信息泛滥的时代，我们应该如何整理文件

如何更有效整理事务，是近些年经久不衰的热门话题，从断舍离、整理师，再到本文要讨论的电脑文件管理：为什么人们总是对整理如此执着？整理文件的意义是什么？我们又应该如何做好电脑文件管理？

耐心看下去，这篇文章或许给你带来启发。

一、我们为什么需要整理文件？

生活中大多数时候，我们身上都有一些强迫症的特征：尽管都差不多，但吃饭时总要挑选两只相同的筷子、不时将手机或电脑桌面按颜色或其它特征整理……

之所以我们会规避混乱、无序，而倾向选择规整、有序，是因为相较于混乱，秩序的更容易被我们理解，也因此满足了我们的「掌控感」。而正是这种出于对不确定性的天然排斥，让我们总是乐此不疲于「整理」这件小事。

整齐并不是目的

不难看出，我们整理的根本目的，并不在于形式上的「整齐」，而是满足我们对事物「掌控」的需求。网络上充斥各种关于文件整理的文章，但这些文章往往流于表面，并不能解决实际问题，因为这些文章都误入了「整理文件」的歧途，将「整理」得过程和结果视为目的。

那么我们整理文件的目的是什么？

很简单，尽可能规避混乱和选择，减少大脑的压力，进而提升效率。

二、我们应该如何整理文件？

既然我们已经知道整理的目的在于减少大脑的压力，提升效率，那么我们具体应该如何去做？

首先，如果你之前有整理文件的习惯，那么应该大幅简化，甚至时放弃原有的文件整理习惯。

如果你正好有文件整理的习惯，不妨回想一下你在文件整理上耗费了多少时间：

先是耗费大量的时间学习 MECE 分析法 这样的文件整理技巧，然后再没完没了的将具体文件放在对应的位置。办公文档、电影、音乐、家庭照片，数不胜数。

甚至经常还会遇到文件分级无法解决的问题，例如公司团建拍的照片到底应该放在娱乐文件夹里，还是工作文件夹？一部法国惊悚片应该放在欧洲电影的文件夹还是惊悚电影文件夹？等等诸多问题。

复杂的文件层级

更头疼的是，即便你花大量时间整理文件，但需要的时候却并不能为你节省多少时间。这里不妨想想你在日常生活里，需要某个文件或信息，最直观方便的方法是什么？是按照归档时间，存储设备，或者文件位置，例如根据「文档-个人-相片-旅游」这样文件位置一层层寻找吗？

当然不是，最简单有效的方法，已经成为我们习以为常的生活方式，那就是搜索！

一劳永逸的选择-搜索

当你需要去年的3月份的营销活动复盘文档，直接搜索关键词「2020年3月」「复盘」等关键词，远远好过按照繁琐的文件分级一层层寻找。传统的文件整理方式，是文件管理软件尚未普及年代下被迫的选择，而现在我们每天都会接受和产生大量的信息，所以我们只有借助现成的工具和百度、Google 这样现成的搜索引擎，才能掌握行之有效的文件整理方式。

而想要做到仅靠搜索就能实现对所需信息的高效索取，只需要你养成对重要文件命名的习惯。具体的命名规范，你可以参考以下几种方法：

1. 日期命名法
   

   这类文件一般和日期是有关联的，比如我们工作周报、日报和月报等，我们可以在文件末加上具体的日期。你可以采用 yyyy-MM-dd，也可以使用更简单的方法，直接输入拼音「RIQI（日期）」，就会出现对应的日期，目前包括 Win 10、Mac OS 原生和各大输入法均支持这种方式
   

2. 版本号命名法
   

   这类文件可能需要不断的修正和改进，我们也可能需要保存中间的某一个版本文件，方便日后用到。例如「XX设计图1.0」「XX设计图2.0」等

3. 综合命名法
   

   顾名思义，就是将以上两种方法结合起来，完成对文件的命名。比如「XX设计图（2020年4月13日）2.0」，不过适用于此种命名方法的场景一般很少，上面两种已经够用了

除了养成规范命名的习惯外，一款优质的文件搜索工具更是可以让你事半功倍，移动端各大厂商均有自己的文件管理功能，在此不多加赘述，Windows 平台你可以试试备受好评的 Everything 或是进阶版的 Listary，Mac 平台自带的全局搜索功能「Spotlight（聚焦）」已经足够好用，按下 Command + 空格键 即可呼出。

Listary（左）和Everthing（右）©猫猫爱软件

搜索并不意味着我们可以完全放弃文件整理，在实际场景中我们还需要一些必要的文件整理。

例如一段时间内我们又需要持续跟进某个工作任务，短期内产生的大量文件我们又没时间频繁的更新文件名。这种将对应文件放在对应位置的情况实际就属于传统的文件整理了。

这种情况下，我们只需遵循必要的文件整理即可。例如创建三个文件夹，「Doing」、「复盘」、「归档」，分别用来存放当下持续跟进的文件，等待复盘的文件，和归档保存的文件。我们只需在归档前完成一定时间的文件命名即可。

三、我们应该如何进行文件管理

整理完文件后，我们还需要对文件进行管理。例如备份文件、同步文件至云端或其他设备，与它人协作等。这时就有借助一些文件管理的工具来辅助我们进行文件管理。

1.文件选择

为防止文件丢失，我们可以选择对重要的文件进行备份。在确定备份方案前，需要对值得备份的文件进行分类。目前主流的文件管理方式总体可以分为四种：

• 价值高的个人文件：例如作品、笔记、个人照片等；

• 价值高的非个人文件：例如公司机密、工作文档等；

• 价值低的个人文件：例如……和朋友的搞笑聊天截图等；

• 价值低的非个人文件：例如可以在线观看或下载的电影、音乐、应用等。

对于我们大多数人来说，影响备份何种文件的最大因素取决于成本，如果成本有限的话，前两种文件通常体积更小，备份的成本也往往更低，也更值得我们备份。

2.备份方案

一般来说，个人文件备份可以分为以下四种：

*家庭NAS：即私人搭建云空间，门槛较高，安全性与价格成正比

从上表来看，值得大多数人选择的安全备份方案有两种，自行搭建家庭 NAS 或选择云服务，当然你也可以选择将重要的文件同时备份在多个平台。

关于 NAS 和云盘的对比，可以参看我在什么值得买发布的另外一篇文章：《个人云存储指南：NAS还是网盘？》

以笔者在使用的坚果云为例，就可以实现任意平台的数据同步，也就是说我在编辑完成一份文件后，它可以自动帮我同步所有编辑历史至云端，我可以随时在其它设备查看下载。

值得一提的是，坚果云支持历史版本恢复，即便是一份文章有数十个版本，它也可以实时记录并保存不同版本，以便用户随时回溯至需要的版本。这样一来，也就不需要再采取「版本命名」的方法了。

前两天微博上一位坚果云用户的反馈

结语

正如前文所说，整理文件本身并不是目的，重要的是能够减少选择的时间成本，以提升我们学习和工作的效率

无论你之前你是在文件整理上耗费大量时间，或是没有丝毫文件管理的经验，都希望这篇文章给你新的启发。

附文中提到软件的下载链接：

• Listary：listary.com

• Everything：voidtools.com

• 坚果云：jianguoyun.com