环境是会议室100寸（或者再大些）的幕布。这时候虽然屏幕还是比演讲者大一些，但是比例没有那么夸张了，从这个角度而言，演讲者在较小的场合做PPT演示是比较占便宜的，但并无法保证观众就一定会关注演讲者。

比较最理想的状态是：观众看一眼PPT上的关键字，然后就开始关注演讲者对关键字的阐述。想实现这种电视导播一样的效果，简单两招就能搞定。

巧用黑屏键，无缝切换“镜头”

这里我们要介绍到一个神秘按键：PPT演示器上的黑屏键，这个按键在几乎所有的PPT演示器上都存在，但很多人可能从来没试过。

其实用法很简单：先简单介绍一下要讲的点（观众的注意力在PPT），然后按黑屏，让观众的注意力自然地转移到你身上（我相信很少人会对着漆黑的屏幕想入非非），这一点快讲完的时候亮屏（让观众注意力转回PPT回顾一下要点），结束该要点讲述并进入下一张。

注意：并非每一张PPT都要用黑屏键！只是在你要进行比较长时间（姑且定义为30秒以上）的阐述的情况下应用这种手法来让观众始终跟着你的节奏。如果是很快能讲完的章节使用黑屏键反而会打破演讲的连贯性，切记！

另外一种不建议用黑屏键的场合就是超大屏幕下的演示，由于屏幕过于巨大，突然一下黑了观众可能会有种突兀感，甚至会怀疑是屏幕坏掉了。

运用肢体动作放大自己

另外一种突出自己的方法就是在展示时做一些肢体动作来吸引观众的关注，比如用手指向PPT的内容，然后说“请大家看这张图表”，在这个时候，你和PPT会合成一个整体，观众的印象是：演讲者在指引我看PPT，而不是“我在看PPT（和演讲者没关系）”

在演讲环境不算很大的情况下（会议室，小教室等），可以在阐述的时候走向观众实现“放大”自己的效果，同时也拉近和观众物理和心理距离。其实我们在上学时不少老师就经常运用这种方法，一边讲，一边从讲台走下来走到学生中去（然后不声不响地就把我的漫画书没收了 ）。

在走动的时候要注意不要走到投影仪前方，否则会被投影仪亮瞎眼不说，还会在身上做一个“投影纹身”，给人的观感很差。

人们的眼睛天生就会关注动态的东西，想要得到更多的关注度，就不要做站桩式演讲者，要适当地动起来（注意，是适当）。我强烈建议所有的肢体动作最好先在镜子里演练一下，不要上台了像猴子一样乱动，下面这位苹果的高管老兄每次一讲PPT我就头晕，以下动图是我把他40秒钟左右的演讲快放了一下，各位看一下这个反面教材就明白我的意思了。

小结：在我们做PPT演示时一定要时刻记得我们自己才是主角，PPT只是一个多媒体手段，千万不要让观众一直盯着PPT看从而抢了我们的风头，在演示中没有电视转播技术的加持的我们，运用以上简单的几招就可以很好地引导观众的注意力。

修养二：合理地在PPT中运用各种元素让观众“秒懂”

为什么我们在三原则中强调一次只向观众展示一种信息呢，目的就是在于不要让他们被过多的信息淹没，能够快速地阅读，然后把注意力转移到演讲者身上，说白了，就是不想让PPT“抢戏”。

有经验的PPT演讲者在制作PPT的时候就会巧妙安排文字，动画，图片等各种元素让观众一眼就能明白自己要表达的意思，下面我就简单地给大家分析一下常用的PPT五元素：文字，动画，图片，图标，图表的使用经验。

不要小看文字的力量

我们来做一个简单的小测试：请快速地从左到右说出这些字的颜色

我估计好多值友做这个测试的时候都感觉舌头打结吧。识别这七个字大部分人花费的时间应该是一秒以下，而识别这些颜色可能需要四五秒甚至更多的时间，这就说明了文字在我们的意识里已经是非常强大的存在，甚至比很直观的颜色要来的强烈的多。

