用电脑办公？这里有你常忽略的四个小窍门

现代办公，电脑是必不可少，但对如何用电脑办公一般是各人习惯不同，这里根据老铁的日常工作，总结出一些比较基础的技巧，分享给大家，都以Windows系统为例。

之前写过一篇word技巧的文章，有近3K的收藏，大家可以先看看：

省下时间摸鱼，不可错过的9个Word操作技巧工作千万项，效率第一项。效率不提升，自己两行泪。关注#效率提升大作战#，get能够提升你工作效率的软件、应用和技巧！写在前面大家好，我是太空铁。之前写了一篇Word操作技巧方面的文章，没想到还挺受欢迎，感谢朋友们的鼓励和赞许。按照上文朋友们提出的一些新问题以及自己总结的其他技巧，这次再来一篇Word太空铁| 赞217 评论35 收藏2k查看详情

一、以思维导图的理念进行文档的存储和组织

电脑办公，各种文档的存储和组织不可或缺，但其实仍有朋友会遇到网上下载的文件不知道存在哪，有些朋友可能会随便存在桌面，有些可能会进行归类，这里推荐一个笔者参考思维导图的理念，摸索和运用多年的归类习惯。

1、先在电脑上建立个人文档的根目录

A.首先在电脑上找一个较大的非系统盘（非C盘），例如“D：”，在D盘上建立一个文件夹，命名为“mydocument”或者其他你喜欢的名字，最好不要有空格或特殊字符。

B.将Windows的“我的文档”映射到这个文件夹上，在计算机中找到“我的文档”，右键选择属性，在属性选项卡中选择位置。

如上图，将“我的文档”映射到“D:MyDocuments”文件夹。

该目录就作为个人使用的所有文件的存储位置，以后无论是寻找、迁移、删除，都可以一次性的从这个位置开始，极大的避免了文件散放各处的问题。

2、建立根文件夹后，在此根目录下建立各种子文件夹

子文件夹的建立也有一定的讲究，应该从业务性质、工作部门和个人与工作关系等角度进行分类，尽量避免把文件都一股脑的放在一个大文件夹里，对工作进行分类是做工作的第一步。

A.从业务性质分类：

以公司人事部门为例，可以分为：“招聘、考勤、绩效”等多个文件夹，如有必要，还可以再在这些文件夹下，按照业务发生的年份建立下一级的子文件夹，可以每过一年建立一个。但有些业务并不按照自然年度分割，或者按照年度分割的意义不大，就不应该再建立下一级子文件夹。

日常工作中，应该及时的按照业务情况建立子文件夹，无论短期还是长期业务，为了方便查找都应该建立子文件夹。

建立子文件夹的过程就是将自身工作进行思维导图化的过程，本身文件夹的树形结构就是最典型的思维导图。

B.从工作部门分类：

如果中途在公司内部调动，还可以按照部门建立上一级文件夹，例如从人事部调到总经办，可以新建人事部和总经办文件夹，把以前人事部的业务文件拷贝到人事部文件夹里，在总经办发生的文件度拷贝到新的文件夹。

C.从个人和工作关系分类：

有些文件不属于本部门工作，例如公司团建活动、个人的身份资料、党建活动，这些可以在部门之外建立专门的团建文件夹、个人文件夹、党建文件夹，以示区分。

3、软件工具

以上述的方式管理文档，特别推荐Total Commander（简称TC），当然使用windows自带的文档管理器也可以，但是TC确实有其独到之处。

TC是老牌的windows系统文档管理器，最大的特点是双栏窗口和多标签目录，目前最新版本是V9.22，可以从官网下载（自带中文语言包）。

TC双栏窗口可以方便文件两边拖放复制，多标签则可以把文件夹都放置在标签栏，以便快速切换，如下图所示：

4、优缺点

A.有利于文件查找

以思维导图的方式对文档的归类，有利于文档查找，就算是比较久远的文档，只要根据业务的具体情况，自己的分类习惯，就可以回忆出具体文档位置，甚至用排除法可以圈定几个可能的位置。

