用电脑办公?这里有你常忽略的四个小窍门
现代办公,电脑是必不可少,但对如何用电脑办公一般是各人习惯不同,这里根据老铁的日常工作,总结出一些比较基础的技巧,分享给大家,都以Windows系统为例。
之前写过一篇word技巧的文章,有近3K的收藏,大家可以先看看:
一、以思维导图的理念进行文档的存储和组织
电脑办公,各种文档的存储和组织不可或缺,但其实仍有朋友会遇到网上下载的文件不知道存在哪,有些朋友可能会随便存在桌面,有些可能会进行归类,这里推荐一个笔者参考思维导图的理念,摸索和运用多年的归类习惯。
1、先在电脑上建立个人文档的根目录
A.首先在电脑上找一个较大的非系统盘(非C盘),例如“D:”,在D盘上建立一个文件夹,命名为“mydocument”或者其他你喜欢的名字,最好不要有空格或特殊字符。
B.将Windows的“我的文档”映射到这个文件夹上,在计算机中找到“我的文档”,右键选择属性,在属性选项卡中选择位置。
如上图,将“我的文档”映射到“D:MyDocuments”文件夹。
该目录就作为个人使用的所有文件的存储位置,以后无论是寻找、迁移、删除,都可以一次性的从这个位置开始,极大的避免了文件散放各处的问题。
2、建立根文件夹后,在此根目录下建立各种子文件夹
子文件夹的建立也有一定的讲究,应该从业务性质、工作部门和个人与工作关系等角度进行分类,尽量避免把文件都一股脑的放在一个大文件夹里,对工作进行分类是做工作的第一步。
A.从业务性质分类:
以公司人事部门为例,可以分为:“招聘、考勤、绩效”等多个文件夹,如有必要,还可以再在这些文件夹下,按照业务发生的年份建立下一级的子文件夹,可以每过一年建立一个。但有些业务并不按照自然年度分割,或者按照年度分割的意义不大,就不应该再建立下一级子文件夹。
日常工作中,应该及时的按照业务情况建立子文件夹,无论短期还是长期业务,为了方便查找都应该建立子文件夹。
建立子文件夹的过程就是将自身工作进行思维导图化的过程,本身文件夹的树形结构就是最典型的思维导图。
B.从工作部门分类:
如果中途在公司内部调动,还可以按照部门建立上一级文件夹,例如从人事部调到总经办,可以新建人事部和总经办文件夹,把以前人事部的业务文件拷贝到人事部文件夹里,在总经办发生的文件度拷贝到新的文件夹。
C.从个人和工作关系分类:
有些文件不属于本部门工作,例如公司团建活动、个人的身份资料、党建活动,这些可以在部门之外建立专门的团建文件夹、个人文件夹、党建文件夹,以示区分。
3、软件工具
以上述的方式管理文档,特别推荐Total Commander(简称TC),当然使用windows自带的文档管理器也可以,但是TC确实有其独到之处。
TC是老牌的windows系统文档管理器,最大的特点是双栏窗口和多标签目录,目前最新版本是V9.22,可以从官网下载(自带中文语言包)。
TC双栏窗口可以方便文件两边拖放复制,多标签则可以把文件夹都放置在标签栏,以便快速切换,如下图所示:
4、优缺点
A.有利于文件查找
以思维导图的方式对文档的归类,有利于文档查找,就算是比较久远的文档,只要根据业务的具体情况,自己的分类习惯,就可以回忆出具体文档位置,甚至用排除法可以圈定几个可能的位置。
另外还有利于,需要别人在你的电脑里查找时,可以方便的告知其路径,能够让别人非常快速的了解你的文件组织结构,快速查找到所需的文件。
B.有利于文件的整体迁移和删除
如果需要升级电脑或者销毁文件,可以方便的将整个“MyDocument”文件夹整体拷贝或删除掉,不需要担心文件存在各处的问题。
C.不利于私密
由于文档结构化较好,非常利于文件的归集查找,所以如果你的文件有一定的私密需求,可能别人会很快找到他需要的文件。
二、程序安装位置
日常办公,除了文档之外,就是操作文档的程序,这些程序也最好不要随便存放,通常情况是存放在系统盘下的 C:Program Files 或者 C:Program Files(x86)——32位程序(实际上并无特别必要进行区分),一些没有自动安装程序的程序,也应该拷贝到这个文件夹下,以备使用。