弄明白这一点，我们就不要怕使用纯文字的PPT章节，我们常说“一张图胜过千言万语”，但根据PPT的“传达重点”原则，我们并不需要观众记住千言万语，需要观众记住的只是重点而已，文字的准确表意是其他所有元素无法替代的。

比如以下这张PPT，是难以用图片的方式准确表达的。在我们展示关键信息时，必须采用文字这种准确的表达的方式，避免产生歧义。

当然，文字的长度必须注意，如果做成下面这样，观众只能看到很多小蝌蚪，展示文字要以最后一排观众能看清且三秒钟内（最好是秒懂）能够读完为宜。

一句话总结：关键信息必须用文字表达，文字PPT必须三秒内可读完。

不知道怎么用动画就用“出现”动画

动画是一个比较大的话题，以后会专门开章节讲，这次先讲一个非常简单的原则：如果对使用动画没有把握，那么就只用“出现”动画。

记得2001年我读高中的时候参加了市里的一个PPT比赛，当时做的PPT就是满屏的动画，恨不得把所有的动画效果都放了一遍，结果得到了评委老师的赏识，得了全市第一名，现在想想不禁觉得好笑。更加好笑的是，现在是2017年了，我们仍然能见到很多人喜欢在PPT上毫无意义地堆叠动画效果，觉得这样比较酷，比如下面这样的：

动画满天飞的PPT

在实际的演示中，这种动画的堆叠非常浪费时间，而且会带跑观众的注意力，如果运用太多，会让人产生严重的视觉疲劳。

很多人在堆叠动画效果时，都忽略了一种最牛的动画，在此我隆重向大家介绍一下，动画之王：出现动画（英文版为Appear）！在所有版本的PowerPoint中，该动画都被放在第一个，软件制作者其实已经很明确地告诉你了，这是一个最简单好用的东西，所以把它排在第一位！

使用出现动画可以实现最为简洁自然的过度，从而掌握信息出现的顺序，且不让观众有任何的分心，完美地实现“一次一信息”。

这里并不是说其它的动画都没用，但是要把它们用好是有挑战的，如果不确定怎么用，那就在一页有多种信息的时候使用“出现”动画（一页只有一句话或者一幅图的就没必要用动画）。

很多时候，最简单最基础的东西往往是最好用的。

只在增强直观感受时使用图片

图片是多媒体展示中一个非常重要的手段，有时候说一大堆话表达不清楚的意思，一张图片就搞定了，但图片同时也有一些副作用：

1. 图片容易让人产生额外的联想，理论上说一张图片带有无限丰富的信息，观众很可能就会随着图片想他自己的事情了，比如说你要展示一个手机的照相质量很好而放了一张高清的泳装美女，观众很可能是看着美女想入非非而忘记这是要展示手机的拍照效果好甚至忘了你的演讲。

2. 不同的人看同一张图片会有不同的理解，比如下面这张图，假设你的重点是说沙漠中那种苍凉开阔的感觉，但很多观众的视线可能会放在宝马车上。你无法控制观众的思绪，也不会知道观众是怎么理解的。这就会形成不准确表达，不准确表达换个不客气的说法就是：无效表达。

我们在展示图片的时候要尽可能的避免这种副作用，简单的来说，如果是非关键信息，并且图片可以增强观众直观感受的，就可以用图片表达。

比如说我们要讲公司的员工满意度很高，可以说问卷调查员工的满意度是99%，10年以上的老员工占50%之类的数据，但是观众并没有形成直观感受，这时候只要放一张全家福照片，上面的员工都露出满意的笑容就能省去我们大量的讲述时间，观众也能从员工的笑容中感同身受。

还是要提醒一下：关键信息一定要用文字才能形成准确表达。用了照片最好再配一点文字说明。

只使用零思考成本的图标

应用一些图标加入PPT的设计通常能让整个页面更加有设计感，看起来也更加干净，尤其是用现在比较流行的扁平化图标会让PPT看起来现代感十足。

我个人也喜欢加一些图标在PPT里，但有几点注意事项必须要分享一下：图标和图片的属性有点类似，就是存在多义性，当人们看到图标时往往先要在脑海中转化成文字信息才能被理解。