另外还有利于，需要别人在你的电脑里查找时，可以方便的告知其路径，能够让别人非常快速的了解你的文件组织结构，快速查找到所需的文件。

B.有利于文件的整体迁移和删除

如果需要升级电脑或者销毁文件，可以方便的将整个“MyDocument”文件夹整体拷贝或删除掉，不需要担心文件存在各处的问题。

C.不利于私密

由于文档结构化较好，非常利于文件的归集查找，所以如果你的文件有一定的私密需求，可能别人会很快找到他需要的文件。

二、程序安装位置

日常办公，除了文档之外，就是操作文档的程序，这些程序也最好不要随便存放，通常情况是存放在系统盘下的 C:Program Files 或者 C:Program Files（x86）——32位程序（实际上并无特别必要进行区分），一些没有自动安装程序的程序，也应该拷贝到这个文件夹下，以备使用。

因为Windows操作系统也比较庞大，除了自身程序之外也有很多临时文件要占用空间，系统盘在100-200G之间的算是比较小的了，为了长远考虑，还是建议将程序安装到更大的硬盘区域，也可以将程序与文档放到一起，建立D:Program Files。

Windows系统通常指定了默认的程序安装路径——C:Program Files，为了方便将软件默认安装到D:Program Files，可以这样设置默认程序安装路径：

先Win-R，调出运行窗口，并输入cmd，回车确定：

打开命令行窗口，输入set ProgramFiles=D:Program Files，并回车即可：

三、固定常用程序

Win7以上版本的windows操作系统，可以将程序快捷方式固定在下边栏（学名是任务栏），很多常用的程序，例如计算器、TC、Word、浏览器、微信之类的都应该事先固定在下边栏。想打开哪个程序随手就可以点开了。

例如，将任务管理器固定在下边栏（任务管理器可以随时杀掉一些僵死的程序），打开任务管理器（Ctrl-Alt-Del），然后在下边栏的任务管理器图标上点击右键，选择“固定到任务栏”：

如果取消固定也非常简单，同样是在要取消的程序上点击右键，选择“从任务栏取消固定”：

再来看看笔者固定的一些程序：

四、同一时段处理多项工作应善用记录软件

如果工作特别多，特别杂，切忌打乱仗，来了新工作应该先进行记录，再分析截止时间，判断缓急程度，急的先做，缓的后做。

由于大脑处理事情需要精神专注，很难同一时间处理多件事情，所以应该将尚需处理的工作，记录下来，相当于将这项工作从大脑中请出，存放在记录本上，记录本就成了大脑的外存储器。这时，你就不需要惦记着某项还没完成的工作，而全身心的投入到现有工作，不用担心会忘记某项工作，极大的缓解工作中的这类焦虑感。

实质上，工作是做不完的，你只是需要一个地方放置你的焦虑和情绪。

电脑上有很多笔记、清单类的软件，可以完成这项工作，据笔者的经验，建议安装Todolist这款软件，这款软件功能非常全面和强大。

因为网上有很多清单类的软件，都叫Todolist，我推荐的这个软件的下载地址。

TodoList这个软件功能非常丰富和强大，可以以树形结构添加任务，设置完成时间，添加子任务，按照各种属性进行筛选和排序，还可以在树形图、思维导图、计划图、甘特图等之间切换，随着你的使用，你可以发现，只有你想不到，没有它做不到，所以你可以放心的下载这个软件来用，不会有用过一段时间才发现有哪项重要功能没有的尴尬。笔者已经用了5年这个软件了。

五、总结

电脑是行政办公必备工具，就好像士兵打仗的武器，所以需要专门花些时间来研究、学习自己的武器，利用它组织规划自己的工作，提高自己的工作效率。

之前还写过两篇有关Word使用的技巧，总收藏过万，大家可以再去了解看看：

省下时间摸鱼，不可错过的9个Word操作技巧工作千万项，效率第一项。效率不提升，自己两行泪。关注#效率提升大作战#，get能够提升你工作效率的软件、应用和技巧！写在前面大家好，我是太空铁。之前写了一篇Word操作技巧方面的文章，没想到还挺受欢迎，感谢朋友们的鼓励和赞许。按照上文朋友们提出的一些新问题以及自己总结的其他技巧，这次再来一篇Word太空铁| 赞217 评论35 收藏2k查看详情

以上，先写这些，谢谢观赏。