因为Windows操作系统也比较庞大,除了自身程序之外也有很多临时文件要占用空间,系统盘在100-200G之间的算是比较小的了,为了长远考虑,还是建议将程序安装到更大的硬盘区域,也可以将程序与文档放到一起,建立D:Program Files。
Windows系统通常指定了默认的程序安装路径——C:Program Files,为了方便将软件默认安装到D:Program Files,可以这样设置默认程序安装路径:
先Win-R,调出运行窗口,并输入cmd,回车确定:
打开命令行窗口,输入set ProgramFiles=D:Program Files,并回车即可:
三、固定常用程序
Win7以上版本的windows操作系统,可以将程序快捷方式固定在下边栏(学名是任务栏),很多常用的程序,例如计算器、TC、Word、浏览器、微信之类的都应该事先固定在下边栏。想打开哪个程序随手就可以点开了。
例如,将任务管理器固定在下边栏(任务管理器可以随时杀掉一些僵死的程序),打开任务管理器(Ctrl-Alt-Del),然后在下边栏的任务管理器图标上点击右键,选择“固定到任务栏”:
如果取消固定也非常简单,同样是在要取消的程序上点击右键,选择“从任务栏取消固定”:
再来看看笔者固定的一些程序:
四、同一时段处理多项工作应善用记录软件
如果工作特别多,特别杂,切忌打乱仗,来了新工作应该先进行记录,再分析截止时间,判断缓急程度,急的先做,缓的后做。
由于大脑处理事情需要精神专注,很难同一时间处理多件事情,所以应该将尚需处理的工作,记录下来,相当于将这项工作从大脑中请出,存放在记录本上,记录本就成了大脑的外存储器。这时,你就不需要惦记着某项还没完成的工作,而全身心的投入到现有工作,不用担心会忘记某项工作,极大的缓解工作中的这类焦虑感。
实质上,工作是做不完的,你只是需要一个地方放置你的焦虑和情绪。
电脑上有很多笔记、清单类的软件,可以完成这项工作,据笔者的经验,建议安装Todolist这款软件,这款软件功能非常全面和强大。
因为网上有很多清单类的软件,都叫Todolist,我推荐的这个软件的下载地址。
TodoList这个软件功能非常丰富和强大,可以以树形结构添加任务,设置完成时间,添加子任务,按照各种属性进行筛选和排序,还可以在树形图、思维导图、计划图、甘特图等之间切换,随着你的使用,你可以发现,只有你想不到,没有它做不到,所以你可以放心的下载这个软件来用,不会有用过一段时间才发现有哪项重要功能没有的尴尬。笔者已经用了5年这个软件了。
五、总结
电脑是行政办公必备工具,就好像士兵打仗的武器,所以需要专门花些时间来研究、学习自己的武器,利用它组织规划自己的工作,提高自己的工作效率。
之前还写过两篇有关Word使用的技巧,总收藏过万,大家可以再去了解看看:
以上,先写这些,谢谢观赏。
Gannon
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天外来鸿
文本对比 只是小菜一碟,配合插件,各种文件处理相关的功能基本都能做好。
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2、工作文档不建议放在我的文档里面,因为这个文件夹经常有程序作为默认目录放东西,建议单独搞一个文件夹,比如:工作文档。
3、现在的硬盘起码也是1T起步,建议分区4个,C装系统和office等,D放我的文件夹,最后一个盘做bitlocker,存放工作文件,防止工作电脑上的文件被不相关的人看到。
4、推荐用altrun这个软件,提高工作效率,这个软件的作用,自己百度,如果处理文件,每天起码省掉上百次鼠标点击。
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3、现在的硬盘起码也是1T起步,建议分区4个,C装系统和office等,D放我的文件夹,最后一个盘做bitlocker,存放工作文件,防止工作电脑上的文件被不相关的人看到。
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