比如解说词为“我公司向客户提供低成本，高效率，创意十足的广告文案”，PPT用以下三个图标，观众第一眼看上去肯定是懵逼的。因为这三个图标需要一定的思考成本，不配合文字难以准确地理解。

比较理想的表达方式是加入文字注释，然后依次呈现，观众才可能理解。对这类有一定多义性的图标，放进PPT只不过是增加了一点点设计感，并没有太大的实际用途。

在使用图标时，最好能使用一些有普遍社会共识的图标，来增加观众的理解速度。（最具社会共识的图标大概是男女厕所的标志了 ）

比如说下面这张PPT介绍一个公司经营的鞋类产品，加入一些鞋子的图标就会加速观众的阅读速度，同时产生一种品类齐全的视觉效果，这样就给整个的展示加分了。

一言以蔽之，使用图标是加速观众的理解而非让他们绕圈子去思考图标的意思，我们只应考虑思考成本为0的图标。

这里顺带说一下我常用的找图标的网站Mr Icon 网址链接

这个网站有不少免费有授权的图标可供下载，提供背景为透明的PNG格式，不过国内的访问速度有点慢。

还有一个方法就是在google image上搜索关键字并加上ICON的字样，比如说想找个喵星人的图标，搜索“cat icon”即可。

使用图表只为强调核心数据

如果让大家想像一下一个高大上的PPT，我估计脑中浮现出的都是各种样式，各种颜色的图表，类似于下图这样。但是请各位再仔细看一下这个案例，会发现眼睛不知道该看哪儿，因为满屏幕都是图表，这就很尴尬了。

在展现图表的时候，也应该遵循“一信息”原则，一次最多展示一个图表。

然而一次一图表有时候也并不能最好地传达我们的意思，比如下面这张年营业额图标，旨在突出我公司2016年营业额是全行业最高，至于竞争对手是25也好，43也好，都是无关紧要的，只要比咱们低就是了。

这个图表存在的一个问题是：我公司的70比起边上的56只高那么一丢丢，显示不出行业老大的霸气。

这时候我们不妨做一个简单的调整，把其他竞争对手的柱子换成灰色，只留我公司为彩色，并且把最低的数值25放到边上对比出我们的柱子很高的样子，这个图表展示出来观众就很自然地把目光放在彩色的最高的柱子上了。

以上只是举一个小例子，不一定每个图表都要照这个方法做，只要你的展示方法能够突出最核心的那个数据就行。

小结

能恰到好处地运用以上PPT五元素是向PPT高手迈进的重要一步，“恰到好处”这四个字需要大量的实践和思考才能达到。

大家不妨用下面四条来一张张地过一下你的PPT：

1. 是否符合一次展示一条信息的原则？

2. 展示的信息是否会产生歧义？（可以找几个朋友同事帮忙看看，听听他们是怎么理解的）

3. 观众是否能在3秒之内完成信息的阅读和理解？

4. 有没有更好的展现方法让观众“秒懂”？

修养三 用80%的时间来练习PPT演讲

用20%的时间制作PPT用80%的时间练习演讲是PPT三原则中的第一条，也是一个PPT演讲者最基本的修养，同时是最难做到的一条。

模拟真实环境

练习PPT的本质是模拟真实的演讲，我看到不少人喜欢在电脑前面采用默念或者小声念稿子的方法来练习PPT，这样显然达不到模拟的效果。

如果条件允许，最好在公司的会议室打开投影仪进行练习，练习时的语速，语调和音量都要达到演讲时的相同水平，并把练习用手机录下来。只有在回看视频的时候才能发现自己的问题，我曾一度认为自己的PPT讲得非常好，直到有一次看过自己的讲话录像才知道现实和自己的想象有很大差异，需要改进的地方太多。

同时，我们录制的影像也起到了计时器的效果，在练习时一定要注意整个演讲的时间，在比较正式的场合一般来说都会给演讲规定时间，如果讲话的时间大大超过了就会耽误整个活动的进程。

顺便说一下，一个简单的带三脚架的手机自拍杆就可以很容易的进行录影，我自己用的是华为荣耀的自拍杆，自拍按钮可以作为遥控器分离使用，方便操作。

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如果在公司不方便练习，在家用电视练习也不错，现在家用的电视尺寸都不小，很多家庭也有投影仪，完全可以做一个很好的拟真。如果经常需要做PPT展示而且需要在家里练习，最好自己买一个PPT演示器放在家里，而不要用鼠标来代替。这里我推荐一个我用过好几年的Kensington演示器，价格便宜，持握感也相当好。

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可以忘词，但不能在关键处忘词

就算我们再怎么精心准备，到了真正演讲的时候，忘词也是难免的事情，毕竟一个PPT随便一讲就是几千字。在上期我讲到了如果容易忘词，或者临场经验不够丰富的，要避免在无遮蔽的情况下演示，最好能给自己弄个演讲桌，架上电脑进入演示者模式。

即便是有演示者模式可以看着备注演讲，也不要眼睛一直盯着看，看着看着整个人会不由自主的往前倾，造成一种佝偻的体态。最忌讳的是在关键部分（PPT的核心部分）忘词去看提示，这就好比唱歌唱到副歌部分突然卡壳了，那样会让观众的情绪会一落千丈。在练习的时候我们就需要把几张最关键的PPT反复练，做到绝对不能忘词。

下面我找了一个Tim Cook的例子大家参考一下这种感觉：一开始眼睛瞪大，情绪饱满地慷慨陈词，突然一下卡住了去看提词器，然后可能因为是眼神不好看不清，身体往前倾的很厉害，出现这样的场景真的是蛮尴尬的。大佬的讲演一般是有专业人士帮助练习指导的，仍不免出现这样的情况，作为普通人的我们，就要更加小心，用手机给自己录影这个步骤也显得更加重要了。

好的PPT演讲者不是天生的，都是练出来的，多练未必能讲好，少练则一定讲不好。讲的结结巴巴，经常忘词，前言不搭后语的，还指望观众能相信演讲人所讲的任何东西么？

本期总结

PPT演讲的目的是向观众传达重点，合格的PPT演讲者会通过对PPT内容的巧妙安排和对观众注意力的调动让观众能在演讲过程中全程，并理解其要传递的信息。

但是，这还不够，观众跟随了，理解了，不代表他们会相信和接受。

真正优秀的演讲者是要在短时间和观众建立信任，当观众觉得这个讲话的人靠谱时，就算只是白底黑字的大字报式PPT，也足矣达到效果，令人信服。

在我做过的众多PPT展示中，不管观众是几个人，还是几百人，我都不敢怠慢，每次都如临大敌。我不敢浪费任何一个观众的宝贵时间，为了他们付出的时间，我必须用加倍的时间来练习PPT，而观众的微笑，理解，掌声和信任则是对一个PPT演讲者最好的回报。

我的PPT演讲留下不少照片，我最喜欢的这张：不是台上那个意气风发的我，而是台下聚精会神听我诉说的观众。

说到底，一个PPT演讲者的自我修养无非五个字：心中有观众。

本期参考练习

有兴趣提高PPT水平的值友，可以做以下练习并欢迎在留言区和我交流。

1. 在下次的演讲中用一次黑屏键，并写下你为什么要这样用。

2. 在下一次的PPT演示中，试着加入肢体动作并走近观众。
   

3. 审视最近一次做的PPT，看看文字，图片，图表等要素运用的是否合理。

4. 录制一次自己的PPT练习，并邀请朋友一起观看找出三处需要改进的地方。

下期预告

培训类的PPT是我们工作学习中经常接触的，他的做法和演示类PPT颇有不同。演示类PPT通常只需要观众记住一个重点或者产生一种印象，比如：XX公司是个好的合作伙伴，XX产品值得购买，XX创业方案值得投资等等。而培训类的PPT则会有多个知识点需要观众理解记忆。

下期内容我就会就我自己近十年的内部培训经验介绍一下如何玩转培训类PPT。